Contabilidad: Información financiera y contabilidad para pymes y autónomos

Si estás pensando en abrir una empresa o has comenzado tu propio negocio hace poco, debes saber que tienes una serie de obligaciones contables y fiscales. Conocer la legislación fiscal que se aplica a los diferentes tipos de sociedades mercantiles y saber qué documentos debes presentar es fundamental para no cometer errores que puedan dar pie a sanciones económicas. Una de las principales obligaciones fiscales de las empresas es la presentación del modelo 200.

¿Qué es el modelo 200 de Hacienda?

Todas las sociedades y entidades con personalidad jurídica que tengan su residencia en España deben cumplir los requerimientos de Hacienda. Una de sus principales obligaciones consiste en pagar el impuesto de sociedades, una tasa de carácter directa y personal que grava los beneficios que obtienen las empresas.

Ese impuesto tiene un carácter periódico, puesto que se aplica a cada ejercicio económico de la empresa.

El Modelo 200 sirve, precisamente, para presentar la declaración o liquidación del Impuesto sobre Sociedades.

¿Quién debe presentar el modelo 200?

Todas las sociedades que operen en España deben presentar el modelo 200 a Hacienda, incluyendo las entidades con personalidad jurídica, como las asociaciones y fundaciones, o los entes sin personalidad jurídica, como los fondos de inversión o de pensiones. Por consiguiente, es de presentación obligatoria para:

• Sociedades Mercantiles limitadas, anónimas, comanditarias, cooperativas, asociaciones…
• Agrupaciones de interés económico
• Uniones temporales de empresas
• Fondos de inversión inmobiliaria (FII)
• Fondos de capital riesgo (VC)
• Fondos de pensiones
• Fondos de activos bancarios

Sin embargo, también se aplican algunas excepciones. Además de los organismos del Estado, las Comunidades Autónomas y las entidades locales, quedan exentos de presentar el modelo 200 el Banco de España, las Reales Academias Oficiales y el Fondo de Garantía de Depósitos de Entidades de Crédito.

En otros casos se aplican exenciones parciales, como a las federaciones, colegios profesionales, sindicatos de trabajadores, entidades sin ánimo de lucro, cámaras oficiales, mutuas colaboradoras de la seguridad social y partidos políticos.

¿Cómo presentar el modelo 200?

Puedes presentar el Modelo 200 de Impuesto de Sociedades de manera telemática en la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Lo habitual es presentarlo cada año entre los días 1 y 25 de julio, aunque esos plazos pueden variar, ya que la ley indica que se debe presentar 6 meses después de terminar el periodo impositivo, el cual no siempre tiene que coincidir con el año natural.

En dicho modelo tendrás que indicar los detalles del declarante, como el NIF y la razón social, con los correspondientes códigos de identificación. También debes precisar el periodo impositivo y ejercicio, señalando la fecha de inicio y fin, además de especificar si el ejercicio coincide con el año natural o no, o si es inferior a 12 meses.

Tendrás que indicar el código CNAE, que debe corresponder con la actividad que represente el mayor volumen de operaciones. También debes señalar el tipo de entidad, el régimen que se le aplica, el estado de cuentas y el número de empleados.

Debes detallar los saldos de las cuentas principales del Balance y la cuenta de Pérdidas y ganancias a final de ejercicio, con el estado de cambios en el patrimonio neto. En la sección de liquidación tendrás que indicar el resultado de la cuenta de pérdidas y ganancias, el resultado de la cuenta de pérdidas y ganancias antes del Impuesto de Sociedades y realizar las correcciones y ajustes necesarios.

En cuanto a la base imponible, con carácter general es del 25 %, aunque existen algunos tipos especiales, como el que aplica a las empresas de nueva creación, que pueden beneficiarse de un gravamen reducido del 15 % en el primer ejercicio que obtengan un resultado positivo, o las entidades acogidas al régimen Económico y Fiscal de Canarias, a las cuales se les aplica un 4 %. No olvides añadir el resto de bonificaciones y deducciones, así como las donaciones realizadas.

Por último, recuerda que, si el modelo 200 sale a devolver, debes acompañarlo de una domiciliación bancaria. Hacienda tiene un plazo de seis meses para realizar la devolución.

La facturación es una de las tareas contables más importantes de todo negocio, aunque también suele ser una de las más tediosas y que más problemas de contabilidad genera. Los errores y fallos en la facturación pueden incrementar significativamente el tiempo de cobro y causar problemas con el flujo de efectivo. Si trabajas como autónomo o tienes una pyme, los softwares de facturación se convertirán en tu mejor aliado, ya que te ayudarán a agilizar y simplificar este proceso. No solo podrás ahorrar tiempo, sino también evitar errores que puedan dar pie a sanciones de Hacienda.

¿Qué son los programas de facturación?

Un software de facturación es una herramienta automatizada que permite gestionar de manera rápida y sencilla las facturas de un negocio. Su principal objetivo es centralizar todo el proceso de facturación y la información relacionada con los clientes y proveedores.

Estos programas incorporan diferentes plantillas de facturas, aunque algunos incluso permiten diseñar un modelo totalmente personalizado. Generan de manera automática la numeración y fecha de la factura, así como el tipo impositivo a aplicar y el total final a pagar.

Algunos softwares de facturación cuentan con un sistema OCR, para reconocer y registrar automáticamente los documentos de gastos. Otros envían recordatorios de las facturas impagadas para que reclames su cobro.

Las ventajas de los softwares de facturación para las pymes y autónomos

• Minimizan los errores. Los programas de facturación asignan de manera automática el número de factura, lo cual te permitirá evitar los típicos errores de numeración. También realizan los cálculos automáticamente, de manera que solo tienes que introducir el importe por unidad y el número de unidades para obtener el importe final adecuado.
• Reducen los costes. Una ventaja importante de los softwares de facturación para pymes y autónomos, en especial aquellos que gestionan un gran volumen de facturas, es la reducción de costes. La digitalización de estas tareas agiliza el proceso administrativo, de manera que el equipo contable podrá dedicarse a otras funciones más importantes que impulsen el crecimiento del negocio. También ahorrarás los costes que implican la impresión y almacenaje de las facturas físicas.
• Aligeran la carga de trabajo. Estos programas facilitan la emisión de facturas proformas o rectificativas, además de permitir guardar los datos de los clientes y proveedores para acceder a ellos rápidamente. También ofrecen la posibilidad de enviar correos automáticamente a varios clientes y generar facturas periódicas, lo cual representa un ahorro de tiempo y reduce la carga de trabajo. Podrás tener todas las facturas en un mismo lugar y localizarlas fácilmente usando los diferentes criterios de búsqueda que ofrecen estos programas.
• Disminuyen los riesgos fiscales. Un software de facturación te permite operar con mayor orden contable. Eso significa que los registros de tu capital y movimientos serán más fieles y reflejarán la realidad contable del negocio en todo momento, por lo que podrás enviar información precisa a la Agencia Tributaria para realizar las correspondientes declaraciones de impuestos sin errores u omisiones involuntarias. Como resultado, reducirás los riesgos fiscales para tu empresa y es menos probable que te enfrentes a sanciones económicas derivadas de fallos o malas prácticas contables. No solo evitarás la carga financiera que suponen las multas, sino que protegerás la imagen de tu negocio al evitar que lo asocien a sanciones y multas fiscales, lo cual genera desconfianza en clientes, proveedores o posibles inversionistas, además de lastrar las posibilidades de acceder a ayudas públicas o presentarse a licitaciones.
• Facilitan la toma de decisiones. Incluso los programas de facturación gratuitos permiten apreciar de un vistazo qué facturas han sido cobradas y cuáles no, así como llevar la contabilidad básica del negocio. Podrás conocer las fechas de vencimiento de tus cobros, controlar los impagados y realizar una previsión de los pagos. Un buen software de facturación también elabora gráficos que reflejan la evolución mensual de la facturación y/o tus clientes y proveedores, para que tengas una visión global del negocio y puedas tomar decisiones estratégicas en base a su funcionamiento real.

