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Seguridad Social Pymes

(Seguridad social para las pymes)
Inspección de trabajo en Pymes

Cualquier autónomo, pyme o empresa que tenga empleados en su plantilla puede estar sujeto a una inspección de trabajo. No siempre se debe a una denuncia, en muchos casos se trata de un procedimiento rutinario del Ministerio de Trabajo para asegurarse de que los empresarios cumplen con las condiciones laborales que establece la normativa vigente. 

Si el inspector detecta que estás incumpliendo la ley, puede aplicar diferentes sanciones según la gravedad de la infracción. Esa sanción también implicará la pérdida automática de ayudas, bonificaciones y cualquier beneficio de programas para el empleo y la formación durante dos años, o cinco si se trata de una infracción muy grave. No obstante, si bien es cierto que estar bajo la lupa suele generar tensión, si sigues estos consejos no tendrás que preocuparte.

Muéstrate colaborativo

Una inspección de trabajo puede realizarse sin preaviso, por lo que es importante que estés preparado para recibir al inspector en cualquier momento. Recuerda que todos aquellos comportamientos que retrasen, perturben o impidan la labor del inspector, desde un retraso en la comparecencia hasta intentar impedir que acceda al lugar de trabajo, se consideran obstrucción a la justicia

Lo mejor es facilitar la labor del inspector y poner a su disposición toda la documentación que te pida. No olvides que también puede solicitar el acceso a cualquier zona del lugar de trabajo, tomar declaración a tus empleados, fotografiar el sitio e incluso pedir claves de acceso a los ordenadores. Obviamente, para facilitarle el acceso puedes pedirle que primero se identifique. 

Asegúrate de tener toda la documentación en regla

Si tienes todos los documentos en regla, no tendrás por qué preocuparte, pero recuerda que la inspección de trabajo puede remontarse hasta 4 años atrás, por lo que estás obligado a guardar toda la documentación de ese periodo.

El inspector puede pedirte desde la escritura de constitución de la sociedad y el resguardo de inscripción de la misma en la Seguridad Social hasta la Inscripción y Declaración del Impuesto de Sociedades, las retenciones del IRP, los justificantes del pago de las retribuciones, los registros contables y, por supuesto, los documentos de inscripción, afiliación, alta y baja a la Seguridad Social de los trabajadores, así como los justificantes del abono de las cuotas de la Seguridad Social. Es probable que también quiera echarle un vistazo al calendario de trabajo, el registro diario de las horas de entrada y salida de cada trabajador, las nóminas y los contratos de trabajo.

No olvides el plan de prevención de riesgos laborales

El Ministerio de Trabajo señala que “el empresario debe garantizar la salud y seguridad de los trabajadores a su servicio en todos los aspectos relacionados con su trabajo”, por lo que las inspecciones de trabajo en las pymes suelen hacer hincapié en la prevención de riesgos laborales.

Para cumplir la ley, debes elaborar, implantar y aplicar un plan de prevención de riesgos laborales; que consiste en evaluar los riesgos que existen en tu pyme y diseñar medidas preventivas para evitarlos o minimizarlos en la medida de lo posible. En ese plan debes especificar qué vas a hacer y cómo, así como las tareas que corresponden a cada miembro de la plantilla. Si tienes pocos trabajadores y el nivel de peligrosidad es bajo, puedes realizar un plan de prevención de riesgos laborales simplificado.

Categoría: Legal
Tipos de contratos laborales para empresas

Muchas empresas, pymes y autónomos necesitan contratar personal, ya sea por las características de su negocio o porque les está yendo bien y quieren ampliarse. Si ese es tu caso, debes considerar que contratar un trabajador conlleva ciertos costos y obligaciones, por lo que es importante que elijas el tipo de contrato laboral más adecuado y te informes sobre los incentivos y bonificaciones que puedes aprovechar.

Elegir el contrato que mejor se ajuste a tu negocio es clave para su desarrollo

Contrato indefinido

Si estás seguro de que necesitarás a un trabajador durante los próximos años y valoras la experiencia profesional, este es el tipo de contrato laboral más adecuado. No tiene una duración determinada pero puede ser a jornada completa, parcial o por la prestación de servicios discontinuos. Podrás aprovechar los incentivos del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, algunos destinados a facilitar el acceso al empleo de diferentes colectivos, entre ellos los jóvenes y las personas mayores de más de 52 años o con discapacidad.

Contrato temporal

El trabajador prestará sus servicios durante un límite de tiempo determinado, ya sea a jornada completa o parcial. Es una buena alternativa cuando tienes trabajo o pedidos acumulados, en cuyo caso sería un «contrato eventual por circunstancias de la producción», con una duración máxima de seis meses y una única prórroga. También puedes recurrir a esta fórmula para cubrir temporalmente un puesto de trabajo porque la persona está de vacaciones o de baja por maternidad o enfermedad, o cuando necesites un servicio especializado y puntual para terminar un proyecto, en cuyo caso el contrato termina al finalizar el mismo. El contrato temporal también tiene incentivos, que puedes consultar en el Servicio de Empleo Público Estatal.

