A la hora de emprender una actividad por cuenta propia, la contabilidad suele ser uno de los aspectos más descuidados. Si solo te enfocas en la idea de negocio y su implementación, es probable que pases por alto los detalles que consideras más “burocráticos” o administrativos. Sin embargo, desconocer tus obligaciones fiscales y contables puede causarte más de un dolor de cabeza.
Muchos autónomos perciben las obligaciones contables como un engorroso requisito legal, pero en realidad son una herramienta útil para gestionar el negocio de manera más eficiente por varias razones.
Cuando llevas la contabilidad correctamente y presentas los modelos fiscales en los plazos establecidos, disminuyes las probabilidades de incurrir en multas o recargos, además de evitar inspecciones y requerimientos de Hacienda.
La contabilidad no se realiza solo para pagar impuestos. Conocer la normativa también te permitirá aplicar correctamente las deducciones, bonificaciones y beneficios fiscales a los que tengas derecho. Por tanto, podría representar un ahorro o evitar que pagues de más.
Si tienes las cuentas al día, podrás saber con precisión cuánto estás ingresando, en qué estás gastando el dinero y cuáles son tus márgenes de beneficio. Así, te resultará más fácil identificar áreas de mejora, optimizar recursos y tomar medidas correctivas antes de que los problemas se agraven.
La contabilidad también sirve para proyectarse al futuro. Tener las cuentas claras te ayudará a anticipar gastos y necesidades de Tesorería, lo que facilita la planificación financiera a corto y largo plazo. Te indicará si puedes aprovechar nuevas oportunidades, cuándo ha llegado el momento de contratar personal o si te conviene más constituir una empresa.
Tus obligaciones contables como autónomo dependerán del tipo de actividad que desarrolles y el régimen de determinación del rendimiento. Significa que no tendrás que llevar la misma documentación si tributas por la estimación directa que por la estimación objetiva, si trabajas como profesional o eres un empresario mercantil.
La Agencia Tributaria explica qué documentos son necesarios en cada caso para los empresarios individuales y profesionales, aunque existen algunos libros contables imprescindibles para todos.
La contabilidad del autónomo comienza con el libro de registro de las facturas emitidas, el cual permite calcular los ingresos que genera tu actividad. Se trata de un simple listado de todas las facturas que has hecho, en el que debes reflejar una serie de datos:
La contabilidad del autónomo también prevé un registro de los gastos de la actividad profesional, gracias a los cuales podrás saber si estás teniendo pérdidas o beneficios. Recuerda que, para que un gasto sea deducible y puedas incorporarlo en tu contabilidad, debe estar directamente relacionado con tu negocio. Lo usual es que tengas que llevar tres libros de registros:
Es un listado donde anotarás todas las facturas recibidas, tanto por la prestación de servicios como por los bienes que hayas comprado para tu actividad. Tendrás que reflejar los mismos detalles de las facturas que emites, incluyendo además el nombre y apellidos o razón social del emisor y su NIF.
Los bienes de inversión son aquellos cuyo costo supera los 3.005,06 euros, sin incluir el IVA, y que, por su naturaleza, se consumirán a lo largo de diferentes ejercicios fiscales (más de un año), por lo que no puedes contabilizarlos como un gasto único, sino que tendrás que distribuirlos durante varios trimestres o, incluso, años. La Agencia Tributaria clasifica los bienes de inversión en diferentes tipos y establece las reglas de amortización, determinando los plazos mínimos y máximos que puedes aplicar. Por ejemplo, el mobiliario para tu oficina o tienda tiene un coeficiente lineal máximo del 10 por 100 y un periodo de amortización máximo de 20 años. En cambio, el coeficiente lineal máximo de los equipos electrónicos es más alto (20 por 100) y el periodo de amortización máximo es más bajo (10 años).
En este libro solo debes contabilizar los gastos para los cuales no tienes facturas, por lo que no puedes reflejar ni las facturas recibidas ni los bienes de inversión, sino tan solo los tickets o recibos del banco. Tendrás que contabilizar el pago de la cuota de autónomos a la Seguridad Social, por ejemplo, ya que se justifica con el recibo del banco, así como el coste de una cena de trabajo. En caso de que tengas tanto el ticket como la factura, es mejor que contabilices el gasto en el libro de registro de facturas, ya que así podrás desgravar el IVA correspondiente.
Por otra parte, la Agencia Tributaria recuerda que es obligatorio conservar “los justificantes, facturas y otros documentos que acrediten las operaciones, rentas, gastos, ingresos, reducciones y deducciones reflejados en tus declaraciones” durante el plazo de cuatro años. No obstante, también aclara que “los libros se pueden llevar por medios electrónicos o informáticos, conservando los ficheros y programas que sirvan de soporte”.
La aprobación de la Ley Antifraude, en 2021, y la Ley Crea y Crece, en 2022, trajeron consigo nuevas obligaciones en la contabilidad del autónomo. Con el objetivo de digitalizar, facilitar y hacer más transparente la contabilidad, evitando a su vez el fraude fiscal, se impone la facturación electrónica y el uso de softwares certificados.
Eso significa que tendrás que emitir facturas electrónicas, que no consiste simplemente en enviar un PDF por correo al cliente, sino que deben cumplir una serie de requisitos:
Como la legibilidad, autenticidad e integridad de la factura se garantizan mediante el programa informático que la crea y recibe, la firma electrónica avanzada y el intercambio electrónico de datos EDI, tendrás que contar con un software de facturación que cumpla la normativa antifraude, lo que incluye la posibilidad de enviar los datos directamente a la Agencia Tributaria. No obstante, tienes hasta el 1 de julio de 2027 para actualizarte e implementar este sistema.
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