Programas de facturación gratuitos que puedes usar en tu negocio

1. ContaSimple. Este programa de facturación gratis para autónomos y pymes es ideal para quienes están comenzando su actividad empresarial ya que cuenta con un plan básico que prevé 50 Registros por año y hasta 10 clientes y 10 proveedores. Te permitirá llevar la contabilidad básica de manera sencilla y crear las facturas en cuestión de segundos en formato PDF para enviarlas directamente por correo electrónico. Soporta diferentes idiomas y permite gestionar los pagos y cobros. También ofrece resúmenes mensuales, trimestrales y anuales para que puedas formarte una imagen fidedigna del funcionamiento de tu negocio y te permite llevar los libros de contabilidad oficiales.
2. FacturaScripts. Se trata de un software de facturación libre basado en un sistema de plugins que permiten personalizar diferentes detalles según tus necesidades. Cuenta con más de 100 plugins, algunos específicos para clínicas veterinarias o negocios de automoción, tanto gratuitos como de pago. Además, permite el acceso desde cualquier dispositivo y posee conectores con las principales plataformas de e-commerce.
3. Facturae. Este programa de facturación gratuito para pymes y autónomos es del Ministerio de Industria, Energía y Turismo y ha sido especialmente diseñado para generar facturas electrónicas. Además de emitir facturas, las recibe, por lo que es una buena alternativa si tienes clientes y proveedores que ya trabajan con este sistema. También permite llevar el libro de IVA y, gracias a la funcionalidad “Histórico”, brinda una idea general del funcionamiento del negocio.
4. Invoicely. Es un programa de facturación gratuito para los autónomos y las pymes que están comenzando su negocio y realizan pocas facturas al mes. Ofrece un procedimiento sencillo y directo para crear albaranes y facturas en cuestión de segundos. Cuenta además con plantillas de factura para que tengas un formato base y acepta diferentes divisas y pagos con Paypal.
5. Jasmin. Este software de facturación online ofrece diferentes herramientas para facilitar las tareas contables. Cuenta con tablas de impuestos y motivos de exención preconfigurados para que las pymes y autónomos se mantengan actualizados y puedan cumplir con todos los requisitos fiscales. Además, permite controlar los gastos, supervisar las compras y llevar el inventario y almacenes con un único software. De hecho, su versión gratuita durante un año es una de las más completas del mercado, pues no tiene límites de usuarios ni documentos e incluye impuestos, gastos e inventario.
6. Visionwin. Este software de facturación puede ser utilizado por todo tipo de negocios, ya que es muy versátil y adaptable. Brinda distintas opciones de facturación automática y digital que son muy intuitivas y fáciles de usar. Incluye diferentes informes y gráficos para analizar la información contable del negocio y posee una base de datos que proporciona una visión bastante amplia del progreso del mismo. Las opciones de facturación ofrecen plantillas de distintos tipos que se adaptan a cada necesidad. Este software se puede descargar y usar de forma gratuita, solo se paga el servicio de asesoramiento y soporte técnico.
7. ContaMoney. Este software de facturación está diseñado para particulares, profesionales y gestorías. Incluye funciones como la generación automática de las facturas recurrentes y la sincronización de las cuentas con la entidad bancaria para mantener los movimientos actualizados. Cuenta con un plan gratis que incluye hasta 50 clientes o proveedores, así como dos años de histórico para dar seguimiento a la evolución del negocio. Incluso te permite personalizar las facturas con marca de agua.

El impacto financiero de la pandemia ha supuesto una dura prueba para el sector empresarial español, en especial para las pymes. El XI Informe sobre “Financiación de la Pyme en España” elaborado por SGR-CESGAR señaló que, solo dos de cada diez empresas han comenzado a recuperarse económicamente tras la crisis causada por la Covid-19.

Según el informe, con respecto a 2020, solo dos de cada diez pymes afirman haber iniciado la recuperación económica y cerca de un 40% dice estar en una posición estable. Un 35,2 % de las pymes aseguró que su situación ha empeorado, y de ellas, un 2,6 % se encuentra en una situación muy vulnerable. En el último año, también se ha reducido el tamaño medio de las empresas, tanto en términos de empleo como de facturación anual, aunque muchos emprendedores se muestran optimistas y esperan iniciar su recuperación económica a lo largo de los próximos 12 meses.

Las necesidades de financiación y los productos financieros

En el último año, seis de cada diez pymes han tenido necesidades de financiación, el porcentaje más elevado de la serie histórica, que supera en más de 23 puntos el último dato prepandemia. El 75,2% de las pymes ha destinado esa financiación al circulante, un motivo que ha ganado peso en comparación con el contexto anterior a la pandemia, mientras que el 37,2 % invirtió en equipo productivo e inmuebles. En cambio, el 22 % de las pymes han recurrido a la financiación para realizar inversiones en digitalización y sostenibilidad.

En lo que respecta a las fuentes de financiación, las pymes han utilizado más los productos financieros, en especial el crédito comercial y los préstamos bancarios, seguidos por las líneas ICO, a las que han recurrido el 19,7 % de estas empresas. No obstante, la financiación bancaria se redujo en 11 puntos porcentuales respecto a 2019 y creció el recurso de la financiación ajena no bancaria. Recurrir a los fondos propios también perdió peso, siendo una opción para solo el 19 % de las pymes.

Cabe destacar que, a pesar de la pandemia y la demanda extraordinaria de necesidades de financiación, el sistema financiero ha respondido bastante bien manteniendo un escenario relativamente estable y proporcionando ciertas facilidades para acceder a la financiación. Las pymes lo confirman: el 63,3 % de las empresas con necesidades de financiación pudo acceder a la misma sin dificultades. A pesar de ello, el mayor obstáculo sigue siendo la falta de garantías solicitadas, seguida por el precio de la financiación y los trámites administrativos.

El uso de avales para acceder a la financiación

En línea con el fuerte incremento de las necesidades de financiación, también aumentó la cantidad de empresas que necesitaron garantías o avales, exactamente un 18 %, un dato superior a las cifras prepandemia. Las pequeñas y medianas empresas fueron las que más tuvieron que recurrir a esta fórmula, aunque también se apreció un fuerte aumento en el número de autónomos que necesitaron garantías para acceder a financiación, en comparación con 2019.

Obviamente, las necesidades de garantías fueron mayores en las pymes innovadoras, exportadoras y con menos de 10 años de experiencia. Más de la mitad de las garantías se solicitaron a pymes que ofrecen servicios a las empresas, se dedican al comercio y servicios personales y a la agricultura.

Sin embargo, en el último año mejoró notablemente el conocimiento que las pymes españolas tienen de las Sociedades de Garantía: un 34,5 % de ellas señaló que conocía sus servicios y los beneficios asociados a los mismos. Esta mejora en el grado de conocimiento de las SGR se debe, en gran medida, al papel protagónico que han jugado estas desde que comenzó la pandemia, avalando y asesorando a las pymes que atravesaban una situación financiera difícil.

