Recursos Humanos: Consejos para gestionar los RRHH

El contrato mercantil es un documento esencial para que los autónomos y las empresas puedan trabajar con plena seguridad jurídica. Poner por escrito todos los detalles de la relación comercial te brindará más tranquilidad, ya que representa un resguardo desde el punto de vista legal.

¿Qué es el contrato mercantil?

El contrato mercantil determina las pautas de la prestación de servicios entre dos personas físicas o jurídicas. Se trata de un acuerdo mutuo, voluntario y en igualdad de condiciones, en el que la parte contratante, normalmente una empresa, se compromete a pagar cierta suma a quien presta los servicios, generalmente el autónomo.

A diferencia del contrato laboral, con el contrato mercantil el autónomo actúa como un trabajador independiente, no está supeditado a la empresa ni bajo su dirección. Eso implica que la organización no tiene que pagar a la Seguridad Social, ya que las cuotas corren a cargo del autónomo, y que este no será indemnizado por la finalización del contrato, a menos que sea rescindido unilateralmente y en sus cláusulas prevea una penalización.

De hecho, para firmar un contrato mercantil y que sea válido, es necesario que se den algunos requisitos:

• Ambas partes deben brindar su consentimiento libremente, no puede mediar ningún tipo de intimidación o dolo.
• Los firmantes deben tener capacidad legal para ejercer sus derechos sin ningún impedimento.
• El tipo de prestación debe ser lícita y no puede violar ninguna ley vigente.

¿Cuáles son las ventajas del contrato mercantil para los autónomos?

Los autónomos necesitan mecanismos prácticos que les permitan afrontar con éxito un mercado cambiante y competitivo. El contrato mercantil es una de esas herramientas, ya que les permite ganar estabilidad laboral y jurídica mientras preservan su autonomía y flexibilidad. Los principales beneficios que aporta son:

1. Minimiza los riesgos y brinda seguridad

   Trabajar para clientes sin haber firmado un contrato significa que la relación comercial se puede romper en cualquier momento de manera unilateral y sin previo aviso, lo cual puede dejar al autónomo en una posición de precariedad.

   Con un contrato mercantil te blindas ante esa posibilidad, ya que puedes incluir una cláusula de penalización económica en caso de que la empresa decida prescindir de tus servicios antes del tiempo previsto por causas ajenas a ti. Así, tendrás mayor seguridad laboral y unos ingresos más estables.

2. Flexibilidad en el trabajo

   A diferencia del contrato laboral, con un contrato de autónomo eres tu propio jefe, por lo que tienes más libertad para planificar las tareas y tu jornada laboral, siempre dentro de los límites pactados con la empresa. Esa autonomía te permitirá conciliar mejor tu vida laboral y personal.

   Además, tendrás un margen de maniobra más amplio para pactar los términos específicos del acuerdo y lograr que se ajusten mejor a tus condiciones. La relación que estableces con la empresa poseerá un carácter más igualitario y colaborativo, lo cual a menudo fomenta un entorno de trabajo positivo y productivo.

3. Más ingresos y clientes

   Dado que puedes firmar diferentes contratos mercantiles con distintas empresas, según tu capacidad de trabajo, las probabilidades de aumentar tus ingresos a fin de mes son mayores. Tienes la posibilidad de trabajar con varios clientes al mismo tiempo, lo que te permitirá diversificar tus fuentes de ingresos y reducir el riesgo que implica depender de un único contratante.

   Los contratos a autónomos también suponen un gran ahorro para las empresas, ya que eliminan los costes que representa un empleado, por lo que podrían pagarte más por tus servicios. Y si tu cartera de clientes crece, puedes contratar otros empleados.

Cinco beneficios del contrato mercantil para las empresas

El contrato mercantil también se ha convertido en un instrumento esencial para las empresas que quieren adaptarse rápidamente a las demandas del mercado y optimizar sus recursos. A diferencia de los contratos laborales tradicionales, este tipo de acuerdo ofrece una serie de ventajas que van desde la contratación flexible hasta la reducción de costes laborales.

Flexibilidad en la contratación. Las empresas pueden ajustar la duración y los términos del contrato a las necesidades específicas del proyecto, sin vincularse a una relación laboral permanente. Esta opción les permite ajustar el número de contrataciones mercantiles, en función de la carga de trabajo y la demanda del mercado, para adaptarse mejor a las fluctuaciones del sector sin comprometer la viabilidad del negocio.

Acceso a talento especializado. En un mundo donde la especialización y la experiencia técnica son un activo cada vez más valorado, contratar a autónomos con habilidades y conocimientos específicos permite a las empresas abordar proyectos complejos de manera más eficaz. Estos profesionales no solo enriquecen el equipo de trabajo con conocimientos avanzados y perspectivas frescas, sino que también garantizan que las tareas sean ejecutadas con un alto nivel de competencia.

Rapidez en la contratación. En un entorno que demanda agilidad y adaptabilidad, la sencillez de los contratos mercantiles es uno de los factores que más valoran las empresas. Con estos acuerdos, evitan los largos procesos de selección de personal y eluden, en gran medida, la burocracia que implican los contratos laborales tradicionales. La posibilidad de establecer términos claros y precisos también acelera el inicio del trabajo, algo esencial en proyectos que requieren una respuesta inmediata y eficiente.

Reducción de costes laborales. Al no estar sujetas a las obligaciones fiscales que emanan de los contratos laborales tradicionales, como el abono de las cuotas de la seguridad social o las vacaciones pagadas, las empresas pueden optimizar sus recursos financieros. Los contratos comerciales también eliminan los gastos administrativos relacionados con la gestión de personal, como el seguimiento de las horas trabajadas y la administración de nóminas. En proyectos de corta duración o en situaciones que demandan una gran flexibilidad laboral, estas ventajas son esenciales para ajustar el presupuesto y maximizar el retorno de la inversión.

Enfoque en los resultados. El contrato mercantil normalmente se centra en el cumplimiento de objetivos y la entrega de resultados específicos en un plazo de tiempo determinado, lo que fomenta una mayor productividad y eficiencia en la ejecución de las tareas. Las empresas no tienen que supervisar constantemente el trabajo del autónomo ni realizar evaluaciones de desempeño porque suele tratarse de profesionales muy motivados que saben que su compensación económica y la posibilidad de futuros contratos dependen de su desempeño.

¿Qué tipos de contratos mercantiles existen?

Existen diferentes tipos de contratos mercantiles, según el tipo de relación comercial que se establece. Los más comunes entre las empresas y los autónomos son:

1. Contratos de suministro. Este tipo de acuerdo es primordial en el funcionamiento de muchas empresas, ya que les garantiza el flujo constante de productos o servicios que necesitan para operar. Básicamente, es un convenio mediante el cual una parte se obliga al suministro de bienes o servicios de manera periódica, a cambio de su pago. Por ejemplo, un diseñador gráfico autónomo puede tener un contrato de suministro con una discoteca, en el que se compromete a proporcionar regularmente diseños gráficos para promocionar los eventos, a cambio de un pago mensual.
2. Contratos de obra. En este caso, una de las partes se compromete a realizar determinada obra o crear cierto producto y la otra a su pago, siempre que se cumplan las condiciones acordadas por ambos. Por ejemplo, un arquitecto que trabaje por cuenta propia puede firmar un contrato de obra con una empresa para proyectar y supervisar la reforma de una nueva oficina o local.
3. Contratos de transporte. Habituales en el mundo del comercio y la logística, en este tipo de contrato comercial una de las partes se obliga a conducir a personas o bienes de un lugar a otro usando determinado medio en el plazo fijado y a cambio del precio pactado. Un conductor de camión que trabaje como autónomo podría tener un contrato con una empresa de logística para transportar mercancías desde un almacén a un centro de distribución.
4. Contratos de agencia. Común en el sector inmobiliario, de la distribución y el comercio minorista, en este tipo de contrato comercial el agente actúa como intermediario independiente en representación de una empresa, promoviendo y vendiendo sus productos o servicios ante terceros a cambio de una remuneración. Un autónomo, por ejemplo, puede actuar como representante de ventas para farmacéuticas o promoviendo pólizas para las aseguradoras.
5. Contratos de comisión. Es un acuerdo en el que una parte se compromete a realizar una actividad específica, como la venta de bienes o la prestación de servicios, en nombre y por cuenta de otra, a cambio de una comisión. Tal es el caso de un artesano que contrate los servicios de un comisionista para que venda sus productos en tiendas locales o ferias de artesanía. A diferencia del contrato de agencia, el comisionista actúa en nombre del comitente, pero no tiene poder de representación legal ni capacidad para negociar contratos en nombre del comitente.

 

Otro tipo de contrato comercial es el TRADE (Trabajadores Autónomos Económicamente Dependientes). Este acuerdo se firma cuando el autónomo recibe un 75% o más de sus ingresos de un solo cliente, por lo que tiene una dependencia de este. A diferencia de otros contratos mercantiles, en este caso el autónomo tiene derecho a cobrar una prestación por desempleo, si es despedido o si el cliente incumple su parte del acuerdo. También puede disfrutar de 18 días de vacaciones no remuneradas y de permiso de maternidad.

¿Cómo hacer un contrato mercantil?

Para que el contrato mercantil sea legítimo, debe contener al menos esta información:

• Identificación de las partes implicadas. El contrato mercantil debe tener el NIF, nombre comercial, razón social y domicilio de la empresa y el autónomo, así como la firma de ambos.
• Objeto del contrato. El documento debe dejar claro cuáles son los servicios brindados.
• Obligaciones y derechos. El contrato mercantil debe recoger las condiciones con las que ambas partes se comprometen, así como las posibles penalizaciones en caso de incumplimiento de las mismas.
• Duración. Es conveniente indicar el periodo de validez del contrato, señalando la fecha de inicio y fin de la relación comercial.
• Forma de pago. El contrato comercial debe reflejar la forma de pago, el precio total del servicio, incluidos los impuestos, la manera en que se abona y los plazos de pago.

Dado que la empresa no cotiza por el autónomo ni le paga una nómina mensual, debes emitir una factura cuando termines el trabajo. Esas ganancias están sujetas a los impuestos y debes pagar tus cuotas a la Seguridad Social. No obstante, el contrato mercantil te brinda seguridad y es una garantía legal en tus relaciones laborales, además de ayudarte a proyectar una imagen más profesional, por lo que es importante que lo uses en tu día a día.

