Cómo darte de alta como operador intracomunitario (ROI)

Cada vez más pymes expanden sus horizontes fuera de las fronteras nacionales como una estrategia para aumentar el volumen de negocio y ganar en competitividad. Sin embargo, antes de lanzarte a vender productos al extranjero o dentro de la Unión Europea, necesitas realizar una serie de trámites administrativos. Uno de los trámites más importantes consiste en darse de alta en el ROI para que Hacienda te reconozca como operador intracomunitario.

¿Qué es el ROI?

El Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) es una gran base de datos a nivel europeo en la que se encuentran todos los profesionales, empresarios y empresas que comercializan productos o prestan servicios en el ámbito de la Unión Europea.

El principal objetivo de este censo es facilitar el sistema de intercambio de información sobre el IVA. Un operador intracomunitario puede consultar fácilmente ese registro y comprobar si su cliente también es operador comunitario para no aplicar el IVA en la factura.

¿Quiénes están obligados a darse de alta en el ROI?

Todos los autónomos, empresarios y empresas que presten o reciban servicios en otros estados de la Unión Europea tienen la obligación de darse de alta en el ROI. También es obligatorio para quienes realizan entregas de bienes o adquisiciones intracomunitarias sujetas al impuesto.

La Agencia Tributaria señala que, como vendedor, tienes la obligación de comprobar que tu cliente esté registrado como operador intracomunitario para aplicar la exención de IVA. Es muy sencillo, solo tienes que buscar en el censo VIES el número de IVA que te haya facilitado, indicando además el país de tu cliente. Si la plataforma señala que “el número de IVA no es válido para las operaciones transfronterizas dentro de la UE”, tendrás que cargar en la factura el IVA que se aplica en España.

¿Qué pasos debes seguir para darte de alta como operador intracomunitario?

Para darse de alta en el ROI, debes rellenar el modelo 036. Es la declaración censal que debes presentar para tramitar tu alta en Hacienda. En el apartado 6 “Impuesto sobre el valor añadido”, en la sección referente a “Registros”, debes marcar la casilla 582, que indica “Solicita alta/baja en el Registro de operadores intracomunitarios”. No olvides señalar a continuación la fecha en la que tienes previsto realizar tu primera operación intracomunitaria.

Si ya te has dado de alta en Hacienda, puedes pedir tu número de operador comunitario en cualquier momento posterior. Solo tendrás que volver a presentar ese mismo modelo, marcando la casilla 130, que indica “Solicitud de alta/baja en el registro de operadores intracomunitarios”, la cual señala que se trata de una modificación.

Es importante que tengas en cuenta que se trata de una solicitud, no es el alta ROI definitiva, de manera que tendrás que esperar la tramitación. La Agencia Tributaria tiene un plazo de tres meses para aceptar tu inclusión en el censo. Si no recibes respuesta, significa que la solicitud ha sido rechazada. En ese caso, no podrás emitir o recibir facturas exentas de IVA por las operaciones intracomunitarias.

De hecho, Hacienda puede realizar las comprobaciones que necesite para verificar que realmente necesitas darte de alta en el ROI. Quizá te solicite documentación que demuestre que tienes proveedores o clientes en otros países de la Unión Europea. Para demostrarlo, puedes presentar los pedidos que hayas recibido, peticiones de presupuesto o, incluso, un correo electrónico de solicitud de servicio de clientes europeos potenciales.

Si no hay problemas, la Agencia Tributaria te dará de alta en el ROI y te asignará un NIF-IVA, también conocido como VAT Number. Se trata de un código formado por el prefijo de España (ES) y seguido del Número de Identificación Fiscal (NIF). Con ese número de operador intracomunitario, podrás comenzar a facturar sin IVA a tus clientes europeos y te servirá, a su vez, para que tus proveedores intracomunitarios te facturen sin IVA.