Las perspectivas de las pymes para el año próximo

Según el informe, las perspectivas son moderadas en lo que respecta a la creación de empleo, ya que un 84,2 % de las pymes considera que no aumentará su plantilla y que mantendrá un nivel de empleo estable en los próximos 12 meses. Solo un 11,4 % de las empresas afirma que creará nuevos puestos de trabajo.

Mientras, el 46,9 % de las pymes espera que su facturación aumente durante los próximos 12 meses, lo cual denota un mayor optimismo respecto al año anterior. El porcentaje de pymes que considera que se mantendrá estable desciende ligeramente, del 43,9 % en 2020 al 40 % en 2021, mientras se reduce el peso de las empresas que creen que su facturación va a disminuir, del 17,9 al 13 %.

Como cada año, ha llegado el momento de presentar la declaración de la renta para pymes y autónomos. En esta ocasión, la Agencia Tributaria espera que se presenten 21 921 000 declaraciones, lo cual representa un 0,9 % más que el año anterior. De ese total, se estima que 14 350 000 saldrán a devolver, dos tercios del total y un 1,1 % más que el año anterior, sumando un importe estimado de 11 122 millones de euros. En cambio, se espera que salga a pagar a 5 971 000 contribuyentes, un 1,5 % menos que el año anterior, por un importe total de 13 400 millones de euros, según indicó La Moncloa.

¿Qué autónomos están obligados a presentar la declaración de la renta del ejercicio 2021?

Para la mayoría de los autónomos, la declaración de la renta es obligatoria. Existen algunas excepciones: aquellos cuyos ingresos no superen los 22 000 euros anuales, siempre que estos procedan de un mismo pagador. Si los ingresos proceden de más de un pagador, el límite para no declarar es de 12 643 euros anuales.

Fechas clave para la declaración de la renta 2021

Esta campaña de declaración de la renta seguirá una estructura bastante parecida a la anterior, de manera que la principal novedad en materia de calendario es la anticipación de los principales servicios de asistencia para que los contribuyentes puedan descargar y visualizar los datos fiscales, así como obtener el número de referencia para la presentación.

Estos servicios solían activarse en la última semana de marzo, pero este año se puede solicitar el número de referencia desde el 8 de marzo, y desde el 16 de marzo es posible acceder a los datos fiscales y usar la aplicación actualizada. Más allá de esos cambios, el calendario fiscal queda de la siguiente manera:

6 de abril. Comienza el plazo de presentación por Internet de las declaraciones de la renta 2021, de manera que podrás acceder a tus datos fiscales y al borrador de la renta. Al igual que el año pasado, se mantiene el programa Renta web, al cual se accede con certificado electrónico, cl@ve PIN o número de referencia, aunque también puedes presentar la declaración mediante la aplicación de la Agencia Tributaria.

3 de mayo. Inicia el plazo para pedir cita previa en la Agencia Tributaria para presentar la declaración de la renta por teléfono.

5 de mayo. Comienza la asistencia para la confección y presentación de la declaración de Renta por teléfono.

27 de mayo. Se abre la posibilidad de solicitar cita previa en la web de Hacienda para presentar la declaración de manera presencial.

1 de junio. Empieza la asistencia para la confección y presentación de la declaración de Renta en las oficinas de la Agencia Tributaria.

27 de junio. Termina el plazo para presentar las declaraciones que resulten a ingresar con domiciliación en cuenta bancaria.

29 de junio. Se cierra la posibilidad de pedir cita previa para presentar la declaración de la renta.

30 de junio. Termina la campaña y se cierra el plazo para presentar la declaración de la renta de manera presencial y telemática.

Guía para presentar la declaración de la renta sin acudir a la Agencia Tributaria

Si no quieres acudir presencialmente a la Agencia Tributaria, tienes tres opciones para hacer la declaración de la renta: por teléfono, mediante el programa Renta Web o usando la aplicación móvil. Una de las novedades de la campaña anterior que se mantiene este año es que, antes de descargar los datos fiscales, tendrás que ratificar o cambiar tu domicilio fiscal, aunque solo quieras solicitar cita previa o acceder al borrador. El sistema te mostrará automáticamente la vivienda con referencia catastral.

1. Llamada telefónica

Para presentar la declaración de la renta vía telefónica, gracias al plan “Le llamamos”, tendrás que pedir cita por Internet o llamando a los teléfonos 91 554 87 70 y 901 33 55 33, los cuales están disponibles de 9 a 19 horas, de lunes a viernes.

Es importante que tengas a mano todos los datos necesarios: el número de referencia del titular de la declaración, el DNI de todas las personas que figuren en la declaración, el IBAN de cuenta bancaria y las referencias catastrales de todos los inmuebles de tu propiedad o en los que vivas de alquiler.

2. Presentación online con Renta Web

Si vas a presentar la declaración online, tendrás que acceder a Renta Web. Seleccionas “Servicio de tramitación borrador/declaración” y te identificas indicando el DNI o NIE y el número de referencia, la cl@ve PIN o el certificado electrónico. 

Para obtener tu número de referencia, tendrás que indicar en la página web de Hacienda tu NIF y la fecha de caducidad del DNI o NIE. También tendrás que introducir el importe de la casilla 505 de la declaración del IRPF correspondiente a 2020. Si no la realizaste, debes indicar un número de cuenta bancaria (IBAN) de la que seas titular. 

En este punto ya podrás acceder a tus datos fiscales. Debes corroborarlos porque la Agencia Tributaria dispone de una información limitada sobre tus gastos e ingresos como autónomo y no suele estar al corriente de los cambios en tu estatus familiar.

Cuando los datos estén correctos, genera la declaración y presiona en presentar. Si sale a devolver, debes indicar la cuenta bancaria para recibir el ingreso. Si la declaración de la renta sale a pagar, puedes seleccionar la opción de domiciliar el pago y fraccionarlo en dos plazos. 

3. Presentación a través de la App

También tienes la posibilidad de presentar la declaración de la renta 2021 a través de la aplicación de la Agencia Tributaria. Tendrás que identificarte, al igual que para acceder a Renta Web. Una vez dentro, podrás consultar tus datos fiscales, modificar la información y presentar la declaración de la renta.

Al igual que el año pasado, la aplicación cuenta con un sistema guiado de identificación para facilitar el acceso según las preferencias individuales. Si tu declaración es muy sencilla, tienes la opción de “presentar la declaración con un solo clic”, pero en este caso no podrás modificar los datos. Comprueba bien todos los datos antes de enviarlos para que luego no tengas que hacer una declaración complementaria.

La App incorpora la posibilidad de permitir el registro en Cl@ve sin acudir a una oficina, mediante una vídeo llamada. En ese caso tendrás que acceder a la sala de espera y tener a mano tu documento de identidad para mostrárselo al operador que te atenderá, así como el teléfono móvil que usarás para introducir la Cl@ve.