En un contexto cambiante e incierto, las pymes que sean capaces de realizar cambios en sus proyectos con rapidez juegan con ventaja. Ese es, precisamente, uno de los propósitos de la metodología ‘Agile’ o Ágil, una propuesta de un grupo de desarrolladores de software que se puede asumir como una filosofía de trabajo y aplicar prácticamente en cualquier sector productivo.

Agile, un método con plazos de entrega reducidos y foco en las tareas

A inicios de 1990, a medida que el desarrollo de software ganaba protagonismo en la industria, también se produjo un desfase importante en la entrega de aplicaciones. El tiempo que transcurría entre la necesidad comercial validada y la aplicación real en la producción era de aproximadamente tres años. Además, las decisiones de diseño eran irrevocables, lo cual generaba aún más frustración en los clientes que debían usar aquellas soluciones.

Un grupo de profesionales conscientes del desafío al que se enfrentaban, entre quienes se encontraba Jon Kern, uno de los pioneros de Extreme Programming, se reunieron en Snowbird (Utah), a principios de 2001. Así, dieron forma al Manifiesto ‘Agile’ y a un modelo flexible de mejora continua, enfocado en las tareas de planificación, creación y comprobación, con el objetivo de acortar los plazos de entrega y responder lo más rápido posible a las demandas del mercado.

De hecho, cabe aclarar que el método ‘Agile’, en realidad, recoge una serie de principios que han dado lugar a marcos de trabajo como Kanban o Scrum, los cuales se utilizan para gestionar proyectos y ayudar a los equipos ágiles a estructurar y gestionar la carga laboral.

Las principales ventajas del método Agile para tu empresa

La metodología ‘Agile’ no es válida únicamente para el desarrollo de proyectos de software, puede aplicarse en diferentes entornos de trabajo. Un informe realizado por el Project Management Institute, indicó que una de cada tres organizaciones que utilizan este método de trabajo reportan más beneficios y el 71% han podido acelerar sus procesos.

• Producto de mayor calidad. Poner a prueba las soluciones es esencial para validar su eficacia. El proceso iterativo que propone la metodología ‘Agile’ minimiza los errores en la entrega final y va puliendo los detalles a lo largo del camino, de manera que el producto final es más apropiado.
• Mejora la satisfacción del cliente. En el método ‘Agile’, el cliente siempre está involucrado en el proceso de toma de decisiones. Mantenerlo permanentemente informado y tomar nota de sus comentarios facilita su retención y aumenta la satisfacción con los resultados.
• Aumenta la satisfacción laboral. Si la metodología ‘Agile’ se integra en la cultura empresarial, tus empleados trabajarán más a gusto, ya que no se les trata como meros activos laborales, sino como personas cuyo trabajo aporta valor. Como resultado, aumenta su motivación, nivel de compromiso y productividad.
• Atraer y conservar el talento. Esta metodología de trabajo también te ayudará a atraer nuevo talento, ya que crearás un entorno laboral más atractivo para los profesionales que quieren destacar.
• Reducir los riesgos. Cuando los miembros del equipo identifican los riesgos al inicio del proyecto, pueden desarrollar planes de acción que se monitorean sistemáticamente. Trabajar en pequeños sprints, con entregas continuas, permite aplicar las correcciones a tiempo.

A la larga, la metodología ‘Agile’ te posibilitará trabajar de manera más rápida y flexible, podrás acortar los ciclos de producción y reducir los tiempos de entrega. También aumentarás el compromiso de tu personal y la productividad, al asignar los recursos de manera más dinámica, según vayan surgiendo las necesidades, lo cual te permitirá ser más competitivo en el entorno actual.

Los principios comunes de la metodología Agile y el trabajo con Scrum

1. Las personas valen más que los procesos

Este tipo de metodología se opone a cronometrar el trabajo de los empleados como medida para valorar su productividad y remuneración. Propone recuperar el valor humano, de manera que los empleados aporten auténtico valor a la organización, lo cual coloca en el centro de mira su motivación y satisfacción laboral. 

2. Se crean grupos de trabajo

El método ‘Agile’ se puede aplicar mediante un proceso denominado Scrum, que se basa en la creación de equipos multidisciplinarios. Luego, cada grupo realiza sesiones diarias donde los miembros explican qué tareas han realizado, las labores que han quedado pendientes y los obstáculos que les han impedido avanzar. Así, todos saben en qué punto se encuentra cada uno y cómo pueden colaborar para seguir avanzando.

3. Se eliminan las jerarquías

Con los procesos ágiles y la metodología Scrum, el poder recae sobre las personas. Aunque existe la figura del Scrum Master, que lidera las reuniones y ayuda al equipo, en realidad es más un facilitador que un gestor. Los miembros del equipo deciden, de manera conjunta, cuál es la mejor estrategia a seguir y, dado que esos grupos están compuestos por personas de diferentes áreas de la organización, tienen una visión más global del proyecto.

4. Los proyectos se dividen en pequeñas partes

Uno de los principios básicos de la metodología Scrum consiste en dividir los grandes proyectos en pequeñas partes, de manera que las modificaciones necesarias solo afecten a áreas específicas. Con este método, logras realizar entregas continuas y veloces, lo cual te permitirá ser más eficiente y competitivo, ahorrando costes y aumentando la satisfacción de tus clientes.

5. Adaptarse a los cambios es más importante que seguir un plan

Según la metodología ‘Agile’, es más importante encontrar soluciones rápidamente para los problemas imprevistos que ceñirse a un plan. La habilidad para adaptarse a los cambios es esencial para que las pymes sobrevivan y sean competitivas en el mercado actual.

Cómo aplicar la metodología Agile a tu proyecto

Implementar los procesos ágiles en tu empresa no es difícil, pero es necesario cambiar la forma de trabajar, ya que tendrás que pasar de un proceso lineal a un método flexible en el que todos los miembros de los equipos trabajan codo con codo, realizando reportes diarios. Te ayudará conocer los 12 principios en los que se basa esta filosofía laboral:

1. Satisfacer al cliente mediante entregas sistemáticas. El objetivo final de las empresas que fabrican productos es complacer a sus clientes, por lo que ir realizando pequeñas entregas a lo largo del proyecto, para conocer su retroalimentación, te permitirá trabajar con mayor eficiencia y, al mismo tiempo, satisfacer mejor sus demandas.
2. No temer a los cambios. En la metodología ‘Agile’ los cambios son bienvenidos, incluso en las últimas etapas del proyecto, porque se conciben como una ventaja competitiva de cara al cliente. 
3. Entregar valor en el menor tiempo posible. Reducir el tamaño de los lotes posibilita procesar con mayor celeridad la carga de trabajo. La documentación exhaustiva deja paso a la puesta en marcha y la usabilidad para acortar la distancia entre la planificación y la entrega.
4. Máxima coordinación entre los equipos y la administración. La gestión ágil de proyectos se basa en la creación de equipos multifuncionales para facilitar la comunicación entre las diferentes partes interesadas y lograr que todo fluya con rapidez.
5. Confiar los proyectos a profesionales motivados. En la metodología ‘Agile’ se potencia la autonomía, responsabilidad y compromiso de los miembros del equipo, por lo que tu labor es buscar  la excelencia técnica y facilitar a esos profesionales las condiciones que necesitan para realizar el proyecto.
6. Favorecer la comunicación directa entre los miembros del equipo. Se prioriza la comunicación cara a cara, que en el entorno digital actual podría traducirse como “sincrónica”, como la forma más directa, sencilla y eficaz para colaborar, resolver dudas y solucionar problemas.
7. La principal medida de progreso es la funcionalidad del producto. En el método ‘Agile’ se prioriza la usabilidad, por lo que los proyectos se valoran fundamentalmente en base a los resultados que alcanzan.
8. Los procesos ágiles promueven un ritmo de trabajo sostenible. Este método evita la sobrecarga de tareas y optimiza la forma de trabajar para que tu empresa pueda entregar los productos a tiempo sin demandar un sobreesfuerzo personal a los equipos.
9. La excelencia continua mejora la agilidad. Este principio ‘Agile’ recomienda corregir los errores apenas se detectan e implementar las mejoras cuanto antes, sin esperar al final. De esta forma, tendrás como resultado un producto de mayor calidad y evitarás problemas en su funcionamiento.
10. La simplicidad es esencial. El método ‘Agile’ propone buscar respuestas sencillas para problemas complejos que se puedan poner en práctica lo más rápido posible. 
11. Los equipos autoorganizados generan mejores resultados. Los equipos proactivos, que trabajan con libertad, son más valiosos para las empresas, ya que suelen ser más eficientes y comprometidos.
12. Inspeccionar y adaptar. Las reuniones para realizar análisis retrospectivos son esenciales en los proyectos ‘Agile’, de manera que los miembros de los equipos puedan evaluar su desempeño y detectar los errores para mejorar su rendimiento y ser más eficaces en el futuro.

Softwares para aplicar la metodología Agile

Existen diferentes softwares que facilitan la aplicación de la metodología ‘Agile’ y los procesos Scrum. Factorial, por ejemplo, tiene una versión básica gratuita para la gestión de Recursos Humanos que te permitirá encargarte eficientemente de las vacaciones, ausencias y bajas médicas, así como implementar planes de retribución flexible, almacenar la documentación de la empresa y conectar con tus empleados. 

Para aplicar la metodología Scrum, hay softwares como TargetProcess, que facilita la visualización de datos en todos los niveles de la empresa, permite que cada persona pueda priorizar los elementos de trabajo entrantes, muestra el progreso del proyecto e, incluso, tiene alertas automáticas según los criterios de riesgo que establezcas, comparando los planes originales de trabajo con el trabajo real.

A lo largo de la vida pueden surgir diferentes situaciones que nos obliguen a apartarnos del trabajo durante un tiempo, como la necesidad de cuidar a un hijo o un padre dependiente. En esos casos, los trabajadores pueden pedir una excedencia laboral.

De hecho, durante el primer trimestre de 2023 se produjeron 24.942 excedencias por cuidado de familiar, un aumento del 45,5% respecto al mismo periodo de 2022, según los últimos datos del Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones. No obstante, la excedencia laboral también se puede solicitar por otros motivos.

¿Qué es una excedencia laboral en España?

