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Infraestructura de una empresa: Infraestructura empresarial para pymes y autónomos

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infraestructura TI de una empresa

La infraestructura de tecnología de la información (TI) se ha convertido en un área estratégica dentro de las empresas para afrontar las exigencias de un mercado en constante evolución y de unos consumidores que eligen y compran cada vez más en el entorno digital. No obstante, cuando la infraestructura TI de una empresa no está bien diseñada puede representar unos costes elevados que lastran la eficiencia y los beneficios corporativos.

Tres soluciones para ahorrar en infraestructura TI y ser más eficientes

Aplicar sistemas de monitoreo de infraestructura TI

La infraestructura TI de una empresa siempre está expuesta a problemas, por lo que es importante estar preparados para solucionarlos con rapidez y minimizar su impacto negativo en el negocio. Para lograrlo, hay que aplicar sistemas de monitoreo que permitan identificar fallas, indisponibilidad y/o exceso de solicitudes.

Realizar pruebas continuas a través de DevOps ayuda a identificar defectos del software de manera temprana, antes de que afecten al funcionamiento de la empresa. También permiten aplicar mejoras continuas para que la empresa pueda sacar el máximo provecho a su inversión en TI. Así se implanta un sistema más robusto y se hace un uso más racional de los recursos.

Evaluar diferentes modelos de licencias

El modelo On-premise, que consiste en comprar el software para instalarlo en la empresa y pagar cada año por su mantenimiento y actualización, está quedando desfasado, ya que aunque brinda más seguridad, tiene un costo elevado. Cada vez más empresas están apostando por el modelo de suscripción, también conocido como modelo SaaS, en el que se paga por el uso del software, pero no se adquieren las licencias, de manera que es mucho más rentable.

De hecho, los modelos de suscripción son ideales para empresas que están creciendo rápidamente o experimentan cambios constantes, ya que permiten ajustar las funciones y recursos a las diferentes necesidades del negocio. Las facilidades de pago son otra ventaja de este tipo de licencia, pues se puede ahorrar realizando una compra anual o extender los pagos en cantidades más pequeñas si se dispone de un presupuesto ajustado.

Otra alternativa para ahorrar en infraestructura TI es el Hybrid Cloud, una mezcla de SaaS y On-premise. En práctica, una parte de los datos y las aplicaciones se guardan en la empresa y la otra en los servidores de un proveedor especializado, mientras la nube híbrida conecta ambos sistemas de manera fluida. Esta solución permite ahorrar costes manteniendo el control del software, siendo muy ágil y escalable, por lo que facilita la digitalización de las pymes.

Apostar por inversiones en la nube y programas de código abierto

A las grandes empresas les resulta más rentable, a largo plazo, invertir en centros de datos dedicados, pero para las pymes la inversión en infraestructura TI de alto nivel suele representar un coste operativo demasiado elevado. Una alternativa consiste en mantener esos centros de datos en la nube. Así se ahorran costes de instalación, ejecución, administración, seguridad y actualización de la tecnología, mientras se automatizan procesos y se mejora la eficiencia operativa.

Otra opción para reducir los gastos en infraestructura TI de una empresa consiste en optar por las soluciones de código abierto. Así no se dependerá de un proveedor individual que pueda bloquear la empresa, sino que el software es proporcionado por desarrolladores especializados. Al contar con múltiples colaboradores, es más fácil detectar y solucionar fallas de seguridad y problemas de rendimiento, así como modificar la tecnología para ajustarla a necesidades de TI únicas.

En cualquier caso, hay que tener presente que cada empresa tiene necesidades tecnológicas diferentes que deben estar alineadas con sus objetivos comerciales y de negocio. Por eso, lo ideal es contratar un servicio de consultoría de TI que realice un diagnóstico individualizado para proponer soluciones que ayuden a reducir los gastos y lograr una infraestructura TI más eficiente.

teletrabajo autónomos

En los últimos años el teletrabajo ha ido ganando terreno en España, aunque la necesidad de mantener el distanciamiento social para contener el avance de la pandemia ha disparado esta tendencia, haciendo que un mayor número de empresas permitan que sus empleados trabajen desde casa. Si eres autónomo y tienes empleados a tu cargo, es importante que sopeses las ventajas y desventajas del teletrabajo antes de apostar definitivamente por este modelo.

Las ventajas del teletrabajo para los autónomos

Facilita la conciliación. No tener que acudir a la oficina a diario siguiendo unos horarios rígidos brinda una mayor flexibilidad para afrontar la jornada. Eso significa que podrás conciliar mejor tu vida profesional y familiar, sobre todo si tienes hijos o pareja. El teletrabajo permite adaptar la agenda en función de las necesidades laborales y personales para poder lidiar mejor con los imprevistos que suelen surgir en ambos ámbitos. Podrás gestionar una petición de un cliente de última hora, recibir al fontanero que viene a reparar esa pérdida de agua en casa o ir a buscar a tus hijos al cole cuando tu pareja no pueda.