Novedades en la declaración de la renta 2021 para pymes y autónomos

• Aumento de tipos para las rentas más altas. Una de las principales novedades de la campaña de declaración de la renta de 2021 es el aumento de los tipos para las rentas más altas, el cual afectará a 36 194 contribuyentes. Específicamente, el gravamen para las rentas del trabajo que superan los 300 000 euros se elevó en dos puntos, hasta el 47%. Por otra parte, el tipo impositivo a las plusvalías que sobrepasan los 200 000 euros se aumentó en tres puntos, al 26 %.
• Deducción de los planes de pensiones. En los planes de pensiones también se producen modificaciones para esta campaña de la renta. La posibilidad de deducir por los planes individuales se reduce de 8 000 a 2 000 euros. En cambio, en los planes de empleo en los que aporta la empresa, pasa a 8 000 euros, más los 2 000 que puede aportar el trabajador, una medida que pretende potenciar los sistemas financiados por la empresa, aunque, en cualquier caso, el contribuyente no podrá superar los 10 000 euros entre ambos.
• Declaración de las criptomonedas. La Agencia Tributaria busca más transparencia y control, de manera que será necesario declarar las ganancias y pérdidas que hayas tenido en las criptomonedas usando una casilla específica: la 1.626. Por el momento, la simple tenencia no se tiene que declarar, a menos que el importe supere los límites para presentar la declaración del impuesto sobre patrimonio o si supera los 50 000 euros en plataformas extranjeras, en cuyo caso tendrás que declararlas en el modelo 720.
• Deducción por obras de mejora de la eficiencia energética de viviendas. Otra novedad de la actual campaña de la renta es la deducción de un 20 % con un máximo de 5 000 euros por obras de mejora que reduzcan en un 7 % la demanda de calefacción y refrigeración en la vivienda. También se incluye una deducción del 40 % hasta un máximo de 7 500 euros en aquellas obras que reduzcan, al menos, un 30 % el consumo de energía primaria no renovable. No obstante, las deducciones aumentan para las obras que consigan un certificado de eficiencia energética A o B, o reduzcan el consumo de la vivienda en al menos un 30 %. Cabe aclarar que el importe de esas deducciones se aplica sobre la cuota íntegra estatal.

¿Hay que declarar las prestaciones económicas del Estado?

En un año que ha vuelto a estar marcado por la pandemia, algunas personas siguen acogidas a los diferentes programas de ayudas que puso en marcha el Gobierno. La mayoría tendrá que presentar la declaración de la renta. 

Quienes hayan estado en ERTE tienen la obligación de declarar las prestaciones recibidas, ya que estas se catalogan como un rendimiento de trabajo proveniente de un pagador distinto al habitual: el SEPE. Los autónomos que hayan recibido una ayuda por cese de actividad también deberán cuantificarla y presentar la declaración de la renta.

No tendrás que declarar si la cantidad recibida del segundo y restantes pagadores no supera los 1 500 euros y la suma total de los rendimientos no supera los 22 000 euros. En caso de que el importe recibido del segundo y restantes pagadores supere los 1 500 euros, pero la suma total no supere los 14 000 euros, tampoco tendrás que declarar.

Si has sido beneficiario del ingreso mínimo vital, tendrás que presentar la declaración de la renta con independencia de la cuantía de tus ingresos. Esta ayuda es una renta exenta, pero hay que presentar la declaración. Si, junto al ingreso mínimo vital, has recibido otras ayudas destinadas a los colectivos en riesgo de exclusión social, como la renta mínima de inserción, rentas garantizadas y ayudas similares de las comunidades autónomas y/o ayuntamientos, solo tendrás que declararlas y tributar por el exceso.

Un capítulo especial se abre para las familias con hijos. Si en la unidad de convivencia alguno de sus miembros recibió más de 1 800 euros al año, no se podrán deducir las cantidades establecidas por descendientes o ascendientes con o sin discapacidad.

En el caso de las mujeres con hijos que hayan tenido un ERTE, serán consideradas sin empleo, de manera que pierden el derecho a la deducción por maternidad y a la ayuda de guardería. Tampoco lo tendrán los padres que cobren el ingreso mínimo vital, ya que se considera una prestación de naturaleza no contributiva.

Por último, debes saber que las ayudas por daños sufridos en la vivienda o destinadas a las reparaciones por la borrasca Filomena y la erupción del volcán en La Palma, quedan exentas de tributación.

El objetivo de toda empresa es ser rentable y obtener beneficios. Para lograrlo, necesita dar seguimiento a los movimientos del mercado y a sus operaciones. La contabilidad es su principal herramienta para llevar un registro detallado de los movimientos económicos, de manera que el empresario pueda conocer la situación financiera real del negocio, estar al tanto de los beneficios y pérdidas, así como conocer su solvencia para planificar la estrategia de cara al futuro. El balance de comprobación de sumas y saldos es una pieza esencial para llevar esa contabilidad.

¿Qué es el balance de comprobación de sumas y saldos?

El balance de comprobación, también conocido como balance de sumas y saldos, es una herramienta contable que se utiliza para realizar un resumen del estado financiero y las operaciones de la empresa durante un periodo de tiempo determinado. Refleja la suma del debe y el haber de las distintas cuentas, así como su saldo.

El propio Código de Comercio establece que todas las empresas tienen la obligación de realizar trimestralmente el balance de comprobación e incluirlo en el libro de inventarios. De hecho, el balance de sumas y saldos es muy útil porque refleja la contabilidad de la empresa, facilitando la toma de decisiones estratégicas y la preparación de las cuentas anuales. Permite constatar la fiabilidad de los saldos que se utilizan durante el ejercicio económico y comprueba que no existen asientos descuadrados en la contabilidad. Así, el empresario puede tener la certeza de que todo está en orden.

¿Cómo se realiza el balance de sumas y saldos?

El balance de comprobación de sumas y saldos debe contener el nombre del negocio, la identificación del estado al cual se refiere, así como el periodo o la fecha en que se realiza. También debe indicar el folio de cada cuenta y el nombre de las mismas. Además, debe incluir el total y saldo deudor y acreedor de las cuentas.

Para elaborar el balance de comprobación, es necesario tener registradas todas las operaciones en el Libro Diario y llevar cada asiento en el Libro Mayor, en el cual debe figurar cada cuenta en la que se anotan los importes de todos los cargos realizados en ella, así como los importes de los abonos.

En cada cuenta se suman los importes de los cargos y los importes de los abonos, respectivamente. Luego se calcula el saldo de cada cuenta, extrayendo la diferencia entre la suma de los cargos y la suma de los abonos.

A continuación, se realiza una tabla con una cuenta por fila. En las columnas se colocan la suma de todos los cargos, la suma de todos los abonos, los saldos acreedores y los saldos deudores. En las dos últimas columnas solo se indica el importe del saldo de la cuenta en una de ellas, según sea deudor o acreedor.

Por último, se suman todas las filas de cada columna para comprobar que la suma de los cargos realizados en todas las cuentas concuerda con la suma de todos los abonos hechos en todas las cuentas.

¿Qué hacer si el balance de comprobación no cuadra?

Si el balance de sumas y saldos no cuadra, es probable que se deba a un error en alguno de los asientos del Libro Diario o a un fallo durante la elaboración del propio balance. Por consiguiente, tendrás que repasar cuidadosamente los asientos del Diario en busca de la discrepancia.

Algunos de los errores de contabilidad más habituales son: omitir o repetir alguna cifra o cuenta, anotar de manera equivocada una partida donde no corresponde o un error en las fechas que haga contabilizar una operación antes o después de lo debido.

Si eres propietario de un local o una oficina, tendrás que hacer frente a diferentes gastos fijos. Uno de esos gastos es el IBI, que se paga todos los años. Conocer la fecha de pago del IBI evitará que incurras en sanciones tributarias y si sabes a cuánto asciende, podrás incluirlo en el plan de gastos de tu negocio para que no se convierta en una sorpresa de última hora.

¿Qué es el IBI?

El Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI) es un tributo directo de carácter obligatorio gestionado por los Ayuntamientos, aunque algunos pueden delegar su cobro en otros entes. Este impuesto grava la titularidad de los derechos de propiedad, usufructo, superficie y concesión administrativa sobre inmuebles, ya sean urbanos, rústicos o de características especiales.

