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Legal: Consejos e-información legal para pymes y autónomos

Aspectos legales del comercio electrónico

Con las herramientas informáticas actuales, poner en marcha una tienda online es relativamente sencillo y, a diferencia de los negocios físicos, no es necesario pedir un permiso de apertura. Esas facilidades, unido al crecimiento sostenido del e-commerce en España, pueden animarte a abrir un negocio online, pero antes de dar ese paso debes conocer cuáles son tus obligaciones fiscales y legales.

Aspectos fiscales

Para facturar las ventas de un negocio online debes estar dado de alta como autónomo o haber creado una pyme.

En dependencia del tipo de producto y su costo, emitirás una factura normal o simplificada. En el caso de los productos digitales, como los ebooks, cursos, música y videojuegos, tendrás que aplicar el IVA vigente en el país del comprador y guardar durante diez años dos pruebas no contradictorias que demuestren la localización del mismo.

Propiedad intelectual

Internet es un medio proclive al robo de la propiedad intelectual, por lo que es importante que no olvides registrar la marca de tu empresa y te asegures la propiedad del dominio que elijas para tu negocio online. Si dejas el desarrollo del e-commerce y la tramitación del dominio en manos de otra persona, podrías descubrir que el dominio no está registrado a tu nombre. Puedes comprobar la propiedad en Whois, donde tu nombre debe aparecer como “Registratario”.

Ley de Ordenación del Comercio Minorista

Desde el punto de vista legal, no existen grandes diferencias entre una tienda física y un negocio online. En las ventas a distancia el plazo de entrega de los productos es de 30 días naturales a partir de la venta. El cliente tendrá un plazo de catorce días para devolver el producto sin tener que alegar ninguna causa y tú tendrás un plazo similar para devolverle el dinero. Si la compra se realizó con una tarjeta no identificada electrónicamente, el titular tiene derecho a exigir la anulación inmediata de la operación.

Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSI)

La Ley de Comercio Electrónico se asegura de que los usuarios y clientes de los negocios online tengan todos los datos necesarios para tomar decisiones informadas. En la página de “Aviso Legal”, por ejemplo, tienes la obligación de indicar el nombre de tu pyme, su domicilio fiscal, los datos del Registro Mercantil, el NIF y la dirección de correo electrónico. Si eres un profesional autónomo de un sector colegiado, tendrás que indicar además el colegio y número de colegiado. 

La LSSI también regula la política de cookies de tu e-commerce. Tienes el deber de informar de forma clara y visible sobre las cookies que utilizas en tu negocio online para que el usuario pueda dar su consentimiento expreso. Debes explicar qué es una cookie, qué tipos utilizas, cuál es su finalidad y cómo deshabilitarlas. Incumplir la política de cookies se puede multar con hasta 600.000 euros.

La página de “Condiciones de Uso” también es vital. Debes dejar claros los derechos y obligaciones del consumidor, las formas de pago y las condiciones de compra, así como la política de devoluciones. Y en el precio de los productos debes indicar si están incluidos los impuestos, gastos de envío o cualquier otro cargo.

Ley de Protección de Datos (LOPD)

Si tienes un e-commerce, almacenarás los datos de tus clientes, trabajadores y/o proveedores. Toda esa información se rige por la Ley de Protección de Datos personales y empresariales, cuyo incumplimiento puede dar pie a sanciones de hasta 600.000 euros.

Si manejas datos de nivel de seguridad medio o alto, debes inscribir los ficheros en el Registro de la Agencia Española de Protección de Datos y hacer al menos una auditoría cada dos años. Con la nueva ley de protección de datos en el ámbito europeo también estás obligado a comunicar a la AEPD cualquier vulneración de la seguridad.

Categoría: Legal
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Ley de Comercio Electrónico: Aspectos clave para tu negocio online

Con las herramientas informáticas actuales, poner en marcha una tienda online es relativamente sencillo y, a diferencia de los negocios físicos, no es necesario pedir un permiso de apertura.

Esas facilidades, unido al crecimiento sostenido del e-commerce en España, pueden animarte a abrir un negocio online, pero antes de dar ese paso debes conocer cuáles son tus obligaciones fiscales y legales.