Aumenta la productividad. Una de las grandes ventajas del teletrabajo es que incrementa la eficiencia y la productividad. Cuando trabajas solo en casa no existen las típicas distracciones de la oficina y las interrupciones de los colegas, por lo que se genera un ambiente que favorece la concentración. De hecho, el 68 % de los españoles afirma ser igual o incluso más productivo trabajando desde casa, según reportó el Observatorio de Recursos Humanos. La posibilidad de distribuir las tareas, en función de las horas de mayor rendimiento, a lo largo de la jornada también mejora la productividad

Disminuye los costes. Trabajar desde casa suele implicar una reducción de los costes fijos que normalmente suponen el alquiler de locales y el pago de insumos como el agua, la luz y la calefacción. No tener que ir todos los días a la oficina también implica un ahorro en términos de desplazamientos. En caso de que tengas trabajadores a tu cargo, puedes valorar la posibilidad de mudarte a una oficina más pequeña o, incluso, prescindir de ella y contratar un espacio de coworking solo para realizar las reuniones de trabajo.

Favorece la retención del talento. La conciliación es uno de los detalles que más valoran los profesionales a la hora de elegir una empresa donde trabajar. Por eso, si tienes trabajadores a tu cargo, brindarles la posibilidad de trabajar desde casa contribuirá a su retención y disminuirá la rotación del personal. El teletrabajo aumenta la satisfacción y motivación laboral, contribuye a reducir el estrés y hace que los trabajadores se sientan más valorados, lo cual aumenta su compromiso con el proyecto.

Los principales inconvenientes del teletrabajo autónomo

Es más difícil desconectar. El hecho de que la vida profesional y privada coexistan en un mismo espacio puede hacer que sea muy difícil desconectar, sobre todo cuando eres autónomo y toda la responsabilidad del negocio recae sobre tus hombros. Por eso es importante que cuentes con una oficina en casa separada de los espacios donde haces vida familiar y que establezcas horarios sensatos que te permitan disfrutar de tu vida personal.

Mayor aislamiento. Algunas personas llevan peor que otras la soledad que suele implicar el teletrabajo autónomo, lo cual puede conducir en casos extremos a cuadros de depresión. Sin embargo, puedes compensar esta desventaja del teletrabajo programando reuniones virtuales o presenciales para organizar las tareas y proyectos del negocio que también te ayuden a mantener la conexión con tus empleados, colaboradores o clientes.

Problemas de comunicación. El distanciamiento físico que se produce al no acudir a la oficina todos los días puede provocar interrupciones en la comunicación que retrasen los proyectos. Por eso es fundamental que, antes de poner en marcha tu negocio a distancia, determines los canales de comunicación que usarás para transmitir periódicamente la información, ya sea a tus empleados, colaboradores o clientes. Debes cerciorarte, además, de que los medios de comunicación que eliges sean seguros desde el punto de vista informático.

 

espacios de trabajo

La llegada del open space a las oficinas supuso una auténtica revolución a la hora de proyectar los espacios de trabajo. Desde ese momento, el diseño de oficinas no ha dejado de evolucionar, cambiando la mentalidad de las empresas, que ahora comprenden cómo la distribución del espacio físico puede mejorar la productividad y potenciar el bienestar físico y psicológico de sus trabajadores.

Un diseño flexible del espacio de trabajo, que fomente la colaboración y el trabajo en equipo, por ejemplo, reduce el estrés laboral y mejora la productividad, como comprobó una investigación llevada a cabo en Michigan. Otro estudio, realizado en Sídney, descubrió que un buen diseño del espacio de trabajo aumenta significativamente el atractivo de la empresa para los candidatos y mejora la retención del talento.

Tres tendencias actuales en el diseño de espacios de trabajo

1. Máxima personalización para que los empleados elijan dónde quieren trabajar

Los espacios estandarizados ya no satisfacen las necesidades de las empresas y sus trabajadores, por lo que la tendencia en el diseño de oficinas se mueve hacia la personalización. El objetivo es lograr un equilibrio entre los espacios abiertos y aquellos más privados, de manera que cada persona pueda elegir dónde quiere trabajar en cada momento.

Como resultado, los espacios abiertos se funden con nuevos conceptos, como el “Plug and Work”, puestos de trabajo de tamaño más reducido, que generalmente se encuentran distribuidos por diferentes zonas de la oficina, perfectos para realizar trabajos rápidos que no demanden mucha concentración y que también sirven para acomodar a los invitados o los teletrabajadores.

Esos espacios se funden con los “Silent Room”, pequeños cubículos cerrados e insonorizados, especialmente diseñados para quienes necesitan una dosis extra de tranquilidad y concentración, o para realizar llamadas confidenciales, lejos de los sonidos de los espacios abiertos.

2. Espacios flexibles que fomentan sinergias

Cada vez más empresas apuestan por un modelo de trabajo flexible, lo cual significa que sus oficinas deben adaptarse a sus cambiantes necesidades. Los espacios flexibles, que se pueden utilizar de diferentes maneras según la necesidad del momento, no solo contribuyen a reducir los costes en infraestructura, sino que representan una auténtica revolución en la cultura organizacional, ya que estimulan un ambiente de trabajo compartido, conectado y más informal.