La naturaleza de un inmueble, o sea, si es rústico o urbano, depende de la catalogación del suelo, de la cual se encarga la Dirección General del Catastro. No obstante, los inmuebles de características especiales, como las presas, embalses, túneles de peaje, autopistas, carreteras, puertos comerciales y aeropuertos, se clasifican en base a sus características técnicas, ya que se trata de conjuntos complejos de uso especializado integrados por diferentes estructuras, que se consideran un único bien inmueble a efectos catastrales.

¿Quién debe pagar el IBI?

Todas las personas naturales o jurídicas que tengan derechos sobre los bienes inmuebles deben pagar el IBI. De hecho, este impuesto no solo se aplica al derecho de propiedad, sino también al derecho de superficie, usufructo o concesión administrativa.

En el caso de las oficinas o locales alquilados, lo habitual es que sea el propietario quien se encargue de pagar el IBI. No obstante, si el propietario llega a un acuerdo con el arrendatario y lo plasma en el contrato de alquiler, puede repercutirle el IBI según el porcentaje convenido.

Cuando se vende la propiedad, corresponde al vendedor pagar el IBI, ya que el hecho imponible se aplica el primer día del año, momento en el cual el vendedor figura como propietario. No obstante, el vendedor tiene derecho a recurrir a los Tribunales para recuperar la parte proporcional de los días pendientes desde que se produjo la venta hasta fin de año.

En el caso de los inmuebles con deudas pendientes por IBI, es probable que exijan su pago al nuevo propietario. Por esa razón, antes de adquirir un inmueble es recomendable que investigues si tiene el pago del IBI al día. En la actualidad, los notarios están obligados a pedir esa información y deben facilitarla a los compradores

¿Cuál es la fecha de pago del IBI?

Este impuesto se aplica cada 1 de enero, aunque cada Ayuntamiento tiene libertad para indicar la forma y fecha de pago, así como las facilidades para realizar el mismo. Ten en cuenta que, si pagas fuera de plazo, incurrirás en una sanción tributaria. Te exigirán la deuda por vía ejecutiva con un recargo que varía desde el 5 hasta el 20% sobre la cuota a pagar.

Existen diferentes opciones para realizar el pago. Puedes hacerlo de manera presencial en las sucursales de las entidades bancarias o por cajero electrónico en las entidades colaboradoras. También podrás pagar el IBI por banca telefónica, a través de Internet o puedes recurrir a la domiciliación bancaria.

¿Cómo calcular el IBI?

Para calcular el IBI, hay que partir del valor catastral del inmueble, que se determina según el valor del suelo donde se encuentra la propiedad y el valor de las construcciones ubicadas en el mismo.

El Catastro Inmobiliario, siguiendo los criterios de Hacienda, es quien realiza ese cálculo, tomando en consideración variables como la localización del inmueble y su valor en el mercado, el coste de la construcción y su antigüedad, el uso del inmueble, así como el valor del suelo y sus características urbanísticas. Normalmente, ese valor es menor al 50 % del actual valor de mercado del inmueble y se actualiza anualmente, según los Presupuestos Generales del Estado.

En cualquier caso, la Administración revisa los valores catastrales de todos los inmuebles de cada municipio cada 10 años, una valoración que suele ser al alza y que se traduce en subidas en el importe a pagar.

Sobre la base liquidable, los Ayuntamientos aplican un gravamen que distingue entre los bienes urbanos, rústicos o de características especiales. De hecho, la naturaleza del inmueble es uno de los factores que más influye en el cálculo del IBI, pues existe una gran diferencia a nivel municipal entre los inmuebles de naturaleza urbana y aquellos de naturaleza rústica.

En el caso de los inmuebles urbanos, ese gravamen oscila entre el 0,4 y el 1,1 %, con algunas excepciones que pueden alcanzar hasta el 1,17 %. No obstante, en el caso de los inmuebles rústicos, el gravamen varía entre el 0,3 y el 0,9 %. Aquí puedes comprobar la actualización de los valores catastrales por coeficientes en tu municipio.

Cabe aclarar que el pago del IBI por el local donde se encuentra tu negocio es un gasto fiscalmente deducible. Si eres autónomo y trabajas en casa, gracias a la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo aprobada en 2017, también podrás deducir parcialmente el IBI, según los metros cuadrados que hayas notificado a Hacienda y el porcentaje de titularidad en el inmueble.

Las exenciones y bonificaciones del IBI

Existen algunos inmuebles que están exentos del pago del IBI, como aquellos que son propiedad del Estado, de las comunidades autónomas o de las entidades locales y que se destinan a la seguridad ciudadana, la defensa nacional, la educación o los servicios penitenciarios. También están exentos los bienes comunales del Ayuntamiento que utilicen los vecinos, así como los bienes que pertenecen a la Iglesia Católica y la Cruz Roja.

Están exentos del pago del IBI los bienes de interés cultural, los bienes comunales y montes vecinales en mano común, así como los montes poblados por especies de crecimiento lento, los terrenos ocupados por líneas de ferrocarril y carreteras de uso público, y aquellos sujetos a exenciones internacionales, como las representaciones diplomáticas o consulares.

Además de las bonificaciones al IBI que aprueben los diferentes Ayuntamientos, a nivel nacional se aplica:

• Bonificación de entre el 50 y el 90 % sobre los inmuebles que constituyan el objeto de la actividad de las empresas de construcción, urbanización y promoción inmobiliaria.
• Bonificación del 50 % sobre las viviendas de protección oficial durante los tres primeros años.
• Bonificación del 95 % sobre los bienes rústicos de las cooperativas agrarias o de explotación comunitaria de la tierra.
• Bonificación de hasta el 50 %, según decida cada Ayuntamiento, a favor de los bienes inmuebles en los que se hayan instalado infraestructuras de recarga que cuenten con la homologación administrativa correspondiente.

¿Qué son las exenciones rogadas y potestativas?

Las exenciones rogadas son aquellas que se aplican cuando el interesado lo solicita porque el inmueble cumple con los requisitos legales. En ese caso, pueden solicitarla los inmuebles destinados a la enseñanza por centros docentes acogidos, total o parcialmente, al régimen de concierto educativo, aplicada a la superficie que ocupa la enseñanza concertada.

También podrán solicitar una exención rogada los monumentos o jardines históricos de interés cultural que estén registrados en el Patrimonio Histórico Español, así como las superficies de montes donde se realicen repoblaciones forestales o regeneración de masas arboladas sujetas a proyectos de ordenación o planes técnicos aprobados por la Administración forestal. En ese caso, la exención tendrá una duración de 15 años a partir del periodo impositivo siguiente al que se realizó la solicitud.

En cambio, las exenciones potestativas dependen de los Ayuntamientos. Lo habitual es que se eximan del IBI a los centros sanitarios de titularidad pública, así como aquellos inmuebles rústicos y urbanos cuya cuota líquida no supere la cuantía que se haya determinado mediante ordenanza fiscal. También se pueden aplicar bonificaciones de hasta el 90 % a las familias numerosas. 

Existe otro grupo de exenciones que se aplica a las entidades sin ánimos de lucro, como las fundaciones, asociaciones de utilidad pública, federaciones deportivas o asociaciones benéficas. También se suele eximir del pago del IBI a los inmuebles que han sufrido daños considerables por fenómenos meteorológicos adversos o catástrofes. En ese caso, normalmente se aprueban reales decretos-leyes cuya aplicación se circunscribe a las zonas geográficas afectadas para paliar los daños ocasionados y contribuir a la recuperación.

Si tienes un negocio, es importante que sus cuentas estén cuadradas. Un buen control contable te permitirá supervisar las actividades y movimientos para asegurarte de que todo se desarrolla según el plan estratégico que has trazado. Una de las herramientas de control económico más importantes es la conciliación bancaria, pues te permitirá detectar y corregir posibles desviaciones que podrían afectar la salud financiera de tu negocio.

