¿Qué es la conciliación bancaria y cuáles son sus beneficios?

Si tienes un negocio, es importante que sus cuentas estén cuadradas. Un buen control contable te permitirá supervisar las actividades y movimientos para asegurarte de que todo se desarrolla según el plan estratégico que has trazado. Una de las herramientas de control económico más importantes es la conciliación bancaria, pues te permitirá detectar y corregir posibles desviaciones que podrían afectar a la salud financiera de tu negocio.

¿Qué es una conciliación bancaria?

La conciliación bancaria consiste en comprobar los registros de los libros contables de la empresa con los extractos de las cuentas corrientes para detectar potenciales diferencias y realizar las correcciones o ajustes que sean necesarios. A través de esta operación, verificas que la cuenta bancaria refleja fielmente lo que ocurre en la contabilidad de tu empresa.

¿Cuándo debes hacer la conciliación bancaria?

Lo ideal es ir comprobando cada uno de los asientos contables minuciosamente, razón por la cual se recomienda no dejar pasar demasiado tiempo entre una conciliación y otra. Mientras más meses transcurran, más difícil será cuadrar las cuentas. 

Este procedimiento, cuyo principal objetivo es mantener las cuentas y los movimientos bancarios bajo control, debería realizarse al final de cada mes, comparando el extracto de la entidad bancaria con las operaciones registradas de gastos e ingresos durante ese periodo de tiempo. 

No obstante, su frecuencia dependerá de factores como el tamaño de la empresa y el volumen de las transacciones. Si tu negocio realiza muchos movimientos bancarios, deberías hacer la conciliación al menos cada 15 días, pues de lo contrario se convertirá en una tarea bastante engorrosa.  

¿Cómo beneficia la conciliación bancaria a tu pyme?

La conciliación bancaria es mucho más que un simple ejercicio contable, es una práctica que aporta claridad y confianza en la gestión financiera de tu pyme. Cuando alineas tus registros internos con los informes del banco, no solo te aseguras de que cada transacción esté registrada correctamente, sino que también puedes detectar posibles errores antes de que se conviertan en problemas mayores.

• Mayor control de los recursos económicos. La conciliación bancaria te permitirá comprobar la veracidad de la información contable, de manera que podrás tener una imagen exacta de la situación económica de tu pyme. Tener la contabilidad al día y conocer tu saldo te ayudará a distribuir de manera más eficiente los recursos con los que cuentas para propiciar un crecimiento sostenido y viable a lo largo del tiempo.
• Detectar los errores contables. La conciliación bancaria evita sorpresas desagradables en la contabilidad de tu pyme. Te permitirá detectar errores en las entradas de los libros de contabilidad, cheques girados que no han sido cobrados, consignaciones registradas en los libros que el banco aún no ha abonado o, al contrario, notas de débito o crédito que el banco ha cargado o abonado, pero que todavía no has registrado en tus libros.
• Comprobar los pagos y cobros. Si tienes un volumen de negocio considerable, la conciliación bancaria se convertirá en la mejor herramienta para comprobar las transacciones que ha hecho tu pyme. Podrás tener claro a qué proveedores has pagado y mantenerte al día con los cobros, sabiendo la fecha de los vencimientos para reclamar a los clientes el pago de las facturas no abonadas.
• Prevenir pérdidas. La conciliación bancaria es vital para evitar pérdidas en el negocio. Este procedimiento no solo te permitirá detectar las facturas no cobradas, sino también posibles cargos erróneos. Además, te ayudará a detectar lo que no está funcionando, aquellas áreas que están generando pérdidas económicas, para que puedas replanteártelas.
• Facilitar la toma de decisiones. Cuanta más información poseas sobre el estado financiero de tu pyme, mejores decisiones podrás tomar. La conciliación de la cuenta bancaria te permitirá tomar decisiones estratégicas, basándote en datos fiables y actualizados, para que puedas potenciar las áreas más exitosas y rediseñar aquellas que no están dando los beneficios esperados.
• Mayor seguridad ante una inspección. La conciliación bancaria no es obligatoria, pero tendrás que hacerla para presentar los impuestos trimestrales y tus cuentas anuales. Además, tener la contabilidad al día y las cuentas cuadradas te hará sentirte más seguro, sobre todo de cara a una inspección, pues ya habrás detectado y corregido los errores o desajustes. Así, no tendrás problemas fiscales y evitarás sanciones económicas.

¿Qué tipos de conciliación bancaria existen?

Conocer los diferentes tipos de conciliación bancaria te ayudará a elegir la modalidad más adecuada para tu negocio. Así podrás llevar una gestión financiera más eficiente, que te ayude a mantener tus cuentas en orden y prevenir problemas fiscales de cara al futuro.

• Conciliación individual o aritmética. Es el tipo de conciliación bancaria que más utilizan las empresas y consiste en ir comparando los movimientos cronológicamente. Partiendo del saldo de los libros contables de la empresa, debes encontrar las diferencias con el saldo bancario para hacer los ajustes contables necesarios y actualizar el saldo del libro de bancos, cuya validez depende de que las operaciones mensuales estén verificadas en el extracto bancario.
• Conciliación conjunta o contable. En este tipo de conciliación bancaria se elabora un documento que contenga toda la información sobre los asientos que no corresponden y se usa para crear las pólizas de corrección (recuerda que, si registras mal una póliza, no puedes cancelarla ni borrar los movimientos, sino que tendrás que realizar una póliza nueva con el movimiento inverso). Las correcciones que sean necesarias estarán a cargo del banco o la empresa, dependiendo de quién es el responsable de los errores.