En los espacios flexibles se promueve lo que en el mundo anglosajón se conoce como “casual collision”, cuyos máximos exponentes han sido compañías como Google y Pixar. Un emprendedor o directivo no puede programar cuándo surgirá una idea innovadora, pero puede diseñar un espacio de trabajo que produzca las sinergias necesarias entre los empleados, para facilitar la aparición de nuevas ideas.

Para diseñar espacios que promuevan el encuentro entre los empleados sin tener que recurrir a las reuniones formales programadas, hay que incluir elementos como pizarras desplegables y un mobiliario flexible que puedan convertir un espacio común en un punto de reunión improvisado perfectamente funcional.

3. Diseños biofílicos y ecológicos

La conciencia medioambiental corporativa ha llegado al diseño de los espacios de trabajo, que cada vez son más sostenibles. La tendencia es apostar por el uso de materiales ecológicos, reciclados o naturales; todo con escasa manufacturación para reducir su impacto ecológico.

Esa creciente conciencia ecológica también está haciendo que la naturaleza entre en los espacios de trabajo. El diseño biofílico se ha colado en las oficinas y va mucho más allá de poner una planta encima del escritorio. Este tipo de espacios aprovechan al máximo la luz natural, apostando por grandes ventanales con vistas a elementos naturales.

De hecho, un estudio realizado en Italia comprobó que la exposición a la luz solar y los elementos naturales incrementa la satisfacción laboral y el compromiso organizacional, disminuyendo el estrés en los empleados. Los espacios de trabajo de diseño biofílico también incluyen jardines verticales, fuentes con cascadas de agua o incluso olores naturales, que favorecen la concentración y el bienestar de los trabajadores.

anticipo de subvenciones SGR

En los últimos años se han activado diferentes subvenciones para ayudar a los emprendedores que quieran poner en marcha un negocio, a aquellos que se propongan digitalizar su empresa, mejorar su sostenibilidad o iniciar un proceso de internacionalización. No obstante, la concesión de las subvenciones suele tardar y no siempre sigue el ritmo que marca el mercado.

¿Cuánto puedes tardar en cobrar la subvención?

Para obtener una subvención tendrás que pasar por tres etapas. Primero tendrás que esperar a que se publicite una ayuda que se ajuste a las necesidades de tu empresa. Lo habitual es que las convocatorias de subvenciones se lancen solo una vez al año.

Tras presentar la solicitud, si el programa de subvenciones se guía por el principio de la concurrencia competitiva; o sea, reparte el capital entre los mejores proyectos, tendrás que esperar hasta que finalice el plazo de tramitación, que normalmente oscila entre 1 y 3 meses. Si el programa reparte las ayudas hasta agotar los fondos, guiándose por el orden de presentación, el proceso será más rápido.

La Ley General de Subvenciones indica que “el plazo máximo para resolver y notificar la resolución del procedimiento no podrá exceder de seis meses, salvo que una norma con rango de ley establezca un plazo mayor”. Ese plazo se computa a partir de la publicación de la convocatoria.

Lo normal es que, desde el momento en que se publica la resolución, la Administración ingrese el dinero en un plazo que oscila entre los 3 y 6 meses. Sin embargo, en algunos casos, ese cobro podría tardar incluso más de un año, ya que depende del presupuesto público. Una solución para disponer de ese capital inmediatamente es pedir un anticipo de subvenciones.

¿Qué son los anticipos de subvenciones?

El anticipo de subvenciones es una especie de crédito mediante el cual una entidad te facilita un porcentaje del capital que te ha concedido el organismo público. Básicamente, lo que haces es ceder los derechos de cobro de la subvención a esa entidad. La cantidad a recibir varía de una entidad a otra, aunque el importe máximo suele ser el 90 por ciento de la subvención otorgada, ya que tendrás que afrontar algunos costes añadidos.

¿Cuál es el coste de la operación?

Para obtener el anticipo de la subvención, tendrás que pagar unos intereses, ya sea a través de cuotas mensuales o en el momento del vencimiento de la operación, cuando finalmente se cobre la subvención. Esos intereses varían de una entidad a otra, aunque también dependen del nivel de riesgo que representa la operación.

En algunos casos, la entidad puede aplicar comisiones de apertura y estudio, aunque otras no las aplican y tampoco añaden penalizaciones por amortización anticipada, en caso de que recibas la subvención antes de lo previsto. Por eso es conveniente que valores diferentes opciones antes de solicitar el anticipo de la subvención.

El aval que te garantiza el adelanto de una subvención pública

Las Sociedades de Garantía Recíproca (SGR) son sociedades destinadas a facilitar el acceso al crédito a los autónomos y pymes. Con el aval de una SGR podrás cobrar anticipadamente la subvención para financiar tu inversión sin tener que recurrir al crédito bancario.

Dado que estas sociedades funcionan mediante un mecanismo de contragarantías, es decir, están formadas por socios que aportan fondos según la suma que soliciten, cuando aprueben tu aval tendrás que convertirte en socio de la SGR adquiriendo un número de participaciones sociales en función del capital y el riesgo avalado, pero se trata de un depósito reembolsable cuando canceles la operación.

