Con la irrupción de las nuevas tecnologías, la digitalización de las pymes ha dejado de ser una opción para convertirse en una necesidad, si quieren seguir siendo competitivas. La transformación digital reduce costes, agiliza las operaciones habituales, aporta información valiosa sobre los consumidores, impulsa el crecimiento del negocio y mejora sus resultados.
Sin embargo, a pesar de todas las ventajas que aporta, la digitalización sigue siendo una asignatura pendiente para muchas empresas. El Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad reveló que el 68% de las pymes españolas cuentan con un nivel básico de digitalización, pero se encuentran muy rezagadas en la adopción de tecnologías más avanzadas: solo el 8% usa la inteligencia artificial y apenas un 9% aplica soluciones de big data.
La digitalización es un proceso estratégico dentro del negocio que implica la implantación de la tecnología para facilitar la gestión y el funcionamiento empresarial. No se limita a usar las redes sociales, tener una web o implementar un e-commerce, sino que abarca todos los procesos de la empresa para optimizar la producción, la organización interna y la gestión de los clientes.
Su objetivo principal es ampliar las capacidades de la pyme para que sea más competitiva, por lo que dentro de su arsenal de herramientas, se incluyen desde plataformas que facilitan la comunicación y colaboración de los equipos de trabajo hasta soluciones que automatizan las tareas repetitivas, sin olvidar las tecnologías más disruptivas y novedosas de análisis de datos e inteligencia empresarial.
Para que la transformación digital tenga éxito, es esencial que la abordes de manera estructurada y con una visión estratégica que te permita alinear las nuevas tecnologías con los objetivos a largo plazo de tu empresa.
La digitalización demanda una inversión, a menudo nada despreciable, por lo que antes de lanzarte a transformar tu negocio, debes formarte una imagen global del mismo. Sin un diagnóstico inicial adecuado, la transformación digital puede convertirse en un proceso caótico y costoso en el que acabes implementando tecnologías inapropiadas o infrautilizadas.
Por tanto, analiza los recursos de los que dispones. ¿Cuentas con ordenadores y conexión a Internet? ¿Tus trabajadores conocen y usan las nuevas tecnologías? ¿Ya tienes una web? ¿Empleas canales digitales de venta? ¿Cuánto han avanzado en la digitalización las empresas que operan en tu sector?
Resume esa información en un análisis DAFO en el que reflejes las debilidades y fortalezas internas de tu pyme, así como las amenazas y oportunidades del entorno. Este enfoque, basado en datos, no solo minimizará riesgos, sino que también te asegurará que cada paso del proceso contribuya de manera efectiva a los objetivos estratégicos de tu organización.
Determina qué objetivos quieres alcanzar con la digitalización de tu pyme. La clave radica en descubrir cómo la tecnología puede ayudarte a conseguir tus metas. Puedes, por ejemplo, plantearte el uso de un CRM para impulsar las ventas, implementar un chatbot con inteligencia artificial para mejorar la atención al cliente o recurrir a soluciones SaaS para automatizar las tareas de contabilidad, almacén, gestión de la producción o cadena de suministro.
En cualquier caso, es conveniente que establezcas prioridades y fijes indicadores de medición que te permitan ir evaluando la consecución de esos objetivos, de manera que puedas comprobar cómo la digitalización está impulsando tu negocio y obtengas el máximo retorno de la inversión.
Con tus objetivos en mente, traza la hoja de ruta. Debes elaborar un plan de digitalización en el que reflejes las acciones y pasos necesarios. Establece un calendario realista para cada una de esas acciones, de forma que no caigan en saco roto, y designa a las personas responsables de llevarlas a cabo.
Quizá te convenga priorizar las áreas más ventajosas de tu negocio para evitar que el funcionamiento empresarial se vea desbordado por la aplicación de demasiados cambios a la vez. Considera que, aunque el 49% de las empresas reconocen que el uso de un sistema de planificación de recursos empresariales mejora sus procesos comerciales, el 38% también indica que la implementación tarda más de lo esperado, según NetSuite.
