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El aval es una herramienta clave en el ámbito empresarial porque actúa como una garantía de cumplimiento. En esencia, se utiliza para asegurar a un tercero, ya sea una entidad financiera, un proveedor o la Administración pública, que la obligación será atendida, aunque el titular principal no cumpla.

Por eso, suelen solicitarlo en las operaciones de financiación, las licitaciones públicas o, incluso, en acuerdos comerciales de cierta envergadura. De hecho, el porcentaje de empresas que ha necesitado garantías o avales se situó en el  16,9% en 2025, según el último informe de Cesgar. Sin embargo, ¿qué ocurre si el titular no paga un aval?

La naturaleza y las obligaciones del aval

El aval es un compromiso jurídico, de manera que cuando una persona o empresa firma como avalista, está asumiendo la responsabilidad legal de responder por la deuda o la obligación del titular principal en caso de incumplimiento. 

Por consiguiente, el acreedor, ya sea una entidad bancaria, la propia Administración pública u otra empresa, tiene derecho a ejecutar el aval y reclamarle al avalista el importe garantizado según los términos pactados. No obstante, existen diferentes tipos de avales que determinan el alcance de las obligaciones que contrae el avalista y el procedimiento que debe seguir el acreedor.

Como norma general, en los avales ordinarios o subsidiarios es necesario dirigirse primero al avalado y demostrar que se le ha reclamado la deuda, pero este no puede pagar. En cambio, en los avales solidarios, que suelen ser los más comunes en el ámbito empresarial y en las operaciones bancarias, el acreedor puede reclamar directamente al avalista, sin necesidad de agotar todas las vías contra el deudor principal, porque estas fórmulas suelen incluir renuncias a los beneficios del fiador.

Las consecuencias económicas y la protección legal del avalista

El incumplimiento del titular y la ejecución del aval acarrea varias consecuencias que es importante considerar. La primera y más obvia es el impacto financiero, ya que el avalista tendrá que hacer frente al importe garantizado, lo que podría generar tensiones de tesorería considerables. 

No obstante, cabe aclarar que una vez que el avalista salda la deuda, tiene derecho a reclamar dicha cantidad al titular. El artículo 1838 del Código Civil indica que “el fiador que paga por el deudor debe ser indemnizado por éste”. Dicha indemnización incluye:

• La cantidad total de la deuda.
• Los intereses legales que deriven de la misma.
• Los gastos ocasionados en el proceso.
• Los daños y perjuicios, si procede.

Mediante esta acción, el avalista puede recuperar lo abonado y los gastos en los que ha incurrido para saldar la deuda. No obstante, este proceso no siempre es sencillo ni rápido, sobre todo si el titular atraviesa dificultades económicas. 

¿Cómo reclamar al titular del aval?

Lo habitual es iniciar una reclamación extrajudicial previa mediante un requerimiento fehaciente. Si el titular no responde ni paga de manera voluntaria, el avalista tendrá que acudir a la vía judicial. 

Dependiendo de la naturaleza de la deuda y de la documentación disponible, el avalista podría interponer un procedimiento monitorio, si la deuda es líquida, determinada y exigible, o un juicio declarativo. Si el juez estima la pretensión, dictará una resolución que reconoce el derecho del avalista a ser reembolsado. 

En caso de que el avalado no cumpla voluntariamente con la sentencia, se abre la fase de ejecución forzosa. En este punto, el avalista puede solicitar el embargo de bienes y derechos del deudor hasta cubrir la cantidad adeudada, lo cual puede incluir cuentas bancarias, salarios, créditos frente a terceros, vehículos o inmuebles. 

Este proceso se rige por el principio de responsabilidad patrimonial universal, lo que significa que el avalado responde con todos sus bienes presentes y futuros. No obstante, debes tener presente que la efectividad de la recuperación dependerá de la solvencia del deudor y de la localización de los activos embargables, lo que podría alargar el procedimiento o limitar el cobro efectivo.

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La facturación es una de las tareas contables más importantes de todo negocio, aunque también suele ser una de las más tediosas y que más problemas de contabilidad genera. Los errores y fallos en la facturación pueden incrementar significativamente el tiempo de cobro y causar dificultades con el flujo de efectivo. 

Si trabajas como autónomo o tienes una pyme, los softwares de facturación se convertirán en tu mejor aliado, ya que te ayudarán a agilizar y simplificar este proceso. No solo podrás ahorrar tiempo, sino también evitar errores que puedan dar pie a sanciones de Hacienda.

¿Qué son los programas de facturación?

Un software de facturación es una herramienta automatizada que permite gestionar de manera rápida y sencilla las facturas de un negocio. Su principal objetivo es centralizar todo el proceso de facturación y la información relacionada con los clientes y proveedores.

Estos programas incorporan diferentes plantillas de facturas, aunque algunos incluso permiten diseñar un modelo totalmente personalizado. Generan de manera automática la numeración y fecha de la factura, así como el tipo impositivo a aplicar y el total final a pagar.

Algunos softwares de facturación cuentan con un sistema OCR para reconocer y registrar automáticamente los documentos de gastos. Otros envían recordatorios de las facturas impagadas para que reclames su cobro. 

Con la incorporación de la inteligencia artificial, sus funcionalidades han evolucionado notablemente. Ya no se limitan a reconocer datos, son capaces de interpretarlos, categorizar gastos de forma automática, detectar posibles errores en facturas e incluso sugerir correcciones antes de que se registren. Además, aprenden de tus hábitos contables, por lo que son cada vez más precisos.

Las ventajas de los softwares de facturación para las pymes y autónomos

A medida que una pyme o un profesional independiente empieza a crecer, también se complejiza su gestión diaria. Lo que antes eran unas pocas facturas al mes se convierte en un flujo constante de documentos, clientes y obligaciones fiscales. En ese punto, muchos descubren que seguir utilizando sistemas básicos no es solo incómodo, sino poco sostenible. Los beneficios de los softwares de facturación compensan con creces su curva de aprendizaje.

1. Minimizan los errores

Los programas de facturación asignan de manera automática el número de factura, lo cual te permitirá evitar los típicos errores de numeración. También realizan los cálculos automáticamente, de manera que solo tienes que introducir el importe por unidad y el número de unidades para obtener el importe final adecuado.

Algunos de estos softwares incorporan validaciones automáticas que detectan inconsistencias antes de guardar o enviar una factura. Por ejemplo, te avisan si falta algún dato obligatorio, el formato del NIF es incorrecto o si se ha aplicado un tipo de IVA que no corresponde. Por tanto, sirven como una segunda capa de revisión para evitar fallos que, de otro modo, podrían pasar desapercibidos.

2. Reducen los costes

Una ventaja importante de los softwares de facturación para pymes y autónomos, en especial aquellos que gestionan un gran volumen de facturas, es la reducción de costes. La digitalización de estas tareas agiliza el proceso administrativo, de manera que tu equipo contable podrá dedicarse a otras funciones más importantes que impulsen el crecimiento del negocio. También ahorrarás los costes de impresión y almacenaje de las facturas físicas.

A esto se suma un ahorro menos visible, pero igual de importante, que proviene de la reducción de errores y la posibilidad de llevar un control más preciso de los cobros y pagos. Gestionar bien la facturación te evitará incurrir en multas y te ahorrará los gastos que suelen derivarse de retrasos, intereses o una mala previsión de tesorería.

3. Aligeran la carga de trabajo

Estos programas facilitan la emisión de facturas proformas o rectificativas, además de permitir guardar los datos de los clientes y proveedores para acceder a ellos rápidamente. También ofrecen la posibilidad de enviar correos automáticamente a varios clientes y generar facturas periódicas, lo cual representa un ahorro de tiempo y reduce la carga de trabajo. 

Podrás tener todas las facturas en un mismo lugar y localizarlas fácilmente, usando los diferentes criterios de búsqueda que ofrecen estos programas. Centralizar la información contable se traducirá en menos duplicidades e interrupciones, lo que agilizará el flujo de trabajo y aumentará la eficiencia. 

4. Disminuyen los riesgos fiscales

Un software de facturación te permite operar con mayor orden contable. Eso significa que los registros de tu capital y movimientos serán más fieles y reflejarán la realidad contable del negocio en todo momento, por lo que podrás enviar información precisa a la Agencia Tributaria para realizar las correspondientes declaraciones de impuestos sin errores u omisiones involuntarias. 