Aspectos fiscales


Para facturar las ventas de un negocio online debes estar dado de alta como autónomo o haber creado una pyme. En dependencia del tipo de producto y su costo, emitirás una factura normal o simplificada. En el caso de los productos digitales, como los ebooks, cursos, música y videojuegos, tendrás que aplicar el IVA vigente en el país del comprador y guardar durante diez años dos pruebas no contradictorias que demuestren la localización del mismo.

Propiedad intelectual

Internet es un medio proclive al robo de la propiedad intelectual, por lo que es importante que no olvides registrar la marca de tu empresa y te asegures la propiedad del dominio que elijas para tu negocio online. Si dejas el desarrollo del e-commerce y la tramitación del dominio en manos de otra persona, podrías descubrir que el dominio no está registrado a tu nombre. Puedes comprobar la propiedad en Whois, donde tu nombre debe aparecer como “Registratario”.

Ley de Ordenación del Comercio Minorista

Desde el punto de vista legal, no existen grandes diferencias entre una tienda física y un negocio online. En las ventas a distancia el plazo de entrega de los productos es de 30 días naturales a partir de la venta. El cliente tendrá un plazo de catorce días para devolver el producto sin tener que alegar ninguna causa y tú tendrás un plazo similar para devolverle el dinero. Si la compra se realizó con una tarjeta no identificada electrónicamente, el titular tiene derecho a exigir la anulación inmediata de la operación.

Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSI)

La Ley de Comercio Electrónico se asegura de que los usuarios y clientes de los negocios online tengan todos los datos necesarios para tomar decisiones informadas. En la página de “Aviso Legal”, por ejemplo, tienes la obligación de indicar el nombre de tu pyme, su domicilio fiscal, los datos del Registro Mercantil, el NIF y la dirección de correo electrónico. Si eres un profesional autónomo de un sector colegiado, tendrás que indicar además el colegio y número de colegiado. 

La LSSI también regula la política de cookies de tu e-commerce. Tienes el deber de informar de forma clara y visible sobre las cookies que utilizas en tu negocio online para que el usuario pueda dar su consentimiento expreso. Debes explicar qué es una cookie, qué tipos utilizas, cuál es su finalidad y cómo deshabilitarlas. Incumplir la política de cookies se puede multar con hasta 600.000 euros.

La página de “Condiciones de Uso” también es vital. Debes dejar claros los derechos y obligaciones del consumidor, las formas de pago y las condiciones de compra, así como la política de devoluciones. Y en el precio de los productos debes indicar si están incluidos los impuestos, gastos de envío o cualquier otro cargo.

Ley de Protección de Datos (LOPD)

Si tienes un e-commerce, almacenarás los datos de tus clientes, trabajadores y/o proveedores. Toda esa información se rige por la Ley de Protección de Datos personales y empresariales, cuyo incumplimiento puede dar pie a sanciones de hasta 600.000 euros.

Si manejas datos de nivel de seguridad medio o alto, debes inscribir los ficheros en el Registro de la Agencia Española de Protección de Datos y hacer al menos una auditoría cada dos años. Con la nueva ley de protección de datos en el ámbito europeo también estás obligado a comunicar a la AEPD cualquier vulneración de la seguridad.

Categoría: Legal
Novedades sobre la RGPD: Adapta tu negocio online a la nueva ley

Si tienes un negocio online, a partir del 25 de mayo de 2018 comenzará a aplicarse el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), por lo que es fundamental que adaptes las medidas de seguridad informáticas a la nueva normativa.

Este reglamento, que se implantará en todos los países de la Unión Europea con el objetivo de reforzar el control de los datos personales de los ciudadanos, puede entenderse como una actualización de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) que ya se aplicaba en España.

Cinco novedades del RGPD que afectan la LOPD para empresas

1. Inscripción de ficheros en la AEPD.

Con la LOPD, las empresas tenían la obligación de inscribir los ficheros, pero con la RGPD se puede llevar un registro interno de las actividades, sin necesidad de inscribirlos en la AEPD.

2. Notificación de violaciones de seguridad.

Esta nueva normativa prevé implementar protocolos de aviso para detectar brechas de seguridad. Por tanto, si el responsable de seguridad de tu pyme detecta una fisura en la protección de datos, tiene la obligación de notificarla en un plazo máximo de 72 horas a la AEPD y a las personas afectadas. 