La excedencia laboral es un derecho de los empleados que les permite solicitar la suspensión temporal del contrato de trabajo sin perder su puesto. Mientras dure la excedencia, esa persona no trabajará para la empresa ni cobrará su salario, pero el vínculo laboral no se rompe.

¿Cuántos tipos de excedencia laboral existen por ley?

En España, la Ley del Estatuto de los Trabajadores sienta las bases regulatorias de las excedencias laborales, aunque la Ley de Libertad Sindical, de Protección a las Familias Numerosas o de Regulación del Permiso Parental y por Maternidad también especifican algunos casos. Dichas normativas hacen referencia a diferentes tipos de excedencia laboral:

Excedencia voluntaria. Es aquella que se pide por razones personales o profesionales, como cursar estudios o, simplemente, desarrollar algún proyecto personal. A menos que el convenio laboral indique lo contrario, no se suele reservar el puesto, por lo que el retorno se produce a una posición de la misma categoría.

Excedencia para el cuidado de los hijos. Destinada a cuidar a los hijos, no puede superar los 3 años, aunque prevé la reserva del puesto de trabajo durante el primer año y suma antigüedad. No obstante, la empresa puede limitarla por motivos organizativos, si dos personas la solicitan simultáneamente.

Excedencia para el cuidado de familiares. Prevé la atención de familiares dependientes hasta el segundo grado de parentesco, ya sean propios o del cónyuge. Generalmente, se otorga durante dos años, aunque el puesto se reserva sólo durante el primero. Pasado ese tiempo, el trabajador podrá reincorporarse a otro puesto de una categoría similar.

Excedencia forzosa. Es obligatoria para quien asume un cargo público o sindical incompatible con la actividad laboral en el sector privado. En este caso, la empresa está obligada a mantener el puesto de trabajo, salario e incluso a seguir contando la antigüedad.

Excedencia pactada. Es un acuerdo de suspensión del contrato laboral entre la empresa y el trabajador para satisfacer las necesidades de ambas partes, pactando las circunstancias y condiciones.

¿Cuáles son los requisitos para solicitar una excedencia y cuánto puede durar?

Para evitar el uso indiscriminado de esta herramienta, que muchas veces supone un desafío logístico para las empresas, los empleados deben cumplir un par de condiciones para pedir una excedencia laboral:

• Que haya trabajado en la empresa al menos durante un año.

• Que hayan pasado, al menos, 4 años desde el fin de la última excedencia.

Asimismo, la excedencia voluntaria tiene unos límites temporales de carácter general, aunque algunos convenios colectivos pueden alargarlos:

• Duración mínima: no se puede solicitar por menos de 4 meses.

• Duración máxima: no se puede extender durante más de 5 años.

El trabajador puede pedir la excedencia durante un plazo específico o indeterminado, si no sabe cuándo podrá reincorporarse, o pedir una prórroga tras el periodo inicial, siempre que no supere el límite máximo establecido.

¿Cómo solicitar legalmente una excedencia laboral?

La excedencia se pide por escrito. Aunque no existe un modelo estandarizado, es importante que incluyas tus datos y los de la empresa, así como el puesto, la categoría y las tareas que desempeñas. Indica, además, la fecha en la que comenzaste a trabajar y tu antigüedad, así como la fecha de comienzo de la excedencia y de reincorporación.

Como regla general, conviene cursarla con, al menos, un mes de antelación para que la empresa pueda tramitarla. Cabe aclarar que, aunque te concedan la excedencia, puedes renunciar a ella antes de que comience, siempre que no hayan contratado a otra persona para suplir tu ausencia. 

¿Debe la empresa readmitir al trabajador tras una excedencia?

El trabajador tiene preferencia de reincorporación cuando lo solicite, siempre que exista una vacante.  No obstante, debe comunicar su regreso antes de que finalice el periodo de excedencia. Si, en el momento de la solicitud, no existen vacantes, la excedencia se renovará automáticamente.  

Por último, es importante recordar que la readmisión obligatoria no siempre implica que podrás volver al puesto anterior. La reserva del puesto de trabajo solo está asegurada en algunos tipos de excedencia y durante cierto periodo de tiempo.

En las excedencias voluntarias, por ejemplo, puedes volver a la empresa en una categoría similar, pero no tienes derecho a que se reserve tu empleo.

“El talento debe ser visto como el ingrediente indispensable para el éxito, pero el éxito también depende de cómo se gestiona ese talento”, escribió Allan Schweyer. Por desgracia, las empresas pequeñas tienen que enfrentarse a diario a tantos desafíos que suelen descuidar la selección y gestión del talento, y muchas ni siquiera cuentan con un departamento de Recursos Humanos.

Sin embargo, un empleado talentoso puede aportar hasta diez veces más valor a un negocio. Por tanto, es esencial saber cómo gestionar el talento humano en una pyme.

¿Qué es la gestión del talento humano y por qué es tan importante?

La gestión del talento implica todas aquellas actividades dirigidas a reclutar y seleccionar a los empleados más capaces para cubrir las necesidades de la empresa. Pero atraer a esos profesionales es tan importante como retenerlos. Gestionar el talento humano también implica descubrir el potencial de los trabajadores y aplicar estrategias que faciliten su desarrollo profesional.

En una empresa pequeña, la gestión del talento cobra una relevancia especial pues se convierte en una herramienta para diferenciarse de las grandes sociedades y aportar un valor añadido. Tener en la plantilla a empleados capaces, motivados y comprometidos puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso empresarial, influyendo, además, en el nivel de satisfacción de los clientes.

Además, ser capaces de retener el talento implica un gran ahorro para el negocio, ya que una nueva contratación puede salir hasta tres veces más cara que implementar un plan para conservar a los empleados.

¿Cómo se debe gestionar el talento humano en las pymes?

La competitividad de un negocio depende, en gran medida, de la capacidad y competencia de los profesionales que lo componen. Por esa razón, la gestión de recursos humanos es clave para retener el talento, aumentar la productividad y ganar prestigio como marca empleadora.

En sentido general, cualquier situación que afecte al personal también impactará en el desarrollo empresarial, por lo que debes asegurarte de que tus trabajadores se sientan bien y puedan crecer profesionalmente. Para lograrlo, puedes aplicar diferentes estrategias de recursos humanos y herramientas tecnológicas que te permitan gestionar el talento de forma óptima.

Desarrolla tu employer branding

La mayoría de las pymes no disponen de tantos recursos como las grandes empresas para la gestión de recursos humanos, pero pueden jugar otras cartas a su favor. Según el último informe realizado por Gallup, casi 4 de cada 10 españoles valoran la flexibilidad laboral por encima de todo y prácticamente el 30% tiene en cuenta el compañerismo.

No cabe duda de que las necesidades y demandas de los profesionales están cambiando, de manera que, si desarrollas tu marca empleadora potenciando esos aspectos, tu pyme atraerá talento de manera natural. El clima laboral que se respire en tu entidad, la forma de trabajar y la imagen corporativa interna contribuirán a captar - o ahuyentar - a los profesionales más cualificados.

Fortalece la cultura de tu pyme

La cultura empresarial es unos de los factores más importantes en los procesos de atracción, desarrollo y retención del talento. Un enfoque centrado en las personas, sin descuidar los objetivos de negocio, atraerá a los mejores profesionales de manera natural. En cambio, la empresa que no tenga bien definida su visión y misión dará la sensación de que es un negocio sin rumbo donde reina la improvisación y no transmitirá la seguridad y estabilidad que buscan la mayoría de los trabajadores.

Si tienes claras tus metas y los valores que persigues, puedes desarrollar un modelo de competencias derivado de esa cultura organizacional que te sirva como guía para contratar a las personas que compartan el ADN de tu negocio. Incorporar a profesionales que comulguen con esos valores, creencias e intereses facilitará el logro de los objetivos empresariales, disminuirá la rotación de personal e incrementará el sentido de pertenencia de tus colaboradores.

Mejora tu presencia en las redes sociales

El proceso de selección de personal está cambiando drásticamente de la mano de herramientas tecnológicas como las redes sociales. El social recruiting te permitirá eliminar las barreras geográficas para encontrar al candidato ideal. Redes sociales como LinkedIn se han convertido en una base de datos excelente para encontrar a profesionales talentosos. Aunque también puedes usarlas para difundir tu oferta de empleo y llegar a más candidatos interesados.

No obstante, recuerda que las redes sociales son un canal de doble sentido, por lo que es fundamental que construyas una sólida reputación online. Cuida tus cuentas en las redes sociales y comparte recursos y contenidos de calidad que te permitan posicionarte como un referente en tu sector. Así, los usuarios conocerán tu empresa y desearán trabajar en ella.

Elabora un buen inventario de personal

Con esta herramienta podrás planificar el futuro de los recursos humanos a corto, medio y largo plazo, así como detectar necesidades de formación y mejorar la escala retributiva. Según un informe de Workmetric, el 53% de los empleados no se plantearían abandonar su puesto de trabajo si en su empresa existiese una posibilidad real de ascenso y promoción. Eso significa que debes garantizarles la posibilidad de crecer y actualizarse profesionalmente.

Subvencionar cursos de formación profesional o talleres de habilidades directivas no solo aumentará su motivación, sino que también mejorará la competitividad de tu empresa. Un buen inventario de personal te ayudará a identificar posibles candidatos para ascender dentro de tu propia organización, te permitirá detectar sus necesidades de capacitación para desarrollar las competencias de tus empleados y será la base para diseñar políticas de responsabilidad social más ventajosas o mejorar la escala retributiva. Todo ello redundará en una mayor satisfacción laboral y convertirá tu empresa en un sitio donde las personas deseen trabajar.

Incluye un salario emocional

La compensación económica es importante, pero el salario emocional está ganando cada vez más protagonismo a la hora de gestionar el talento humano en las pequeñas empresas. Implica brindar incentivos que tus empleados valoren y que tengan un impacto económico para tu pyme. El reconocimiento y la valoración del trabajo bien hecho, junto a una mayor autonomía y responsabilidad, son detalles que los empleados talentosos aprecian mucho.

La retribución emocional también implica medidas de conciliación y flexibilidad laboral, las cuales terminan siendo ventajosas para la empresa, puesto que aumentan el nivel de compromiso de los trabajadores. Y un estudio de Gallup reveló que en los equipos muy comprometidos se reduce en un 81% el absentismo y aumenta en un 18% la productividad, además de reducir la rotación de personal entre un 18 y 43%, según el sector. También puedes valorar la posibilidad de brindar transporte gratuito, servicio de guardería, seguro de salud y/o abonos al gimnasio.