Las ventajas de contar con el aval de una SGR

-          Ahorrarás gastos, ya que no tendrás que recurrir a un crédito bancario, que normalmente implica el pago de unos intereses más elevados. En los avales de las SGR solo se aplica una comisión de riesgo de, aproximadamente, el 0,5 por ciento trimestral, y una comisión de estudio inicial del 1 por ciento.

-          Podrás contar con la asesoría de especialistas en la tramitación de avales ante las Administraciones Públicas, de manera que ahorrarás tiempo y gestiones.

-          Mantendrás tu capacidad para solicitar préstamos o créditos a entidades bancarias, ya que este tipo de aval no consume riesgo bancario.

empresas innovadoras necesitan mayor financiación

En el mercado actual, las empresas que quieran mantener un nivel competitivo están obligadas a innovar. La innovación empresarial es fundamental para mejorar e impulsar el crecimiento del negocio, además de aportar un valor añadido a los clientes. Sin embargo, las empresas innovadoras también tienen que afrontar más costes, por lo que necesitan una mayor inversión en la empresa.

Motivos por los que las empresas innovadoras necesitan mayor financiación

Las necesidades de financiación de las pymes que están innovando son superiores a la media, como constató el VIII Informe de Financiación de la Pyme. El año pasado, el 48,8 por ciento de las pymes innovadoras necesitaron financiación, en comparación con el 34,1 por ciento de aquellas que no innovan. Las garantías exigidas a los proyectos de emprendimiento innovadores también son mayores. ¿Cuáles son los motivos?

Inversión inicial elevada.

En muchos casos la innovación empresarial demanda invertir en nuevas maquinarias o programas, así como en el diseño y prueba de nuevos modelos que, a su vez, deben ser patentados y obtener las certificaciones de calidad correspondientes. Todos esos procesos suelen demandar una inversión considerable.

Formación del personal.

La innovación implica un cambio en la manera tradicional de hacer las cosas, por lo que es probable que sea necesario formar al personal, lo cual representa costes añadidos.

Mayor número de incidentes.

A diferencia de un negocio tradicional, en el que el emprendedor ya tiene los costes controlados, al innovar es habitual que aparezcan sobrecostes, generalmente dados por imprevistos, incidentes y fallos.

Inversión en marketing.

A veces una idea innovadora puede encontrar cierta resistencia por parte de los consumidores, lo cual significa que será necesario realizar una labor educativa, a través de nuevas campañas de marketing, para que comprendan el valor del producto o servicio.

Ventajas de crear una pyme innovadora

Más rentabilidad.

No avanzar en el camino de la innovación empresarial suele ser más caro. A largo plazo, la inversión en innovación se amortiza, ya que la empresa logra ser más rentable e incluso aumentará sus ganancias.

Mayor eficiencia.

La innovación empresarial suele traer consigo una mayor eficiencia en el trabajo, ya sea en la fabricación de los productos o en la gestión organizacional.

Aumenta la fidelidad a la marca.

Cuando una idea es realmente innovadora, puede posicionar la marca en el Top of Mind del consumidor, generando una gran fidelización. También puede redefinir el mercado, eliminando gran parte de la competencia y/o convirtiéndose en un referente.

Mejor gestión del talento humano.

La cultura de innovación en la empresa contribuye a atraer el talento y retenerlo, mejorando la contratación, las tasas de retención y la motivación de los empleados.

Facilidad de acceso a ayudas y subvenciones.

Existen diferentes ayudas, subvenciones,  deducciones fiscales y bonificaciones a las que solo pueden acceder las empresas innovadoras, ya que están diseñadas para impulsar proyectos I+D+i.

5 ejemplos de negocios innovadores

  1. Apple. Con el Mac, Apple introdujo la interfaz gráfica de usuario, revolucionando por completo la industria de la computación. Además de su emblemático iPhone, también lanzó el iPod y iTunes, que cambiarían el modelo de negocio del sector de la música.
  2. Airbnb. Esta plataforma, que permite a los propietarios de viviendas infrautilizadas ofrecer una habitación o su casa de manera temporal, ha representado un antes y un después en el sector de la hostelería y el alquiler inmobiliario.
  3. Amazon. Empezó revolucionando el sector editorial y luego pasó a la venta al por menor. Ideas cotidianas que hoy vemos en muchas tiendas online, nacieron con este gigante de las ventas online, como la evaluación de productos por los compradores, las listas de deseos, la compra en un clic, la facilidad para hacer devoluciones y la rapidez en la entrega.
  4. WhatsApp. Esta aplicación ha revolucionado la manera en que nos comunicamos, permitiéndonos mantener un contacto continuo. Su facilidad de uso y la posibilidad de mantener conversaciones privadas o en grupo han sido claves para su éxito.
  5. Netflix. Esta compañía ha cambiado la concepción del sector del entretenimiento en el hogar, apostando por la emisión de contenido en streaming a través de un modelo de suscripción, dejando rezagada a la competencia.
Modelo Canvas, ¿cómo se elabora?