¿Qué es una conciliación bancaria?

La conciliación bancaria consiste en comprobar los registros de los libros contables de la empresa con los extractos de las cuentas corrientes para detectar posibles diferencias y realizar las correcciones o ajustes que sean necesarios. A través de esta operación, verificas que la cuenta bancaria refleja fielmente lo que ocurre en las cuentas de tu empresa.  

Lo ideal es ir comprobando cada uno de los asientos contables minuciosamente, razón por la cual se recomienda no dejar pasar demasiado tiempo entre una conciliación de cuenta bancaria y otra, pues mientras más meses transcurran, más difícil será cuadrar las cuentas. 

Este procedimiento, cuyo principal objetivo es mantener las cuentas y los movimientos bancarios bajo control, debería realizarse al final del mes, comparando el extracto de la entidad bancaria con las operaciones registradas de gastos e ingresos durante ese periodo de tiempo. 

¿Cómo beneficia la conciliación bancaria a tu pyme?

• Mayor control de los recursos económicos. La conciliación bancaria te permitirá comprobar la veracidad de la información contable, de manera que podrás tener una imagen exacta de la situación económica de tu pyme. Tener la contabilidad al día y conocer tu saldo te ayudará a distribuir de manera más eficiente los recursos con los que cuentas para propiciar un crecimiento sostenido y viable a lo largo del tiempo.
• Detectar los errores contables. La conciliación bancaria evita sorpresas desagradables en la contabilidad de tu pyme. Te permitirá detectar errores en las entradas de los libros de contabilidad, cheques girados que no han sido cobrados, consignaciones registradas en los libros que el banco aún no ha abonado o, al contrario, notas de débito o crédito que el banco ha cargado o abonado, pero que todavía no has registrado en tus libros.
• Comprobar los pagos y cobros. Si tienes un volumen de negocio considerable, la conciliación bancaria se convertirá en la mejor herramienta para comprobar las transacciones que ha hecho tu pyme. Podrás tener claro a qué proveedores has pagado y mantenerte al día con los cobros, sabiendo la fecha de los vencimientos para reclamar a los clientes el pago de las facturas no abonadas.
• Prevenir pérdidas. La conciliación bancaria es vital para evitar pérdidas en el negocio. Este procedimiento no solo te permitirá detectar las facturas no cobradas, sino también posibles cargos erróneos. Además, te ayudará a detectar lo que no está funcionando, aquellas áreas que están generando pérdidas económicas, para que puedas replanteártelas.
• Facilitar la toma de decisiones. Cuanta más información poseas sobre el estado financiero de tu pyme, mejores decisiones podrás tomar. La conciliación de la cuenta bancaria te permitirá tomar decisiones estratégicas, basándote en datos fiables y actualizados, para que puedas potenciar las áreas más exitosas y rediseñar aquellas que no están dando los beneficios esperados.
• Mayor seguridad ante una inspección. La conciliación bancaria no es obligatoria, pero tendrás que hacerla para presentar los impuestos trimestrales y tus cuentas anuales. Además, tener la contabilidad al día y las cuentas cuadradas te hará sentirte más seguro, sobre todo de cara a una inspección, pues ya habrás detectado y corregido los errores o desajustes. Así, no tendrás problemas fiscales y evitarás sanciones económicas.

¿Qué tipos de conciliación bancaria existen?

• Conciliación individual o aritmética. Es el tipo de conciliación bancaria que más utilizan las empresas y consiste en ir comparando los movimientos cronológicamente. Partiendo del saldo de los libros contables de la empresa, debes encontrar las diferencias con el saldo bancario para hacer los ajustes contables necesarios y actualizar el saldo del libro de bancos, cuya validez depende de que las operaciones mensuales estén verificadas en el extracto bancario.
• Conciliación conjunta o contable. En este tipo de conciliación bancaria se elabora un documento que contenga toda la información sobre los asientos que no corresponden y se usa para crear las pólizas de corrección (recuerda que, si registras mal una póliza, no puedes cancelarla ni borrar los movimientos, sino que tendrás que realizar una póliza nueva con el movimiento inverso). Las correcciones que sean necesarias estarán a cargo del banco o la empresa, dependiendo de quién es el responsable de los errores.

Las principales causas de los descuadres

Cuando hagas la conciliación bancaria, encontrarás básicamente dos tipos de inconsistencias: temporales o permanentes. Las inconsistencias temporales se deben a un descuadre entre la fecha que reflejan los libros contables y la del extracto bancario. En cambio, las inconsistencias permanentes son errores que comete la empresa o el banco al contabilizar los apuntes en cuestión. 

Existen diferentes razones por las cuales el saldo final del banco no cuadra con la información que contienen los libros contables de tu negocio:

• Cheques girados por la empresa que los beneficiarios no han cobrado.
• Consignaciones en los libros contables que el banco no ha abonado. 
• Notas de débito que el banco carga a la cuenta bancaria, pero que la empresa no ha registrado.
• Notas de crédito que el banco abona a la cuenta de la empresa, pero que esta no ha registrado.
• Diferencia de tiempo en el registro de las partidas, ya que los bancos suelen tardar más en reflejarlas. 
• Errores de la empresa al registrar los conceptos y valores en sus libros de contabilidad.
• Cobros por un terminal punto de venta en los que aparecen varias operaciones de venta agregadas difíciles de vincular a las facturas.
• Errores de la entidad bancaria en la liquidación de determinados conceptos.

¿Cómo hacer la conciliación de una cuenta bancaria?

• Registra todos los movimientos contables que se producen en las cuentas bancarias de tu empresa. Uno de los libros auxiliares más importantes para realizar la conciliación de cuenta bancaria es el libro de banco, en el que solo registrarás las operaciones que realizas con los bancos que trabajas.
• Contrasta tu libro de bancos con el estado de las cuentas. Cada cierto tiempo, normalmente de manera mensual, el banco te enviará un estado de la cuenta con todos los movimientos registrados. Las entidades bancarias se rigen por la norma 43 de la Asociación Española de Banca, la cual regula las características del archivo en el que se reflejan los movimientos de la cuenta corriente y que usarás para realizar la conciliación bancaria. Debes comparar esos datos con los que has anotado para ver si coinciden. Lo habitual es comenzar comprobando el saldo inicial y final para ver si existe alguna diferencia. Si es así, tendrás que revisar y verificar cada uno de los movimientos, punteando las operaciones correctas, para encontrar la diferencia o error.

En cualquier caso, recuerda que no es inusual que los saldos sean diferentes. Los errores más comunes consisten en duplicar un registro u olvidar contabilizar un movimiento. También es habitual equivocarse al colocar una coma o invertir el orden de los dígitos.

La diferencia no siempre es un error, en algunos casos puede deberse a la aplicación de un criterio de devengo diferente. Por ejemplo, la entidad bancaria no registra una operación hasta que no la contabiliza, pero como pyme es posible que ya hayas reflejado esa actividad en tus libros contables. En esos casos, solo tendrás que realizar una anotación contable para dar seguimiento a esa diferencia.

Por último, cabe aclarar que no vale establecer una partida conciliatoria y olvidarte del descuadre. Si acumulas partidas conciliatorias, terminarás con una contabilidad alejada de la situación real de tu pyme y cada vez será más difícil cuadrar las cuentas.