Configura un departamento de Recursos Humanos a medida para tu pyme

Valora la posibilidad de crear un departamento de Recursos Humanos en tu negocio o, al menos, contratar a un especialista. Aunque tengas una empresa pequeña, los Recursos Humanos se encargan de garantizar que tu estrategia se alinee con la estructura organizativa y el talento humano. Cuando todos esos elementos están bien integrados, la organización funciona mejor y los empleados se sienten más satisfechos.

El departamento de Recursos Humanos se encargará de determinar los criterios de selección del talento, de manera que realmente respondan a las necesidades de tu pyme, y puede poner en marcha un sistema de gestión por competencias para lograr un alto desempeño. También diseñará e implementará la política de formación y desarrollo, además de ocuparse de los planes retributivos y la gestión del rendimiento, realizando evaluaciones sistemáticas.

En resumen, si diseñas una buena estrategia de gestión de recursos humanos en sintonía con los objetivos de tu pyme, no tardarás en ver los resultados. Contar con un personal talentoso y comprometido hará que tu negocio sobresalga, aumentará la productividad y mejorará su competitividad.

La conciliación de la vida laboral y familiar se ha convertido en un factor determinante a la hora de elegir la empresa donde trabajar. De hecho, España ya es el país europeo en el que los trabajadores más valoran la conciliación, según reveló el informe anual “Randstad Employer Brand Research”. Por esa razón, las empresas están poniendo en marcha diferentes estrategias de conciliación laboral, desde la jornada laboral flexible hasta el teletrabajo.

¿Qué es la conciliación laboral y familiar?

La conciliación de la vida laboral y familiar se refiere al equilibrio entre las actividades profesionales y el tiempo de ocio y en familia. Por tanto, engloba una serie de medidas y estrategias encaminadas a garantizar que los trabajadores tengan la posibilidad de alcanzar ese balance, facilitándoles las condiciones y el tiempo para disfrutar de su vida personal.

¿Cómo mejorar la conciliación laboral y familiar?

1. Incentivar el descanso entre tareas. Para fomentar una buena experiencia laboral, es fundamental que las empresas permitan y alienten las pausas en el trabajo, ya sean activas o pasivas. Tomar un descanso entre tareas ayuda a los trabajadores a aliviar la tensión acumulada y recargar las pilas para volver al trabajo más concentrados. Crear espacios para descansar en la oficina es una manera de incentivar esa práctica.
2. Flexibilizar las vacaciones. Todos los trabajadores con un contrato indefinido tienen derecho a 21 días laborales o 30 días naturales de descanso al año. Sin embargo, brindarles la posibilidad de planificar esas vacaciones en cualquier momento, no solo en agosto, les permitirá disfrutar más de sus días de descanso y conciliar mejor su vida familiar.
3. Ofrecer días de asuntos propios. Estas jornadas en las que los empleados pueden ausentarse del trabajo por motivos personales, sin necesidad de dar explicaciones o aportar justificantes, contribuyen considerablemente a la conciliación laboral y familiar. Estas faltas justificadas, que normalmente se recogen en el convenio colectivo o el contrato laboral, ofrecen una mayor flexibilidad para que los trabajadores puedan resolver sus problemas personales rápidamente y estos no terminen afectando a su rendimiento.
4. Impulsar la cultura de la desconexión. Las empresas deben respetar el tiempo de ocio y descanso de sus trabajadores, de manera que no pueden enviar comunicaciones fuera del horario de trabajo, a menos que sea un asunto realmente urgente. Así se fomenta una cultura de la desconexión que ayuda a los trabajadores a relajarse y enfocarse más en su vida personal.
5. Dar bajas de maternidad/paternidad. Las licencias por la llegada de un nuevo integrante a la familia no solo son un derecho laboral, sino también una medida esencial para garantizar que los padres y las madres que trabajan pueden dedicar tiempo de calidad al cuidado de sus hijos con la garantía de que preservarán su fuente de ingresos.

Las principales estrategias de conciliación laboral y familiar que se están aplicando

La jornada laboral de 4 días

Una de las medidas de conciliación laboral más disruptivas de los últimos tiempos es la jornada laboral de 4 días, que ya se ha aplicado a modo de experimento en diferentes países. En Islandia, por ejemplo, entre los años 2015 y 2019, aproximadamente el 1% de la población activa trabajó menos horas semanales cobrando lo mismo.

En la mayoría de los centros de trabajo se mantuvo la productividad e, incluso, aumentó. Los trabajadores reportaron sentirse menos estresados y el riesgo de desarrollar síndrome de burnout disminuyó, mientras mejoraba su esfera familiar y personal. En la actualidad, los sindicatos islandeses siguen negociando una reducción de la jornada laboral.

Escocia también está probando la jornada laboral de cuatro días, apoyando económicamente a las empresas que se sumen a la iniciativa. Suecia realizó un experimento similar reduciendo la jornada laboral a 6 horas. Algunas empresas decidieron mantener esa jornada reducida al comprobar que mejoraba la productividad y la calidad de vida de sus trabajadores.

Por su parte, en España, un total de 41 empresas han presentado su solicitud para las ayudas dirigidas al impulso de la mejora de la productividad en pequeñas y medianas empresas industriales a través de proyectos piloto para probar la semana laboral de cuatro días. Esta convocatoria, puesta en marcha por el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo a través de la Fundación Pública EOI, está dirigida a pymes industriales españolas.

Por su parte, en España, un total de 41 empresas han presentado su solicitud para las ayudas dirigidas al impulso de la mejora de la productividad en pequeñas y medianas empresas industriales a través de proyectos piloto para probar la semana laboral de cuatro días. Esta convocatoria, puesta en marcha por el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo a través de la Fundación Pública EOI, está dirigida a pymes industriales españolas.

A pesar de los resultados positivos de muchos de estos experimentos, no todas las empresas pueden asumir la pérdida de las 8 horas diarias de trabajo de cada empleado sin reducir los salarios. Por esa razón, la aplicación de una jornada laboral de 4 días necesita el apoyo del Gobierno, ya sea en forma de incentivos o deducciones fiscales.

Jornadas laborales de 7 días, un modelo de conciliación laboral más flexible

La jornada laboral de 4 días no es una fórmula válida para todos los sectores y empresas. Otra alternativa para propiciar la conciliación consiste en la llamada “jornada laboral de 7 días”. En este modelo, el trabajador puede organizar su jornada laboral como le resulte más conveniente a lo largo de la semana.

De esa forma, un empleado puede trabajar de manera tradicional de lunes a viernes y otro puede trabajar los fines de semana y librar los jueves y viernes, por ejemplo. Básicamente, la empresa determina las franjas horarias en las que se puede trabajar, hasta llegar a las 40 horas semanales, y cada empleado elige los días que trabajará. Todo sin aplicar reducciones de salario.

Arup fue una de las empresas pioneras en probar la jornada laboral de 7 días para facilitar la conciliación entre la vida laboral y familiar de sus empleados. En su sede en Liverpool, el 82 % del personal flexibilizó sus horarios y un tercio optó por trabajar los fines de semana al menos una vez, durante el periodo de prueba de tres meses. 

Nueve de cada diez empleados dijeron que su productividad había aumentado y que habían encontrado un equilibrio mejor entre el trabajo y la vida personal. Como resultado, la empresa extendió el modelo a su otra sede en Queensland y lo mantiene.

La jornada laboral de 7 días presenta un modelo de conciliación laboral ventajoso porque la empresa no tiene que reducir el número de horas de trabajo, de manera que su viabilidad económica se mantiene intacta, mientras los trabajadores ganan en flexibilidad para organizar su semana sin que su salario se resienta.

La propuesta es particularmente conveniente y fácil de aplicar en las empresas cuyos empleados trabajan en remoto o por proyectos, entornos en los que la presencialidad no es tan importante y no es necesario ceñirse a un horario laboral rígido. También es ideal para los negocios con proyección internacional, como Arup, que trabajan con diferentes horarios a lo largo del mundo, ya que les permite mantenerse operativos durante toda la semana y brindar un servicio mejor a sus clientes internacionales.

Trabajo híbrido y a distancia, dos opciones para facilitar la conciliación laboral y familiar

El trabajo híbrido y a distancia son otras alternativas para facilitar la conciliación de la vida laboral y familiar. El trabajo híbrido está diseñado a medida de las necesidades de los trabajadores, sin descuidar las prioridades de la empresa, por lo que combina la modalidad presencial con aquella a distancia, de manera que estos pueden desempeñar algunas de sus labores en casa y otras en la oficina.

Por otra parte, el teletrabajo implica que los trabajadores realicen sus funciones desde casa usando las tecnologías de la información. En este caso, las empresas pueden establecer un horario fijo de oficina en el que el empleado debe estar conectado, ya que el empleador lo supervisa a través de sistemas de logueo o pueden implantar un sistema de trabajo por proyectos u objetivos que ofrezca mayor flexibilidad horaria.

Es importante tener en cuenta que la implantación de estas modalidades de trabajo para facilitar la conciliación laboral y familiar requiere capacitación y una inversión inicial destinada a garantizar que el sistema tecnológico sea seguro y eficaz, por lo que las empresas deben formar a sus trabajadores y proporcionarles las herramientas que necesitan para desarrollar sus actividades fuera de la oficina.

Ambas dinámicas laborales ayudan a los trabajadores a compaginar su vida personal con sus funciones laborales, brindándoles una mayor flexibilidad a la hora de planificar sus agendas. Al mejorar la experiencia laboral, también es más probable que se sientan satisfechos con su trabajo, de manera que estas medidas de conciliación mejoran la retención de personal.

Además, al tener más libertad para organizar el trabajo, ambas modalidades potencian la concentración, de manera que suelen aumentar la productividad y la eficiencia. Por tanto, las medidas de conciliación laboral y familiar no solo benefician a los trabajadores, sino que sus efectos también son positivos para las empresas, las cuales tendrán a empleados más motivados, comprometidos y eficaces.

La capacitación es una necesidad básica de todas las pymes que quieran ser eficientes y competitivas, puesto que en la organización siempre se producen nuevas incorporaciones y ascensos que demandan una formación específica. En ese contexto, el mentoring es una de las estrategias de capacitación más utilizadas, aunque a menudo se aplica de manera informal, sobre todo en las pymes.

