El objetivo de toda empresa es ser rentable y obtener beneficios. Para lograrlo, necesita dar seguimiento a los movimientos del mercado y a sus operaciones. La contabilidad es su principal herramienta para llevar un registro detallado de los movimientos económicos, de manera que el empresario pueda conocer la situación financiera real del negocio, estar al tanto de los beneficios y pérdidas, así como conocer su solvencia para planificar la estrategia de cara al futuro. El balance de comprobación de sumas y saldos es una pieza esencial para llevar esa contabilidad.
El balance de comprobación, también conocido como balance de sumas y saldos, es una herramienta contable que se utiliza para realizar un resumen del estado financiero y las operaciones de la empresa durante un periodo de tiempo determinado. Refleja la suma del debe y el haber de las distintas cuentas, así como su saldo.
El propio Código de Comercio establece que todas las empresas tienen la obligación de realizar trimestralmente el balance de comprobación e incluirlo en el libro de inventarios. De hecho, el balance de sumas y saldos es muy útil porque refleja la contabilidad de la empresa, facilitando la toma de decisiones estratégicas y la preparación de las cuentas anuales. Permite constatar la fiabilidad de los saldos que se utilizan durante el ejercicio económico y comprueba que no existen asientos descuadrados en la contabilidad. Así, el empresario puede tener la certeza de que todo está en orden.
El balance de comprobación de sumas y saldos debe contener el nombre del negocio, la identificación del estado al cual se refiere, así como el periodo o la fecha en que se realiza. También debe indicar el folio de cada cuenta y el nombre de las mismas. Además, debe incluir el total y saldo deudor y acreedor de las cuentas.
Para elaborar el balance de comprobación, es necesario tener registradas todas las operaciones en el Libro Diario y llevar cada asiento en el Libro Mayor, en el cual debe figurar cada cuenta en la que se anotan los importes de todos los cargos realizados en ella, así como los importes de los abonos.
En cada cuenta se suman los importes de los cargos y los importes de los abonos, respectivamente. Luego se calcula el saldo de cada cuenta, extrayendo la diferencia entre la suma de los cargos y la suma de los abonos.
A continuación, se realiza una tabla con una cuenta por fila. En las columnas se colocan la suma de todos los cargos, la suma de todos los abonos, los saldos acreedores y los saldos deudores. En las dos últimas columnas solo se indica el importe del saldo de la cuenta en una de ellas, según sea deudor o acreedor.
Por último, se suman todas las filas de cada columna para comprobar que la suma de los cargos realizados en todas las cuentas concuerda con la suma de todos los abonos hechos en todas las cuentas.
Si el balance de sumas y saldos no cuadra, es probable que se deba a un error en alguno de los asientos del Libro Diario o a un fallo durante la elaboración del propio balance. Por consiguiente, tendrás que repasar cuidadosamente los asientos del Diario en busca de la discrepancia.
Algunos de los errores de contabilidad más habituales son: omitir o repetir alguna cifra o cuenta, anotar de manera equivocada una partida donde no corresponde o un error en las fechas que haga contabilizar una operación antes o después de lo debido.
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