3. Información y consentimiento del interesado.

Con la implantación de la RGPD, el silencio no se asume como consentimiento, por lo que tendrás que aplicar un mecanismo para que las personas brinden su consentimiento expreso, explicando además los motivos por los que recoges sus datos, cómo los usarás y cómo pueden ejercer sus derechos. En el caso de los menores de 16 años, los padres o tutores legales son quienes validan la cesión de datos. Puedes profundizar en esta guía rápida para el cumplimiento del deber de informar.

4. Medidas de seguridad.

La LOPD para empresas indicaba qué medidas debían cumplir, pero esta nueva normativa brinda una mayor libertad, dejando que sean las empresas quienes decidan qué modelos y medidas de seguridad aplicar para garantizar la seguridad de los datos.

5. Responsabilidad proactiva.

La RGPD pretende que las empresas dejen de ser reactivas y asuman un papel proactivo. Por eso, exige que la persona responsable del tratamiento y protección de los datos en tu pyme demuestre que cumple con todos los requisitos exigidos, aplicando un modelo de prevención de riesgos. 

Nuevos derechos para los usuarios y sanciones más duras para las empresas

1. Ventanilla única.

Las personas que consideren que se han vulnerado sus derechos, pueden reclamar ante una autoridad única que responde al Comité Europeo de Protección de Datos.

2. Derecho al olvido.

Las personas pueden solicitar que se borren sus datos personales, si consideran que el fin para el cual se reclutaron no tiene validez o creen que atentan contra su imagen personal.

3. Delegado de Protección de Datos (DPO).

El nuevo reglamento prevé la figura de un delegado que se encargará de informar, asesorar y supervisar a la persona responsable en tu pyme de la gestión y protección de los datos. 

4. Sanciones mayores.

Con la LOPD, las empresas se exponían a una sanción máxima de 600.000 euros, pero con la RGPD la multa puede ascender a 20 millones de euros o un 4 por ciento del volumen de negocio, según la cifra mayor.

Esta nueva normativa implica un mayor compromiso, pero su cumplimiento es obligatorio, por lo que es recomendable que te informes detalladamente a través de esta guía general sobre la RGPD.

Categoría: Legal
Tags: Autónomos , Pymes
Cumplir con la LOPD si soy autónomo

Si eres autónomo y recopilas datos personales de clientes, proveedores y/o empleados, tienes que cumplir con la Ley de Protección de Datos (LOPD) que se aplica en España y con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) que entrará en vigor a partir del 25 de mayo de 2018 en el ámbito europeo. Ambas leyes tienen el objetivo de garantizar la protección de los datos personales y su incumplimiento puede exponerte a graves sanciones económicas.

Siete pasos para cumplir con la LOPD en tu negocio

1. Identifica los ficheros con datos personales.

Si tienes empleados, clientes privados, proveedores o usuarios web, es probable que almacenes datos de carácter personal. El simple hecho de brindar la posibilidad de subscribirse a tu sitio web ya implica que debes cumplir con la LOPD como autónomo. Por tanto, el primer paso consiste en identificar los ficheros que contienen esos datos personales.

2. Determina el nivel de seguridad.

Como regla general, cuanta más información sensible recopiles, más medidas de seguridad tendrás que implementar. El nombre, dirección postal, correo electrónico, NIF y teléfono son datos de nivel básico. La información sobre la solvencia, créditos, infracciones administrativas y los datos referentes a la personalidad, aficiones y costumbres se consideran de nivel medio. La ideología, origen racial, religión, genética y orientación sexual son datos de nivel de seguridad alto.

3. Evaluación del Impacto en la Protección de Datos (EIPD).

Si recopilas datos de nivel de seguridad alto que pueden representar un riesgo para los derechos y libertades de las personas, es obligatorio evaluar la probabilidad de que se produzcan situaciones de riesgo y la gravedad de las mismas. Lo más conveniente es contratar a un profesional que administre los ficheros y lleve la seguridad, aunque también puedes recurrir a la figura del Delegado de Protección de Datos, cuya contratación es obligatoria si, por ejemplo, tienes una tienda online o trabajas con pacientes.

4. Elabora el Documento de Seguridad.

En este documento debes explicar cómo tratas los datos personales que recopilas, indicando desde el tipo de ficheros inscritos hasta los empleados que pueden acceder a ellos y el sistema de seguridad que usas. Puedes basarte en la guía del Modelo de Seguridad que ha diseñado la AGPD.

