En un entorno de incertidumbre económica y un mercado sumamente cambiante, la comunicación interna es esencial para el éxito empresarial. No solo determina el buen funcionamiento de los equipos de trabajo, aumenta la motivación y mejora el clima laboral, sino que además garantiza que todos los esfuerzos se encaminen en la misma dirección para aumentar la productividad y lograr los objetivos de negocio.
Los directivos dedican de tres a diez horas a la semana a preparar las comunicaciones esenciales para los empleados, pero cuando esa información no se utiliza o es ineficaz, supone la pérdida de 2 mil millones de dólares anuales para las organizaciones estadounidenses, según Harvard Business Review. Por ese motivo, es fundamental que optimices la comunicación interna en tu empresa.
En una organización hay muchas formas de compartir información, por lo que es importante escoger los canales más eficaces según el tipo de mensaje. Casi el 70% de los empleados prefiere el correo electrónico, pero también puedes activar un chat interno, usar plataformas de trabajo colaborativo o, incluso, crear un portal del empleado para mejorar la eficiencia del departamento de recursos humanos. En cualquier caso, reduce el número de reuniones o videoconferencias a las estrictamente necesarias y asegúrate de que solo participen las personas imprescindibles. La norma es sencilla: menos es más.
Las organizaciones generan una gran cantidad de datos cruciales para su operativa y la toma de decisiones. Compartirlos puede suponer un reto, sobre todo entre los diferentes departamentos. Para agilizar la comunicación interna en la empresa, puedes utilizar una intranet que centralice todos esos datos o recurrir a sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) en la nube. Así, los jefes de departamento podrán comunicarse instantáneamente entre sí o con sus subalternos, compartiendo documentos y enviando actualizaciones. Además, muchas de estas soluciones permiten archivar la información, usando etiquetas más intuitivas, y evitan las duplicidades, de manera que agilizará el día a día de tu negocio.
Si quieres que tus nuevos colaboradores o empleados conozcan a fondo tu negocio y puedan integrarse rápidamente, el manual de bienvenida es una herramienta imprescindible. Escribe un manual corporativo en el que reflejes los objetivos, valores y visión de tu empresa, así como el organigrama y las reglas internas. Y, si es posible, crea un manual de onboarding más específico en el que expliques el funcionamiento básico de los equipos y las herramientas que deberán utilizar los nuevos empleados, así como los objetivos de su departamento y las principales tareas a realizar. Con esa información, los trabajadores podrán orientarse mejor y funcionar a máxima capacidad cuanto antes.
La gamificación es una buena estrategia para motivar a los empleados y alinear sus objetivos con los de la empresa, mientras se conocen mejor y aprenden a trabajar juntos. Cuando conviertes un reto complejo en una tarea divertida y gratificante, potencias la motivación, mejoras el rendimiento y aumentas la satisfacción laboral. Plataformas como Slack, por ejemplo, permiten integrar bots que premian a los empleados por su participación activa en canales de comunicación específicos y dan la posibilidad de mantener a los equipos enfocados en las tareas, mientras celebran juntos cada nuevo hito alcanzado en el proyecto.
El principal objetivo de la comunicación interna es que la información fluya rápidamente dentro de la empresa, por lo que la retroalimentación de los empleados es imprescindible. Necesitas crear un sistema que te permita evaluar la eficacia de los canales de comunicación que usas y la manera de transmitir esa información. Puedes conocer sus opiniones a través de charlas informales, pero también con encuestas, buzones de sugerencias o, incluso, mediante grupos de discusión creados para ese fin. Escuchar a tu equipo fortalecerá la relación con tus empleados y generará un mayor nivel de compromiso, además de optimizar la comunicación.
Recuerda que una buena comunicación interna agiliza los procesos organizacionales y promueve una cultura más colaborativa en los equipos y entre departamentos. Cuando los trabajadores sienten que los escuchan y se mantienen al tanto de la política y procedimientos de la empresa, se sentirán más comprometidos y satisfechos, por lo que, a la larga, también mejora la productividad. Las estadísticas no mienten: tener la información necesaria aumenta 2,8 veces el nivel de compromiso de los empleados, lo que dispara en un 23% las ganancias empresariales.
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