Contrato en prácticas

Este contrato laboral fomenta la práctica profesional, por lo que el empleo que ofreces tiene que estar relacionado con la titulación de la persona, que no puede llevar más de cuatro años graduada, aunque puedes contratar a personas mayores de 52 años para facilitar su formación y reinserción al mercado laboral. Prevé un plazo mínimo de seis meses hasta un máximo de dos años, ya sea a jornada completa o parcial, y el salario durante el primer año debe ser al menos un 60 por ciento de lo que cobra otro trabajador con experiencia que ocupe el mismo puesto.

Contrato de formación y aprendizaje

Este tipo de contrato laboral está pensado para la cualificación profesional, por lo que solo puedes contratar a jóvenes de menos de 30 años que estén estudiando. En algunos casos se aplica una reducción del 100 por en las cuotas de Seguridad Social y si decides firmar un contrato indefinido, podrás aprovechar las bonificaciones durante un periodo de tres años. Su duración mínima es de un año, hasta un máximo de tres, pero la persona que contrates no puede tener un título profesional reconocido vinculado a la actividad. Además, la retribución no puede ser inferior al salario mínimo interprofesional.

LOPD: En qué consiste y sanciones por incumplimiento

Tanto las pymes como los autónomos tienen la obligación de cumplir con la Ley de Protección de Datos (LOPD) cuando recopilen información de carácter personal que pueda servir para identificar a una persona física. Su incumplimiento puede conllevar sanciones económicas, además de dañar la imagen de tu negocio.

¿En qué consiste la LOPD?

El objetivo de la LOPD es garantizar la adecuada protección y tratamiento de los datos personales que recopilen las empresas, asegurándose de que no serán utilizados para fines diferentes a aquellos para los cuales fueron recogidos. Para ello, establece tres niveles de seguridad:

Básico: datos identificativos como el NIF, número de seguridad social, nombre y apellidos, dirección postal…

Medio: infracciones administrativas o penales, nivel de solvencia, datos tributarios e información sobre el comportamiento de las personas, como sus aficiones y gustos.

Alto. Datos de carácter más personal, como la ideología, religión, creencias y estado de salud.

¿Cómo cumplir con la LOPD en tu negocio?

En una empresa, el encargado de recopilar y gestionar los datos sensibles también es el responsable de cumplir la ley. No solo debe cerciorarse de que la información es veraz, sino que debe protegerla e informar a las personas sobre el consentimiento para la recogida de sus datos, así como del derecho a rectificarlos o cancelarlos.

No obstante, es conveniente que contrates a una empresa especializada en la implantación de la LOPD que pueda brindarte asesoramiento y capacitación. Esta identificará los ficheros que contengan datos personales, como los de los clientes, empleados o proveedores, e indicará el nivel de seguridad a aplicar.

También se encargará de elaborar los documentos de seguridad e inscribir los ficheros en el Registro de la Agencia Española de Protección de Datos. Si manejas datos de nivel de seguridad medio o alto, considera que tendrás que hacer al menos una auditoría cada dos años, que pondrás a disposición de la AEPD.

¿Qué sucede si infringes la LOPD?

Si no cumples esta normativa podrías incurrir en responsabilidades civiles o incluso en competencia desleal. Según la Ley 2/2011, de 4 de marzo de Economía Sostenible, su incumplimiento también puede acarrear sanciones económicas cuyo importe varía desde 900 a 40.000 euros para las infracciones leves hasta multas de 300.001 a 600.000 euros para las faltas muy graves.

Una infracción leve consiste en desatender una solicitud de rectificación o cancelación o no inscribir los ficheros en el Registro General de Protección de Datos. Una sanción grave es no recabar el consentimiento de las personas o no aplicar las medidas de seguridad necesarias. Una sanción muy grave sería recoger datos de manera engañosa y comunicarlos sin permiso legal.

Se avecinan cambios…

Es probable que el nuevo Reglamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 sobre el tratamiento de los datos personales conduzca a una revisión de la LOPD. No obstante, por el momento las empresas, pymes y autónomos seguirán rigiéndose por la normativa española.

Bonificación de contratos para pymes

Si tienes una pyme y estás pensando en iniciar un proceso de selección de personal para contratar nuevos empleados, debes tener en cuenta que por cada trabajador tendrás que abonar una cuota a la Seguridad Social, que se calcula según diferentes factores, entre ellos el tipo de contrato laboral y el convenio establecido. Si tu volumen de facturación no es muy grande, esas cuotas adicionales pueden representar un gasto anual considerable, pero puedes reducirlas aprovechando las bonificaciones estatales dirigidas a incentivar la contratación.

¿Qué requisitos deben cumplir las pymes?