5. Informa a los propietarios de los datos.

Con la entrada en vigor de la RGPD, el silencio no se puede asumir como consentimiento, por lo que tendrás que implementar un mecanismo para que las personas den su consentimiento expreso. También debes informar de manera clara por qué recoges sus datos, para qué los usas y cómo pueden ejercer sus derechos.

 
6. Tiempo de conservación de los datos.

La LOPD indica que debes cancelar los datos cuando ya no sean necesarios para el fin por el cual los recogiste. Por ejemplo, si recopilaste los currículos de personas que solicitaban un empleo, debes cancelar sus datos apenas cubras la vacante.

7. Realiza auditorías.

Si gestionas datos de nivel de seguridad medio y/o alto, estás obligado a realizar al menos una auditoría cada dos años, o si realizas cambios en el sistema de información que afectan las medidas de protección de datos personales que habías implantado. Puedes hacerla tú mismo, redactando un informe que quedará a disposición de la AEPD, o contratar un profesional externo que conozca la ley de protección de datos para autónomos y te señale las deficiencias y medidas correctoras más oportunas.

Categoría: Legal
Tags: Autónomos
Pasar de ser autónomo a sociedad limitada

Al inicio de una actividad, es más fácil adoptar la forma jurídica del autónomo, pero a medio o largo plazo suele ser más conveniente convertirse en una sociedad limitada. Cuando la facturación supera los 40.000 euros, la carga tributaria que se soporta es elevada, lo cual, unido a las dificultades para hallar financiación y las trabas para trabajar con grandes empresas, hacen que sea más recomendable pasar de autónomo a sociedad limitada.

Una sociedad limitada (SL) brinda una imagen más profesional y abre las puertas a contratos mayores ya que las grandes empresas se sienten más seguras cuando pueden solicitar información empresarial que les permita valorar tus capacidades y solvencia. El cambio de autónomo a sociedad limitada también mejorará tu capacidad negociadora con otras empresas y entidades bancarias.

¿Qué trámites debo hacer para hacer el cambio de autónomo a sociedad limitada?

1. Solicitar la baja en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos.

Como autónomo, debes estar dado de alta en el RETA, por lo que tendrás que darte de baja. Dado que la baja se hace efectiva a partir del primer día del mes siguiente de la solicitud, es recomendable que apenas la solicites, te des de alta como administrador de la sociedad. Así no perderás la cobertura de la Seguridad Social.

2. Solicita una certificación negativa de denominación social

A través del sitio web del Registro Mercantil Central para acreditar que el nombre de tu sociedad es único.

3. Deposita el capital social.

Abre una cuenta bancaria a nombre de la SL e ingresa 3.000 euros. 

4. Firma la escritura de Constitución.

Acude al notario para formalizar la SL, llevando los estatutos previamente redactados, que puedes escribir tú mismo basándote en este modelo.

5. Solicita el NIF.

Primero te darán un NIF provisional, el definitivo llegará en un plazo de seis meses desde el momento en que presentes la escritura de constitución de la SL. Para obtener el NIF, solo tienes que seguir estos pasos en la Agencia Tributaria

6. Inscribe la empresa en el Registro Mercantil.

Para que la sociedad limitada tenga competencias jurídicas, debes inscribirla en la oficina del Registro Mercantil de la provincia donde esté domiciliada.

7. Date de alta en IAE y presenta la Declaración Censal en la Agencia Tributaria.

Da de alta la empresa en el Impuesto sobre Actividades Económicas, indicando la actividad empresarial, y presenta la declaración censal, el resumen de la situación y obligaciones fiscales de la SL para comunicar el inicio de la actividad.

8. Traspaso de activos. Para pasar de autónomo a sociedad limitada, debes trasferir los activos que tenías.

Lo más aconsejable es incluirlos como una aportación no dineraria a la SL, con una tributación del 1 por ciento del valor escriturado, de manera que pasan a formar parte del patrimonio de la empresa. También puedes arrendarlos a la nueva sociedad limitada manteniendo su propiedad o venderlos como persona física, pero en ese caso tendrían que tributar el IAJD, ITP o IVA.