Todo negocio comienza siendo una idea. Llevar esa idea a la práctica y lograr que sea rentable no suele ser fácil. Afortunadamente, existen diferentes herramientas que te ayudarán a proyectar tu negocio y aumentar las probabilidades de que tenga éxito. Una de las más eficaces es el modelo Canvas, que se puede aplicar a cualquier empresa, independientemente de su tamaño, el sector donde opere y la actividad que desarrolle.

¿Qué es el modelo Canvas?

El modelo Canvas, desarrollado por el consultor y empresario Alexander Osterwalder y el científico computacional Yves Pigneur, es una herramienta que permite definir, crear y representar gráficamente un modelo de negocio.

Se divide en dos grandes secciones: una parte se centra en el valor que el negocio pretende generar a los clientes y la otra se enfoca en el funcionamiento interno, incluyendo las actividades de la empresa y la forma de estructurar sus operaciones, con el objetivo de tener claro el método a seguir para generar ingresos.

Ventajas del modelo Canvas

Representación esquemática sencilla. El modelo de negocios Canvas permite interpretar, de manera rápida y sencilla, cómo la empresa genera valor y logra ser competitiva en el mercado.

Desarrollar un enfoque integral y sistémico. El modelo Canvas resume los elementos internos y externos del negocio, brindando una imagen global del mismo. También permite detectar incoherencias entre las diferentes áreas y comprender mejor su interrelación.

Identificar fortalezas y debilidades del negocio. La representación gráfica del plan de negocio en Canvas permite detectar los puntos fuertes que pueden impulsar el crecimiento de la empresa, así como las áreas que es necesario reforzar para mejorar la competitividad.

Fomentar la innovación. El modelo Canvas es una poderosa herramienta para tomar decisiones estratégicas que fomenten la innovación en el modelo de negocio, siendo un punto de partida para analizar la viabilidad económica de las nuevas ideas.

El modelo Canvas, paso a paso

El modelo Canvas está compuesto por nueve módulos que cubren las cuatro áreas principales de un negocio: clientes, oferta, infraestructuras y viabilidad económica.

  1. Propuesta de valor. La propuesta de valor es el núcleo del negocio, por lo que se ubica en el centro del lienzo. Es aquello que diferencia a tu empresa y la razón por la que los clientes se decantarán por tus productos o servicios, en vez de elegir los de la competencia.
  2. Segmentos de mercado. Esta área del modelo Canvas refleja los diferentes segmentos de mercado a los que te diriges. Debe incluir tus diferentes buyer persona, ya que cuantos más detalles conozcas de tus clientes, más eficaces y específicas serán tus estrategias de marketing y comercialización.
  3. Relación con los clientes. Resume tu estrategia para atraer, retener y fidelizar a los clientes, así como el tipo de relación que establecerás con ellos, si es automatizada, personal o externalizarás ese servicio. Recuerda que de esa relación depende, en gran medida, la reputación de tu marca.
  4. Canales. Esta área del modelo de negocios Canvas resume cómo tus clientes podrán comprar el producto y el sistema de distribución que utilizarás. Incluye tu estrategia para transmitir tu propuesta de valor al mercado, partiendo de la experiencia que deseas generar en tu buyer persona.
  5. Fuentes de ingresos. ¿Establecerás precios fijos o dinámicos? ¿Venderás productos y servicios directamente o instaurarás un modelo de subscripción? Esta área del modelo Canvas incluye las fuentes de ingresos que harán que tu negocio sea rentable, considerando el precio límite, el umbral por debajo del cual no puedes situar el precio de venta, y el precio que puede pagar tu buyer persona.
  6. Recursos clave. Se trata de todo lo que tu negocio necesita para desarrollar su actividad, desde maquinarias y tecnología hasta espacios físicos, como oficinas o naves industriales, además de los recursos humanos y financieros para poner en marcha el negocio.
  7. Actividades clave. Esta área recoge todas aquellas acciones, tareas y procesos esenciales para proporcionar valor a tu buyer persona y diferenciarte de la competencia, desde la producción hasta las plataformas que usarás, el servicio de postventa o el marketing.
  8. Asociaciones clave. Todo plan de negocios en Canvas debe recoger los acuerdos de colaboración y las alianzas estratégicas necesarias para poner en marcha la empresa y garantizar su sostenibilidad a lo largo del tiempo. Identifica a proveedores, distribuidores, socios y/o inversores con los que puedas compartir experiencias, costes y recursos.
  9. Estructura de costes. Este elemento del modelo Canvas implica evaluar los costes fijos que tendrá tu negocio, así como las estrategias para obtener la máxima rentabilidad posible. También recoge las necesidades operativas de financiación y el sistema de gestión de las facturas.

Introduce Business Intelligence en tu pyme

Si tienes un negocio, sabrás que tomar decisiones es complicado, sobre todo cuando no dispones de los datos necesarios. No eres el único. El 24 % de los directivos afirma que generalmente tienen menos de 24 horas para tomar decisiones importantes para su empresa sin disponer de la información que necesitan, según reveló CEO Magazine.

La tecnología que uses para recopilar y analizar los datos puede jugar a tu favor o volverse en tu contra. En un mercado tan competitivo y cambiante como el actual, herramientas como Excel se han quedado obsoletas, ya que no permiten actualizar los datos en tiempo real y tener una visión global que facilite la toma de decisiones. La solución es pasarte al business intelligence.