Para que una empresa tenga éxito, es imprescindible llevar un control de su situación financiera. Los problemas de contabilidad afectan al funcionamiento de un negocio e incluso pueden hacerlo fracasar. El 68,8 % de los emprendedores reconoce que la falta de planificación financiera es una de las principales causas del fracaso de las pymes y el 40,6 % piensa que los problemas se originan por incurrir en gastos recurrentes sin tener garantías de ingresos, según indicó una investigación llevada a cabo en la Escuela de Organización Industrial.

¿Qué es la contabilidad de una empresa?

La contabilidad de una empresa  es el conjunto de técnicas y procedimientos que se utilizan para recoger los movimientos contables de la organización. En práctica, es el registro de todas y cada una de las operaciones económicas que realiza la empresa para mantener esa información ordenada y agrupada.

La contabilidad también implica un análisis de las cuentas de la empresa para conocer su situación financiera en todo momento. Su principal objetivo es brindar un cuadro real de los beneficios y pérdidas del negocio para proyectar planes a medio o largo plazo que estimulen el crecimiento empresarial.

¿Cuáles son los problemas de contabilidad más comunes en las pymes?

Llevar la contabilidad de una empresa, aunque sea pequeña, no implica únicamente reflejar sus ganancias y beneficios, hay mucho más detrás de los asientos contables, por lo que es fácil cometer errores. Algunos fallos son fáciles de detectar y corregir, pero otros son más serios e incluso pueden llegar a afectar la salud financiera del negocio. Los problemas de contabilidad más comunes son:

1. No organizar bien el trabajo contable

En la contabilidad, lo ideal es ir por delante del trabajo, no a remolque, asumiendo un rol proactivo en todo momento. Sin embargo, uno de los principales problemas de contabilidad en las pymes consiste precisamente en dejar que el trabajo se acumule. Muchos negocios no cuentan con un sistema de trabajo metódico debido a la falta de tiempo o porque no disponen inmediatamente de toda la documentación para reflejar en los libros contables.

Como resultado, se suelen producir desfases y errores entre los documentos y su registro contable, de manera que algunos ingresos y gastos se pierden por el camino. Si no haces la conciliación bancaria mensualmente, por ejemplo, los registros se acumularán y cuadrar las cuentas se convertirá en una misión imposible. No registrar todos los movimientos de caja es otro error habitual que puede hacer que termines perdiendo la pista de ese dinero.

2. Ahorrar tiempo con algunas partidas contables

Otro error común consiste en ahorrar tiempo con algunas partidas contables, sobre todo en los préstamos a largo plazo. Si no los reclasificas en los asientos contables de la empresa todos los meses, sino que esperas hasta el año próximo, a efectos contables tendrás un falso crédito a corto plazo.

Este problema de contabilidad afecta al balance del negocio, ya que no refleja adecuadamente la deuda. Terminará dañando la imagen de solvencia de tu pyme y dibujando un escenario falso de su funcionamiento real, por lo que puede conducirte a tomar malas decisiones en base a datos que no se ajustan a la realidad.

3. Partidas mal asignadas

Los asientos contables son una herramienta básica para llevar el registro de la actividad de tu negocio y mantener al día el libro diario de compras y ventas. Te permiten mantener las cuentas en orden para presentar las declaraciones de impuestos o ante posibles inspecciones de Hacienda. Sin embargo, existen diferentes tipos de partidas contables, algunas recogen o cierran la situación financiera de la empresa y otras permiten identificar el número de cuentas que intervienen en una transacción. 

Uno de los problemas de contabilidad más comunes en las pymes consiste en asignar determinadas partidas a cuentas contables que no les corresponden. Los gastos de representación, las multas, los comprobantes de pagos, los gastos extraordinarios y los bienes de inversión son los que más dolores de cabeza causan, sobre todo si no tienes experiencia contable, ya que es probable que no sepas en qué libro de contabilidad debes registrarlos.

4. Pobre estructura de cuentas

Otro problema de contabilidad en las pymes es que adolecen del nivel de personalización necesario. Las cuentas no se desglosan con el suficiente nivel de detalle ni se separan los conceptos adecuadamente según la actividad de la empresa.

En el caso de las startups tecnológicas, por ejemplo, un error común consiste en reflejar facturas de servicios de software en las cuentas “saco” u “otros servicios”, donde también se suelen incluir erróneamente las facturas por la publicidad en las redes sociales. Abusar de la categoría “Extra” para anotar los gastos impedirá que puedas formarte una imagen fiel de la realidad financiera de tu negocio. Por eso, lo ideal es definir categorías para cada gasto y detallar lo máximo posible los gastos e ingresos.

5. No tener una política de gastos clara

Para que un negocio funcione, no basta con planificar el presupuesto, debe contar con una política de gastos clara. Se trata de las normas y prácticas que dictan cómo gestionar el dinero, estableciendo los límites que deben seguir tanto los directivos como los empleados, despejando cualquier tipo de dudas respecto a los pagos, consumos y reembolsos. No tener una política de gastos clara es un error común que cometen muchas pymes, que suelen cubrir los gastos más frecuentes con el efectivo de caja.

Al final del año esos gastos pueden llegar a representar un importe considerable, de manera que sin un control adecuado pueden causar problemas a la hora de llevar la contabilidad y realizar la declaración de impuestos. Por tanto, es necesario que registres todos los gastos de tu negocio, por pequeños que sean. Así podrás saber dónde va el dinero, establecer presupuestos más realistas y tener una imagen más real de tu situación financiera.

6. Pérdida de justificantes

Los datos económicos que se recogen en las declaraciones y autoliquidaciones que se presentan en cada ejercicio fiscal deben contar con un soporte físico que los justifique. El desorden o la falta de justificantes para respaldar los asientos contables es un problema relativamente habitual en la contabilidad de las pymes.

Con vistas a una auditoría, inspección fiscal o la declaración de impuestos, debes conservar todos los justificantes y recibos, clasificándolos adecuadamente y asegurándote de que sean fácilmente accesibles, al menos durante los cuatro o seis años que se exigen a efectos fiscales. Por ejemplo, si extravías una factura cuyo importe ya habías incluido en una liquidación, ese gasto dejará de ser deducible. Además, es probable que los efectos de esa pérdida se trasladen a diferentes impuestos y ejercicios fiscales.

7. Mezclar las finanzas personales con la contabilidad de la pyme

Dado que las pymes suelen ser sociedades limitadas con capital aportado por los socios, no es inusual que las finanzas personales y de negocios terminen mezclándose. Cuando comienzas un negocio, es habitual que todo lo personal se convierta en empresarial, desde el número de teléfono hasta la cuenta bancaria. También es probable que termines poniendo dinero de tu bolsillo para cubrir los gastos de la empresa o que saques dinero de la empresa para cubrir tus gastos personales.

Algunos socios se convierten en los principales acreedores de su negocio, una práctica que afecta al balance anual, brindando una mala imagen de cara a posibles inversores y haciendo que pierdas tanto el control de tus finanzas personales como el de la contabilidad de la empresa, ya que no podrás saber con exactitud cuáles son los gastos y ganancias reales de tu negocio. Por eso, lo ideal es que cuentes con una cuenta de empresa que te permita controlar mejor los ingresos y gastos, pudiendo detectar fácilmente errores y problemas en la contabilidad, y que mantengas separadas las finanzas personales de las empresariales.

Llevar adecuadamente la contabilidad no solo es un deber fiscal, sino que también te ayudará a tomar decisiones más estratégicas para tu negocio. Podrás saber en todo momento tus ingresos y costes, los beneficios de las inversiones realizadas y detectar los gastos superfluos que puedes eliminar para que tu pyme sea más productiva.