Como resultado, reducirás los riesgos fiscales para tu empresa y es menos probable que te enfrentes a sanciones económicas derivadas de fallos o malas prácticas contables. No solo evitarás la carga financiera que suponen las multas, sino que también protegerás la imagen de tu negocio al evitar que lo asocien a sanciones y multas fiscales, lo cual genera desconfianza en clientes, proveedores o posibles inversionistas, además de lastrar las posibilidades de acceder a ayudas públicas o presentarse a licitaciones.

5. Facilitan la toma de decisiones

Incluso los programas de facturación gratuitos permiten apreciar de un vistazo qué facturas han sido cobradas y cuáles no, así como llevar la contabilidad básica del negocio. Tendrás la posibilidad de conocer las fechas de vencimiento de tus cobros, controlar los impagados y realizar una previsión de los pagos. Así, podrás anticipar posibles tensiones de liquidez y reorganizar cobros o gastos para tener más margen de maniobra. 

Un buen software de facturación también elabora gráficos que reflejan la evolución mensual de la facturación y/o tus clientes y proveedores, para que tengas una visión global del negocio y puedas tomar decisiones estratégicas en base a su funcionamiento real. Te ayudará a detectar tendencias que podrían pasar desapercibidas en una revisión manual, como estacionalidades, caídas de ingresos o concentración excesiva en pocos clientes. Así, tendrás datos fiables para ajustar tu estrategia comercial, diversificar tu cartera de clientes o identificar qué líneas de negocio están siendo más rentables.

Programas de facturación gratuitos que puedes usar en tu negocio

No todos los negocios necesitan soluciones complejas desde el inicio. Si tienes un volumen de facturación reducido o estás empezando, optar por un programa gratuito puede ser más que suficiente para cubrir tus necesidades básicas sin incurrir en costes innecesarios. De hecho, es una opción válida para experimentar, comparar y comprender qué funcionalidades necesitas. 

1. ContaSimple

Este programa de facturación gratis para autónomos y pymes es ideal para quienes están comenzando su actividad empresarial, ya que cuenta con un plan básico que prevé 12 documentos por año y hasta 5 productos. 

Te permitirá llevar la contabilidad básica de manera sencilla y crear las facturas en cuestión de segundos en formato PDF para enviarlas directamente por correo electrónico. Soporta diferentes idiomas y permite gestionar los pagos y cobros. También ofrece resúmenes mensuales, trimestrales y anuales para que puedas formarte una imagen fidedigna del funcionamiento de tu negocio y te permite llevar los libros de contabilidad oficiales.

2. FacturaScripts

Se trata de un software de facturación libre basado en un sistema de plugins que permiten personalizar diferentes detalles, según tus necesidades. Cuenta con más de 170 plugins, algunos específicos para clínicas veterinarias o negocios de automoción, tanto gratuitos como de pago. 
Además, permite el acceso desde cualquier dispositivo y posee conectores con las principales plataformas de e-commerce. Lo mejor de todo es que cumple con la normativa vigente en España y está preparado para integrarse con Verifactu, TicketBAI y SII.

3. Facturae

Este programa de facturación gratuito para pymes y autónomos fue creado por el Ministerio para la Transformación Digital y lo suelen usar las empresas que trabajan con las instituciones públicas. Especialmente diseñado para generar facturas electrónicas, también las recibe, por lo que es una buena alternativa si tienes clientes y proveedores que ya trabajan con este sistema. 

También permite llevar el libro de IVA y, gracias a la funcionalidad “Histórico”, brinda una idea general del funcionamiento del negocio. La nueva versión 3.4 introduce algunos cambios, como la posibilidad de anular facturas y la integración con los servicios web de FACe, el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado. 

4. Invoicely

Es un programa de facturación gratuito para los autónomos y las pymes que están comenzando su negocio y realizan pocas facturas al mes. Ofrece un procedimiento sencillo y directo para crear albaranes y facturas en cuestión de segundos. 

Permite guardar hasta 3 clientes y emitir hasta 5 facturas mensuales, por lo que es ideal si estás empezando tu negocio. Cuenta, además, con plantillas de factura para que tengas un formato base y acepta diferentes divisas y pagos con Paypal.

5. Jasmin

Este software de facturación online ofrece diferentes herramientas para facilitar las tareas contables. Cuenta con tablas de impuestos y motivos de exención preconfigurados para que las pymes y autónomos se mantengan actualizados y puedan cumplir con todos los requisitos fiscales. Además, permite controlar los gastos, supervisar las compras y llevar el inventario y almacenes con un único software. 

De hecho, su versión gratuita es una de las más completas del mercado, pues no tiene límites de usuarios ni documentos e incluye impuestos, gastos e inventario. Hasta los primeros 30.000 euros de facturación del primer año, es gratis. También brinda la posibilidad de personalizar tus facturas y el software se encuentra 100% en la nube, por lo que podrás facturar donde quieras y desde cualquier dispositivo. 

6. Visionwin

Este software de facturación puede ser utilizado por todo tipo de negocios, ya que es muy versátil y adaptable. Brinda distintas opciones de facturación automática y digital que son muy intuitivas y fáciles de usar. Incluye diferentes informes y gráficos para analizar la información contable del negocio y posee una base de datos que proporciona una visión bastante amplia del progreso de este.

Las opciones de facturación ofrecen plantillas de distintos tipos que se adaptan a cada necesidad. Este software se puede descargar y usar de forma gratuita, sólo tendrás que pagar por el servicio de asesoramiento y soporte técnico si lo necesitas más allá de la primera semana.

7. b2brouter

Este programa de facturación cuenta con un plan Basic ideal para iniciarse en la factura electrónica.  De hecho, también cumple con VeriFactu. Su versión gratis acepta hasta 10 contactos y prevé hasta 24 transacciones, contando las facturas enviadas y recibidas, así como las declaraciones fiscales.

Podrás crear y recibir facturas en el territorio nacional, enviándolas por correo electrónico con un enlace de descarga. Cuenta con un sistema de reconocimiento de texto automático (OCR) y realiza a diario una copia de seguridad de las facturas, ofreciendo almacenamiento ilimitado de las mismas. Además, brinda información sobre el estado de las facturas emitidas, para que sepas si tus clientes las recibieron.

Por último, recuerda que en un entorno cada vez más digital y competitivo, implementar un programa de facturación, ya seas autónomo o tengas una pyme, implica pasar a una gestión más estructurada y ágil. Cuando la facturación deja de ser una carga y se integra de forma natural en la dinámica del negocio, liberas tiempo, energía y recursos que puedes destinar a crecer y mejorar. 

Como cada año, se acerca el momento de presentar la declaración de la renta para pymes y autónomos, una de las obligaciones fiscales más importantes para los contribuyentes en España. Sin embargo, la normativa que rige todo lo relacionado con el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) no es estática, por lo que es esencial conocer los cambios que entrarán en vigor, de manera que puedas presentarla en tiempo y forma. De hecho, en esta campaña se han vuelto a incluir algunas modificaciones.

¿Qué autónomos están obligados a presentar la declaración de la renta del ejercicio 2025?

Hace unos años, no todos los autónomos tenían la obligación de realizar la declaración anual del IRPF. En 2006, se había aprobado una ley sobre el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, que indicaba que solo debían presentarla quienes hubieran obtenido rendimientos netos a través de sus actividades económicas o rentas inmobiliarias que superaran los 1.000 euros.

Sin embargo, con la entrada en vigor del nuevo sistema de cotización por ingresos reales, ese límite se eliminó. El decreto, mediante el cual se estableció el nuevo sistema de cotización para los trabajadores por cuenta propia, modificó la normativa del IRPF indicando que “estarán, en cualquier caso, obligadas a declarar todas aquellas personas físicas que, en cualquier momento del período impositivo, hubieran estado de alta como trabajadores por cuenta propia, en el Régimen Especial de Trabajadores por Cuenta Propia o Autónomos o en el Régimen Especial de la Seguridad Social de los Trabajadores del Mar.

Por tanto, todos aquellos que han estado dados de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) están obligados a presentar su declaración de la renta, independientemente de los ingresos obtenidos. Por extensión, también tendrán que hacerlo sus “familiares colaboradores”. 

Los únicos autónomos que podrían quedar exentos de esta obligación fiscal son los que se dieron de alta este año, lo que significa que no desarrollaron ninguna actividad económica por cuenta propia durante el ejercicio pasado.