9. Atar todos los cabos sueltos al pasar de autónomo a sociedad limitada

Si habías contratado empleados, debes realizar una subrogación empresarial, para garantizarles los derechos adquiridos y mantener sus obligaciones, como explica el artículo 44 del Texto Refundido del Estatuto de los Trabajadores.
Si tenías un crédito, préstamo o póliza como autónomo, solo debes comunicar a la entidad tu nueva forma jurídica para realizar la subrogación. En caso de que tengas un local alquilado o algún leasing, tendrás que cancelar el contrato y firmar uno nuevo.
Si tienes dudas, puedes acudir al punto de Atención al Emprendedor (PAE) más cercano, donde te ayudarán a realizar el cambio de autónomo a sociedad limitada.

Categoría: Legal
Tags: Autónomos
Seguro de Caución

El seguro de caución es una garantía que suelen demandar las Administraciones Públicas y las grandes empresas privadas para conceder determinados proyectos, ya que, de esa manera, cuentan con un respaldo económico adicional, más amplio del que puede brindar una pyme o autónomo por su cuenta.

A diferencia del aval bancario, la póliza de caución suele ser más económica puesto que las aseguradoras ofrecen tasas más competitivas y tampoco conlleva gastos de estudio, apertura, formalización o mantenimiento. Se suele conceder más rápido y sus garantías se aplican inmediatamente, siendo un producto más flexible que se diseña a medida.

¿Qué es el seguro de caución?

La póliza de caución se rige por la Ley del contrato de Seguro y sirve para garantizar a la persona física o jurídica con la que has contraído un acuerdo, que lo llevarás a cabo pues, en caso de que no puedas cumplir con tus obligaciones legales o contractuales, la aseguradora se hace cargo del pago o resarce económicamente al asegurado.

En práctica, la aseguradora se encargará de pagar la deuda que hayas contraído si no puedes hacerle frente, o indemnizará a la persona o empresa si no puedes realizar las obras según lo estipulado en el contrato. Obviamente, si has incumplido con tus obligaciones por causas que se te pueden imputar, la aseguradora te exigirá el importe que ha pagado.

¿Cuál es el fin del seguro de caución?

La póliza de caución es una condición habitual en los contratos de suministro, ejecución o gestión de obra, aunque puede utilizarse con diferentes fines:

1. Garantía de oferta.

Se solicita como garantía de oferta o licitación, siendo imprescindible para acceder al concurso o subasta pues respalda la seriedad de la oferta. El importe de la garantía suele variar entre un 2-10 por ciento del precio de la obra que sale a concurso.

2. Garantía de ejecución.

En este caso, el seguro de caución garantiza que cumplirás con tus obligaciones contractuales, siendo además una garantía de buena ejecución que cubre los perjuicios económicos que puedas causarle al acreedor, los cuales estarán cubiertos por la aseguradora según el capital asegurado. En España normalmente se demanda un importe del 5 por ciento. 

3. Garantía de anticipo.

Este seguro de caución se solicita en los contratos por importes elevados en los que necesitas que la empresa que ha contratado tus servicios te anticipe cierta cantidad, generalmente no más de un 30 por ciento del precio total. Con esta póliza garantizas que destinarás ese dinero a la obra, pero dado que la aseguradora cubre el 100 por cien del anticipo, suele considerarse una operación más arriesgada y es más costosa.

4. Garantía de calidad.

Con este seguro de caución, que generalmente tiene un plazo de un año, garantizas la calidad de la obra o servicio. En práctica, cubre los defectos de fabricación que podrían depender de factores como la calidad del material que utilizaste, por ejemplo.

5. Garantía aduanera.

En algunas operaciones de tránsito aduanero, sobre todo cuando los productos entran para después salir de España, Aduanas exige una póliza de caución para asegurar el cobro de la deuda tributaria en caso de que la mercancía finalmente no abandone el país.

Categoría: Legal
Tags: Autónomos , Pymes
Trámites para abrir una pyme

Abrir un negocio no es muy complicado, pero tendrás que realizar varios trámites, tanto para formalizar la constitución de la sociedad como para obtener la licencia de actividad. Los pasos generales para los nuevos negocios suelen ser estándares, aunque algunos requisitos varían de una Comunidad Autónoma a otra, por lo que es conveniente que te informes sobre los detalles específicos en tu Ayuntamiento.

¿Cómo empezar un negocio en 10 pasos?