Las pymes y los autónomos tienen que emitir factura por sus servicios. Sin embargo, el cobro de las facturas suele ser un quebradero de cabeza, sobre todo debido a los retrasos y los impagos. Emitir una factura proforma te permitirá agilizar el proceso de facturación, evitar errores en la contabilidad y dejar las cuentas claras con tus clientes.

¿Qué es una factura proforma?

La factura proforma es un documento que contiene los detalles que luego se incluirán en la factura definitiva. No se trata de una factura comercial propiamente dicha, sino de un documento mediante el cual el vendedor se compromete a brindar los productos o servicios especificados al precio acordado.

¿Qué datos contiene la factura proforma?

Dado que la factura proforma detalla la oferta comercial, esta debe contener la misma información que la factura final, por lo que debe reflejar:

• Texto visible que especifique que se trata de una factura proforma.
• Fecha de emisión.
• Datos del proveedor: nombre comercial, razón social, NIF y datos de contacto. En el caso de las operaciones intracomunitarias, la factura proforma debe incluir el número de IVA comunitario.
• Datos del cliente: nombre comercial, razón social, NIF e información de contacto.
• Descripción detallada de la mercancía, indicando la cantidad o las unidades del producto o el servicio que se va a prestar, intentando ser lo más exhaustivo posible.
• Precio unitario, el precio total en la divisa en la que se realizará el pago, incluyendo los costes adicionales que pueda suponer el envío de mercancías o el traslado hasta el sitio para ofrecer los servicios.
• Impuestos, indicando el tipo de IVA a aplicar o la retención interprofesional en el caso de los autónomos.

¿Para qué sirve una factura proforma?

La factura proforma tiene una función fundamentalmente informativa. El proveedor la emite para que el cliente tenga toda la información que necesita sobre los productos o servicios que se van a facturar. En este sentido, tiene una función parecida a la del presupuesto, ya que es útil para que el cliente confirme sus datos y dé el visto bueno a la operación. No obstante, a diferencia del presupuesto que se envía en las primeras fases de la negociación, la factura proforma se envía en un segundo momento, cuando el cliente ya ha aceptado el presupuesto.

La factura proforma se suele emitir cuando el servicio a prestar ha sido acordado con el cliente o cuando este ha realizado el pedido, pero todavía no lo ha pagado. También se suele utilizar en las operaciones de comercio exterior, fundamentalmente para justificar el valor de la mercancía cuando pase por la aduana. De hecho, la Agencia Tributaria reconoce el valor de la factura proforma como documento comercial con el objetivo de facilitar la identificación de la mercancía que pasa por la aduana y calcular las tasas correspondientes.

Sin embargo, la factura proforma no tiene validez fiscal ni contable. Al no ser la factura definitiva y tener un valor meramente informativo, no se puede utilizar con fines contables. Eso significa que no puedes reflejarla en tus libros de Contabilidad y que tampoco es válida como justificante de pago.

Aunque la factura proforma no tiene valor fiscal, en algunos casos puede tener validez jurídica. La emisión y aceptación de la factura proforma implica un acuerdo entre las partes, tanto del proveedor como del cliente.

Si la factura proforma está firmada por el cliente, puede presentarse como prueba en caso de impago, junto con el albarán correspondiente. Asimismo, cuando el cliente no recibe la factura final, puede usar la factura proforma como prueba de que ha realizado el pago, junto a la transferencia bancaria o un cheque nominativo cruzado, para reclamar judicialmente daños o incumplimientos.

Tres de cada diez pymes han iniciado la recuperación económica tras la pandemia

Las restricciones impuestas por la pandemia y la consecuente crisis económica han hecho mella en el sector empresarial, en particular en las pymes. El X Informe sobre la “Financiación de la Pyme en España”, elaborado por SGR-Cesgar, revela que solo el 30% de las pequeñas y medianas empresas han emprendido el camino de recuperación económica y, aunque se ha facilitado el acceso a la financiación, a cuatro de cada diez empresas les han solicitado un aval o garantía.

Además, un 37,4% de las pymes asegura que su situación ha empeorado con respecto a 2020. De estas últimas, unas 200.000 (5,5%) se consideran vulnerables, puesto que su situación financiera ha empeorado y sus beneficios han disminuido. La mayoría de estos negocios pertenecen al sector de los Servicios a las empresas y el Comercio y servicios personales, lo cual revela que, aunque no hayan sido afectados directamente por las medidas para controlar la pandemia, han sido víctimas de la incertidumbre y los cambios en los hábitos de consumo.

¿Cuáles han sido las necesidades de financiación de las pymes?

En el primer semestre de 2021, las necesidades de financiación de las pymes aumentaron, llegando prácticamente a duplicar las cifras del 2019. El 56% de las pymes necesitó financiación, casi dos millones, una cifra que asciende al 77,7% si se incluyen las microempresas. Las pymes de los sectores de Transporte y correos, Industria manufacturera, Energía y agua y Hostelería y restauración fueron las que más financiación necesitaron.

Según el informe, el 76,1% de las pymes necesitó la financiación para el circulante, mientras que el 27% la destinó a la inversión. A pesar de que las inversiones prácticamente se han detenido, la pandemia ha acelerado los procesos de digitalización, de manera que el 19,8% de las pymes, fundamentalmente empresas medianas y del sector de las Telecomunicaciones y el Comercio y servicios personales, han invertido en digitalización en el primer semestre de 2021.

El estudio de SGR-Cesgar también destaca que nueve de cada diez pymes que han necesitado financiación bancaria la han obtenido o aceptado, reduciéndose el número de denegaciones de solicitud. El 61% de las empresas señala no haber encontrado dificultades para acceder a la financiación, aunque los obstáculos más importantes siguen siendo la falta de garantías solicitadas (18,3%), el precio de la financiación (16,1%), los trámites administrativos y la falta de solvencia de los negocios (7,4%).

Necesidades de garantías de las pymes

En línea con el aumento del peso de la financiación bancaria, el número de pymes que han tenido que presentar avales o garantías también ha aumentado, superando los valores pre pandémicos. Generalmente se trata de empresas de menos de 10 años y que pertenecen al sector del Comercio y servicios personales (34,3%), Servicios a las empresas (15,2%) y la Agricultura (12,9%).

Asimismo, el informe indica que en el último año ha mejorado notablemente el grado de conocimiento que tienen las pymes sobre las sociedades de garantía y sus beneficios para obtener financiación. También ha crecido el número de pymes que han recurrido a una SGR, pasando del 18,7% al 21,2%. Sin duda, ello se debe al papel decisivo que han jugado las SGR durante la crisis de la Covid-19, avalando y asesorando a pymes y autónomos.

Las perspectivas de las pymes para el próximo año

El informe realizado por SGR-Cesgar también señala que, a pesar de las circunstancias extraordinarias que ha generado la crisis de la Covid-19, las perspectivas de las pymes a corto plazo dejan espacio para la esperanza. El 47,7% cree que su facturación aumentará en los próximos 12 meses, mientras un 41% considera que permanecerá estable.

En lo que se refiere a la creación de empleo en el futuro, un 78,9% de las pymes considera que no aumentará su plantilla y que el empleo permanecerá estable en los próximos 12 meses, mientras que tan sólo un 12% de éstas cree que creará puestos de trabajo.

Finalmente, en cuanto a las perspectivas sobre la evolución de la financiación bancaria en el próximo semestre, una de cada cinco pymes que usan las Líneas ICO cree que tendrá que ampliar la cuantía de las mismas, un 23,9% tendrá que ampliar los plazos de devolución y el 13,5% necesitará avales o garantías para renegociar la financiación.