Tramos de la declaración del IRPF 2025

El porcentaje de la renta que se abona a la Agencia Tributaria depende de varios factores. La renta procedente del ahorro, por ejemplo, tributa a un porcentaje más bajo, mientras que la general se rige por una escala progresiva. Este año, Hacienda confirmó que no modificará los tramos, por lo que la suma del estatal y el autonómico se mantienen en:

• Desde 0 hasta 12.450 euros: retención del 19%

• Desde 12.450 hasta 20.199 euros: retención del 24%

• Desde 20.200 hasta 35.199 euros: retención del 30%

• Desde 35.200 hasta 59.999 euros: retención del 37%

• Desde 60.000 hasta 299.999 euros: retención del 45%

• Más de 300.000 euros: retención del 47%

Dichos porcentajes se van aplicando escalonadamente, comenzando por el inferior, de manera que a la totalidad de tus ingresos no se le imputa el tipo de retención más alto. Por ejemplo, si como autónomo ingresas 25.000 euros brutos al año, no pagarás el 30% del total. Se aplicará un 19% a los primeros 12.450 euros, los siguientes 7.750 euros tributarán dentro del segundo tramo, por lo que se tasarán con un 24%, mientras que los 4.801 euros restantes quedarán sujetos al 30% del tercer tramo.

Fechas clave para la campaña de declaración de la renta 2025-2026

Esta campaña de declaración de la renta seguirá una estructura bastante parecida a la anterior, comenzó el 8 de abril y finalizará el 30 de junio.

• Desde el 8 de abril, los contribuyentes ya pueden acceder a su borrador de la renta a través de internet, mediante el sistema Renta Web. Se podrá confirmar el borrador por Internet o, incluso, a través del móvil, si no necesitas modificar los datos que aporta la Agencia Tributaria.
• Si quieres solicitar ayuda por teléfono, tendrás que esperar hasta el 6 de mayo, siempre con cita previa, la cual estará disponible a partir del 29 de abril y hasta el 29 de junio.
• En caso de que desees presentar la declaración de la renta de manera presencial en las oficinas de la Agencia Tributaria, podrás hacerlo a partir del 1 de junio. La solicitud de cita comienza el 29 de mayo y se encontrará disponible hasta el 29 de junio.

Es importante que tengas en cuenta que presentar la declaración de la renta fuera de plazo conlleva una multa, cuya cuantía depende del retraso. En esta campaña, las sanciones serán del 1% del importe a pagar por cada mes de dilación. Si tardas más de 12 meses en presentar tu declaración, el recargo sumará el 15% más intereses de demora. De hecho, aunque el resultado de la declaración sea a devolver, se aplicará una sanción de 100 euros por presentarla fuera de plazo.

Guía para presentar la declaración de la renta sin acudir a la Agencia Tributaria

Si no quieres ir presencialmente a Hacienda, tienes tres opciones para hacer la declaración de la renta: por teléfono, mediante el programa Renta Web o usando la aplicación móvil. Recuerda que, antes de descargar los datos fiscales, tendrás que ratificar o cambiar tu domicilio fiscal, aunque sólo quieras solicitar cita previa o acceder al borrador. El sistema te mostrará automáticamente la vivienda con referencia catastral.

1) Llamada telefónica

Para presentar la declaración de la renta vía telefónica, tendrás que pedir cita por Internet o llamando a los teléfonos automáticos: 91 535 73 26 / 901 12 12 24 o al servicio de cita para Renta: 91 553 00 71 / 901 22 33 44, los cuales están disponibles de 9 a 19 horas, de lunes a viernes.

Es importante que tengas a mano todos los datos necesarios: el número de referencia del titular de la declaración, el DNI de todas las personas que figuren en la declaración, el IBAN de cuenta bancaria y las referencias catastrales de todos los inmuebles de tu propiedad o en los que vivas de alquiler.

2) Presentación online con Renta Web

 

Si vas a presentar la declaración online, tendrás que acceder a Renta Web. Seleccionas “Servicio de tramitación borrador/declaración” y te identificas indicando el DNI o NIE y el número de referencia, la cl@ve PIN o el certificado electrónico. 

Para obtener tu número de referencia, tendrás que indicar en la página web de Hacienda tu NIF y la fecha de caducidad del DNI o NIE. También tendrás que introducir el importe de la casilla 505 de la declaración del IRPF correspondiente a 2024. Si no la realizaste, debes indicar un número de cuenta bancaria (IBAN) de la que seas titular. 

En este punto, ya podrás acceder a tus datos fiscales. Debes corroborarlos porque la Agencia Tributaria dispone de una información limitada sobre tus gastos e ingresos como autónomo y no suele estar al corriente de los cambios en tu estatus familiar.

Cuando los datos estén correctos, genera la declaración y presiona en presentar. Si sale a devolver, debes indicar la cuenta bancaria para recibir el ingreso. Si la declaración de la renta sale a pagar, puedes seleccionar la opción de domiciliar el pago y fraccionarlo en dos plazos. 

 

3) Presentación a través de la App

 

También tienes la posibilidad de presentar la declaración de la renta 2025 a través de la aplicación de la Agencia Tributaria (APP-AEAT). Tendrás que identificarte, al igual que para acceder a Renta Web. Una vez dentro, podrás consultar tus datos fiscales, modificar la información y presentar la declaración de la renta.

Al igual que otros años, la aplicación cuenta con un sistema guiado de identificación para facilitar el acceso según las preferencias individuales. Si tu declaración es muy sencilla, tienes la opción de “presentar la declaración con un solo clic”, pero en este caso no podrás modificar los datos. Comprueba bien todos los datos antes de enviarlos para que luego no tengas que hacer una declaración complementaria.

La App incorpora la posibilidad de permitir el registro en Cl@ve sin acudir a una oficina, mediante una vídeo llamada. En ese caso, tendrás que acceder a la sala de espera y tener a mano tu documento de identidad para mostrárselo al operador que te atenderá, así como el teléfono móvil que usarás para introducir la Cl@ve.

 

4) Ayuda del asistente virtual

Cabe aclarar que puedes contar con el apoyo del asistente virtual de la Agencia Tributaria. Puedes preguntarle sobre cuestiones generales del IRPF para saber, por ejemplo, cómo determinar tu rendimiento o a qué obligaciones fiscales estás sujeto. 

Solo tienes que formular tu pregunta y el asistente te irá guiando, planteándote diferentes escenarios. Desde Hacienda aclaran que, aunque utilizan “sistemas de Inteligencia Artificial para un mejor entendimiento y clasificación de las preguntas, las respuestas proporcionadas han sido redactadas por personal cualificado”.

Al final, puedes generar un PDF con la información, aunque para ello necesitarás autenticarte con Cl@ve o certificado electrónico. Este servicio incluye un chat, que se encuentra disponible de 9:00 a 19:00 horas de lunes a viernes para brindar información más personalizada.

 

Novedades fiscales para la declaración de la renta 2025-2026 de los autónomos

 

Este año no trae cambios radicales, pero incorpora algunas variaciones en la presentación del IRPF. Quizá la más destacable para los autónomos es que la adaptación al sistema de cotización por ingresos reales ya ha entrado plenamente en vigor, por lo que la Agencia Tributaria y la Seguridad Social están cruzando los datos para comprobar que lo que declaras coincida con lo que has cotizado.

Otro de los cambios más relevantes se refiere a la tributación de las rentas del ahorro, ya que el tipo que se aplica a las bases liquidables superiores a 300.000 euros aumenta hasta el 30%. 

Además, Hacienda pondrá un énfasis especial en los pagos realizados por Bizum, sobre todo en los ingresos de los autónomos, por lo que tendrás que declarar las cuantías obtenidas. También es necesario que indiques las ganancias, pérdidas o intereses en criptomonedas. 

Por otra parte, si realizaste obras de mejora de la eficiencia energética, ya sea en tu vivienda habitual o en un edificio residencial, podrás deducir las cantidades satisfechas. También se sigue aplicando la deducción por la adquisición de vehículos eléctricos enchufables y de pila de combustible, así como a la instalación de puntos de recarga de baterías.

En esta campaña, se añade una deducción especial para los contribuyentes con rendimientos del trabajo reducidos. Relacionada con el aumento del salario mínimo interprofesional (16.576 euros anuales), su objetivo es preservar la capacidad adquisitiva de estas personas, evitando que dicha subida conduzca a un aumento de la tributación.

