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Outsourcing: La manera de ampliar tu pyme
Si tu negocio está afrontando problemas en su funcionamiento, tiene costes elevados o simplemente quieres aumentar su productividad profesionalizando algunos servicios, el outsourcing puede ser la mejor solución. Externalizar algunas funciones de tu pyme te ayudará a dinamizar las operaciones, ahorrar costes, ser más eficiente y crecer.
¿Qué es el outsourcing?
El outsourcing es un proceso mediante el cual una empresa externaliza ciertos servicios o procesos, generalmente para lograr una mayor rentabilidad y eficiencia. Mediante la externalización se identifican aquellos procesos o servicios que podría desarrollar de manera más eficiente una empresa externa, aprovechando sus conocimientos, tecnología y experiencia. De esta manera, la empresa libera recursos importantes que puede destinar a promover el crecimiento de su negocio.
Ventajas del outsourcing para las pymes
Ahorrar costes. Externalizar algunos servicios te permitirá ahorrar costes, sobre todo en términos de personal, implantación de nuevos desarrollos e inversiones en activos. Un informe de Expansión reveló que las empresas que apuestan por el outsourcing pueden incrementar su productividad hasta un 30 % y disminuir sus gastos fijos en un 20 %.
Mejorar los servicios y/o productos. La externalización te permitirá aprovechar el conocimiento y la infraestructura de las empresas que contrates, de manera que puedas ofrecer un servicio o producto de mayor calidad a tus clientes.
Ganar en competitividad. Al externalizar determinados servicios podrás centrarte en especializar a tu pyme, lo cual te dará una ventaja frente a tus competidores. El outsourcing también dotará a tu empresa de una estructura más flexible que facilitará la adaptación ante los cambios del mercado.
Ampliar tu empresa. Con los recursos que ahorras al externalizar los servicios y el tiempo que tendrás a tu disposición, podrás hacer crecer tu empresa, invirtiendo en las actividades clave para el negocio. De hecho, si planeas ampliar tu negocio, recuerda que puedes contar con el aval de una SGR.
Inconvenientes del outsourcing
Mayor vulnerabilidad de la información confidencial ya que al externalizar determinados procesos tendrás que compartir datos con otras empresas, ya sea información contable, de recursos humanos o del propio proceso de fabricación.
Problemas de comunicación dados por malentendidos o retrasos en la transmisión de información con la empresa contratada, que pueden llegar a representar una pérdida económica o un daño reputacional de cara a tus clientes.
Pérdida de calidad ya que en muchos casos las empresas subcontratadas trabajan simultáneamente con varios clientes, por lo que existe el riesgo de que se produzcan retrasos en las entregas, lo cual puede dañar la confianza de los clientes y representar un problema para fidelizarlos.
¿Qué servicios puedes externalizar?
Las empresas suelen externalizar sus servicios “secundarios”, aquellos que no conforman el núcleo duro de la actividad económica de la pyme. Como regla general, podrás externalizar servicios administrativos, de seguridad y limpieza o incluso de logística, tecnología o comercialización.
Para decidir qué servicios puedes externalizar en tu pyme, debes tener en cuenta tres factores esenciales:
- Frecuencia de uso. Si se trata de una actividad puntual, que tu pyme demanda solo una vez al mes, no tiene sentido que contrates a personal para que la realice, por lo que es probable que sea más rentable externalizarla.
- Costes de la operación. Pregúntate si el outsourcing es una alternativa más económica en comparación con la inversión que demanda realizar la actividad al interno de la empresa. Analiza los costes a largo plazo de ambas opciones, tanto a nivel de infraestructura como de personal.
- Cualificación del personal. Si necesitas personal cualificado para determinadas actividades, pero su costo es muy elevado, es probable que sea más conveniente externalizar ese proceso. Una de las mayores ventajas del outsourcing es que puedes contar con profesionales que te permitan nivelar la balanza con los grandes competidores de tu sector, sin tener que asumir grandes gastos.
A la hora de emprender una actividad por cuenta propia, la contabilidad suele ser uno de los aspectos más descuidados, aunque desconocer tus obligaciones fiscales y contables puede causarte más de un dolor de cabeza. Llevar una buena contabilidad como autónomo no solo te ayudará a pagar los impuestos y evitar sanciones sino que también te permitirá saber en qué situación exacta se encuentra tu negocio para que puedas tomar las medidas correctivas necesarias.
¿Cómo llevar la contabilidad del autónomo?
Tus obligaciones contables como autónomo dependerán del tipo de actividad que desarrolles y el régimen de determinación del rendimiento, por lo que no tendrás que llevar la misma documentación si tributas por la estimación directa que por la estimación objetiva, si trabajas como profesional o eres un empresario mercantil. La Agencia Tributaria indica qué documentos son necesarios en cada caso, aunque existen algunos libros contables imprescindibles.
Ingresos y facturas
La contabilidad del autónomo comienza con el libro de registro de las facturas emitidas, el cual permite calcular los ingresos que genera tu actividad. Se trata de un simple listado de todas las facturas que has hecho en el que debes reflejar una serie de datos:
- Fecha de emisión de la factura
- Número de la factura
- Destinatario de la factura
- Base imponible
- Tipo de IVA aplicado y su importe
- Retención IRPF, si procede
Gastos
La contabilidad del autónomo también prevé un registro de los gastos de la actividad profesional, gracias a los cuales podrás saber si estás teniendo pérdidas o beneficios. Recuerda que para que un gasto sea deducible y puedas incorporarlo en tu contabilidad debe estar directamente relacionado con tu negocio. Lo usual es que tengas que llevar tres libros de registros:
- Libro de registro de facturas recibidas. Es un listado donde anotarás todas las facturas recibidas, tanto por la prestación de servicios como por los bienes que hayas comprado para tu actividad. Tendrás que reflejar los mismos detalles de las facturas que emites, incluyendo además el nombre y apellidos o razón social del emisor y su NIF.
- Libro de registro de bienes de inversión. Los bienes de inversión son aquellos cuyo costo supera los 3.005,06 euros sin incluir el IVA, y que, por su naturaleza, se consumirán a lo largo de diferentes ejercicios fiscales, por lo que no puedes contabilizarlos como un gasto único sino que tendrás que distribuirlos durante varios trimestres o incluso años. La Agencia Tributaria ha clasificado los bienes de inversión por tipo, determinando los plazos de amortización mínimos y máximos que puedes aplicar.
- Libro de registro de gastos. En este libro solo debes contabilizar los gastos para los cuales no tienes facturas, por lo que no puedes reflejar ni las facturas recibidas ni los bienes de inversión sino tan solo los tickets o recibos del banco. En este libro debes contabilizar el pago de la cuota de autónomos a la Seguridad Social, por ejemplo, ya que se justifica con el recibo del banco, así como el costo de una cena de trabajo. En caso de que tengas tanto el ticket como la factura, es mejor que contabilices el gasto en el libro de registro de facturas ya que así podrás desgravar el IVA correspondiente.