Para acceder a las bonificaciones de contratación es necesario que las pymes y empresas cumplan algunos requisitos:

1. Estar al corriente en el pago de tus obligaciones tributarias y también en las cuotas de la Seguridad Social.

2. No debes haber cometido ninguna infracción de carácter grave que te impida aplicar para estas bonificaciones.

3. El trabajador que contrates debe estar en situación de desempleo e inscrito en el Servicio Público de Empleo (SEPE) pues las bonificaciones no se aplican a los contratos laborales que solo impliquen un cambio de empleo.

¿Cuáles son las principales bonificaciones en la Seguridad Social?

1. Contratación a tiempo indefinido.

Independientemente del perfil del trabajador, si decides incorporar a un empleado con un contrato laboral indefinido podrás ahorrar 500 euros en las cotizaciones durante tres años, pero debes tener al menos diez trabajadores a tu cargo y no podrás haber despedido a nadie durante los últimos seis meses.

2. Contratación de jóvenes.

Si contratas a jóvenes de menos de 30 años podrás aprovechar un descuento de 83,33 euros al mes hasta un total de 1.000 euros anuales durante el primer ejercicio. En el segundo año podrás aplicar 91,67 euros al mes o 1.100 euros al año y durante el tercer año 100 euros al mes o 1.200 euros anuales. Lo más interesante es que esta bonificación es compatible con otras, siempre y cuando no cubras por completo la cuota de la Seguridad Social.

3. Contratación de mujeres.

Si empleas a una mujer, puedes aprovechar una bonificación de 108,33 euros al mes o 1.300 euros al año. Si es mayor de 45 años o se trata de un empleo donde las mujeres están subrepresentadas, la bonificación aumenta a 125 euros al mes o 1.500 euros al año.

4. Contratación de personas mayores de 45 años.

Esta bonificación está pensada para las personas en situación de paro de larga duración, por lo que para aprovecharla el trabajador que contrates debe haber estado dado de alta en el SEPE durante al menos un año en los últimos 18 meses. La bonificación es de 108,33 euros o 1.300 euros anuales.

5. Contratación de personas con discapacidad.

En este caso se aplica una reducción del 50 por ciento en las cuotas a la Seguridad Social, aunque la cuantía varía dependiendo del grado de discapacidad, hasta un máximo de 6.300 euros.

Aunque la mayoría de las bonificaciones no son compatibles entre sí, es conveniente que revises la lista de bonificaciones que se aplican a los diferentes colectivos y tipos de contratos laborales.

Formación bonificada para pymes y autónomos

El avance de la tecnología y la globalización del mercado enfrentan continuamente a las empresas y profesionales a nuevos retos, por lo que si tienes un negocio y quieres que crezca, debes ser capaz de mantenerlo actualizado. Una de las claves del éxito es la formación continua.

Formar a tus trabajadores no solo aumentará su nivel de motivación y compromiso con la empresa sino que también se traducirá en un modelo de negocio más eficiente y moderno. Si cotizas a la Seguridad Social por la Formación Profesional, tienes la posibilidad de recibir cursos gratis, para ti si eres autónomo o para tus trabajadores si tienes una pequeña empresa.

¿Cómo funciona la formación bonificada?

La Fundación Estatal para la Formación en el Empleo es el organismo encargado de gestionar estos cursos. Cada año el Ministerio de Trabajo ofrece un crédito para la formación de los trabajadores, que proviene del importe que has cotizado por ellos en la Seguridad Social por concepto de Formación Profesional durante el año anterior.

Según el número de trabajadores que tengas contratados, se aplicará un porcentaje de bonificación. Si tienes de 6 a 9 trabajadores, los créditos de bonificación son del 100 por ciento pero si tienes de 10 a 49 empleados, es del 75 por ciento. En cualquier caso, dispones de un crédito mínimo de formación bonificada para empresas de 420 euros al año.

Al finalizar el curso de formación, la empresa formadora te enviará la factura correspondiente y la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo te indicará cómo aplicar las bonificaciones en los Seguros Sociales. Luego solo tienes que aplicar las deducciones del importe a bonificar en la Seguridad Social, de manera que la formación no represente ningún coste.

¿Cuáles son los requisitos para acceder a estos cursos?

En el pasado no existía una subvención para la formación de los autónomos pero con la reforma del sistema la formación bonificada para empresas se ha extendido a los trabajadores por cuenta propia. En cualquier caso, para acceder a estos cursos de formación para pymes y autónomos debes cumplir dos condiciones:

- Estar al corriente en el pago de la Seguridad Social, en la que debes haber tributado el año anterior por concepto de Formación Profesional.

- Estar al día en el pago de tus obligaciones tributarias.

¿Cuándo puedes usar los créditos de formación?

Los créditos destinados a la subvención bonificada para empresas y autónomos suelen estar disponibles a partir de la primavera y hasta final de año, pero debes tener en cuenta que no son acumulables, por lo que si no los utilizas un año, los pierdes. 
En la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo podrán informarte sobre los créditos que tienes y cómo convertirlos en formación para tus trabajadores o para ti, aunque también puedes calcularlos directamente en este simulador de crédito.

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