¿Qué es Business Intelligence?

Business Intelligence (BI) es el conjunto de tecnologías, aplicaciones y metodologías que permite recopilar y transformar datos de la empresa, tanto internos como externos, en una información estructurada y comprensible que facilite la toma de decisiones estratégicas.

Existen diferentes aplicaciones de business intelligence que pueden usar empresas de todo tipo:

-       Cuadro de mando integral (CMI). Es una herramienta de control empresarial que permite determinar y monitorizar los objetivos de negocio y de sus diferentes áreas para cumplir con el plan estratégico.

-       Sistema de soporte a la decisión (DSS). Esta herramienta se enfoca en el análisis de los datos empresariales para elaborar informes dinámicos, flexibles e interactivos, en los que se integra la información de todos los departamentos para garantizar una visión global del funcionamiento del negocio.

-       Sistema de información ejecutiva. Esta herramienta proporciona acceso de manera sencilla a la información interna y externa de la empresa para brindar un panorama completo de los indicadores relevantes del negocio y darles seguimiento.

Ventajas del Business Intelligence para pymes

Facilita la recogida diaria de información

Con las herramientas de business intelligence los datos se actualizan constantemente en tiempo real, a medida que cada departamento los vaya generando. Así no tendrás que esperar hasta el cierre del mes o el trimestre para tomar las decisiones correctivas que sean necesarias.

Mejora la comunicación, seguimiento y control de los departamentos

Gracias al business intelligence todos los departamentos podrán hablar el mismo lenguaje, ya que se estandarizan los reportes y se aplican los mismos criterios de evaluación. La posibilidad de cruzar y unificar los datos, así como de disponer rápidamente de la información que generan los otros departamentos también les permite trabajar de manera más eficiente en la consecución de los objetivos de negocio.

Libera la carga de trabajo

La automatización de muchos de los procesos de recogida y análisis de datos no solo te permitirá ahorrar costes de personal, sino también liberar recursos. Podrás liberar a tus empleados de esas tareas repetitivas que no aportan valor al negocio para que puedan enfocarse en aquellas más productivas que lo hagan crecer.

Permite tomar mejores decisiones de negocio basadas en datos fiables

Lo que cuenta no es la cantidad de datos, sino su calidad. Con el business intelligence puedes dar un sentido a los datos que genera tu negocio para tomar las decisiones correctas en el momento adecuado. Podrás organizar y agrupar esa información usando diferentes indicadores clave, que te permitirán detectar de un vistazo los problemas y oportunidades para introducir aquellos cambios que impulsen tu negocio.

Realiza simulaciones de diferentes escenarios

Algunas herramientas de business intelligence permiten realizar una simulación de los distintos escenarios a los que podría enfrentarse tu pyme. Así podrás elaborar un plan de prevención de riesgos que te permita adelantarte a posibles contingencias y evitar sorpresas desagradables de última hora.

Brinda una ventaja competitiva a la empresa

Al disponer de información actualizada y fiable, podrás tomar decisiones estratégicas que brinden una ventaja a tu negocio respecto a la competencia. Al cruzar diferentes datos, descubrirás los detalles que puedes mejorar para incrementar la eficiencia y productividad. Y todo ello con un considerable ahorro de tiempo.
Cómo trabajar desde casa siendo autónomo

Trabajar desde casa es una realidad cada vez más común. En España 1,43 millones de personas ya trabajan desde sus casas, según un informe de Adecco. Tener un negocio propio y gestionarlo desde casa no solo es cómodo sino también rentable, pero si no eres lo suficientemente disciplinado puedes desarrollar malos hábitos que disminuyan tu productividad y, a la larga, afecten tu calidad de vida.

Ventajas de trabajar desde casa

Ahorras costes. Trabajar desde casa implica tener menos gastos. No tendrás que alquilar una oficina, ahorrarás el coste del transporte e incluso podrás deducir una serie de gastos como autónomo relacionados con el alquiler del piso y los suministros del hogar.

Tienes flexibilidad horaria. Tener un negocio propio y trabajar en casa te brinda más flexibilidad para planificar tu jornada, de manera que podrás conciliar mejor las necesidades personales y profesionales. También evitarás los largos viajes hasta la oficina, un tiempo que puedes aprovechar para trabajar o solucionar tus asuntos personales.

Eres más eficaz. Trabajar desde casa puede aumentar en un 13 % tu productividad, según reveló un estudio realizado en la Universidad de Stanford. Es probable que puedas concentrarte más, al no estar expuesto a los ruidos y las conversaciones de la oficina. También tendrás más libertad para organizar el trabajo, aprovechando tus momentos de mayor productividad, de manera que seas eficiente.

¿Cómo trabajar desde casa sin perder la concentración?

