Ser autónomo no es fácil. Además de sacar adelante tu negocio, tienes que lidiar con el papeleo, las facturas y los impuestos. Por suerte, el sistema también ofrece algunas ventajas para aliviar la carga fiscal. Una de las más relevantes es la posibilidad de deducir ciertos gastos relacionados con tu actividad profesional. No obstante, debes saber exactamente cuáles son porque la Agencia Tributaria suele revisarlos con lupa.
Antes de lanzarte a desgravar gastos, es importante que sepas que Hacienda establece tres criterios clave para determinar cuáles puedes deducir:
La regla general es muy sencilla: puedes deducir todos los gastos que estén directamente relacionados con el ejercicio de tu actividad económica, siempre y cuando estén justificados con las facturas correspondientes y registrados en tus libros de Contabilidad.
Los gastos deducibles para quienes trabajan por cuenta propia están regulados fundamentalmente por la Ley del IRPF y la Ley del IVA. No obstante, el criterio de Hacienda reflejado en diferentes órdenes también delimita cómo se aplican dichas deducciones en la práctica.
Puedes desgravar todas las compras de productos, ya se trate de mercancías o materias primas, que necesites para realizar tu trabajo. Eso incluye, por ejemplo, materiales de oficina, insumos para la producción o cualquier producto que utilices para prestar tus servicios.
También puedes deducir los gastos en los que incurras por concepto de mantenimiento y/o reparación, ya sea del local donde trabajas o de los equipos, maquinaria y herramientas que utilizas, a menos que se cataloguen como mejoras.
Es importante que tengas claro que los gastos que incrementen el valor, la capacidad de producción o la vida útil de un activo, como una reforma importante del local o una actualización tecnológica sustancial, no se consideran mantenimiento, por lo que debes contabilizarlos como inversión y se irán amortizando con el tiempo.
Si tienes empleados a tu cargo, la ley te permite deducir prácticamente todos los gastos en los que incurras. Eso incluye su nómina, retribuciones adicionales, indemnizaciones y, por supuesto, las cuotas de la Seguridad Social.
También podrás desgravar los gastos destinados a la formación profesional de tus trabajadores, contribuciones a planes de pensiones y cualquier seguro que tengas que contratar por obligación o conveniencia laboral.
Asimismo, los gastos vinculados a la actividad diaria de los empleados son deducibles, como las dietas por desplazamientos. También podrás desgravar las retribuciones en especie y los premios por rendimiento o incentivos.
Si eres autónomo, puedes desgravar el alquiler del local donde trabajas o las cuotas del vehículo en leasing. Además, los cánones de software o licencias profesionales necesarias para tu trabajo también son deducibles.
En cuanto a los tributos, podrás desgravar impuestos directamente relacionados con tu actividad económica, como el Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI) del local, el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE), tasas municipales por licencias o servicios y otros tributos de naturaleza similar.
Para desarrollar tu actividad, es probable que tengas que recurrir a otros profesionales. Podrás deducir esas facturas, como las de los abogados, asesores fiscales, consultores especializados, diseñadores gráficos, informáticos o traductores que presten servicios necesarios para el funcionamiento de tu negocio.
La mayoría de los negocios tienen que asumir diferentes tipos de costes financieros, pero puedes desgravar muchos de ellos. Si tienes un crédito como autónomo, podrás deducir los intereses, así como los gastos por servicios bancarios y los recargos por aplazamientos de pago, incluyendo los de la Agencia Tributaria.
También tienes la posibilidad de deducir las comisiones de mantenimiento de cuentas vinculadas a tu actividad, los gastos de transferencias o las comisiones por TPV y pasarelas de pago online. Obviamente, es fundamental que esas operaciones estén vinculadas a tu cuenta bancaria profesional, de modo que no se mezclen con tus movimientos personales.
No obstante, Hacienda aclara que el límite a la deducibilidad de los gastos financieros netos es del 30% del beneficio operativo del ejercicio o 1 millón de euros.
Puedes desgravar los gastos en publicidad, relaciones públicas, suscripción a revistas profesionales, cuotas a asociaciones empresariales y los gastos de eventos y cursos a los que asistas. Además, tienes la posibilidad de deducir las primas de seguro de enfermedad, también las de tu pareja e hijos menores de 25 años que vivan contigo, hasta un máximo de 500 euros por persona.
Las facturas de agua, luz y gas también son deducibles. No obstante, si trabajas desde casa, la Agencia Tributaria solo permite deducir un 30% del porcentaje de la superficie de la vivienda destinada al trabajo. Incluso podrías desgravar una parte del alquiler de tu casa, pero tendrás que pedirle al propietario que te haga dos facturas, una de ellas con retención de IRPF e IVA.
Para desempeñar tu actividad, es probable que incurras en pequeños gastos que no siempre puedes justificar con una factura, como reparaciones rápidas, fotocopias, alguna suscripción digital o material de oficina de bajo coste. Para esos casos, Hacienda prevé el concepto de “gastos de difícil justificación”, aplicable a los autónomos en régimen de estimación directa simplificada.
El importe máximo deducible en ese supuesto es de 2.000 euros anuales. No tendrás que detallar cada gasto, pero es importante que hagas previsiones razonables acordes al tipo de trabajo que desarrollas.
En resumen, las deducciones son una herramienta muy útil, pero también son un terreno lleno de matices que conviene gestionar con cuidado. Si tienes dudas sobre los gastos deducibles, lo más prudente es consultarlo con tu asesor fiscal.
Comunicación segura mediante certificado del servidor SSL y el acceso a la información protegida y se almacenada cifrada. Su IP de acceso 145.239.68.210