Origen y evolución del proceso de mentoring a lo largo de la historia

El concepto de mentor es muy antiguo. Sus orígenes se remontan a “La Odisea” de Homero. En este poema griego de unos 3.000 años, Odiseo confía a su joven hijo Telémaco al cuidado de Méntor, su amigo de confianza, cuando se va a luchar en la Guerra de Troya. Durante todos los años que estuvo fuera, Méntor apoyó y orientó al niño, preparándolo para que se convirtiera en el rey de Ítaca.

Sin embargo, Homero no le confirió a Méntor todas las características que hoy asociamos a la tutoría. Fue el autor francés, François Fénelon, el responsable de desarrollar la visión popular del mentor en su novela de 1699 “Las aventuras de Telémaco”, en la que se refirió a Méntor como un “guía e instructor” u “otro padre”.

No obstante, en la Edad Media el proceso de mentoring ya se había convertido en una práctica común de los gremios. En aquella época, los comerciantes y artesanos enseñaban a los jóvenes aprendices las habilidades, técnicas y conocimientos que necesitaban para desempeñar la profesión. Entonces, los aprendices debían trabajar para el maestro durante unos 12 años o hasta que cumplieran los 21 años.

De cierta forma, la llegada de la Revolución Industrial interrumpió el modelo de mentoring, ya que los trabajadores recibían una formación más estandarizada e impersonal, en lugar de ser guiados de manera personalizada por un mentor.

En la década de 1960 todo comenzó a cambiar, en gran parte debido a un grupo de psicólogos y sociólogos de la Universidad de Yale, quienes publicaron un análisis detallado de la importancia de los mentores para apoyar, orientar y guiar a las personas en la consecución de sus sueños.

A partir de ese momento, el sector empresarial y los ejecutivos de las grandes compañías comenzaron a reconocer el papel de los mentores en las organizaciones. Desde entonces, el mentoring se utiliza cada vez más en los lugares de trabajo para ayudar a progresar al personal en todos los niveles.

¿Qué es el mentoring empresarial exactamente?

El mentoring es un proceso de enseñanza en el ámbito profesional, una modalidad de capacitación en la que interviene una persona con más experiencia y conocimientos, que asume el rol de mentor, y la persona que recibirá esa formación para ampliar sus habilidades, el mentee. 

A diferencia del coaching, que se enfoca en el desarrollo personal trabajando sobre ciertas actitudes, creencias o hábitos limitantes; el mentoring empresarial se centra más en el plano profesional. Es una herramienta de enseñanza práctica para que el trabajador adquiera las competencias y conocimientos que necesita para ejercer sus funciones en el ámbito laboral.

Las funciones del mentoring empresarial

• Transmitir el saber hacer. El mentoring es una modalidad de capacitación ideal para transmitir a los nuevos empleados el conocimiento que han acumulado los profesionales más cualificados de la empresa que llevan años trabajando en ella. Ese aprendizaje tiene un componente eminentemente práctico, pues se transmite a través de las experiencias y afrontando los problemas laborales reales.
• Desarrollar el potencial de los empleados. El mentoring tiene un componente altamente individualizado, que implica reconocer las fortalezas y capacidades del mentee. De hecho, una de las tareas del mentor consiste en identificar las habilidades profesionales más importantes para la empresa y esforzarse por desarrollarlas en el mentee.
• Acortar la curva de aprendizaje. Una de las principales funciones del mentoring consiste en reducir la curva de aprendizaje de los nuevos empleados, de manera que puedan adaptarse rápidamente a la empresa y dominen las habilidades que necesitan para desempeñar su trabajo con eficiencia.
• Acompañar a los empleados. El mentoring no se enfoca únicamente en el desarrollo profesional, sino que también es un proceso de acompañamiento de los nuevos empleados en la empresa. Con la ayuda del mentor, el mentee va conociendo las normas de la organización y se va apropiando de la cultura organizacional.
• Identificar obstáculos para la empresa. El mentoring empresarial suele proporcionar un conocimiento más profundo de los empleados, sus relaciones y nivel de desempeño, por lo que también es una herramienta para identificar aquellos obstáculos que estén limitando el desarrollo profesional del equipo o la organización.

Los beneficios del mentoring para las pymes

El mentoring empresarial es provechoso para todos. Al recibir apoyo profesional, el mentee puede desempeñar sus funciones con mayor confianza y seguridad, además de acortar su curva de aprendizaje, lo cual mejorará su productividad y le brindará más oportunidades para seguir creciendo dentro de la empresa. Este trabajador no solo adquirirá las habilidades profesionales necesarias, sino que también compartirá los valores y la visión global de la empresa, desarrollando un mayor sentido de pertenencia.

El mentor también se beneficia de la enseñanza, puesto que puede seguir desarrollando sus habilidades profesionales y mejorar su liderazgo. Enseñar y orientar a los empleados más inexpertos le permitirá pulir sus habilidades sociales y comunicativas, practicar la escucha activa, ser más empático y mostrarse más receptivo a diferentes perspectivas. Además, representa un reconocimiento profesional a sus conocimientos y/o trayectoria, lo cual mejora su reputación dentro de la empresa y suele influir positivamente en su motivación y desempeño.

Obviamente, las pymes también se benefician del mentoring, generalmente gracias al entorno de perfeccionamiento que genera este tipo de programa. La tutoría contribuye a crear una cultura laboral basada en el apoyo mutuo, el aprendizaje y el conocimiento compartido. Este proceso de acompañamiento hace que los empleados se sientan apoyados y les brinda la oportunidad de construir relaciones sólidas, facilitando el trabajo en equipo.

Como resultado, el mentoring potencia la motivación y satisfacción de los trabajadores, conduciendo a un aumento de la eficiencia y la productividad. De hecho, es una excelente estrategia para mejorar la retención de personal. Reemplazar a un empleado puede costar entre 1,5 y 2 veces más que el salario de ese trabajador, según el sector donde opere la empresa, pero las organizaciones que recurren al mentoring ostentan una tasa de retención un 50 % más alta, según mentorcliQ.

Cuando los empleados perciben que tienen oportunidades de seguir creciendo profesionalmente en una empresa que tiene en cuenta sus necesidades, se sienten más comprometidos y es menos probable que la abandonen. Al retener el talento, este proceso también evita que profesionales cualificados se lleven su conocimiento y capacitación a empresas competidoras.

Por otra parte, el mentoring es una alternativa particularmente interesante a los programas de capacitación tradicionales para brindar una formación específica que facilite la integración de los nuevos empleados con un coste mínimo para el negocio. El ahorro económico que representa esta estrategia de capacitación puede destinarse a contratar más personal, aumentar los salarios, aportar más beneficios a los trabajadores o, incluso, realizar nuevas inversiones que impulsen el crecimiento del negocio.

¿Cómo aplicar un programa de mentoring en tu negocio?

En las pymes, el mentoring se suele aplicar de manera informal, pero si quieres sacarle el máximo partido, es conveniente que diseñes un programa siguiendo estos pasos:

1. Determina los objetivos

Todo programa de mentoring demanda planificación y organización. Por tanto, debe tener unos objetivos claros, centrarse en ciertas áreas y apuntar al desarrollo de determinadas competencias profesionales. Tu programa de mentoring puede enfocarse en la incorporación de nuevos empleados a la empresa, el desarrollo de líderes o la retención del personal.

En cualquier caso, es importante que tus objetivos sean específicos, medibles, realistas, alcanzables y acotados en el tiempo. De hecho, es conveniente que estimes las horas que se dedicarán a cada acción individual y la duración del programa.

También debes determinar algunos indicadores medibles que te permitan comprobar la eficacia del mentoring y sus resultados, como la tasa de participación, el nivel de satisfacción de los empleados y el progreso del mentee, sin olvidar variables organizativas como la retención de personal y la productividad en el puesto de trabajo.

2. Selecciona a los mentores

El éxito del mentoring depende, en gran medida, del mentor, por lo que es importante que selecciones a personas con experiencia, que tengan habilidades de liderazgo, estén comprometidas con tu empresa y sepan transmitir sus conocimientos.

Valora la posibilidad de brindarles una formación externa en técnicas de mentoring. La capacitación formal sentará unas bases sólidas para tu programa de mentoring funcione y les proporcionará las herramientas que necesitan para guiar adecuadamente a sus mentees.

3. Supervisa el proceso

El seguimiento del plan de mentoring es crucial. Debes ir midiendo tanto el grado de satisfacción de los trabajadores implicados como la evolución de los indicadores relevantes para tu negocio. Por tanto, establece un plan de seguimiento semanal o mensual para verificar que la información fluye correctamente entre el mentor y el mentee.

Solicita informes de seguimiento para comprobar los avances, aprendizajes y grado de satisfacción, aunque siempre teniendo en cuenta que el proceso de mentoring es confidencial. Analiza las incidencias en el programa y corrige las dificultades o imprecisiones que detectes.

Ejemplos de mentoring en empresas

Las grandes empresas son conscientes de la importancia del mentoring, por eso cuentan con programas de capacitación para sus empleados que les ayudan a desarrollar al máximo su potencial profesional, labrarse una carrera en la organización y aportar más valor al negocio.

• Boeing, por ejemplo, cuenta con un programa de tutoría corporativa para ayudar a sus empleados a desarrollar las habilidades que necesitan para tener éxito en la organización y definir su plan de carrera profesional. En el Centro de Liderazgo de Boeing se empareja a los líderes senior de la empresa con los empleados más jóvenes para que puedan transmitirles sus habilidades de liderazgo.
• Caterpillar también cuenta con un programa de mentoring empresarial muy robusto. De hecho, su programa es uno de los más largos, ya que se extiende durante dos o tres años. Esta empresa empareja a sus trabajadores más antiguos con los más jóvenes para que les enseñen las habilidades específicas que los mentees necesitan para tener éxito en su área de acción.
• Intel, la empresa de tecnología estadounidense, también implementa diferentes estrategias de mentoring para sus empleados, desde programas formales relacionados con las especializaciones hasta oportunidades grupales y otras tutorías más informales, que se realizan dentro de la organización para que los nuevos trabajadores desarrollen las destrezas que necesitan y perfilen su trayectoria profesional dentro de la empresa.
• Sin embargo, uno de los ejemplos de mentoring en empresas más interesantes proviene de General Electric. Esta multinacional ha implementado un programa de tutoría inversa en el cual los empleados más jóvenes son quienes guían a aquellos que tienen más experiencia. De esta forma, los ayudan a desarrollar las nuevas habilidades tecnológicas que necesitan para no quedarse rezagados en un campo en continua transformación.