1. Elegir la forma jurídica.

Uno de los pasos más importantes para emprender un negocio es elegir la forma jurídica de tu pyme. Debes considerar desde el tipo de actividad que desarrollarás hasta el número de socios que participarán. La mayoría de las pymes suelen elegir la Sociedad Limitada y en el sector primario se constituyen como Sociedades Cooperativas. En ambos casos se tributa por el Impuesto de Sociedades y la responsabilidad de los socios se limita al capital inicial aportado.

2. Solicitar la Certificación Negativa.

Así acreditas que el nombre de tu sociedad es único, un trámite que puedes hacer online a través del sitio web del Registro Mercantil Central asegurándote de presentar tres posibles nombres para tu pyme.

3. Depositar el capital social.

Tendrás que abrir una cuenta bancaria y depositar cierta cantidad, según la forma jurídica que hayas elegido. En las Sociedades Limitadas el mínimo son 3.000 euros y en la Sociedad Anónima 60.000 euros. El banco te dará un certificado donde conste el ingreso.

4. Constituir la sociedad.

Para formalizar la sociedad, tendrás que realizar junto a todos los socios una escritura pública ante notario, en la cual se incluyen los Estatutos Sociales, las normas que regirán la empresa que tenéis que llevar redactadas de antemano.

5. Solicitar el NIF.

En un primer momento te darán un NIF provisional y en un plazo de seis meses, cuando presentes la escritura de constitución, te darán el definitivo. Para realizar este trámite basta seguir los pasos que detalla la Agencia Tributaria

6. Inscribir la empresa en el Registro Mercantil.

Para que tu pyme tenga competencias jurídicas, debes dirigirte a la oficina del Registro Mercantil de la provincia donde esté domiciliada y presentar algunos documentos, entre ellos el CIF provisional, la copia auténtica de la escritura de constitución y la certificación negativa.

7. Darte de alta en IAE y presentar la Declaración Censal.

En las oficinas de la Agencia Tributaria deberás dar de alta la empresa en el Impuesto sobre Actividades Económicas indicando la actividad empresarial que vas a realizar. También debes presentar la declaración censal, el resumen de la situación y obligaciones fiscales de la sociedad para comunicar el inicio de la actividad, rellenando el modelo 036 o 037.

8. Legalizar los libros de sociedades.

En la oficina del Registro Mercantil pondrán un certificado oficial en la primera página de los libros y marcarán el resto de las hojas con el sello del Registro.

9. Registrar la marca y/o patentes.

Si tienes una marca o patente, es conveniente que la registres en la OEPM para que puedas protegerla.

10. Solicitar las licencias.

Según el tipo de actividad a desarrollar, es probable que tengas que realizar otros trámites. Para abrir nuevos negocios normalmente es necesario solicitar una licencia municipal de apertura, que se aplica a los locales, naves u oficinas donde ejercerás tu actividad y sirve para acreditar que ese espacio cumple la normativa vigente.

Categoría: Legal
Documentos para exportar desde España

Para las pymes, las exportaciones se han convertido en una vía para ampliar su cartera de clientes, aumentar sus ventas y consolidar su negocio.

No obstante, el proceso de externalización de una empresa es complejo, tanto desde el punto de vista logístico como legal. Es necesario cumplir una serie de requisitos para exportar, conocer los trámites aduaneros y tener todos los documentos para exportar necesarios. 

Trámites aduaneros y tributarios

- Declaración censal.

Mediante este documento comunicas a Hacienda el inicio de la actividad empresarial. Puedes hacer el trámite online rellenando el modelo 036

- Registro de Operadores Intracomunitarios.

Dado que las entregas intracomunitarias de mercancías están exentas de IVA, cuando te inscribes en este registro te libras de este impuesto, siempre y cuando sea gravado en el país de destino. Por eso, tanto el exportador como el importador deben tener un número de Operador Intracomunitario y estar dados de alta en el censo VIES

- Intrastat.

El Intrastat es un sistema de recopilación de los datos de tráfico de mercancías dentro de la Unión Europea. En España, es obligatorio presentar la declaración Intrastat en las operaciones intracomunitarias cuyo valor alcance el umbral de exención (400.000 euros). 

- Documento Único Aduanero (DUA).

El DUA es una declaración de exportación ante las autoridades aduaneras, compuesto por 8 ejemplares que varían según el destino de la mercancía.

Documentos comerciales necesarios para exportar

- Facturas.