La deducción, que puede alcanzar los 340 euros, tiene un carácter decreciente. El importe máximo se aplica a los rendimientos del trabajo iguales o inferiores a 16.576 euros y se reduce paulatinamente para las rentas que oscilen entre los 16.576 y 18.276 euros.

 

Nuevas deducciones autonómicas

 

El IRPF es un impuesto compartido con las comunidades, lo que significa que estas pueden cambiar parte de la escala impositiva, introduciendo rebajas fiscales y nuevas normativas. En la campaña de la renta 2025-2026 se aplicarán cientos de deducciones autonómicas que deberías revisar atentamente.  

Cataluña, por ejemplo, ha ampliado la deducción por alquiler de vivienda habitual de 300 a 500 euros y de 600 a 1.000 euros para la vivienda conjunta si cumples ciertos requisitos. 

Andalucía y Asturias han incluido deducciones para la compra de alimentos aptos para celíacos, por un máximo de 100 euros, mientras que La Rioja y la Comunidad Valenciana se suman a la Región de Murcia y Andalucía, con la posibilidad de desgravar los gastos del gimnasio. 

Andalucía y la Región de Murcia también aplican una deducción del 30% de los gastos veterinarios, con un límite máximo de 100 euros anuales por contribuyente. Por otra parte, Galicia y Extremadura aplican nuevas ayudas para los gastos relacionados con los cuidados de los enfermos de ELA.

También conviene recordar que, a partir de este año, el único sistema para corregir las declaraciones de la renta es la autoliquidación rectificativa. Eso agiliza el proceso de corrección fiscal, ya que podrás modificar, completar o rectificar tu declaración sin tener que esperar la resolución administrativa.

 

¿Hay que declarar las prestaciones económicas del Estado?

En el caso de los autónomos, la mayoría de las subvenciones o ayudas se catalogan como ganancias patrimoniales o rendimientos de la actividad económica, lo cual significa que tributan a efectos del IRPF y debes incluirlas en la declaración de la renta. 

Así como existe la obligación de declarar las prestaciones recibidas por un ERTE, los autónomos que recibieron una ayuda por cese de actividad también deben cuantificarla y presentar la declaración de la renta. Además, hay que declarar la recepción del ingreso mínimo vital, con independencia de la cuantía de los ingresos, pues, aunque la ayuda es una renta exenta, es necesario presentar la declaración.

De hecho, desde la campaña de la renta anterior, incluso los parados que reciban una prestación por desempleo tendrán que presentar la declaración, independientemente del importe que perciban. La gran excepción son las ayudas públicas extraordinarias concedidas como consecuencia de catástrofes naturales, que se declaran exentas en el IRPF.

 

 

 

 

 

Gestionar equipos va más allá de asignar tareas y responsabilidades, también implica aspectos más administrativos, como el control horario. Conocer los horarios reales de entrada y salida de tus empleados, así como su tiempo efectivo de trabajo, facilita la planificación y la toma de decisiones organizativas. Además, aporta una base objetiva para gestionar incidencias, horas extra o posibles desajustes en la jornada en el cumplimiento de la normativa laboral. 

La legislación sobre el control horario en las empresas

En España, el registro horario es obligatorio desde 2019 para todas las empresas, empleados y modalidades de trabajo. No obstante, actualmente se está tramitando una reforma laboral que prevé cambios significativos, tanto en la forma de llevar ese registro como en la información que recopila. ¿Qué cambiaría?

1. Sistema de control horario.

La ley actual sólo exige que las organizaciones lleven un registro horario, pero la nueva normativa incluiría la digitalización del mismo para garantizar la objetividad, fiabilidad y accesibilidad de los datos. 

2. Información recabada.

Con la normativa vigente, sólo tienes que reflejar el inicio y fin de la jornada laboral, pero con la nueva legislación también tendrías que registrar las interrupciones y las pausas si afectan al cómputo total de horas.

3. Clasificación de las horas trabajadas.

Actualmente no es necesario desglosar las horas, pero, de aprobarse la nueva ley, tendrías que especificar las horas ordinarias, extraordinarias o complementarias de cada trabajador.

Además, cada trabajador debe fichar directamente y esa información debe estar a disposición de los empleados y las autoridades competentes para que puedan revisarla y obtener copias cuando lo soliciten. De hecho, el sistema de registro digital que elijas debe garantizar la interoperabilidad y permitir que tanto los sindicatos como la Seguridad Social o las Inspecciones de Trabajo accedan a los datos en remoto.

¿Cómo registrar la entrada y salida del personal?

Antes de implementar un sistema de control horario, es fundamental que definas políticas claras que sirvan como marco de referencia para todo el equipo. No basta con registrar las horas, debes especificar qué espera exactamente la empresa en términos de puntualidad, qué grado de flexibilidad existe, cómo se gestionan los tiempos de comida, las pausas o las salidas durante la jornada y qué sanciones se aplican en caso de incumplimientos.

Una política de control horario clara permite alinear las expectativas, evita malentendidos y aporta seguridad jurídica, tanto a la empresa como a sus empleados. Lo ideal es que elijas un sistema eficaz, fiable y seguro. 

Software de control horario

Existen programas específicamente diseñados para registrar la entrada y salida de los trabajadores, como Holded, Sage o Clockify. También permiten calcular las horas efectivas de trabajo y gestionar incidencias, como retrasos o ausencias. Además, suelen incorporar funciones avanzadas, como la generación de informes detallados, y se pueden integrar con nóminas o sistemas de recursos humanos, por lo que son muy útiles para centralizar la información y tener una visión global en tiempo real de la actividad laboral.

Apps de fichaje 

Las aplicaciones móviles, como Kenjo o Beebole, son una alternativa flexible de fichaje, perfecta para equipos que trabajan fuera de la oficina o con modelos híbridos. Básicamente, los empleados pueden registrar su jornada desde el móvil, en muchos casos incluyendo geolocalización o validación por IP para garantizar la veracidad del registro. Además, facilitan la gestión de pausas, desplazamientos y turnos, ofreciendo a la empresa un mayor control sin limitar la movilidad del trabajador.

Códigos QR

Los códigos QR son otra opción práctica y económica para supervisar la jornada laboral. Solo tienes que colocar uno en la entrada del centro de trabajo para que los empleados lo escaneen al entrar o salir, usando su móvil o un terminal específico. Este sistema agiliza el proceso de fichaje y puede integrarse con plataformas digitales de recursos humanos para registrar automáticamente la información. 

RFID (identificación por radiofrecuencia)

Este sistema funciona con tarjetas, llaveros o pulseras que el empleado debe acercar a un lector al iniciar o finalizar su jornada. Es un método de registro rápido, automatizado y con un margen de error muy bajo, por lo que es una solución idónea para empresas con muchos trabajadores o turnos rotativos. 

En todo caso, mantente informado sobre la posible aprobación de la nueva ley, cuya entrada en vigor se prevé para 2027. Es probable que se realicen modificaciones y las pymes y autónomos con trabajadores a su cargo podrían quedar excluidos.

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El aval es una herramienta clave para generar confianza en el ámbito empresarial. Ya sea para obtener un crédito, garantizar el cumplimiento de un contrato, acceder a una licitación pública o respaldar obligaciones frente a terceros, muchas pymes y autónomos recurren a esta fórmula para sostener o impulsar su negocio.

De hecho, el porcentaje de empresas que necesitan garantías o avales ha aumentado ligeramente del 16,2% en el año 2023 al 18,1% en 2024, según el último informe de Cesgar. En 2025, se formalizaron 25.074 avales a través de las Sociedades de Garantía Recíproca, lo que supuso un aumento del 14% en el importe de financiación concedida respecto al ejercicio anterior. Sin embargo, estos avales no son indefinidos, tienen una vigencia concreta y cubren aspectos específicos, por lo que quizá en algún momento necesites renovarlos.

¿Cuándo se debe renovar un aval?

Como norma general, tendrás que renovar el aval cuando su plazo de validez esté a punto de expirar y la obligación que garantiza siga vigente. Es una situación relativamente habitual en los contratos de larga duración, como las obras públicas, suministros continuados o concesiones administrativas.

Por ejemplo, si una empresa de construcción presenta un aval técnico para garantizar la ejecución de una obra que iba a durar 12 meses, pero el proyecto se retrasa, tendrá que prorrogar el aval para que siga cubriendo el riesgo durante el tiempo adicional. En ese caso, se hace referencia a un vencimiento de plazo. 

