Cada vez más pymes expanden sus horizontes fuera de las fronteras nacionales como una estrategia para aumentar el volumen de negocio y ganar en competitividad. Sin embargo, antes de lanzarte a vender productos al extranjero o dentro de la Unión Europea, necesitas realizar una serie de trámites administrativos. Una de las diligencias más importantes consiste en darse de alta en el ROI para que Hacienda te reconozca como operador intracomunitario.
El Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) es una gran base de datos a nivel europeo en la que se encuentran todos los profesionales, empresarios y empresas que comercializan productos o prestan servicios en el ámbito de la Unión Europea.
El principal objetivo de este censo es facilitar el sistema de intercambio de información sobre el IVA. Un operador intracomunitario puede consultar fácilmente ese registro y comprobar si su cliente también lo es para no aplicar el IVA en la factura.
Todos los autónomos, empresarios y empresas que presten o reciban servicios en otros estados de la Unión Europea tienen la obligación de darse de alta en el ROI. También es obligatorio para quienes realizan entregas de bienes o adquisiciones intracomunitarias sujetas al IVA.
Por ejemplo, si tienes un negocio y vendes a una empresa radicada en Italia, se considera una entrega intracomunitaria de bienes, ya que se produce un movimiento físico de productos, por lo que tendrás que estar dado de alta en el ROI. También tendrás que hacerlo si, como abogado, brindas asesoramiento jurídico a una sociedad en Francia, pues esta actividad se cataloga como una prestación de servicios intracomunitarios. Las excepciones a esa regla están recogidas en el artículo 70 de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido.
En cambio, no tendrás que estar inscrito en el ROI si, por ejemplo, brindas clases particulares o tienes una academia, ya que la mayoría de las actividades formativas y educativas están exentas de IVA, así que, aunque hagas una campaña publicitaria en Facebook, cuya sede se encuentra en Irlanda, no tendrás que darte de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios. En cambio, tendrás que hacerlo si realizas una campaña de marketing similar, pero eres diseñador web.
La Agencia Tributaria señala que, como vendedor, tienes la obligación de comprobar que tu cliente esté registrado como operador intracomunitario para aplicar la exención de IVA. Es decir, hay que acreditar la existencia del proveedor, un trámite sencillo, ya que solo tienes que buscar en el censo VIES el número de IVA que te haya facilitado, indicando, además, el país de tu cliente. Si la plataforma señala que “el número de IVA no es válido para las operaciones transfronterizas dentro de la UE”, tendrás que cargar en la factura el IVA que se aplica en España.
Para registrarte en el ROI, debes cursar una solicitud a Hacienda, un procedimiento fácil si sigues estos pasos:
Para inscribirte en el ROI, primero debes estar registrado en Hacienda como profesional o pyme. Por tanto, tendrás que rellenar el modelo 036, la declaración censal para tramitar tu alta en la Agencia Tributaria.
En el apartado 6 “Impuesto sobre el valor añadido”, en la sección referente a “Registros”, tendrás que marcar la casilla 582, que indica “Solicita alta/baja en el Registro de operadores intracomunitarios”. No olvides señalar, a continuación, la fecha en la que tienes previsto realizar tu primera operación intracomunitaria.
Puedes cursar la solicitud de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios de manera presencial en la AEAT o a través de su sede electrónica, si cuentas con el certificado digital. Si prefieres hacerlo online, una vez que estés dentro de la sede de Hacienda, accede al apartado “Censo, NIF y domicilio fiscal” para iniciar los trámites. Luego, haz clic en “Censos” y, posteriormente, en “Modelos 036 y 037”.
En el modelo 036, además de tus datos personales e identificativos, tendrás que marcar algunas casillas para comunicar a la Agencia Tributaria que quieres darte de alta en el ROI:
Casilla 130: si ya te habías registrado en Hacienda, puedes pedir tu número de operador comunitario en cualquier momento posterior, marcando “Solicitud de alta/baja en el registro de operadores intracomunitarios”, la cual señala que se trata de una modificación.
Casilla 582: es la solicitud propiamente dicha del alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios.
Casilla 584: para indicar la fecha de la primera operación intracomunitaria que tienes prevista.
Por último, cuando termines de rellenar todos los campos, debes firmar el modelo y enviarlo. Ten en cuenta que se trata de una solicitud, no es el alta ROI definitiva, de manera que tendrás que esperar su tramitación.
Hacienda puede realizar las comprobaciones que necesite para verificar que, realmente, necesitas darte de alta en el ROI. Quizá te solicite documentación que demuestre que tienes proveedores o clientes en otros países de la Unión Europea.
Para demostrarlo, presenta los pedidos que hayas recibido, peticiones de presupuesto o, incluso, un correo electrónico de solicitud de servicio de clientes europeos potenciales.
Si no hay problemas, la Agencia Tributaria te dará de alta en el ROI y te asignará un NIF-IVA, también conocido como VAT Number. Se trata de un código formado por el prefijo de España (ES) y seguido del Número de Identificación Fiscal (NIF). Con ese número de operador intracomunitario, podrás comenzar a facturar sin IVA a tus clientes europeos y te servirá, a su vez, para que tus proveedores intracomunitarios te facturen sin IVA.
No obstante, recuerda que tanto los autónomos como las pymes deben presentar el modelo 349 de operaciones intracomunitarias de forma mensual, bimensual, trimestral o anual, en dependencia del importe total de las entregas de bienes y prestaciones de servicios. Se trata de una declaración de carácter meramente informativo, para que la Agencia Tributaria tenga constancia de las operaciones que has realizado, a diferencia del modelo 303 del Impuesto sobre el Valor Añadido IVA, mediante el cual realizas el pago fraccionado del IVA; o sea, la diferencia entre el IVA que has cobrado a tus clientes y el que has pagado a tus proveedores a lo largo del trimestre.
La Agencia Tributaria tiene un plazo de tres meses para aceptar tu inclusión en el censo. Si no recibes respuesta, significa que la solicitud ha sido rechazada. En ese caso, no podrás emitir o recibir facturas exentas de IVA por las operaciones intracomunitarias.
Cabe aclarar que en España no es posible darse de alta en el ROI con efectos retroactivos. No obstante, si la AEAT te aprueba, esa inscripción tiene efectos retroactivos y comienza a aplicarse a partir de la fecha que aparece en la solicitud que presentaste, según la resolución correspondiente al 20 de febrero de 2019 RG: 9392/2015 del Tribunal Económico Administrativo Central.
El proceso para darte de baja del registro de operadores intracomunitarios es bastante parecido al procedimiento de alta. En ese caso, tendrás que volver a rellenar el modelo 036, pero marcando la casilla 583 para solicitar formalmente que te eliminen del registro.
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