La contabilidad de una empresa es el conjunto de técnicas y procedimientos que se utilizan para recoger los movimientos contables de la organización. En práctica, es el registro de todas y cada una de las operaciones económicas que realiza la empresa para mantener esa información ordenada y agrupada.
La contabilidad también implica un análisis de las cuentas de la empresa para conocer su situación financiera en todo momento. Su principal objetivo es brindar un cuadro real de los beneficios y pérdidas del negocio para proyectar planes a medio o largo plazo que estimulen el crecimiento empresarial.
Llevar la contabilidad de una empresa, aunque sea pequeña, no implica únicamente reflejar sus ganancias y beneficios, hay mucho más detrás de los asientos contables, por lo que es fácil cometer errores. Algunos fallos son fáciles de detectar y corregir, pero otros son más serios e incluso pueden llegar a afectar la salud financiera del negocio. Los problemas de contabilidad más comunes son:
En la contabilidad, lo ideal es ir por delante del trabajo, no a remolque, asumiendo un rol proactivo en todo momento. Sin embargo, uno de los principales problemas de contabilidad en las pymes consiste precisamente en dejar que el trabajo se acumule. Muchos negocios no cuentan con un sistema de trabajo metódico debido a la falta de tiempo o porque no disponen inmediatamente de toda la documentación para reflejar en los libros contables.
Como resultado, se suelen producir desfases y errores entre los documentos y su registro contable, de manera que algunos ingresos y gastos se pierden por el camino. Si no haces la conciliación bancaria mensualmente, por ejemplo, los registros se acumularán y cuadrar las cuentas se convertirá en una misión imposible. No registrar todos los movimientos de caja es otro error habitual que puede hacer que termines perdiendo la pista de ese dinero.
Otro error común consiste en ahorrar tiempo con algunas partidas contables, sobre todo en los préstamos a largo plazo. Si no los reclasificas en los asientos contables de la empresa todos los meses, sino que esperas hasta el año próximo, a efectos contables tendrás un falso crédito a corto plazo.
Este problema de contabilidad afecta al balance del negocio, ya que no refleja adecuadamente la deuda. Terminará dañando la imagen de solvencia de tu pyme y dibujando un escenario falso de su funcionamiento real, por lo que puede conducirte a tomar malas decisiones en base a datos que no se ajustan a la realidad.
Los asientos contables son una herramienta básica para llevar el registro de la actividad de tu negocio y mantener al día el libro diario de compras y ventas. Te permiten mantener las cuentas en orden para presentar las declaraciones de impuestos o ante posibles inspecciones de Hacienda. Sin embargo, existen diferentes tipos de partidas contables, algunas recogen o cierran la situación financiera de la empresa y otras permiten identificar el número de cuentas que intervienen en una transacción.
Uno de los problemas de contabilidad más comunes en las pymes consiste en asignar determinadas partidas a cuentas contables que no les corresponden. Los gastos de representación, las multas, los comprobantes de pagos, los gastos extraordinarios y los bienes de inversión son los que más dolores de cabeza causan, sobre todo si no tienes experiencia contable, ya que es probable que no sepas en qué libro de contabilidad debes registrarlos.
Otro problema de contabilidad en las pymes es que adolecen del nivel de personalización necesario. Las cuentas no se desglosan con el suficiente nivel de detalle ni se separan los conceptos adecuadamente según la actividad de la empresa.
En el caso de las startups tecnológicas, por ejemplo, un error común consiste en reflejar facturas de servicios de software en las cuentas “saco” u “otros servicios”, donde también se suelen incluir erróneamente las facturas por la publicidad en las redes sociales. Abusar de la categoría “Extra” para anotar los gastos impedirá que puedas formarte una imagen fiel de la realidad financiera de tu negocio. Por eso, lo ideal es definir categorías para cada gasto y detallar lo máximo posible los gastos e ingresos.
Para que un negocio funcione, no basta con planificar el presupuesto, debe contar con una política de gastos clara. Se trata de las normas y prácticas que dictan cómo gestionar el dinero, estableciendo los límites que deben seguir tanto los directivos como los empleados, despejando cualquier tipo de dudas respecto a los pagos, consumos y reembolsos. No tener una política de gastos clara es un error común que cometen muchas pymes, que suelen cubrir los gastos más frecuentes con el efectivo de caja.
Al final del año esos gastos pueden llegar a representar un importe considerable, de manera que sin un control adecuado pueden causar problemas a la hora de llevar la contabilidad y realizar la declaración de impuestos. Por tanto, es necesario que registres todos los gastos de tu negocio, por pequeños que sean. Así podrás saber dónde va el dinero, establecer presupuestos más realistas y tener una imagen más real de tu situación financiera.
Los datos económicos que se recogen en las declaraciones y autoliquidaciones que se presentan en cada ejercicio fiscal deben contar con un soporte físico que los justifique. El desorden o la falta de justificantes para respaldar los asientos contables es un problema relativamente habitual en la contabilidad de las pymes.
Con vistas a una auditoría, inspección fiscal o la declaración de impuestos, debes conservar todos los justificantes y recibos, clasificándolos adecuadamente y asegurándote de que sean fácilmente accesibles, al menos durante los cuatro o seis años que se exigen a efectos fiscales. Por ejemplo, si extravías una factura cuyo importe ya habías incluido en una liquidación, ese gasto dejará de ser deducible. Además, es probable que los efectos de esa pérdida se trasladen a diferentes impuestos y ejercicios fiscales.
Dado que las pymes suelen ser sociedades limitadas con capital aportado por los socios, no es inusual que las finanzas personales y de negocios terminen mezclándose. Cuando comienzas un negocio, es habitual que todo lo personal se convierta en empresarial, desde el número de teléfono hasta la cuenta bancaria. También es probable que termines poniendo dinero de tu bolsillo para cubrir los gastos de la empresa o que saques dinero de la empresa para cubrir tus gastos personales.
Algunos socios se convierten en los principales acreedores de su negocio, una práctica que afecta al balance anual, brindando una mala imagen de cara a posibles inversores y haciendo que pierdas tanto el control de tus finanzas personales como el de la contabilidad de la empresa, ya que no podrás saber con exactitud cuáles son los gastos y ganancias reales de tu negocio. Por eso, lo ideal es que cuentes con una cuenta de empresa que te permita controlar mejor los ingresos y gastos, pudiendo detectar fácilmente errores y problemas en la contabilidad, y que mantengas separadas las finanzas personales de las empresariales.
Llevar adecuadamente la contabilidad no solo es un deber fiscal, sino que también te ayudará a tomar decisiones más estratégicas para tu negocio. Podrás saber en todo momento tus ingresos y costes, los beneficios de las inversiones realizadas y detectar los gastos superfluos que puedes eliminar para que tu pyme sea más productiva.
Comunicación segura mediante certificado del servidor SSL y el acceso a la información protegida y se almacenada cifrada. Su IP de acceso 3.236.24.215
