Las facturas no son sólo un trámite burocrático, sino también una forma de dejar constancia de que se ha entregado un bien o se ha prestado un servicio. Por eso, es un documento esencial tanto para autónomos y pymes como para las grandes compañías
Sin embargo, para que tengan validez y sean aceptadas no pueden contener errores. ¿Qué hacer si te equivocas, por ejemplo, en el importe, el cálculo del IVA o los datos fiscales? En ese caso, tendrás que recurrir a la factura rectificativa.
Cuando emites una factura, debes registrarla en los libros contables del negocio. Si la factura tiene un error, no puedes corregirla o simplemente desecharla y hacer otra. Debes crear una factura rectificativa, un documento contable que se emite para corregir, modificar o ampliar alguno de los datos de la factura original.
Generalmente sirve para:
Se utiliza para rectificar datos incorrectos en la factura original, ya sean errores en los importes, conceptos, fechas, tipos impositivos o datos identificativos del emisor o receptor. También es necesaria cuando hay que añadir información o completar algún dato omitido en la factura original.
Si se produce un cambio en el valor facturado, como descuentos posteriores o bonificaciones, es necesario realizar una factura rectificativa. En los casos de devoluciones de bienes o cancelaciones totales o parciales del servicio, también hay que hacerla, a menos que el tipo impositivo aplicable a todas las operaciones sea el mismo.
Permite ajustar las cuotas de IVA repercutidas en caso de errores o cambios en la operación para que la declaración tributaria refleje fielmente la realidad económica. De hecho, si el cliente no realiza el pago en los plazos legales y necesitas recuperar el IVA liquidado, puedes emitir una factura rectificativa.
En ciertas situaciones, la legislación exige emitir una factura rectificativa, como tras una resolución administrativa o judicial que afecte al contenido de la factura original.
Cuando el importe modificado o corregido es negativo, se hace referencia a una factura rectificativa negativa o de abono. Eso se aplica a las recuperaciones de IVA en facturas impagadas, devoluciones del pedido, modificación de la base imponible o cambio en el total de la factura
En contraposición, si solo rectificas tus datos o los del cliente, información como la fecha de devengo o el vencimiento o el porcentaje del IVA o del IRPF, se trata de una factura rectificativa positiva.
La Agencia Tributaria señala que debes expedir la factura rectificativa tan pronto como te des cuenta del error o se produzca la situación que te obligue a cambiar la factura original. No obstante, tendrás que prestar atención a los plazos:
Una de las condiciones más importantes que debe cumplir este tipo de factura es que debe indicar, a ser posible en la parte superior, que se trata de una factura rectificativa. Lo habitual es que estén marcadas con la letra “R”.
Además, de los datos habituales de una factura ordinaria, debe reflejar:
No olvides que el número y la serie de factura rectificativa deben ser independientes de la secuencia que siguen las facturas ordinarias originales. También tienes la posibilidad de corregir varias facturas en un solo documento, siempre que indiques adecuadamente todas las facturas modificadas.
En definitiva, la factura rectificativa es una herramienta clave para corregir errores, ajustar importes y cumplir con las exigencias fiscales de forma transparente. Saber cómo y cuándo debes emitirla no solo te evitará sanciones, también te permitirá llevar mejor la contabilidad, ya que toda buena gestión comienza por una facturación correcta.
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