Balance de situación en las pymes: Qué es y para qué sirve

Si quieres que tu negocio prospere, necesitas aplicar correcciones a tiempo, antes de que sea demasiado tarde, llevando la contabilidad de la empresa de la forma correcta. El instrumento contable ideal para analizar el estado de tu pyme, conocer su situación actual y su evolución a lo largo del tiempo es el balance de situación, el cual se debe realizar desde el primer año de la empresa, pues también te ayudará a sentar unas bases económicas sólidas que impulsen el crecimiento del negocio.

¿Qué es el balance de situación? 

El balance de situación es una “instantánea” de la empresa en un momento específico. Se realiza en base a la contabilidad de la empresa, analizando tanto los activos como las deudas y obligaciones, así como el patrimonio neto de la sociedad.

Dado que se trata de una imagen fiel de la situación económica de la empresa, es recomendable realizarlo en diferentes momentos a lo largo del año, sobre todo si tu pyme tiene una gran facturación. Por tanto, se puede hacer referencia a diferentes tipos de balances, según el momento en que se realicen:

• Balance de situación inicial. Se trata de un balance general que se realiza al inicio del ejercicio para establecer un punto de partida de comparación. En este caso, los saldos se presentan agrupados para facilitar la comparación de los datos.
• Balance de comprobación. Es un balance intermedio, entre el inicio y fin del ejercicio, para valorar el estado de las cuentas y comprobar el correcto funcionamiento de las operaciones mercantiles, evitando sorpresas al final del ejercicio.
• Balance de cierre de ejercicio. Este balance de situación se realiza al terminar el año con el objetivo de comprobar el funcionamiento de la empresa a lo largo de ese periodo.

¿Quién debe presentar el balance de situación?

Todas las sociedades mercantiles deben presentar un balance de situación. Las pymes y autónomos pueden presentar un balance abreviado, según indica el artículo 257 de la Ley de Sociedades de Capital, siempre que cumplan dos de estas condiciones durante dos ejercicios seguidos:

• El total del activo no debe superar los cuatro millones de euros.
• El importe neto de la cifra anual de negocios no debe ser superior a ocho millones de euros.
• No tener más de 50 empleados durante el ejercicio.

¿Para qué sirve exactamente el balance de situación?

El balance de situación es una especie de radiografía económica de la empresa, por lo que brinda una imagen real de su estado financiero en un periodo de tiempo determinado. Gracias a esta práctica contable, se puede conocer la capacidad actual del capital y determinar la solvencia del negocio. El balance de situación también permite identificar la naturaleza y valor de los activos, así como el alcance de las obligaciones que ha contraído la empresa.

Este documento muestra si la empresa dispone de excedentes o, al contrario, afronta una falta de fondos e inventario. También revela el grado de morosidad que puede soportar sin exponer al negocio, tanto en términos de deudas contraídas como recibidas.

El balance de situación refleja la liquidez de la que dispone la empresa a corto plazo y la calidad de los pasivos, por lo que permite que la Dirección pueda planificar inteligentemente las inversiones de cara al futuro. Así, los emprendedores podrán evitar que el negocio tenga demasiados pasivos a corto plazo y poca liquidez de los activos, de manera que no caigan en una situación de impago que les genere problemas legales y de reputación ante sus acreedores, proveedores o bancos.

Además, como el balance de situación es un documento público, también permite a los proveedores potenciales o posibles inversores evaluar la solvencia de la organización y el volumen de negocio para determinar su capacidad real para afrontar las deudas o el margen de crecimiento. Un resultado positivo demostraría una buena gestión administrativa de los recursos disponibles, por lo que podría facilitar el acceso al crédito, atraer inversores y agilizar las negociaciones con los proveedores.

¿Cuál es la estructura del balance de situación?

La estructura del balance de situación se divide en tres partes: activo, pasivo y patrimonio neto.

Activo

El activo de una empresa incluye tanto los bienes y títulos de propiedad como las deudas por cobrar. Se reflejan de menor a mayor liquidez, según la facilidad para convertirse en efectivo.

Activo no corriente: Representa todos los bienes, propiedades y derechos de la empresa de difícil conversión en efectivo en el plazo de un año.

• Inmovilizado material. Son los inmuebles y/o maquinarias a nombre de la empresa.
• Inmovilizado intangible. Son las patentes, diseños industriales y/o derechos de la empresa.
• Inmovilizado financiero. Son las inversiones de la empresa a largo plazo.

Activo corriente. Se trata de aquellos bienes de la empresa que se pueden convertir fácilmente y a corto plazo en efectivo. 

• Existencias. Son las mercancías de venta y materias primas objeto de venta o facturación.
• Realizable. Son los derechos de cobro a clientes por las ventas realizadas o servicios prestados.
• Disponible. Es la liquidez de la que dispone la empresa en efectivo o en sus cuentas corrientes.

Pasivo

Incluye las fuentes de financiación de la empresa.

• Pasivo no corriente. Deudas con vencimiento a largo plazo, superior a un año.
• Pasivo corriente. Deudas que vencen a corto plazo, en menos de un año.

Patrimonio neto

Es el conjunto de capital propio con el que se financia el funcionamiento de la empresa, que incluye tanto las aportaciones de los socios como las ganancias acumuladas. 

¿Cómo interpretar un balance de situación?

El balance de situación refleja muchos datos, por lo que es mejor fijarse en la información que necesitas para tomar decisiones. Por ejemplo, si eres un emprendedor en busca de nuevos clientes, deberías fijarte en el ratio de liquidez, pero si deseas invertir, tendrías que mirar con lupa el nivel de endeudamiento.

Obviamente, no será igual el balance de una multinacional que el de una micropyme o una empresa que opera a nivel nacional. Y también existen diferencias sectoriales que permiten contextualizar esa información contable. No obstante, en sentido general debes prestar atención a tres aspectos clave:

1. Relación entre el activo corriente y el pasivo corriente

Para que una empresa no tenga problemas de liquidez a corto plazo, el activo corriente debe ser mayor que el pasivo corriente. Lo ideal sería que el disponible (caja y cuentas corrientes) y el realizable (créditos con clientes y deudores) puedan cubrir el pasivo corriente para evitar que el negocio entre en suspensión de pagos. Debes considerar que, aunque tu empresa tenga existencias, quizá no puedas venderlas con suficiente rapidez para cubrir las deudas a corto plazo.

2. Volumen del patrimonio neto

En la estructura financiera de la empresa, el patrimonio neto debe tener un peso importante. El total de activo debe ser igual al total del pasivo más el patrimonio neto, ya que la proporción de este último en la estructura financiera marca el nivel de endeudamiento del negocio. En todo caso, debes evitar un patrimonio neto negativo, ya que indicaría que la empresa no puede pagar sus deudas ni siquiera liquidando todo su activo, lo cual la conduciría a un escenario de quiebra y disolución de la sociedad.

3. Fondo de maniobra

El fondo de maniobra es la parte del activo corriente financiada con recursos de carácter permanente, por lo que permite medir la capacidad de la empresa para seguir funcionando a corto plazo. En el balance de situación podrías encontrar tres escenarios.

En resumen, para afirmar que una empresa goza de buena salud económica, el activo corriente debe ser mayor que el pasivo corriente, lo cual evitará problemas de liquidez a corto plazo. Por otra parte, el patrimonio neto debe oscilar entre un 35 y 50 %, en dependencia del tipo de actividad y sector. Estos detalles del balance de situación te permitirán formarte una idea de la capacidad de tu pyme para seguir adelante.