Otro escenario que suele demandar la renovación del aval son las licitaciones públicas. En España, muchas administraciones exigen garantías que cubran tanto la fase de adjudicación como la ejecución del contrato. Si el contrato se amplía, modifica o simplemente se alarga más allá de lo previsto, tendrás que renovar el aval para seguir cumpliendo con las condiciones exigidas por la administración. Si no lo haces, es posible que te expongas a penalizaciones o, incluso, a la resolución del contrato.

También existen situaciones que obligan a renovar los avales comerciales o financieros. Por ejemplo, si tienes una línea de crédito respaldada por un aval y esta se prorroga más allá del plazo inicial, algo bastante común, tendrás que extender la vigencia del aval asociado. De lo contrario, el banco podría considerar que la operación no tiene cobertura suficiente.

Razones habituales para renovar un aval más allá de su vencimiento

En el ámbito empresarial, los cambios en los contratos son relativamente frecuentes. Se producen ampliaciones de alcance, variaciones en el volumen económico o modificaciones en los plazos de ejecución y las obligaciones. Cuando hay una variación sustancial en el contrato, es probable que el aval emitido inicialmente no cubra el riesgo real. En estos casos, no se trata de prorrogar la vigencia, sino de comprobar que el importe garantizado y las condiciones del aval siguen siendo adecuadas.

Otra circunstancia que podría conducir a una revisión del aval son los cambios en las condiciones financieras del negocio o la estructura de riesgo de la operación. Los contratos de financiación suelen incluir cláusulas que obligan a la empresa a mantener ciertas ratios financieras. Si tu solvencia empeora e incumples esas ratios, el banco podría pedirte más garantías, por lo que es probable que tengas que renegociar el aval.

Del mismo modo, si se produce una modificación en la naturaleza de la obligación, como cuando pasas de pagos puntuales a un esquema de pagos aplazados más prolongado, es posible que el aval original no cubra correctamente ese nuevo perfil de riesgo, por lo que tendrás que revisar sus condiciones y renovarlo para que se ajuste a la nueva realidad contractual.

En cualquier caso, dado que los avales también representan un coste, es importante que los tengas en cuenta en tu planificación financiera. Si están a punto de caducar o sabes que la situación que cubren podría cambiar, será mejor que no esperes al último minuto para renegociar las condiciones. Así, evitarás interrupciones en la cobertura, podrás planificar mejor tus gastos financieros y proyectarás una imagen más profesional.

Imagen de Drazen Zigic en Freepik.

Cuando pensamos en una marca, solemos asociarla a la marca de una empresa, pero en un mercado laboral cada vez más competitivo y exigente, es imprescindible desarrollar una marca personal que te permita destacar. Ya no basta con tener experiencia profesional y una buena formación, también debes saber comunicar quién eres, qué aportas y por qué una organización debería confiar en ti.

No importa si trabajas como autónomo, tienes una pyme o formas parte de una empresa, desarrollar una marca personal sólida y reconocible aumentará tus probabilidades de tener éxito a nivel profesional, sobre todo con la llegada de la IA, ya que se valorarán cada vez más los perfiles con voz propia que sean capaces de aportar una perspectiva única.

¿Qué es la marca personal?

La marca personal es la imagen profesional y personal que proyectas como resultado de tus acciones. Es todo aquello, desde tu reputación, características de personalidad y resultados profesionales, que te distingue de los demás y te hace único. Es el valor diferencial que aportas y te convierte en un profesional valioso para otras empresas.

Construir una marca personal aporta muchas ventajas:

Aumenta la visibilidad.

Una marca clara y coherente mejorará tu credibilidad y reputación profesional. Hará que tu nombre sea el primero en el que piensen tus colegas, clientes o reclutadores porque perciben que eres una persona que aporta valor y merece una oportunidad.

Diferenciación frente a la competencia.

Todos tenemos títulos, experiencia y habilidades técnicas, lo que realmente marca la diferencia son las características personales, ya sean tus valores, estilo de comunicación o forma de resolver los problemas. Eso se convierte en tu sello personal, una baza para destacar en tu sector.

Genera confianza.

La confianza se construye a lo largo del tiempo a golpe de coherencia. Cuando las personas perciben que comunicas de manera consistente, conocen los valores que te guían y tienen pruebas de tu trabajo, pueden confiar en ti, lo que acabará abriéndote muchas puertas.

Mayor desarrollo profesional y personal.

Construir una marca personal te obliga a reflexionar sobre quién eres, qué quieres transmitir y cuáles son tus prioridades. Ese proceso de autoconocimiento te ayudará a tomar decisiones más alineadas con tus objetivos, mejorar tus competencias y, en última instancia, sentirte más realizado y satisfecho contigo mismo.

Control de la trayectoria profesional.

Tener una marca personal sólida te ayuda a tomar las riendas de tu carrera. En vez de depender de la suerte, de decisiones de terceros o de factores externos, puedes crear mejores oportunidades laborales, posicionarte en un sector y labrar la trayectoria que deseas a largo plazo. 

Cinco estrategias de branding para impulsar tu marca personal

El proceso para construir y gestionar tu marca personal se denomina personal branding e incluye todas aquellas acciones dirigidas a construir un nombre y una imagen en la mente de tu público. La estrategia de branding consiste en determinar qué aspectos te interesa resaltar, cómo los vas a mostrar y a través de qué canales, para lograr tus objetivos profesionales.

1. Escribe contenido de calidad

Para impulsar tu marca personal en el entorno digital, una estrategia clásica que sigue siendo muy efectiva consiste en tener un blog propio donde publiques contenido de calidad regularmente. Así, no solo podrás mostrar tu experiencia con un enfoque distintivo, sino también posicionarte como un profesional activo y comprometido en tu nicho. De hecho, si tu contenido es único y demuestra tu expertise, los motores de búsqueda te premiarán, de manera que podrás atraer a posibles clientes interesados en tus productos o servicios.

Una estrategia complementaria consiste en publicar en medios de prestigio de tu industria, ya sean revistas especializadas, plataformas digitales o newsletters sectoriales, sin olvidar posibles colaboraciones en blogs de terceros con buena reputación. El objetivo sigue siendo ganar visibilidad, reforzar tu autoridad y llegar a audiencias que todavía no te conocen.

2. Lanza una campaña de email marketing

El correo electrónico sigue siendo una potente herramienta de marketing para llamar la atención y generar engagement. De hecho, la mitad de los profesionales del marketing afirma que el email marketing es el canal más eficaz para llegar a su audiencia, con una tasa de apertura promedio del 36,5%.

La clave consiste en aportar auténtico valor a través de ese contenido, intentando que los textos no tengan un carácter demasiado comercial, sino que te permitan posicionarte como un referente en tu sector. Si la información es original, interesante o resuelve algún problema específico de tu audiencia, será más probable que abran tus correos y lean tus comunicaciones.

3. Aprovecha las redes sociales para difundir tus contenidos

Cuando escribas un artículo o hagas un vídeo interesante, difúndelo en tus redes sociales, sobre todo en LinkedIn, una plataforma perfecta para promocionar tu marca personal y conectar con otros profesionales. Aunque, dependiendo de tu sector, X, Instagram o, incluso, YouTube y TikTok también podrían ser canales muy efectivos para amplificar tu alcance.

Como regla general, lo ideal es que el 70% del contenido que publiques en tus redes sociales sea de carácter profesional (como consejos, análisis, estudios, reflexiones o casos de éxito) y el 30% restante más personal, mostrando tu manera de trabajar o tus intereses fuera del área laboral. Así, transmitirás una imagen más cercana y auténtica sin perder autoridad profesional.

No obstante, recuerda que no basta con publicar, debes interactuar con la comunidad. Comenta, responde preguntas, agradece las menciones y participa en las conversaciones relevantes aportando puntos de vista interesantes. La consistencia y la interacción generan confianza y harán que tu marca personal sea más memorable. 

4. Crea un canal de YouTube 

Los índices de penetración del vídeo se han disparado en los últimos años, ya que muchas personas prefieren consumir este tipo de contenido que leer. Un informe reciente sobre la industria televisiva y audiovisual en España indicó que YouTube tiene un papel cada vez más protagónico como generador de contenidos audiovisuales, ya que acapara aproximadamente el 71% de ese tipo de contenido que se consume en Internet.

Estos canales de comunicación te permiten crear una mayor conexión con tu target, consolidarte como un experto en tu sector y demostrar cualidades importantes para tu marca personal como la confianza en ti mismo, el carisma o las habilidades comunicativas.