En resumen, existen diferentes estrategias y enfoques para desarrollar un programa de mentoring en las empresas. Planificar e implementar las acciones de tutoría requiere esfuerzo, pero las ventajas que aportan exceden con creces los recursos, el esfuerzo y el tiempo invertidos.

 

“El talento es el ingrediente más indispensable para tener éxito, pero el éxito también depende de cómo se gestiona ese talento”, escribió Allan Schweyer, especialista en Recursos Humanos. La fuerza de una empresa proviene de sus empleados, por lo que, si tienes trabajadores a tu cargo, debes asegurarte de que se encuentran motivados y comprometidos.

De hecho, los incentivos económicos no son el único camino para retener el talento. Hoy en día, los profesionales también aprecian otro tipo de beneficios, como una mejor conciliación familiar o la posibilidad de desarrollarse profesionalmente a largo plazo. Por esa razón, el plan de carrera es una excelente herramienta para encauzar tu negocio y motivar a tus empleados, mostrándoles que te preocupa su formación y que estás comprometido con su crecimiento profesional.

Un informe realizado por PwC reveló que el 65 % de los trabajadores considera que la formación profesional es tanto responsabilidad suya como de la empresa y el 83% se mostró dispuesto a aprender nuevas capacidades o incluso reciclarse por completo, lo cual desvela que cuando se les ofrece la oportunidad, los trabajadores están dispuestos a seguir formándose en el seno de la organización. 

¿Qué es un plan de carrera profesional?

El plan de carrera es un proceso mediante el cual se establecen metas profesionales y se identifican tanto los pasos a dar como los recursos que se deben destinar para alcanzarlas. En el caso de las pequeñas y medianas empresas (pymes), el plan de carrera se pacta con cada uno de los trabajadores, teniendo en cuenta sus objetivos e intereses, así como su trayectoria laboral y competencias profesionales.

Esa “hoja de ruta” no solo contempla las necesidades formativas de los trabajadores, sino también los objetivos de negocio de la empresa y las características del sector donde opera. En la práctica, hacer un plan de carrera te servirá para identificar el desarrollo que cada empleado puede tener dentro de tu empresa y satisfacer sus aspiraciones profesionales, así como para gestionar de manera más transparente y eficaz tu negocio. 

Los beneficios de contar con un plan de carrera en tu negocio

• Armoniza las estrategias de la empresa con los objetivos del personal. El plan de carrera es un instrumento eficaz para potenciar el crecimiento del negocio, a través de la formación y capacitación de sus trabajadores, ayudándoles a avanzar en su carrera profesional y brindándoles estabilidad. Es una estrategia con la que todos ganan, pues esa profesionalización repercute positivamente en los resultados de la empresa. 
• Aumenta la motivación y el nivel de compromiso de los empleados con la empresa. El plan de carrera proporciona a los trabajadores nuevos retos y responsabilidades que les permitan seguir creciendo profesionalmente, lo cual suele aumentar su motivación y fomenta el vínculo con la empresa, incrementando su lealtad y sentido de pertenencia.
• Retiene el talento humano y reduce la tasa de rotación de la plantilla. Un plan de carrera proporciona una vía clara de ascenso laboral y ofrece cierta seguridad dentro de la empresa. Si los empleados saben que tienen oportunidades de crecer dentro de la organización, no necesitarán buscarlas fuera, de manera que disminuye la rotación laboral y se retiene el talento, lo cual suele implicar un ahorro de costes, tiempo y esfuerzo para la empresa.
• Mejora la marca empleadora. Una empresa que se preocupa por el desarrollo profesional de su plantilla y mejora sus condiciones laborales comienza a ser percibida como un lugar de trabajo atractivo. Una cultura corporativa que premia el esfuerzo y la dedicación potencia la marca empleadora y aumenta el reconocimiento a nivel social de la empresa, lo cual atraerá a nuevos talentos y le permitirá diferenciarse de la competencia.
• Aumenta la productividad. Unos empleados más motivados y satisfechos estarán más comprometidos con la empresa y trabajarán mejor. Es probable que dejen de ver sus tareas como obligaciones y comiencen a percibirlas como pequeños pasos en su carrera profesional, lo cual se terminará reflejando en un mejor clima laboral y un aumento de la productividad. Por tanto, no es casual que los programas de capacitación y formación puedan generar un 218 % más de ingresos por empleado para las empresas. Eso significa que los planes de carrera profesional tienen un excelente retorno de la inversión.

¿Cómo hacer un plan de carrera, paso a paso?

1. Determina las necesidades futuras de tu negocio

Para elaborar un plan de carrera profesional, debes planificar tu plantilla, considerando el número de empleados actuales y sus cargos. No olvides detalles como el porcentaje de rotación, la tasa de abandono y las jubilaciones. Por ejemplo, si sabes que el encargado de un área se jubilará dentro de cinco años, tendrás que cubrir su puesto, por lo que es recomendable que vayas formando a alguien para que ocupe su lugar.

Comienza evaluando el talento con el que ya cuentas dentro de tu empresa. Es importante que conozcas las fortalezas y debilidades de los trabajadores para determinar en qué áreas necesitan mejorar, así como sus aspiraciones dentro de la empresa. De esta manera, podrás identificar a los profesionales más capaces y comprometidos, que puedan acceder a puestos de mayor responsabilidad, para que aporten un valor añadido a la organización.

2. Identifica las competencias necesarias para cada puesto

Cada puesto de tu empresa tiene un perfil por competencias. Por ejemplo, un comercial debe tener buenas habilidades comunicativas, ser empático, tener iniciativa, saber negociar y llegar a acuerdos. Conocer las competencias de cada puesto te permitirá encontrar a la persona más adecuada para cubrirlo. Puedes comenzar creando un perfil individual de cada uno de tus empleados con estos datos:

• Nombre del empleado
• Edad
• Formación académica
• Puesto que desempeña
• Antigüedad en la empresa
• Puntos fuertes y principales competencias
• Puntos a mejorar que influyen negativamente en su trabajo
• Necesidades de capacitación
• Evaluación de desempeño
• Posibles puestos a ocupar 

3. Diseña un posible mapa de carrera

Con el organigrama en una mano y las descripciones de los puestos de trabajo en otra, puedes diseñar los vínculos entre los diferentes puestos en tu empresa. El objetivo es crear un mapa de carrera que sea transparente, en el que resumas las demandas de cada puesto y el camino a seguir para llegar hasta ellos.

Así tus empleados tendrán claro, desde el primer momento, cuáles son sus posibilidades de crecimiento dentro de la empresa y qué pasos necesitan dar para ascender y alcanzar las metas profesionales que se han propuesto. Esa transparencia habla bien a favor de la organización y motiva a la plantilla a esforzarse.

4. Planifica la formación

En esta fase debes determinar qué tipo de formación necesita cada uno de los empleados para que puedan ascender en tu empresa. Es una buena idea partir de las evaluaciones de desempeño, pues te ayudarán a comprender cuáles son las capacidades y potencialidades de los trabajadores, así como sus puntos débiles y áreas a reforzar. De hecho, debes asegurarte de que la formación sea lo suficientemente desafiante como para motivar a los empleados a aprender algo nuevo y salir de su zona de confort.

Al mismo tiempo, no pierdas de vista las necesidades de tu empresa, ya que son vitales a la hora de fijar las metas formativas a cumplir en el plan de carrera profesional. Obviamente, también es importante mantener una comunicación fluida con la plantilla y las personas que ocupan puestos directivos, ya que toda la empresa debe conocer las acciones formativas.

Puedes aprovechar tanto la formación bonificada y los programas de capacitación como la experiencia de otros trabajadores que pueden formar a los empleados más jóvenes. Incluso, puedes hacer rotación de puestos de trabajo para que los empleados vayan conociendo las diferentes áreas de la empresa y se formen una imagen más global de su funcionamiento. Sea cual sea la acción formativa que elijas, asegúrate de que siga un plan bien estructurado, que prevea la posibilidad de que el trabajador asuma puestos intermedios.

5. Elabora un cronograma de aplicación

Un plan de carrera profesional sin fechas límite tiene grandes probabilidades de convertirse en papel mojado. Es fundamental que, junto a tus empleados, estiméis un tiempo prudencial para cumplir cada uno de los objetivos. Lo ideal es moverse en diferentes marcos temporales: corto plazo (3 a 6 meses), medio plazo (1 a 2 años) y largo plazo (más de 3 años), los cuales se deben ajustar a las necesidades de tu empresa y la plantilla.

En cualquier caso, recuerda que los empleados necesitan tener tiempo suficiente para aprender cosas nuevas sin que ello afecte a su desempeño en otras áreas, no solo en la laboral sino también en la esfera familiar. Por esa razón, es recomendable dividir el plan de carrera profesional en objetivos más pequeños, cada uno con fechas límite razonables.

6. Evalúa y actualiza el plan de carrera

El progreso del plan de carrera profesional se debe medir y revisar periódicamente, por lo que es importante incluir plazos de evaluación. Así, siempre sabrás en qué punto del camino os encontráis y si es necesario introducir correcciones. El proceso de evaluación y control del plan de carrera profesional suele ser más sencillo si fijas metas anuales y las compruebas al final de cada año, pero también puedes realizar evaluaciones trimestrales o semestrales.

Es conveniente evaluar las competencias y habilidades que van adquiriendo los empleados, poniéndolas a prueba en la práctica, si su rol dentro de la empresa lo permite como parte de su trabajo. Por supuesto, también es fundamental medir su nivel de satisfacción con la formación, para ir ajustando el plan de carrera a sus necesidades y expectativas.

En todo caso, recuerda que el plan de carrera profesional no es un documento estático, sino un proyecto en continua evolución que debes mantener siempre actualizado. Así, los empleados podrán avanzar en su carrera profesional y tu empresa podrá responder a los continuos cambios que se producen en el mercado y la sociedad.

