Los impagos son un gran quebradero de cabeza para muchas pymes y autónomos, ya que, detrás de esas facturas pendientes, hay mucho más que un retraso. Si se acumulan, pueden lastrar el crecimiento e, incluso, provocar un desequilibrio en el flujo de caja que conduzca a aplazamientos en los pagos a proveedores y aumente el riesgo de insolvencia.
En este sentido, el último informe del Observatorio de Morosidad de Cepyme reveló que el esfuerzo financiero de las pymes debido a la morosidad asciende a 1.957 millones de euros. Según la ley, el sector público tiene un plazo máximo de 30 días para pagar, un periodo que se extiende a 60 días en el ámbito privado, pero como la realidad a menudo dista de la teoría, el tiempo medio de pago es de 80,1 días.
Los deudores que superen esos plazos deberían abonar unos intereses bastante altos, pero en la práctica muchos autónomos y pymes terminan desistiendo de cobrar las deudas con tal de no enfrentarse a largos y costosos litigios judiciales. Sin embargo, existen otros procedimientos para reclamar las deudas pendientes que no implican acudir a los juzgados.
Lo ideal es que puedas gestionar los impagos sin necesidad de acudir a terceros, por lo que el primer paso siempre es intentar llegar a un acuerdo amistoso. Comienza enviando un recordatorio cordial, generalmente vía email, entre 24 o 48 horas después del vencimiento inicial de la factura. Si, tras una semana, no recibes respuesta, puedes enviar un correo más formal, preguntando además el motivo del retraso.
Si tampoco responden, tendrás que llamar por teléfono para hablar con el responsable de contabilidad y preguntarle el motivo del impago. La clave radica en abordar esa conversación de manera profesional y cercana, mostrando comprensión por la situación del deudor, pero sin renunciar a tus derechos.
Si se trata de un cliente habitual que se ha retrasado con un pago por problemas de liquidez, podrías proponerle un plan de pagos fraccionado, estableciendo fechas concretas y cantidades parciales que le permitan cumplir sus obligaciones financieras sin asfixiar su negocio.
Otra posibilidad consiste en ofrecer un descuento parcial que, al menos, te permita cobrar parte del importe inmediatamente. Si el cobro se complica, asegúrate de enviar cartas certificadas o burofax porque así, si necesitas optar por la vía judicial, podrás presentar pruebas suficientes.
Si no has logrado cobrar las facturas impagadas hablando directamente con el cliente, puedes optar por alguna de estas opciones:
Hace unos años, una de las opciones más populares para gestionar los impagos era recurrir a las empresas de cobro de deudas, pero en los últimos tiempos cada vez menos autónomos y pymes solicitan sus servicios, puesto que los índices de cobro de deudas han disminuido.
Las empresas de recobro suelen llevarse un porcentaje de la factura impagada, intentando ofrecer opciones de negociación amistosa como la posibilidad de renegociar las cuotas. También dan seguimiento al proceso, de modo que, si el deudor se compromete a realizar la transferencia en un momento dado y no la hace, vuelven a contactarle para saber qué ha ocurrido y renegociar las condiciones y plazos.
Si la vía extrajudicial se agota, entrarán en juego sus abogados para reclamar por vía legal. En ese caso, debes saber que la ley te brinda la posibilidad de exigir al deudor incluso los costes en los que hayas incurrido para cobrar las deudas pendientes.
Si cuentas con esta póliza, en caso de impago la aseguradora asumirá un porcentaje de la deuda. El procedimiento suele ser el siguiente: al detectar el impago, lo notificas a la compañía de seguros, la cual tiene la obligación de pagar, a modo de adelanto y contando seis meses a partir del aviso, el 50 por ciento de la cuantía pactada.
La aseguradora le reclamará el pago al deudor, por lo que la cantidad final que recibas dependerá de los gastos ocasionados por la gestión del impago, aunque la indemnización suele cubrir entre el 70 y 95 por ciento del importe asegurado, dependiendo del tipo de póliza que hayas suscrito.
Algunas de estas pólizas también ofrecen un servicio de diagnóstico financiero de los clientes para que evites o, al menos, reduzcas el riesgo de impago. El coste de un seguro de crédito oscila entre el 0,1 y 0,5 por ciento del volumen de facturación asegurado, según el sector, la siniestralidad y la exposición al riesgo.
Una de las vías tradicionales para cobrar las facturas impagadas es el requerimiento notarial, un acta en la que notificas al deudor la existencia de la deuda impagada y le instas a abonarla. Mediante este procedimiento, no solo intentarás cobrar rápidamente la factura, sino que también lograrás interrumpir el plazo de prescripción de la reclamación del pago. Además, podrás recuperar el IVA repercutido en la factura impagada.
La otra vía es el procedimiento monitorio notarial. Funciona de manera similar al acta notarial, pero si el deudor no te paga, te faculta para interponer una demanda judicial ejecutiva y solicitar directamente el embargo de sus bienes. Así, logras acortar el plazo de apertura de la vía judicial y reduces el riesgo de que el deudor se declare insolvente.
Existen servicios de mediación privados o de cámaras de comercio que actúan como intermediarios entre la empresa y el cliente moroso, particularmente útiles cuando te interesa preservar la relación comercial. Son una opción más rápida y económica que la vía judicial, en la que se recurre a un tercero neutral como intermediario. La diferencia radica en que la mediación busca un acuerdo voluntario entre las partes, identificando los puntos de conflicto y proponiendo posibles soluciones.
En cambio, el arbitraje concluye con una decisión vinculante, similar a una sentencia judicial. El árbitro, que está especializado en este tipo de conflictos y tiene experiencia fiscal y legal, evaluará las pruebas, contratos y comunicaciones, emitiendo un laudo que puede ejecutarse legalmente si el deudor no cumple. De hecho, debes saber que la legislación señala que, si optas por el arbitraje, no podrás acudir a la jurisdicción posteriormente porque ambos estáis obligados a acatar la decisión.
Por último, cabe aclarar que una factura se considera impagada cuando no se abona dentro del plazo fijado en el momento de la facturación. Por tanto, podrás reclamarla a partir del día siguiente del vencimiento de la fecha de cobro. Como regla general, cuanto antes actúes, más fácil te será cobrar.
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