5. Haz un podcast

En España, el podcast ha dejado de ser un formato de nicho para alcanzar una penetración cercana al 94%. En la actualidad, alrededor del 86% de los españoles lo consume de forma recurrente, según el Observatorio iVoox. Por consiguiente, no es una apuesta por una tendencia emergente, sino por un canal consolidado con audiencias fieles.

Con un podcast podrás construir una voz reconocible. A diferencia de otros formatos, el audio genera una sensación de cercanía difícil de replicar porque se mete en la cabeza del oyente, literalmente. Si lo haces bien, te posicionará rápidamente como un referente en tu sector y te permitirá ganar autoridad. Por ejemplo, si eres psicólogo, puedes dedicar episodios a explicar cómo resolver problemas emocionales cotidianos y, si eres especialista en marketing digital, podrías analizar campañas reales compartiendo lo que ha funcionado y lo que no.

Por último, recuerda que para que tu estrategia de branding brinde buenos resultados, debes mantener la unidad y coherencia de marca. Utiliza siempre el mismo logo, colores y tono de comunicación, intentando transmitir los mismos valores a través de todos los canales que uses. Esa coherencia, sumada al valor que aportas, será lo que haga que te recuerden, te identifiquen y, con el tiempo, confíen en ti.

Los impagos son un gran quebradero de cabeza para muchas pymes y autónomos, ya que, detrás de esas facturas pendientes, hay mucho más que un retraso. Si se acumulan, pueden lastrar el crecimiento e, incluso, provocar un desequilibrio en el flujo de caja que conduzca a aplazamientos en los pagos a proveedores y aumente el riesgo de insolvencia.

En este sentido, el último informe del Observatorio de Morosidad de Cepyme reveló que el esfuerzo financiero de las pymes debido a la morosidad asciende a 1.957 millones de euros. Según la ley, el sector público tiene un plazo máximo de 30 días para pagar, un periodo que se extiende a 60 días en el ámbito privado, pero como la realidad a menudo dista de la teoría, el tiempo medio de pago es de 80,1 días.

Los deudores que superen esos plazos deberían abonar unos intereses bastante altos, pero en la práctica muchos autónomos y pymes terminan desistiendo de cobrar las deudas con tal de no enfrentarse a largos y costosos litigios judiciales. Sin embargo, existen otros procedimientos para reclamar las deudas pendientes que no implican acudir a los juzgados.

Las vías más comunes para gestionar los impagos

Lo ideal es que puedas gestionar los impagos sin necesidad de acudir a terceros, por lo que el primer paso siempre es intentar llegar a un acuerdo amistoso. Comienza enviando un recordatorio cordial, generalmente vía email, entre 24 o 48 horas después del vencimiento inicial de la factura. Si, tras una semana, no recibes respuesta, puedes enviar un correo más formal, preguntando además el motivo del retraso. 

Si tampoco responden, tendrás que llamar por teléfono para hablar con el responsable de contabilidad y preguntarle el motivo del impago. La clave radica en abordar esa conversación de manera profesional y cercana, mostrando comprensión por la situación del deudor, pero sin renunciar a tus derechos.

Si se trata de un cliente habitual que se ha retrasado con un pago por problemas de liquidez, podrías proponerle un plan de pagos fraccionado, estableciendo fechas concretas y cantidades parciales que le permitan cumplir sus obligaciones financieras sin asfixiar su negocio. 

Otra posibilidad consiste en ofrecer un descuento parcial que, al menos, te permita cobrar parte del importe inmediatamente. Si el cobro se complica, asegúrate de enviar cartas certificadas o burofax porque así, si necesitas optar por la vía judicial, podrás presentar pruebas suficientes. 

Si no has logrado cobrar las facturas impagadas hablando directamente con el cliente, puedes optar por alguna de estas opciones:

Empresas de recobro

Hace unos años, una de las opciones más populares para gestionar los impagos era recurrir a las empresas de cobro de deudas, pero en los últimos tiempos cada vez menos autónomos y pymes solicitan sus servicios, puesto que los índices de cobro de deudas han disminuido.

Las empresas de recobro suelen llevarse un porcentaje de la factura impagada, intentando ofrecer opciones de negociación amistosa como la posibilidad de renegociar las cuotas. También dan seguimiento al proceso, de modo que, si el deudor se compromete a realizar la transferencia en un momento dado y no la hace, vuelven a contactarle para saber qué ha ocurrido y renegociar las condiciones y plazos.

Si la vía extrajudicial se agota, entrarán en juego sus abogados para reclamar por vía legal. En ese caso, debes saber que la ley te brinda la posibilidad de exigir al deudor incluso los costes en los que hayas incurrido para cobrar las deudas pendientes.

Seguro de crédito

Si cuentas con esta póliza, en caso de impago la aseguradora asumirá un porcentaje de la deuda. El procedimiento suele ser el siguiente: al detectar el impago, lo notificas a la compañía de seguros, la cual tiene la obligación de pagar, a modo de adelanto y contando seis meses a partir del aviso, el 50 por ciento de la cuantía pactada.

La aseguradora le reclamará el pago al deudor, por lo que la cantidad final que recibas dependerá de los gastos ocasionados por la gestión del impago, aunque la indemnización suele cubrir entre el 70 y 95 por ciento del importe asegurado, dependiendo del tipo de póliza que hayas suscrito.

Algunas de estas pólizas también ofrecen un servicio de diagnóstico financiero de los clientes para que evites o, al menos, reduzcas el riesgo de impago. El coste de un seguro de crédito oscila entre el 0,1 y 0,5 por ciento del volumen de facturación asegurado, según el sector, la siniestralidad y la exposición al riesgo. 

Notario

Una de las vías tradicionales para cobrar las facturas impagadas es el requerimiento notarial, un acta en la que notificas al deudor la existencia de la deuda impagada y le instas a abonarla. Mediante este procedimiento, no solo intentarás cobrar rápidamente la factura, sino que también lograrás interrumpir el plazo de prescripción de la reclamación del pago. Además, podrás recuperar el IVA repercutido en la factura impagada.

La otra vía es el procedimiento monitorio notarial. Funciona de manera similar al acta notarial, pero si el deudor no te paga, te faculta para interponer una demanda judicial ejecutiva y solicitar directamente el embargo de sus bienes. Así, logras acortar el plazo de apertura de la vía judicial y reduces el riesgo de que el deudor se declare insolvente.

Mediación o arbitraje

Existen servicios de mediación privados o de cámaras de comercio que actúan como intermediarios entre la empresa y el cliente moroso, particularmente útiles cuando te interesa preservar la relación comercial. Son una opción más rápida y económica que la vía judicial, en la que se recurre a un tercero neutral como intermediario. La diferencia radica en que la mediación busca un acuerdo voluntario entre las partes, identificando los puntos de conflicto y proponiendo posibles soluciones.

En cambio, el arbitraje concluye con una decisión vinculante, similar a una sentencia judicial. El árbitro, que está especializado en este tipo de conflictos y tiene experiencia fiscal y legal, evaluará las pruebas, contratos y comunicaciones, emitiendo un laudo que puede ejecutarse legalmente si el deudor no cumple. De hecho, debes saber que la legislación señala que, si optas por el arbitraje, no podrás acudir a la jurisdicción posteriormente porque ambos estáis obligados a acatar la decisión.

Por último, cabe aclarar que una factura se considera impagada cuando no se abona dentro del plazo fijado en el momento de la facturación. Por tanto, podrás reclamarla a partir del día siguiente del vencimiento de la fecha de cobro. Como regla general, cuanto antes actúes, más fácil te será cobrar.

A la hora de emprender una actividad por cuenta propia, la contabilidad suele ser uno de los aspectos más descuidados. Si solo te enfocas  en la idea de negocio y su implementación, es probable que pases por alto los detalles que consideras más “burocráticos” o administrativos. Sin embargo, desconocer tus obligaciones fiscales y contables puede causarte más de un dolor de cabeza. 

¿Por qué es tan importante llevar bien la contabilidad?

Muchos autónomos perciben las obligaciones contables como un engorroso requisito legal, pero en realidad son una herramienta útil para gestionar el negocio de manera más eficiente por varias razones.

Evitar sanciones y problemas legales.

Cuando llevas la contabilidad correctamente y presentas los modelos fiscales en los plazos establecidos, disminuyes las probabilidades de incurrir en multas o recargos, además de evitar inspecciones y requerimientos de Hacienda.