Acondiciona tu espacio de trabajo

Aunque trabajes en casa, es importante que tengas una oficina o, al menos un lugar donde puedas tener a mano todos los documentos y materiales que necesitas. Tener un espacio acondicionado para trabajar, te ayudará a evitar las distracciones del hogar y contribuirá a que seas más productivo porque, apenas pongas un pie en esa oficina, tu cerebro entrará en “modo trabajo”. Lo ideal es que sea un sitio agradable y tranquilo donde te sientas a gusto.

Convierte la tecnología en tu aliada

Si tu trabajo demanda entregar proyectos y estar en comunicación constante con tus clientes, elegir una buena plataforma de trabajo te ahorrará tiempo y dolores de cabeza. Con opciones como Smartsheet podrás asignar proyectos, darles seguimiento y entregar documentos, de manera que el trabajo fluya con rapidez. También puedes recurrir a aplicaciones que te ayuden a planificar tu trabajo, como Google Calendar, o incluso apostar por un software de facturación y/o contabilidad para ahorrar tiempo en las tareas administrativas de tu negocio.

Sé disciplinado

Una de las principales ventajas de trabajar desde casa es la flexibilidad horaria, pero también debes ser lo suficientemente disciplinado como para ceñirte a un horario que te permita cumplir con los plazos de entrega. No es necesario que trabajes desde las 8 de la mañana hasta las 5 de la tarde, pero si tienes que trabajar 8 horas al día, debes asegurarte de que nada te perturbe durante ese tiempo.

No planifiques actividades personales a mitad de jornada

Aunque tengas un negocio propio y trabajes desde casa, lo ideal es que planifiques los asuntos personales o las citas médicas como lo harías si tuvieras que ir a la oficina; o sea, temprano por la mañana o por la tarde. Si cortas tu flujo de trabajo a mitad de la jornada, luego te resultará más difícil recuperar la concentración y es probable que termines perdiendo gran parte del día.

Planifica reuniones cara a cara

Aunque las teleconferencias y las vídeollamadas están a la orden del día, es conveniente que, de vez en cuando, planifiques reuniones presenciales con tus clientes. La mayoría de los espacios de coworking brindan la posibilidad de alquilar sus salones de reuniones, un detalle que te ayudará a proyectar una imagen más profesional ante tus clientes y te permitirá salir del aislamiento en el que, a menudo, se sumen los emprendedores que trabajan desde casa.

Tranformación digital

Con la llegada de la computación en la nube, el big data, las plataformas móviles y la Inteligencia Artificial, la transformación digital representa una nueva revolución para el sector empresarial. El 48% de las grandes empresas en España ya se han digitalizado pero solo el 14 % de las pymes, microempresas y autónomos tienen la intención de sumarse a esa revolución digital, según indicó EuropaPress. El coste de la transformación digital es uno de los principales obstáculos, pero los beneficios que reporta son tantos que deberías plantearte seriamente digitalizar tu negocio.

¿Qué es la transformación digital?

Implementar cambios tecnológicos en una empresa no basta para iniciar una transformación digital. Tener presencia en las redes sociales, aplicar un plan de marketing digital o abrir una tienda online no es sinónimo de digitalización. La revolución digital implica reconstruir las dinámicas del negocio a partir de las tecnologías, adaptándolas a las nuevas demandas del mercado.

La transformación digital consiste en aplicar la tecnología a los procesos y productos de la empresa para ganar en eficiencia, aportar valor a los clientes, disminuir los riesgos o descubrir nuevas oportunidades para generar ingresos. La integración de las tecnologías digitales implica un cambio en la forma de operar de la empresa ya que se reelaboran los procesos, productos y/o estrategias de negocio.

Ventajas de la transformación digital para pymes y autónomos

Mejora la eficiencia operativa y la capacidad de respuesta.En un mercado tan cambiante como el actual, la capacidad de respuesta es esencial para ganar y conservar clientes. Un estudio realizado por CA Technologies reveló que la transformación digital permite ganar en rapidez. Las empresas digitalizadas reconocen que logran satisfacer las demandas del mercado un 33 % más rápido y que han reducido en un 32 % el tiempo necesario para tomar decisiones.

Genera una experiencia mejorada en el cliente. El 74 % de los negocios que han implementado la transformación digital reconocen que la experiencia de sus clientes ha mejorado hasta en un 40 %, lo cual incrementa la retención a largo plazo. La digitalización actúa en diferentes niveles ya que brinda nuevas vías de comunicación con los clientes, permite brindarles respuestas más rápidas y obtener una retroalimentación casi instantánea que ayude a mejorar los productos y/o servicios.

Crea nuevas fuentes de ingresos. La transformación digital brinda a las pymes la entrada en nuevos mercados a los que no podía acceder siguiendo un modelo de negocio tradicional. A menudo también le abre las puertas a comerciar en un mercado global. No es casual que las empresas que han puesto en marcha la transformación digital reconozcan que han aumentado en un 37 % las ganancias provenientes de nuevas fuentes de ingresos.

Reduce costes y mejora la calidad. Gracias a la optimización de los procesos internos, los negocios que se han digitalizado aseguran que sus costes fijos han disminuido una media del 37 % mientras que la calidad de sus servicios ha aumentado hasta un 39 %.

Ampliar el público. El 76 % de las empresas digitalizadas reconoce que han mejorado su alcance digital captando a un nuevo público. Eso se traduce en un aumento de las ventas y las ganancias.