Las principales causas de los descuadres

Cuando hagas la conciliación bancaria, encontrarás básicamente dos tipos de inconsistencias: temporales o permanentes. Las inconsistencias temporales se deben a un descuadre entre la fecha que reflejan los libros contables y la del extracto bancario. En cambio, las inconsistencias permanentes son errores que comete la empresa o el banco al contabilizar los apuntes en cuestión. 

Existen diferentes razones por las cuales el saldo final del banco no cuadra con la información que contienen los libros contables de tu negocio:

• Cheques girados por la empresa que los beneficiarios no han cobrado.
• Consignaciones en los libros contables que el banco no ha abonado. 
• Notas de débito que el banco carga a la cuenta bancaria, pero que la empresa no ha registrado.
• Notas de crédito que el banco abona a la cuenta de la empresa, pero que ésta no ha registrado.
• Diferencia de tiempo en el registro de las partidas, ya que los bancos suelen tardar más en reflejarlas. 
• Errores de la empresa al registrar los conceptos y valores en sus libros de contabilidad.
• Cobros por un terminal punto de venta en los que aparecen varias operaciones de venta agregadas, difíciles de vincular a las facturas.
• Errores de la entidad bancaria en la liquidación de determinados conceptos.

¿Cómo hacer la conciliación de una cuenta bancaria?

Para realizar la conciliación bancaria, necesitas información de dos fuentes contables distintas: los extractos bancarios y los libros contables. Los extractos bancarios recopilan todos los movimientos de las cuentas de tu empresa, indicando su concepto, la fecha y el importe. 

Lo habitual es que cada cierto tiempo, generalmente de manera mensual, el banco te envíe un estado de la cuenta con todos los movimientos registrados. Las entidades bancarias se rigen por la norma 43 de la Asociación Española de Banca, la cual regula las características del archivo en el que se reflejan los movimientos de la cuenta corriente y que usarás para realizar la conciliación bancaria.

Por otra parte, debes consultar:

• Libro diario, que recoge todas las operaciones comerciales y financieras del negocio en orden cronológico, registradas en términos de “debe” y “haber”.
• Libro de ventas e ingresos, que refleja las facturas emitidas por orden de numeración.
• Libro de compras, que reúne las facturas que implican un gasto para la actividad. 
• Libro de bancos, un registro contable auxiliar donde se registran todas las operaciones relacionadas con las cuentas bancarias.

Para facilitar esta tarea, sobre todo si tienes que lidiar con un gran volumen de operaciones, puedes dividirlas por periodos de días o semanas. Lo habitual es comenzar comprobando el saldo inicial y final para ver si existe alguna diferencia. Si es así, tendrás que revisar y verificar cada uno de los movimientos, punteando las operaciones correctas, para encontrar la diferencia o error.

1. Compara fechas y movimientos de ingresos

   Revisa la información del libro diario y el libro de ventas para comprobar si concuerda con los movimientos de “Haber” que se han producido en la cuenta empresarial.

2. Compara fechas y movimientos de gastos

   Constata si los datos del libro diario y el registro de gastos coinciden con los movimientos de “Debe” en la cuenta bancaria del negocio. 

3. Suma las cantidades

   Además de comprobar la información interna con el registro bancario, realiza la suma de todas las operaciones para asegurarte de que no existen errores.

En cualquier caso, recuerda que no es inusual que los saldos sean diferentes. Los errores más comunes consisten en duplicar un registro u olvidar contabilizar un movimiento. También es habitual equivocarse al colocar una coma o invertir el orden de los dígitos.

La diferencia no siempre es un error, en algunos casos puede deberse a la aplicación de un criterio de devengo diferente. Por ejemplo, la entidad bancaria no registra una operación hasta que no la contabiliza, pero como pyme es posible que ya hayas reflejado esa actividad en tus libros contables. En esos casos, solo tendrás que realizar una anotación contable para dar seguimiento a la diferencia.

También es recomendable llevar un historial de los ajustes que hagas para tener futuras referencias de las discrepancias. Cuando hayas terminado de corregir los errores y realizar los ajustes, tendrás que conciliar nuevamente para verificar que los saldos coinciden y que la información concuerda, es precisa y está completa.

Por último, cabe aclarar que no vale establecer una partida conciliatoria y olvidarte del descuadre. Si acumulas partidas conciliatorias, terminarás con una contabilidad alejada de la situación real de tu pyme y cada vez será más difícil cuadrar las cuentas.

Automatizar la conciliación bancaria

Tanto por motivos legales como prácticos, es recomendable que tengas la información contable de tu negocio al día. Eso significa que tendrás que realizar la conciliación bancaria con cierta periodicidad, un proceso que te llevará tiempo, sobre todo a medida que tu empresa crezca.

La buena noticia es que existen programas específicos de gestión de tesorería que pueden encargarse de esa tarea, garantizando la integridad de los registros contables de tu pyme y una gestión financiera más eficaz.

Softwares como Quipu, Sage o Holded ofrecen soluciones de gestión de facturación, tesorería e impuestos. Normalmente, estos programas centralizan todas las cuentas bancarias de la empresa, lo que implica una gran ayuda si tienes en cuenta que los reportes de cada banco o entidad, así como sus sistemas internos, suelen tener diferentes formatos y aportan datos distintos, lo que dificulta aún más la conciliación bancaria.

Estas soluciones de software también suelen sincronizar en tiempo real los movimientos bancarios y los asocian con las facturas correspondientes o, en el caso de que no existan, crean la factura, ticket o nómina. Algunos, incluso, permiten añadir reglas para agilizar la conciliación de los movimientos recurrentes o brindan propuestas de conciliación masiva para que no tengas que aceptarlas y validarlas individualmente.

Con la tecnología, una tarea que suele ser tediosa y propensa a errores se convierte en un procedimiento más sencillo y rápido que te ahorra tiempo y recursos, mientras te proporciona una visión más clara de la situación financiera de tu negocio en cada momento.