Plan de carrera profesional, ejemplo en el sector turístico

Marriott International es un buen ejemplo de un plan de carrera profesional. A pesar de operar en un sector que se caracteriza por la elevada rotación de su personal, el grupo hotelero puede presumir de tener uno de los índices más bajos de rotación de personal (18%) y haber sido catalogada como una de las 100 mejores empresas donde trabajar.

Esta cadena hotelera cuenta con un sólido programa de capacitación y desarrollo de los empleados, que se pone en marcha desde el mismo momento en que contrata a una persona. Cada programa sigue trayectorias diferentes para formar a los empleados en las áreas que más les interesen y que necesite la empresa.

Marriot prioriza las promociones internas, brindando a cada empleado la oportunidad de avanzar tan lejos como se lo permitan sus habilidades y capacidades. De hecho, la empresa afirma que el 50 % de sus directivos actuales han sido promovidos desde dentro. Así, el plan de carrera les ayuda a construir un liderazgo sólido, perpetuar una cultura organizacional que fomenta el bienestar de los empleados y los alinea con los objetivos de negocio, además de brindarles una ventaja competitiva en el sector.

Por último, recuerda que la formación suele ser mucho más eficaz cuando se realiza de forma estructurada y reflexiva. Contar con un plan de carrera profesional sólido demostrará a la plantilla que la empresa está dispuesta a apoyar su crecimiento, pero también te permitirá formarte una idea general sobre su progreso y sabrás lo que puedes esperar de cada uno de ellos durante un período de tiempo determinado. Esa transparencia contribuirá a crear un ambiente de trabajo más positivo, planificar proyectos futuros con mayor precisión y diseñar mejores estrategias de reclutamiento que hagan crecer tanto al negocio como a sus trabajadores.

Los trabajadores valoran cada vez más el salario emocional, de manera que las empresas deben esforzarse por mejorar su calidad de vida ayudándolos a satisfacer sus necesidades profesionales, personales y familiares. El deporte es una opción muy eficaz para mejorar la salud de los trabajadores, generar un buen clima laboral y aumentar la productividad. Ya sea una jornada de yoga o senderismo, un torneo de pádel, sesiones de entrenamiento semanales o la creación de equipos deportivos, el deporte mejora el employer branding y protege la salud mental de los trabajadores.

El deporte en equipo, una herramienta para mejorar el clima laboral

Los deportes en equipo son particularmente beneficiosos para las empresas, como confirmó un estudio realizado en la Universidad de Loughborough. Estos investigadores constataron que no solo mejora la salud de los trabajadores, sino también su condición física y el bienestar general.

Cuando los empleados tienen la oportunidad de hacer deporte juntos se encuentran en un contexto diferente al laboral, más informal y relajado, que favorece la creación de vínculos más sólidos. Por esa razón, este tipo de deporte para trabajadores fomenta la cohesión grupal e incrementa la motivación.

De hecho, los deportes en equipo son especialmente beneficiosos para generar un estilo de comunicación efectivo, ya que animan a los empleados a construir buenas relaciones, mejorar sus habilidades de escucha y proporcionar una retroalimentación más constructiva. Los deportes que se rigen por reglas y normas también promueven la disciplina y el orden, favoreciendo la eficacia de la cadena de mando para optimizar la toma de decisiones y el funcionamiento organizacional.

Todas esas ventajas se reflejarán en el clima de la empresa. Los empleados trabajarán más a gusto y podrán comunicarse de manera más asertiva. Como resultado, la información fluirá mejor, se reducirán los conflictos internos y las incidencias se podrán solucionar con mayor rapidez, lo cual acelerará los proyectos en equipo y aumentará la eficiencia empresarial.

Plan de deportes para trabajadores, una opción con la que todos ganan

La práctica de deporte ayuda a los empleados a liberar tensiones, les permite gestionar mejor el estrés y mejora su estado de ánimo, ya que durante el ejercicio físico se liberan endorfinas, unos neurotransmisores que generan la sensación de bienestar. Por ende, contribuye a prevenir el síndrome de burnout, evitando el desgaste físico y emocional que en ocasiones causa el trabajo.

Cuando los empleados se sienten mejor y gozan de buena salud, las bajas laborales y el absentismo también se reducen. Una investigación realizada por el Instituto Nacional de Salud Pública e Higiene Ambiental de los Países Bajos constató que los empleados que no practican deporte se ausentan del trabajo una media de 5 días más al año que quienes hacen ejercicio físico, un problema que se agudiza entre quienes realizan un trabajo sedentario.

El deporte no solo protege la salud de los trabajadores, también fortalece su sentido de pertenencia y mejora la cultura corporativa, dos aspectos cada vez más importantes para convertirse en una empresa capaz de atraer y retener talento. Cuando los empleados tienen la oportunidad de divertirse, sentirse bien y prosperar en el trabajo, es menos probable que decidan cambiar de empresa, lo cual reduce la rotación de personal y sus costes añadidos.

Además, el deporte para trabajadores puede disparar la creatividad, ayudando a la empresa a destacar con soluciones innovadoras y más originales. El ejercicio físico no solo potencia las funciones cognitivas, aumentando la velocidad de respuesta, la memoria de trabajo y la concentración, sino que también estimula la originalidad, fluidez y flexibilidad, los tres procesos que se encuentran en la base de la creatividad.

La clave para aprovechar todos los beneficios del deporte consiste en involucrar a los trabajadores en la iniciativa y buscar diferentes opciones que encajen con sus preferencias. El plan deportivo de la empresa debe facilitar los recursos, tiempo y espacios adecuados para que los empleados realmente lleguen a disfrutar el ejercicio físico y lo incluyan en su estilo de vida.

La satisfacción del cliente es un indicador fundamental para cualquier negocio. Saber en qué medida tus productos o servicios han cumplido las expectativas de los consumidores te permitirá diseñar estrategias más eficaces para ser más competitivo. Las encuestas de satisfacción del cliente son una herramienta excelente para saber si vas por el buen camino o necesitas aplicar cambios.

¿Por qué es tan importante satisfacer al cliente?

En un mercado tan competitivo y saturado como el actual, es muy difícil encontrar un producto o servicio realmente único, de manera que la decisión de compra de los clientes a menudo se ve influenciada por factores como el nivel de satisfacción.

De hecho, el 96 % de los consumidores afirma que el servicio al cliente es un factor importante a la hora de decidir si seguirá siendo fiel a una marca, mientras que el 77 % reconoce que una experiencia de cliente negativa afecta a su calidad de vida, según Forbes.

Los clientes fieles tienen cinco veces más probabilidades de volver a comprar y cuatro veces más posibilidades de recomendar la marca a un amigo. Además, después de una experiencia de marca positiva, los clientes pueden gastar hasta un 140 % más que aquellos que han tenido experiencias negativas.

Como resultado, no es extraño que las empresas enfocadas en el cliente sean un 60 % más rentables que aquellas que no tienen en cuenta su nivel de satisfacción y no se esfuerzan por mejorarlo, sobre todo en un mercado en el que los consumidores quieren sentirse apreciados y escuchados.

Los beneficios de realizar una encuesta de satisfacción del cliente

• Enriquece la experiencia del cliente. El 77 % de los consumidores tienen una imagen más positiva de las marcas que piden retroalimentación a sus clientes y aplican sus recomendaciones. Sin duda, realizar encuestas de satisfacción al cliente demuestra el compromiso de la marca con los consumidores. Por ende, estos se sentirán más valorados al saber que la empresa escucha y valora sus opiniones.
• Favorece la fidelización. Las encuestas brindan información importante sobre las expectativas, necesidades y preferencias de los clientes, por lo que podrás conocerlos mejor y optimizar su experiencia con tu marca para que se conviertan en clientes fieles. Considera que, en algunos sectores, un incremento de apenas un 2 % en la retención de clientes equivale a reducir en un 10 % los costes de adquisición.
• Revela áreas de oportunidad. El 65 % de las empresas afirma que tener más datos es fundamental para mejorar la experiencia del cliente. Los resultados de las encuestas de satisfacción del cliente pueden indicarte áreas de tu negocio susceptibles de mejora o, incluso, poner al descubierto nuevas oportunidades que no habías detectado, ya sea en el diseño de productos o en el proceso comercial.
• Diferencia tu marca. La búsqueda de la excelencia tiene recompensa. Tener en cuenta las opiniones de los clientes para mejorar la calidad hará que tu marca se diferencie del resto de competidores y es probable que termines ampliando tu cuota de mercado. Recuerda que muchos consumidores estarían dispuestos a pagar hasta un 17 % más por los productos o servicios de las empresas que ofrecen un servicio de atención al cliente excelente.

Los 5 pasos para elaborar una encuesta de satisfacción del cliente

1. Define el área a evaluar

Antes de diseñar una encuesta de satisfacción del cliente, necesitas definir los objetivos que quieres alcanzar y el área a evaluar. Puedes enfocar tu encuesta en la valoración de un producto o servicio, centrar las preguntas en las expectativas de los clientes o evaluar la importancia de determinados aspectos de ese producto o servicio para el cliente.

Puedes realizar una encuesta para evaluar, por ejemplo, el grado de satisfacción de los clientes con tu tienda online o ser más preciso y enfocarte en la usabilidad y experiencia de compra. También puedes hacer una encuesta específica para mejorar el servicio al cliente o identificar oportunidades para lanzar un nuevo producto.

2. Determina la estructura de la encuesta

La estructura de la encuesta de satisfacción es esencial para lograr que los clientes respondan a tus preguntas. Un diseño atractivo y sencillo animará a las personas a responder, mientras que una estructura compleja y un diseño denso aumentará la tasa de abandono.

Comienza ofreciendo una introducción clara para persuadir a las personas a participar en la encuesta y prosigue con las preguntas más sencillas e interesantes para captar su atención. Es recomendable organizar las preguntas por bloques temáticos y darles una secuencia lógica para que el encuestado sienta que va avanzando.

Las preguntas más sensibles se suelen ubicar al final de la encuesta, pues generalmente en ese punto la persona se siente más cómoda y confiada, por lo que es más probable que responda. Y no olvides incluir al final un agradecimiento por la participación.

3. Elige inteligentemente las preguntas

Las encuestas interminables causan agotamiento, tienen un elevado índice de abandono y sus resultados son menos fiables, ya que las personas terminan rellenándolas automáticamente. Eso significa que debes seleccionar inteligentemente las preguntas que más información te aporten, según tus objetivos.