Una planificación cuidadosa y una implementación gradual te garantizarán una transición más suave y efectiva, minimizando los riesgos y maximizando los beneficios. Así, evitarás sobrecargas y podrás prever posibles obstáculos para lograr que cada fase del proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto establecido.
Existen miles de herramientas digitales, por lo que tendrás que escoger las que pueden aportar un valor real a tu pyme y te ayuden a conseguir tus objetivos de digitalización. Las aplicaciones digitales de gestión, por ejemplo, te permitirán ahorrar tiempo y recursos al automatizar desde la contabilidad hasta la gestión del personal.
Si vendes productos, las plataformas de gestión multicanal, como un CRM, te ayudarán a atender a los clientes de manera eficiente. El big data, por otra parte, puede ayudarte a detectar nuevas tendencias y descubrir oportunidades de negocio.
En la actualidad, muchas de esas herramientas están incorporando la inteligencia artificial para procesar los datos de manera más rápida y precisa, brindando insights valiosos que facilitan una toma de decisiones más informada y estratégica. También te permitirán, por ejemplo, identificar patrones en los comportamientos de los clientes para ofrecerles un servicio más personalizado y diseñar campañas de marketing más eficaces, así como proporcionarles soporte 24/7 para resolver sus dudas y problemas de forma más eficiente.
No obstante, si parte de tu plantilla trabaja a distancia, tendrás que invertir en una plataforma potente para la gestión de proyectos que facilite la organización e interacción, así como en aplicaciones de seguridad para evitar posibles intrusiones en el sistema.
La digitalización de la pyme no implica únicamente introducir nuevas tecnologías, también demanda la formación de los trabajadores para que puedan utilizarlas de manera eficiente. De hecho, ¿sabías que el 80% de los ejecutivos consideran que el principal desafío para tener una organización data driven no es tecnológico sino humano y cultural? Por tanto, valora si te conviene incluir a un experto en tecnología en tu plantilla o si vas a externalizar esta área.
Sea cual sea la vía que elijas, no olvides que necesitas promover una cultura digital en tu pyme, de manera que los empleados se comprometan con el proceso de trasformación digital y se alineen con esa nueva visión. Así, evitarás que desarrollen una resistencia al cambio, los animarás a abrirse a nuevas formas de trabajar y fomentarás la innovación para sacarle el máximo partido a la tecnología.
La digitalización tiene un coste, pero puedes acceder a ayudas como el Kit Digital. Estas subvenciones forman parte del programa NextGenerationEU, que en España se canaliza a través del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia.
Gracias al Kit Digital, podrás contar con un mínimo de 3.000 euros y hasta 29.000 euros para digitalizar tu negocio, en función del segmento al que pertenezcas. El importe destinado a las empresas con entre tres y diez empleados, por ejemplo, asciende a 6.000 euros.
Tendrás que registrarte en la plataforma Acelera pyme y realizar el test de diagnóstico digital para comprobar el nivel de digitalización de tu negocio. Puedes presentar la solicitud en la sede electrónica de Red.es y, cuando tengas el bono, elegir a uno de los agentes digitalizadores autorizados para comenzar el proceso.
Tienes tiempo para presentar la solicitud hasta el 31 de diciembre de 2024 y puedes usar esa subvención para mejorar tu página web y presencia en Internet, reforzar la ciberseguridad y las comunicaciones, implementar la factura electrónica, ampliar la gestión de los clientes o usar la inteligencia empresarial y analítica en los procesos, entre otras.
Como colofón, recuerda que la digitalización es mucho más que implementar herramientas tecnológicas, a menudo implica una transformación del modelo de negocio y de la cultura empresarial. Las nuevas tecnologías pueden ser el empujón que necesita tu pyme para pasar al siguiente nivel, pero si quieres navegar ese cambio con éxito y adaptarte a un mercado en constante evolución, necesitas tener un plan claro y objetivos bien definidos.
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