Diferenciación competitiva. En un mundo donde muchas pymes y autónomos aún no se han digitalizado, sumarse a la revolución digital implica una importante ventaja competitiva para diferenciarse y conectar mejor con los clientes, aportándoles un valor añadido que otras empresas no pueden darle.

Impulsa la cultura de la innovación. La transformación digital estimula la cultura de la innovación en la empresa. Las pymes que se digitalizan mejoran su marca empleadora y atraen talento, que puede aportar, a su vez, más ideas innovadoras que impulsen el crecimiento del negocio.

Por supuesto, antes de implementar la transformación digital, debes realizar un examen minucioso de las diferentes áreas de tu empresa. Quizá tengas que aplicar cambios organizativos, en la cadena de suministro o en la relación con los clientes para lograr que tu negocio sea más competitivo.

Negociar el alquiler de oficinas para pymes y autónomos

El alquiler de oficinas sigue creciendo, impulsado por la creación de empleo y las buenas previsiones económicas. La superficie de oficinas contratada encadena varios años en alza, en 2017 superó los 892.000 m2 firmados en Madrid y Barcelona, lo cual representa un incremento interanual del 21 % para ambas ciudades, según reveló el informe de la consultora JLL.

El incremento de las operaciones y la disminución de las oficinas de alquiler disponibles han hecho que, en ciudades como Madrid, el precio medio haya crecido un 8,4 %, sobre todo en los distritos de negocios y los mejores inmuebles de las zonas periféricas. Por tanto, si tienes un negocio y estás pensando en alquilar una oficina, será mejor que te prepares para negociar.

¿Qué pasos seguir para negociar el alquiler de una oficina?

Los contratos de alquiler de oficinas se rigen por la Ley de Arrendamientos Urbanos, en la cual se especifica que “en la regulación de los arrendamientos para uso distinto al de vivienda, la ley opta por dejar al libre pacto de las partes todos los elementos del contrato”. Esto significa que pueden existir diferentes tipos de contratos de alquiler pues dependen del acuerdo al que llegues con el arrendador. Para no dar un paso en falso, es conveniente que compruebes una serie de detalles antes de firmar el contrato.

Verifica que el local se puede destinar al uso que le piensas dar

Si el local albergaba una actividad similar y no vas a realizar grandes obras, solo tendrás que hacer el cambio de titularidad de la licencia, un trámite bastante sencillo. Si el local no tiene licencia, es conveniente que pidas información al Ayuntamiento y solicites en el registro de la propiedad los estatutos de la comunidad de la finca donde se encuentre el local para comprobar que se puede utilizar como oficina.

Si planeas reformar el local para adaptarlo a las necesidades de tu negocio, un técnico tendrá que elaborar un informe en el que certifique que todos los cambios cumplen la normativa. Debes adjuntar ese informe a los documentos para solicitar la licencia de apertura y al (al o el?) contrato de alquiler.

Negocia la renta a pagar y la duración del contrato

La variación del precio y la duración del contrato de la oficina en alquiler son dos detalles importantes, sobre todo si haces obras y quieres amortizar esa inversión. Los propietarios suelen pedir un mínimo de duración, generalmente tres años, periodo antes del cual no podrás desistir del arrendamiento y, si lo haces, tendrás que pagar una penalización, según los términos del contrato.

Durante ese tiempo, el precio del alquiler se suele actualizar, por lo que debes tener claro si esa subida estará ligada al IPC o a otros valores como la renta de mercado. Lo más conveniente es acordar un límite en esa variación, para que no se produzca un aumento excesivo del alquiler que luego no puedas afrontar. También puedes negociar una renta escalonada, la cual te dará un respiro durante el primer año, sobre todo si has hecho reformas.

Clarifica quién correrá con los diferentes gastos del local

Antes de firmar el contrato de alquiler de la oficina, verifica a cargo de quién corren los diferentes gastos del local y la carga mensual que representan. Si es posible, pactad un límite máximo. En el caso de las oficinas, lo habitual es que los gastos de la comunidad corran a cargo del propietario, los cuales suelen incluir la conservación y el mantenimiento exterior, aunque no siempre es así. Y no olvides comprobar si el contrato prevé la cesión y subarriendo.

¿Qué ayudas existen para que pymes y autónomos puedan alquilar oficinas?

Los propietarios suelen pedir garantías para acceder al alquiler de oficinas. La fianza establecida legalmente es de dos meses, que se puede realizar mediante depósito, con aval bancario o con el aval de una SGR para alquilar un local, el cual también te brindará una posición más ventajosa a la hora de negociar.

Algunos municipios han puesto en marcha sus propias ayudas para facilitar el alquiler de una oficina o local comercial. Estas ayudas no solo pretenden incentivar el autoempleo sino también revitalizar algunas zonas de la ciudad. Las modalidades difieren, algunas cubren los primeros seis meses o el primer año de alquiler del local a coste cero, para luego ir disminuyendo escalonadamente. Infórmate en el Ayuntamiento si existe alguna ayuda disponible para alquilar una oficina.

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