¿Cómo realizar una gestión de pagos eficaz en tu pyme?

La gestión de pagos y cobros es una actividad esencial en la pyme, puesto que permite disponer de un buen flujo de caja que garantice el correcto funcionamiento del negocio. La gestión de cobros se refiere a la planificación y control de los pagos que el negocio tiene pendientes por parte de los clientes, mientras que la gestión de pagos implica recibir las facturas de los proveedores y asegurarse de pagarlas en tiempo y forma.

¿Por qué es tan importante la gestión de pagos y cobros?

Proyecta una imagen profesional. Estar al día con los pagos proyecta una imagen profesional que brinda mayor confianza a los proveedores y acreedores, de manera que en un futuro te resultará más fácil negociar un aplazamiento de los pagos.

Garantiza los fondos para que el negocio funcione. Una gestión de cobros correcta garantiza que el negocio tenga la liquidez necesaria para hacer frente a sus diferentes obligaciones, desde el pago a los proveedores hasta la nómina de los empleados.  

Reduce costos. Cuanto más tarden en pagar tus clientes, más tardarás en pagar a tus proveedores, pero solicitar un aplazamiento de los pagos a menudo conlleva sobrecostes e implica no poder acceder a descuentos y promociones que abaratarían el importe total. Una gestión de pagos y cobros eficiente evita esos problemas.

Facilita una gestión más eficaz del negocio. Llevar un buen control de los cobros y pagos permitirá que la pyme mantenga un flujo de caja adecuado, de manera que podrá planificar mejor sus necesidades financieras a medio plazo, evitando problemas y buscando soluciones más ventajosas.

Ventaja competitiva. Poder pagar rápidamente a los proveedores, así como no tener que recurrir a fuentes de financiación externas, le brindará a tu negocio una ventaja respecto a otras empresas del sector, lo cual te permitirá ajustar los precios.

Cinco estrategias para gestionar mejor los cobros y pagos en un negocio

El crédito comercial, que implica el aplazamiento del pago a los proveedores, es el instrumento financiero más usado por las pymes. El 37,6 % de ellas recurrieron a esta alternativa en 2018, según el último Informe sobre Financiación de la Pyme, realizado por CESGAR. Aunque para tu negocio sea interesante aplazar el pago a los proveedores, también es probable que tengas que recurrir a la venta a crédito, lo cual implica exponerte a un riesgo de impago o descubiertos que generen problemas de liquidez por retrasos en los pagos. Para evitar estos problemas debes:

1. Realizar un estudio de solvencia de los clientes. Antes de cerrar cualquier venta, es conveniente que analices la solvencia de tus clientes potenciales para reducir el riesgo de impagos o pagos atrasados. Los informes comerciales, registros públicos y registros de morosos te permitirán formarte una idea del músculo económico de otras pymes.
2. Establecer un sistema de incentivo por pronto pago y penalizaciones por retrasos. Para animar a tus clientes a pagar rápido, puedes realizar un descuento en las facturas y aplicar recargos por los retrasos en el pago de las mismas.
3. Determinar un calendario de pagos. Si tienes un negocio pequeño, fijar un día al mes para realizar todos los pagos te facilitará esta tarea, dando a la vez confianza a los proveedores, pues sabrán exactamente cuándo cobrarán.
4. Utilizar un software de gestión. Para facilitar la gestión de pagos y cobros, lo más conveniente es recurrir a un software que te permita automatizar todas esas operaciones. Esta tecnología suele tener un sistema de alertas que te avisará de cuándo debes realizar y recibir los pagos, además de indicarte los descubiertos y los gastos que han pasado a tu cuenta. Los programas más completos también permiten llevar el pago de nóminas, liquidaciones de impuestos, préstamos o pagos a la Seguridad Social. Así podrás tener una imagen global del estado de la Tesorería de tu negocio.
5. Crear un fondo de emergencias. El informe de la Plataforma Multisectorial contra la Morosidad indicó que el sector público tarda 68 días en pagar y el privado 81, plazos muy alejados de lo que establece la ley. Eso significa que es mejor prevenir y contar con un fondo de emergencias para hacer frente a posibles retrasos en los pagos. Así podrás seguir trabajando con normalidad, sin tener que recurrir a préstamos o incurrir en impagos.