Además de las facturas convencionales, quizá tengas que hacer facturas proforma, un documento provisional en el que facilitas a tu comprador la información necesaria sobre la operación.

También se usa para acompañar el envío de muestras sin valor comercial o incluso para que el comprador trámite una licencia de importación o solicite la apertura de un crédito. Según las leyes del país importador, podrías tener que emitir facturas aduaneras o facturas consulares, que deben estar visadas por el país importador en España.

- Lista de contenido.

Se trata de uno de los documentos para exportar más comunes, también conocido como packing list o lista de bultos. Detalla todos los componentes de la expedición, incluyendo el contenido de cada caja o paquete, ya que uno de sus objetivos es facilitar el reconocimiento e inspección durante el embarque.

- Certificado de origen.

Este documento prueba el origen de las mercancías que exportas. Normalmente lo expide la Cámara de Comercio e Industria cuando acreditas el origen del producto mediante documentos como como la factura del fabricante, el certificado de origen o el DUA de importación.

- Cuadernos ATA y CPD.

El cuaderno ATA es un documento de admisión temporal de mercancías, válido en los países que forman parte de la Cadena ATA, que puedes solicitar en la Cámara de Comercio de España. Permite que las mercancías pasen las fronteras para presentarlas en ferias y exposiciones, por lo que al reimportarlas quedan exentas de pagar IVA o derechos aduaneros. En el caso de los vehículos, se aplica el CPD, que emite el RACE.

Documentos de transporte de mercancías

Estos documentos para exportar mercancías dependen del medio de transporte que elijas. Por ejemplo, una naviera te emitirá el Conocimiento de Embarque Marítimo y una compañía de transporte aéreo el Conocimiento de Embarque Aéreo. El CMR es para el transporte por carretera y el CIM para el transporte ferroviario. Estos documentos no sólo son un acuse de recibo de la mercancía y su estado, sino que también son una prueba del contrato de transporte.

Existen otros documentos y requisitos para exportar en dependencia de la mercancía y el país importador. Puedes consultarlos en el ICEX.

Reformar un local comercial

Si ya has comprado o alquilado un local, el próximo paso será acondicionarlo para que se adapte a las necesidades de tu negocio y transmita la imagen corporativa que deseas.

Reformar el local comercial te dará la oportunidad de aprovechar al máximo el espacio distribuyéndolo de manera inteligente, así como de crear el ambiente adecuado para que tus clientes se sientan a gusto. Te explicamos los pasos básicos para que reformar un local no se convierta en un dolor de cabeza.

- 1. Verifica que el local cumple las normativas municipales

Primero necesitas conocer las normativas que se aplican a la actividad que vas a desarrollar. No importa que el local haya estado ocupado por una empresa similar a la que vas a abrir, es conveniente que preguntes todos los detalles en el Ayuntamiento, donde debes solicitar el Certificado de Compatibilidad Urbanística, en el que se determina que puedes desarrollar tu actividad económica en ese local y sin el cual no podrás solicitar la Licencia de Apertura.

Antes de reformar el local también es importante que compruebes los suministros de agua, luz y gas. Cada negocio tiene sus peculiaridades, por lo que quizá puedes plantearte implantar pequeñas modificaciones que te permitan ahorrar energía. Considera que en la mayoría de los locales comerciales el principal gasto energético se debe a la iluminación, mientras que el aire acondicionado y la calefacción representan apenas un 35 por ciento. 

- 2. Elige una empresa de reformas profesional

Si la reforma es considerable, elegir una empresa profesional con experiencia en el sector es una garantía de que conoce la normativa y de que sabrá sacarle el máximo partido al espacio, proponiéndote todos los cambios necesarios.

Considera que cuanto más detallado y preciso sea el proyecto, menos sobrecostes tendrás que enfrentar. No olvides que en el contrato deben figurar el presupuesto y los plazos. Incluso puedes incluir una cláusula de penalización en caso de que la empresa tarde más tiempo del previsto.

- 3. Los documentos para la reforma

Para reformar un local comercial es necesario contar con una licencia de obras, de la cual normalmente se encarga la empresa que has contratado. Los documentos a presentar varían en dependencia de la ubicación del local y la actividad económica a desarrollar.