Algunos ejemplos de preguntas de encuestas de satisfacción del cliente que puedes incluir son: ¿Con qué frecuencia usas el producto?, ¿Qué aspectos del producto cambiarías?, ¿La descripción del producto ha sido útil?, ¿El servicio técnico resolvió tu problema?, ¿Cómo calificarías el trato recibido por el equipo de atención al cliente?, ¿Recomendarías la tienda a otras personas?

A la hora de elaborar las preguntas, recuerda que deben tener un contenido neutral, pues si expresan un juicio de valor, pueden influir sobre la opinión de las personas, de manera que terminarás recopilando datos sesgados que no te permitirán evaluar realmente el nivel de satisfacción. También es importante que sean lo más cortas y sencillas posible, para que no den pie a equivocaciones.

En cualquier caso, el formato de encuesta de satisfacción del cliente ideal mezcla preguntas cerradas que se responden con un sí o un no, con aquellas que incluyen sistemas de puntuación y preguntas abiertas que animan al cliente a expresar su opinión como: ¿Qué mejorarías en la web?

4. Selecciona los canales de comunicación para aplicar la encuesta

Para realizar una encuesta de satisfacción a los clientes debes elegir el medio a través del cual les harás llegar la información. Si tienes puntos de venta, puedes crear encuestas presenciales cortas que los clientes respondan a la salida. Una alternativa consiste en instalar terminales de feedback, basados en la escala Likert, para obtener una retroalimentación rápida de tus clientes.

También puedes recurrir a las llamadas telefónicas, aunque este medio suele tener un coste más elevado, sobre todo si tienes que recurrir a agentes encuestadores. Además, como muchos consumidores se encuentran saturados con el telemarketing, el índice de respuesta suele ser bajo.

Otras alternativas más interesantes consisten en enviar encuestas a través del correo electrónico o directamente a los dispositivos móviles de los clientes. Plataformas como QuestionPro ofrecen plantillas para encuestas de satisfacción del cliente que permiten crearlas, distribuirlas y analizar los resultados. También puedes recurrir a las redes sociales, sobre todo si tienes una comunidad activa.

5. Crea indicadores de evaluación y seguimiento

Para aprovechar los beneficios de una encuesta de satisfacción del cliente, necesitas aplicar los resultados a tu negocio y evaluar su impacto. Por consiguiente, debes establecer indicadores de satisfacción que te permitan evaluar a lo largo del tiempo si las acciones que estás llevando a cabo brindan los resultados esperados.

Existen diferentes indicadores de rendimiento, desde el índice de satisfacción general hasta la puntuación de esfuerzo del cliente, que evalúa el grado de dificultad que tiene un consumidor para resolver un problema, o el Net Promoter Score que mide a cuántos clientes les gusta tanto tu marca que la recomendarían a otras personas. Elige los indicadores más relevantes para tu negocio y úsalos con el fin de dar seguimiento a tu estrategia para mejorar la satisfacción del cliente.

Por último, puedes considerar la posibilidad de aplicar algunas estrategias para aumentar el porcentaje de respuesta a la encuesta de satisfacción. Ofrecer premios e incentivos, como un sorteo, un descuento en la próxima compra o un cheque regalo, puede animar a los clientes a participar en la encuesta.

“Ninguna empresa puede tener éxito si no está debidamente organizada”, dijo James Cash Penney, el fundador de la cadena de tiendas homónima, cuyo negocio se ha convertido en una de las principales tiendas por catálogo en Estados Unidos. Si no organizas y gestionas adecuadamente tus recursos humanos, estarás desperdiciando el potencial de tu pyme. El primer paso para maximizar sus capacidades consiste en realizar un inventario de personal.

¿Qué es el inventario de recursos humanos?

El inventario de personal es un resumen de las características de los trabajadores con el objetivo de sistematizar la información sobre cada uno de ellos. Básicamente, es una gran base de datos en la que incluyes todos los detalles de interés para tu pyme.

En ese inventario no solo debes reflejar el número de personas que trabajan en tu negocio y sus datos básicos, sino también detalles sobre sus habilidades, aptitudes y capacidades, tanto aquellas relacionadas con el puesto que desempeñan como las que puedan ser útiles de cara a futuros ascensos.

Muchos de los datos que recoge el inventario de recursos humanos son confidenciales y están sujetos a las leyes de protección de datos, de manera que solo podrán tener acceso a esa información las personas que hayas autorizado. Además, debes tomar todas las medidas necesarias para garantizar su seguridad, prestando especial atención a los archivos digitales y bases de datos.

¿Qué tipos de inventarios de personal existen?

Antes de realizar un inventario de personal, debes preguntarte si te interesa más recoger datos relacionados con la gestión administrativa de tu pyme o si te resulta más conveniente recopilar información enfocada en el desarrollo y el potencial de tus trabajadores.

• Inventario de administración o gestión. Este tipo de inventario de personal se usa fundamentalmente con fines administrativos para realizar la contratación, determinar salarios, diseñar incentivos y/o enviar avisos. Suele incluir información básica sobre los empleados, como el salario base, categoría, cotizaciones, tributaciones y horarios.
• Inventario de desarrollo o potencial. Este tipo de inventario de recursos humanos es más completo, ya que no solo tiene en cuenta los aspectos cuantitativos, sino también los detalles cualitativos de los empleados y los equipos de trabajo. Por tanto, incluye información como la formación, trayectoria profesional, expectativas de carrera, logros y aficiones.

En sentido general, los datos que recoge un inventario de recursos humanos se pueden dividir en cinco grupos básicos:

• Información general. Son datos identificativos, como el nombre, edad, estado civil, número de hijos, familiares que conviven en el domicilio, fecha en que el empleado comenzó a trabajar en la empresa, ubicación orgánica, cargo actual, sueldo y/o categoría profesional.
• Formación. Se trata de información sobre los conocimientos y habilidades de los empleados para tener claro el itinerario formativo que han seguido. Incluye desde la formación académica, los tipos de cursos y las horas dedicadas a los mismos, hasta el nivel de capacitación y especialización, así como las distinciones profesionales o el conocimiento de idiomas.
• Antecedentes laborales. Es un resumen de la trayectoria laboral de los empleados para clarificar su itinerario profesional y personal. Refleja desde el periodo de tiempo en cada empresa y el puesto ocupado, hasta las funciones desempeñadas, los ascensos o transferencias, la evolución salarial y el motivo del cambio.
• Desempeño laboral. Recoge las evaluaciones de desempeño realizadas a la persona desde que entró a trabajar en la empresa, con el objetivo de formarse una idea sobre su rendimiento y potencialidades en la organización.
• Datos psicológicos. Como parte del proceso de selección de personal se suelen aplicar pruebas psicotécnicas. Los resultados de esas pruebas, que revelan aptitudes, características de personalidad, aspiraciones, cociente intelectual, aficiones y/o valores, pueden incluirse en el inventario de personal para tener un perfil más completo del empleado.

La importancia del inventario de personal para el funcionamiento de tu pyme

• Herramienta de control y organización del personal

El inventario de personal cobra una relevancia especial en las pymes que tienen más empleados, ya que permite mantener organizada la información. Te permitirá planificar el futuro de los recursos humanos a corto, medio y largo plazo, sabiendo con relativa facilidad y rapidez cuántas personas permanecerán en su puesto y cuántas lo dejarán por jubilación o finalización del contrato.

• Identificar posibles candidatos dentro de la organización

Con el inventario de recursos humanos podrás detectar a posibles candidatos para ascensos o cubrir puestos vacantes, lo cual te permitirá reducir los costes que implica la rotación de personal. Puedes preparar de antemano un listado de candidatos que tengan las competencias necesarias para ocupar algunos de los puestos clave en tu pyme.

• Detectar las necesidades de capacitación

Al tener una imagen más clara de los puestos que ocupan todos tus empleados y las funciones que desempeñan, podrás detectar posibles necesidades de formación. La formación profesional no solo mejora la motivación de los trabajadores y aumenta su compromiso con la organización, sino que también influye positivamente en la productividad y/o competitividad de tu pyme.

• Optimizar el trabajo del Departamento de Recursos Humanos

Un inventario de personal bien definido, completo y actualizado se convierte en una herramienta particularmente valiosa para el departamento de Recursos Humanos, ya que optimiza el proceso de búsqueda e investigación para suplir vacantes o rediseñar los planes retributivos.

• Mejorar la escala retributiva

El inventario de recursos humanos te ayudará a perfilar mejor la escala retributiva de cada puesto, de manera que sea más justa. Te aporta elementos sólidos para ofrecer un aumento a los trabajadores que realmente se lo merecen por su rendimiento, aptitudes y/o cualificación.

• Diseñar políticas de responsabilidad social más satisfactorias

La información que brinda el inventario de personal, desde las cargas familiares de los empleados hasta su edad o expectativas laborales, te permitirá diseñar planes de conciliación o retribución flexible más específicos que realmente satisfagan las necesidades de tus trabajadores. De esta manera, podrás aportarles valor con políticas de responsabilidad social que realmente mejoren su calidad de vida y conviertan tu pyme en una empresa para la que da gusto trabajar.

• Comprender mejor la estructura de la empresa

El inventario de personal agiliza el análisis de la estructura de la empresa, proporcionando una mejor comprensión de la misma, ya sea por áreas funcionales, distribución de género, niveles jerárquicos, pirámide de edades, categorías profesionales, niveles de formación, unidades de trabajo o índices de rotación interna y movilidad. Así, podrás formarte una imagen más fidedigna de tu fuerza laboral.

• Facilitar la toma de decisiones estratégicas

El inventario de personal es un instrumento muy valioso a la hora de tomar decisiones estratégicas en tu pyme con vistas a una posible promoción, reorganización del organigrama o actualización del personal. Puedes utilizarlo como punto de partida para proyectar nuevos planes de acción que faciliten la consecución de tus objetivos de negocio, de manera que puedas saber si necesitas aumentar el personal y poner en marcha un plan de reclutamiento o si, al contrario, debes aplicar recortes.

En resumen, la planificación estratégica de los recursos humanos es una necesidad de primer orden para las pymes que quieran ser competitivas, pues, a la larga, representa un ahorro de costes. Un buen inventario de personal te ayudará a conocer mejor a tus empleados para diseñar estrategias a medida que te permitan optimizar el factor humano, según cambien las demandas del mercado o tus objetivos de negocios.