Aprovechar deducciones y beneficios fiscales.

La contabilidad no se realiza solo para pagar impuestos. Conocer la normativa también te permitirá aplicar correctamente las deducciones, bonificaciones y beneficios fiscales a los que tengas derecho. Por tanto, podría representar un ahorro o evitar que pagues de más.

Mayor control sobre los ingresos y los gastos.

Si tienes las cuentas al día, podrás saber con precisión cuánto estás ingresando, en qué estás gastando el dinero y cuáles son tus márgenes de beneficio. Así, te resultará más fácil identificar áreas de mejora, optimizar recursos y tomar medidas correctivas antes de que los problemas se agraven.

Planificación financiera y crecimiento del negocio.

La contabilidad también sirve para proyectarse al futuro. Tener las cuentas claras te ayudará a anticipar gastos y necesidades de Tesorería, lo que facilita la planificación financiera a corto y largo plazo. Te indicará si puedes aprovechar nuevas oportunidades, cuándo ha llegado el momento de contratar personal o si te conviene más constituir una empresa.

¿Cómo llevar la contabilidad del autónomo?

Tus obligaciones contables como autónomo dependerán del tipo de actividad que desarrolles y el régimen de determinación del rendimiento. Significa que no tendrás que llevar la misma documentación si tributas por la estimación directa que por la estimación objetiva, si trabajas como profesional o eres un empresario mercantil. 

La Agencia Tributaria explica qué documentos son necesarios en cada caso para los empresarios individuales y profesionales, aunque existen algunos libros contables imprescindibles para todos.

Ingresos y facturas

La contabilidad del autónomo comienza con el libro de registro de las facturas emitidas, el cual permite calcular los ingresos que genera tu actividad. Se trata de un simple listado de todas las facturas que has hecho, en el que debes reflejar una serie de datos:

• Fecha de emisión de la factura
• Número de la factura
• Destinatario de la factura
• Base imponible
• Tipo de IVA aplicado y su importe
• Retención IRPF, si procede

Gastos

La contabilidad del autónomo también prevé un registro de los gastos de la actividad profesional, gracias a los cuales podrás saber si estás teniendo pérdidas o beneficios. Recuerda que, para que un gasto sea deducible y puedas incorporarlo en tu contabilidad, debe estar directamente relacionado con tu negocio. Lo usual es que tengas que llevar tres libros de registros:

1. Libro de registro de facturas recibidas.

Es un listado donde anotarás todas las facturas recibidas, tanto por la prestación de servicios como por los bienes que hayas comprado para tu actividad. Tendrás que reflejar los mismos detalles de las facturas que emites, incluyendo además el nombre y apellidos o razón social del emisor y su NIF.

2. Libro de registro de bienes de inversión.

Los bienes de inversión son aquellos cuyo costo supera los 3.005,06 euros, sin incluir el IVA, y que, por su naturaleza, se consumirán a lo largo de diferentes ejercicios fiscales (más de un año), por lo que no puedes contabilizarlos como un gasto único, sino que tendrás que distribuirlos durante varios trimestres o, incluso, años. La Agencia Tributaria clasifica los bienes de inversión en diferentes tipos y establece las reglas de amortización, determinando los plazos mínimos y máximos que puedes aplicar. Por ejemplo, el mobiliario para tu oficina o tienda tiene un coeficiente lineal máximo del 10 por 100 y un periodo de amortización máximo de 20 años. En cambio, el coeficiente lineal máximo de los equipos electrónicos es más alto (20 por 100) y el periodo de amortización máximo es más bajo (10 años).

3. Libro de registro de gastos.

En este libro solo debes contabilizar los gastos para los cuales no tienes facturas, por lo que no puedes reflejar ni las facturas recibidas ni los bienes de inversión, sino tan solo los tickets o recibos del banco. Tendrás que contabilizar el pago de la cuota de autónomos a la Seguridad Social, por ejemplo, ya que se justifica con el recibo del banco, así como el coste de una cena de trabajo. En caso de que tengas tanto el ticket como la factura, es mejor que contabilices el gasto en el libro de registro de facturas, ya que así podrás desgravar el IVA correspondiente.

Por otra parte, la Agencia Tributaria recuerda que es obligatorio conservar “los justificantes, facturas y otros documentos que acrediten las operaciones, rentas, gastos, ingresos, reducciones y deducciones reflejados en tus declaraciones” durante el plazo de cuatro años. No obstante, también aclara que “los libros se pueden llevar por medios electrónicos o informáticos, conservando los ficheros y programas que sirvan de soporte”.

Nuevas obligaciones en la contabilidad del autónomo

La aprobación de la Ley Antifraude, en 2021, y la Ley Crea y Crece, en 2022, trajeron consigo nuevas obligaciones en la contabilidad del autónomo. Con el objetivo de digitalizar, facilitar y hacer más transparente la contabilidad, evitando a su vez el fraude fiscal, se impone la facturación electrónica y el uso de softwares certificados.

Eso significa que tendrás que emitir facturas electrónicas, que no consiste simplemente en enviar un PDF por correo al cliente, sino que deben cumplir una serie de requisitos:

• Ser legibles
• Acreditar la autenticidad de su origen
• Certificar la integridad e inalterabilidad de su contenido
• Tener uno de los formatos admitidos (aquellos que utilizan el lenguaje XML, como UBL o Facturae)

Como la legibilidad, autenticidad e integridad de la factura se garantizan mediante el programa informático que la crea y recibe, la firma electrónica avanzada y el intercambio electrónico de datos EDI, tendrás que contar con un software de facturación que cumpla la normativa antifraude, lo que incluye la posibilidad de enviar los datos directamente a la Agencia Tributaria. No obstante, tienes hasta el 1 de julio de 2027 para actualizarte e implementar este sistema.

En algún momento, la mayoría de las pymes necesita recurrir a la financiación externa, ya sea para impulsar su crecimiento o para gestionar tensiones puntuales de liquidez. Sin embargo, las entidades financieras suelen solicitar garantías, por lo que no es extraño que la necesidad de avales haya aumentado del 16,2% en el año 2023 al 18,1% en 2024, según el último informe de Cesgar.

Un aval implica que otra persona o entidad se compromete a garantizar la deuda que has contraído con el banco, la Administración u otra empresa, por lo que aporta seguridad a la transacción. No obstante, cuando saldes esa deuda, también tendrás que proceder a la cancelación del aval.

¿Cómo se cancela un aval?

El artículo 1847 del Código Civil deja claro que “la obligación del fiador se extingue al mismo tiempo que la del deudor, y por las mismas causas que las demás obligaciones”. Significa que, cuando saldas la deuda pendiente, el aval pierde automáticamente su validez, ya que desaparece la obligación garantizada, extinguiendo la obligación del avalista.

No obstante, es conveniente que el proceso de cancelación del aval quede registrado correctamente. Así, no solo liberas formalmente al avalista de cualquier obligación futura, sino que también refuerzas la credibilidad, seriedad y profesionalidad de tu empresa, lo que podría influir positivamente en futuras solicitudes de crédito o negociaciones financieras.

1. Pago de la deuda avalada

La primera condición para cancelar un aval es saldar completamente la deuda, algo que no solo incluye el capital pendiente, sino también los intereses, comisiones y cualquier otro gasto adicional asociado al préstamo o crédito. 

Luego, debes pedir un certificado de deuda cero o un documento equivalente del acreedor que confirme que no queda nada pendiente de pago. Como norma general, los bancos emiten ese certificado de manera gratuita.

2. Solicitud de cancelación del aval

Tras pagar la deuda, puedes solicitar formalmente la cancelación del aval a la entidad que lo emitió. Es recomendable que hagas dicha solicitud por escrito e incluyas:

• Copia del contrato de aval.
• Comprobante de pago total de la deuda (certificado de deuda cero).
• Datos del avalista y del beneficiario (pyme).

La entidad revisará la documentación y verificará que la deuda ha sido efectivamente saldada.

3. Formalización de la cancelación

Si todo está en orden, la entidad podrá emitir un documento de cancelación del aval o carta de liberación. Esa confirmación por escrito es importante, ya que implica una constancia oficial de que el aval ha sido cancelado correctamente. Además, si contabas con el aval de una de las Sociedades de Garantía Recíproca, la cancelación del mismo te permitirá recuperar las cuotas que pagaste para convertirte en socio partícipe, las cuales son reembolsables a la empresa.