Por ejemplo, si el local se encuentra en una planta alta, debe tener una licencia de obras donde conste el uso terciario del mismo, así como un Certificado expedido por el Administrador o el presidente de la Comunidad de Propietarios en el que se indique el uso de cada uno de los locales del edificio.

Mientras la empresa tramita la licencia de obras, puedes ir solicitando la licencia de actividad. Puedes comenzar los trámites presentando el proyecto técnico, siempre y cuando cumpla la normativa, esté realizado por un profesional acreditado y tenga el visado del colegio profesional. También deberás presentar una Declaración Responsable, en la que manifiestas cumplir los requisitos exigidos por la normativa vigente. En el caso de los pequeños comercios, dado que su actividad económica se considera inocua, suele ser más fácil obtener la licencia de actividad. 

Cuando finalice la reforma, la empresa te debe entregar el Certificado Final de Obra visado por el Colegio de Arquitectos o de Aparejadores, el cual no solo representa una garantía del trabajo hecho sino que también certifica que cumple la normativa vigente.

Categoría: Legal
Tags: Pymes
Cobrar las facturas impagadas

Desde el inicio de la crisis económica, medio millón de pymes y autónomos han debido cerrar su actividad debido a los impagos. Según la ley, el sector público tiene un plazo máximo de 30 días para pagar, un periodo que se extiende a 60 días en el ámbito privado, pero el Boletín de Morosidad y Financiación Empresarial señala que el tiempo medio de pago es de 80 días.

Los deudores que superen esos plazos deberían pagar unos intereses bastante altos, pero en la práctica muchos autónomos y pymes terminan desistiendo de cobrar las deudas con tal de no enfrentar costosos litigios judiciales.

Sin embargo, existen otras vías para reclamar las deudas pendientes que no implican acudir a los juzgados.

Las vías más comunes para gestionar los impagos

Lo ideal es que logres gestionar los impagos sin necesidad de acudir a terceros. Contacta todas las veces que sean necesarias con el deudor y bríndale la posibilidad de renegociar la deuda.

Asegúrate de enviar cartas certificadas o burofax, de manera que si necesitas optar por la vía judicial, puedas presentar pruebas suficientes. Si no has logrado cobrar las facturas impagadas, puedes optar por una de estas opciones:

Empresas de recobro.

Hace unos años, una de las opciones más populares para gestionar los impagos era recurrir a las empresas de cobro de deudas, pero en los últimos tiempos cada vez menos autónomos y pymes solicitan sus servicios puesto que los índices de cobro de deudas han disminuido.

Las empresas de recobro suelen llevarse un porcentaje de la factura impagada intentando ofrecer opciones de negociación amistosa, como la posibilidad de renegociar las cuotas. Si la vía extrajudicial se agota, entrarán en juego sus abogados para reclamar por vía legal. En ese caso, debes saber que la ley te brinda la posibilidad de reclamar al deudor incluso los costos en los que hayas incurrido para cobrar las deudas pendientes.

Seguro de crédito.

Si cuentas con esta póliza, en caso de impago la aseguradora se hará cargo de un porcentaje de la deuda. El procedimiento suele ser el siguiente: al detectar el impago, lo notificas a la aseguradora, la cual tiene la obligación de pagar, contando seis meses a partir del aviso, el 50 por ciento de la cuantía pactada.

La aseguradora le reclamará el pago al deudor, por lo que la cantidad final que recibas dependerá de los gastos ocasionados por la gestión del impago. Algunas de estas pólizas también ofrecen un servicio de diagnóstico financiero de los clientes, para evitar el futuro riesgo de impago.

Notario.

Una de las vías tradicionales para cobrar las facturas impagadas es el requerimiento notarial, un acta en la que notificas al deudor la existencia de la deuda impagada y le instas a pagar. Mediante este procedimiento no solo intentarás cobrar rápidamente la factura sino que también logras interrumpir el plazo de prescripción de la reclamación del pago. Además, podrás recuperar el IVA repercutido en la factura impagada.

La otra vía es el procedimiento monitorio notarial. Funciona de manera similar al acta notarial pero si el deudor no te paga, te faculta para interponer una demanda judicial ejecutiva y solicitar directamente el embargo de sus bienes. Así logras acortar el plazo de apertura de la vía judicial y reduces el riesgo de que el deudor se declare insolvente.

Categoría: Legal
Tags: Autónomos , Pymes
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