Como autónomo tienes muchas obligaciones, una de ellas consiste en llevar adecuadamente los libros de contabilidad. La ley indica que “todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa y que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios”. Si no llevas bien la contabilidad no solo podrías exponerte a una sanción económica, sino que no podrás tener una imagen real del funcionamiento de tu negocio, lo cual puede conducirte a tomar malas decisiones.
Los libros contables son los archivos donde se recopila la información económica de la actividad que desempeñan las sociedades o los profesionales autónomos. Permiten dar seguimiento a todas las operaciones comerciales, analizar la evolución del negocio y realizar balances trimestrales y anuales.
Los libros contables se deben llevar con extrema claridad. Deben seguir un orden cronológico estructurado por periodos de tiempo, ya sea mensual o semanal, si quieres llevar un control más exhaustivo. No puedes alterar el orden de las operaciones referidas ni arrancar hojas o cambiar su orden.
Tampoco puedes dejar espacios en blanco ni realizar tachaduras. Si cometes un error, puedes subsanarlo añadiendo notas aclaratorias al margen que indiquen la equivocación o realizando un nuevo registro. Y no utilices abreviaturas o símbolos que no contemple la práctica mercantil.
Según la normativa fiscal, los libros contables de los autónomos se deben conservar durante al menos 4 años, aunque hayas dejado de trabajar por cuenta propia. No obstante, el artículo 30 del Código de Comercio amplía el plazo: “los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros”.
La contabilidad del autónomo y sus obligaciones dependen del régimen fiscal mediante el cual tributa:
En este libro contable debes registrar todas las operaciones económicas cotidianas de tu negocio. Las operaciones se contabilizan mediante asientos contables según se vayan produciendo, no dejando pasar periodos de tiempo superiores a un mes. En este libro debes indicar la fecha de cada transacción, una breve explicación de la misma, su importe y las cuentas de la operación.
Este libro contable seabre con el balance inicial detallado de la actividad económica, en el que se refleja el cierre del ejercicio anterior. También contiene el balance de comprobación de sumas y saldos, que se debe reflejar al menos trimestralmente. Por último, debe incluir el inventario de cierre de la actividad económica y las cuentas anuales.
En este libro de contabilidad debes reflejar todas las facturas que emites a tus clientes, siguiendo un estricto orden cronológico. No pueden producirse saltos de numeración ni en las fechas.
En este libro debes anotar todos los gastos en los que hayas incurrido o las compras realizadas para el ejercicio de tu actividad profesional. No es necesario llevar un orden estricto en las fechas, incluso puedes incluir un gasto en el próximo trimestre si olvidaste apuntarlo en su momento.
En este libro contable se incluyen las compras relacionadas con tu negocio catalogadas como “bienes de larga duración”. Son todos aquellos bienes que irás amortizando con el paso del tiempo, como los equipos informáticos.
Los autónomos que tributan por módulos, en régimen de estimación objetiva, no tienen la obligación de llevar libros de contabilidad, aunque debes guardar todas las facturas, tanto las que emites como las de los gastos ya que Hacienda podría pedírtelas. Si vas a deducir amortizaciones, necesitas llevar un libro registro de Bienes de Inversión.
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