En la era digital, las facturas convencionales están dejando paso a la factura electrónica, un documento que se genera, respalda y envía únicamente a través de los medios digitales. La facturación electrónica permite ahorrar costos, reduce el tiempo de gestión, disminuye las probabilidades de falsificación y agiliza las transacciones, por lo que no es extraño que la Administración Tributaria haya reconocido su validez, a la par de la factura impresa.
Desde enero de 2015, todos aquellos que trabajan con la Administración Pública están obligados a emitir facturas electrónicas, a menos que el importe no supere los 5.000 euros y la administración acepte la facturación convencional. Con esta medida se ha incrementado el control sobre los pagos, con el objetivo de reducir la morosidad y los costes económicos que esta representa para los proveedores.
Las pymes medianas y las grandes empresas que operan en el sector privado también tienen la obligación de facturar electrónicamente a todas las compañías que lo soliciten. Si eres autónomo o tienes una pyme pequeña, la ley señala que “la expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento”.
Los detalles relacionados con las obligaciones de facturación están recogidos en el Real Decreto 1619/2012, donde se indica que la factura electrónica está sujeta a los mismos requisitos exigidos a las facturas convencionales.
Para hacer una factura online no tienes que instalar un software especial, pero debes asegurarte de que sea legible y tienes que garantizar que se pueda descargar e imprimir. Las facturas electrónicas que se emiten entre autónomos y pymes se suelen realizar en formato PDF, JPG o TXT y luego se contabilizan de manera manual.
No obstante, contar con un programa de facturación facilitará todo el proceso ya que, además de emitir facturas en formato XML, las contabiliza automáticamente, lo cual representa un ahorro de tiempo y recursos.
Ya no es obligatorio que las facturas online tengan la firma digital certificada, si bien es una muestra de profesionalidad puesto que permite reconocer el origen de la factura y la integridad de sus datos. No obstante, si facturas a la Administración Pública, es imprescindible que esas facturas estén firmadas electrónicamente y realizadas con el programa Facturae, como señalan en su sitio web.
Otro método para garantizar la autenticidad e integridad de las facturas online consiste en usar el intercambio electrónico de datos (EDI), un estándar internacional que utilizan las empresas para intercambiar electrónicamente datos. La AEOC explica detalladamente cómo implementar el EDI en tu pyme.
En cualquier caso, la ley indica que para validar las facturas electrónicas emitidas entre pymes y autónomos basta aplicar los controles de gestión habituales que usas en tu negocio, lo cual significa crear una pista de auditoría fiable que establezca una conexión entre la factura y la entrega de los bienes o la prestación del servicio. La factura electrónica debe ser lo más precisa y detallada posible, avalada con justificantes, asientos contables, transacciones identificables y/o contratos.
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