No obstante, dependiendo del tipo de aval y el acuerdo que hayas firmado, es posible que tengas que afrontar algún gasto adicional. Estos costes, que oscilan entre el 1-5% del importe del aval o una tarifa fija estipulada con anterioridad, se suelen aplicar cuando se realiza una cancelación anticipada o se destinan a cubrir la gestión administrativa. Por eso, es importante que leas detenidamente el contrato de aval en busca de posibles gastos asociados a su cancelación.

A continuación, debes actualizar los registros relacionados con tu empresa; o sea, en los organismos o entidades que tenían información sobre el aval, ya sean bancos, instituciones financieras o registros comerciales. Así, evitas que pesen deudas o compromisos que ya has satisfecho sobre tu negocio. Y no olvides informar a los socios o a la dirección de la empresa, una buena práctica que fomenta la transparencia financiera.

Por supuesto, es recomendable que conserves una copia de todos los documentos y comunicaciones relacionadas con la operación de cancelación del aval por el pago de la deuda, ya que podrían ser útiles en caso de auditoría o, incluso, para respaldar solicitudes de crédito futuras.

 

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Cuando las empresas comienzan a crecer, uno de sus primeros pasos suele ser expandir sus operaciones fuera del territorio nacional. Muchas comienzan trabajando con otras organizaciones de la Unión Europea, no solo por la cercanía geográfica sino también porque los trámites burocráticos son más sencillos y rápidos. De hecho, si estás pensando en operar a nivel intracomunitario, debes tener claro qué es el VIES y cómo consultarlo.

¿Qué es el VIES exactamente?

Cuando una empresa o profesional realiza operaciones con compañías de otros países de la Unión Europea, debe comunicarlo a la Agencia Tributaria. El VIES (acrónimo del inglés VAT Information Exchange System) es el sistema electrónico de validación de números de IVA de los agentes económicos registrados en la Unión Europea, utilizado para realizar operaciones transfronterizas de bienes y servicios.

Por tanto, se trata de un censo que permite llevar un control de las empresas y profesionales que realizan operaciones sujetas a IVA en otros estados miembros. También actúa como un motor de búsqueda para saber si un profesional o empresa cuenta con un NIF-IVA válido para operar en el territorio intracomunitario.

La utilidad de estar registrado en el VIES

Estar registrado en el VIES facilita las relaciones comerciales entre las empresas y los profesionales de los diferentes países de la Unión Europea. En sentido general, las operaciones comerciales dentro de la Unión Europea están sujetas al IVA. No obstante, cuando el intercambio se produce entre empresas inscritas en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), se aplica un mecanismo especial de tributación gracias al cual ambas se benefician de la exención del impuesto.

Con el registro en el ROI, la empresa o el profesional obtiene un código único de IVA (denominado NIF-IVA o VAT), que le identifica en sus operaciones intracomunitarias en el censo VIES. Si ambas partes cuentan con ese número de identificación fiscal activo a nivel intracomunitario, pueden emitir facturas exentas de IVA.

Eso aporta diferentes beneficios:

1. Facilita el trabajo con empresas europeas

La inscripción en el VIES simplifica las relaciones comerciales con clientes y proveedores radicados en otros países de la Unión Europea. Por esa razón, muchas empresas exigen ese requisito para trabajar. Es una garantía inmediata de que operas en el marco fiscal comunitario y cumples las condiciones legales para realizar operaciones intracomunitarias. Eso reduce sus riesgos fiscales, les evita problemas en las declaraciones y les permite simplificar su propia contabilidad, por lo que a la larga te brinda una ventaja competitiva frente a otros proveedores no registrados.

2. Simplifica la gestión contable

Antes de instaurar el sistema VIES y armonizar las normativas fiscales en la Unión Europea, las empresas tenían que analizar los diferentes tipos de IVA y las leyes aplicables en ambos países. El régimen asociado al VIES estandariza el tratamiento de las operaciones intracomunitarias, lo que facilita su registro contable y posterior declaración fiscal, agilizando todo el proceso y evitando errores por el camino.

3. Ahorra costes y mejora la liquidez

Comprar o vender productos en países con distintas normas fiscales y tipos de IVA complejiza las relaciones comerciales e incrementa sus costes. El VIES, en cambio, facilita las transacciones, eliminando obstáculos administrativos, lo que representa un ahorro para tu negocio y las empresas con las que operes. Por otra parte, no tener que adelantar dinero a Hacienda se traduce en una gestión financiera más eficiente, una mayor disponibilidad inmediata de recursos y una tesorería más estable, un aspecto particularmente relevante si operas con márgenes ajustados o tienes un volumen significativo de transacciones, ya que podrás reducir las tensiones de liquidez y optimizar tu planificación financiera.

4. Evita problemas con Hacienda

Operar a nivel intracomunitario sin estar dado de alta en el VIES puede conducir a peticiones de regularizaciones del IVA, requerimientos fiscales y sanciones económicas. La inscripción te asegura que las operaciones se realizan dentro del marco legal vigente, lo que minimiza los riesgos de cara a la Administración y evita reclamaciones retroactivas del IVA. Por tanto, es una manera de ganar seguridad fiscal en el día a día.

5. Aumenta la credibilidad y transparencia

Estar inscrito en el VIES transmite una imagen más profesional y fiable ante los clientes y proveedores europeos, ya que demuestra que la actividad está regulada. Además, la posibilidad de verificar la empresa públicamente en los sistemas oficiales de la Unión Europea aporta transparencia en las operaciones. Eso genera confianza, reduce las fricciones comerciales y va consolidando la reputación de tu negocio a nivel internacional.

¿Quién debe registrarse en el VIES?

La Agencia Tributaria señala que un profesional o empresa que opere en España (península y Baleares) tendrá que solicitar el número VAT cuando vaya a realizar algunas de estas operaciones:

• Compras o ventas intracomunitarias de bienes en las que se aplica el IVA, aunque destines dichos bienes a actividades empresariales o profesionales en el extranjero.
• Prestación de servicios en otro país miembro de la Unión Europea a un destinatario que sea sujeto pasivo.

Si tienes dudas, Hacienda recomienda acceder a las “Herramientas de asistencia virtual de IVA”, ya sea al “Localizador de prestación de servicios” o al “Localizador de entregas de bienes”. Así, podrás saber si la operación que vas a realizar demanda estar inscrito en el VIES.

¿Cómo inscribirse en el VIES?

El procedimiento de solicitud para inscribirse en el VIES es relativamente sencillo. Primero, debes darte de alta como operador intracomunitario en el ROI. Para ello, cuando rellenes el modelo 036, debes marcar las casillas 582 y 584 e indicar la fecha exacta en la que quieres empezar a operar de manera intracomunitaria.

Cuando estés registrado en el ROI, la Agencia Tributaria te asignará un NIF-IVA. Entonces aparecerás en el censo VIES con ese número identificativo, ya que Hacienda te incluirá automáticamente. 

No obstante, ten en cuenta que la Agencia Tributaria dispone de un máximo de 3 meses para estimar o denegar tu solicitud. Si no responde en ese plazo de tiempo, se considera que la ha denegado y no estarás registrado en el censo VIES.

¿Cómo consultar el VIES?

Es importante que, antes de emitir una factura a una empresa europea, consultes el VIES para comprobar que puedes aplicar la exención del IVA. Puedes verificarlo a través de la página web de la Unión Europea o en la propia Agencia Tributaria.

No obstante, ten en cuenta que una respuesta no válida no siempre significa que no existe el número NIF-IVA. Puede ser que todavía no se haya activado para las transacciones intracomunitarias o que no se haya finalizado el registro, ya que en algunos países es obligatorio registrar por separado las transacciones dentro de la Unión Europea. En ese caso, tendrás que comprobarlo directamente en la Agencia Tributaria del país correspondiente.

La Unión Europea también aclara que, en ocasiones, el número no está disponible mientras las administraciones nacionales hacen copias de seguridad de sus bases de datos. En ese caso, lo normal es que recibas un mensaje de error, por lo que tendrás que comprobarlo en otro momento del día.

Como habrás podido apreciar, el sistema VIES no es un mero trámite administrativo, es una herramienta útil para operar en el marco europeo, ya que facilita la facturación y simplifica la fiscalidad. Por tanto, es una puerta de entrada al ecosistema fiscal europeo que aporta seguridad, transparencia y profesionalidad ante tus clientes y proveedores.