Siete programas de facturación gratuitos para autónomos y pymes

La facturación es una de las tareas contables más importantes de todo negocio, aunque también suele ser una de las más tediosas y que más problemas de contabilidad genera. Los errores y fallos en la facturación pueden incrementar significativamente el tiempo de cobro y causar problemas con el flujo de efectivo. Si trabajas como autónomo o tienes una pyme, los softwares de facturación se convertirán en tu mejor aliado, ya que te ayudarán a agilizar y simplificar este proceso. No solo podrás ahorrar tiempo, sino también evitar errores que puedan dar pie a sanciones de Hacienda.

¿Qué son los programas de facturación?

Un software de facturación es una herramienta automatizada que permite gestionar de manera rápida y sencilla las facturas de un negocio. Su principal objetivo es centralizar todo el proceso de facturación y la información relacionada con los clientes y proveedores.

Estos programas incorporan diferentes plantillas de facturas, aunque algunos incluso permiten diseñar un modelo totalmente personalizado. Generan de manera automática la numeración y fecha de la factura, así como el tipo impositivo a aplicar y el total final a pagar.

Algunos softwares de facturación cuentan con un sistema OCR, para reconocer y registrar automáticamente los documentos de gastos. Otros envían recordatorios de las facturas impagadas para que reclames su cobro.

Las ventajas de los softwares de facturación para las pymes y autónomos

• Minimizan los errores. Los programas de facturación asignan de manera automática el número de factura, lo cual te permitirá evitar los típicos errores de numeración. También realizan los cálculos automáticamente, de manera que solo tienes que introducir el importe por unidad y el número de unidades para obtener el importe final adecuado.
• Reducen los costes. Una ventaja importante de los softwares de facturación para pymes y autónomos, en especial aquellos que gestionan un gran volumen de facturas, es la reducción de costes. La digitalización de estas tareas agiliza el proceso administrativo, de manera que el equipo contable podrá dedicarse a otras funciones más importantes que impulsen el crecimiento del negocio. También ahorrarás los costes que implican la impresión y almacenaje de las facturas físicas.
• Aligeran la carga de trabajo. Estos programas facilitan la emisión de facturas proformas o rectificativas, además de permitir guardar los datos de los clientes y proveedores para acceder a ellos rápidamente. También ofrecen la posibilidad de enviar correos automáticamente a varios clientes y generar facturas periódicas, lo cual representa un ahorro de tiempo y reduce la carga de trabajo. Podrás tener todas las facturas en un mismo lugar y localizarlas fácilmente usando los diferentes criterios de búsqueda que ofrecen estos programas.
• Disminuyen los riesgos fiscales. Un software de facturación te permite operar con mayor orden contable. Eso significa que los registros de tu capital y movimientos serán más fieles y reflejarán la realidad contable del negocio en todo momento, por lo que podrás enviar información precisa a la Agencia Tributaria para realizar las correspondientes declaraciones de impuestos sin errores u omisiones involuntarias. Como resultado, reducirás los riesgos fiscales para tu empresa y es menos probable que te enfrentes a sanciones económicas derivadas de fallos o malas prácticas contables. No solo evitarás la carga financiera que suponen las multas, sino que protegerás la imagen de tu negocio al evitar que lo asocien a sanciones y multas fiscales, lo cual genera desconfianza en clientes, proveedores o posibles inversionistas, además de lastrar las posibilidades de acceder a ayudas públicas o presentarse a licitaciones.
• Facilitan la toma de decisiones. Incluso los programas de facturación gratuitos permiten apreciar de un vistazo qué facturas han sido cobradas y cuáles no, así como llevar la contabilidad básica del negocio. Podrás conocer las fechas de vencimiento de tus cobros, controlar los impagados y realizar una previsión de los pagos. Un buen software de facturación también elabora gráficos que reflejan la evolución mensual de la facturación y/o tus clientes y proveedores, para que tengas una visión global del negocio y puedas tomar decisiones estratégicas en base a su funcionamiento real.

Programas de facturación gratuitos que puedes usar en tu negocio

1. ContaSimple. Este programa de facturación gratis para autónomos y pymes es ideal para quienes están comenzando su actividad empresarial ya que cuenta con un plan básico que prevé 50 Registros por año y hasta 10 clientes y 10 proveedores. Te permitirá llevar la contabilidad básica de manera sencilla y crear las facturas en cuestión de segundos en formato PDF para enviarlas directamente por correo electrónico. Soporta diferentes idiomas y permite gestionar los pagos y cobros. También ofrece resúmenes mensuales, trimestrales y anuales para que puedas formarte una imagen fidedigna del funcionamiento de tu negocio y te permite llevar los libros de contabilidad oficiales.
2. FacturaScripts. Se trata de un software de facturación libre basado en un sistema de plugins que permiten personalizar diferentes detalles según tus necesidades. Cuenta con más de 100 plugins, algunos específicos para clínicas veterinarias o negocios de automoción, tanto gratuitos como de pago. Además, permite el acceso desde cualquier dispositivo y posee conectores con las principales plataformas de e-commerce.
3. Facturae. Este programa de facturación gratuito para pymes y autónomos es del Ministerio de Industria, Energía y Turismo y ha sido especialmente diseñado para generar facturas electrónicas. Además de emitir facturas, las recibe, por lo que es una buena alternativa si tienes clientes y proveedores que ya trabajan con este sistema. También permite llevar el libro de IVA y, gracias a la funcionalidad “Histórico”, brinda una idea general del funcionamiento del negocio.
4. Invoicely. Es un programa de facturación gratuito para los autónomos y las pymes que están comenzando su negocio y realizan pocas facturas al mes. Ofrece un procedimiento sencillo y directo para crear albaranes y facturas en cuestión de segundos. Cuenta además con plantillas de factura para que tengas un formato base y acepta diferentes divisas y pagos con Paypal.
5. Jasmin. Este software de facturación online ofrece diferentes herramientas para facilitar las tareas contables. Cuenta con tablas de impuestos y motivos de exención preconfigurados para que las pymes y autónomos se mantengan actualizados y puedan cumplir con todos los requisitos fiscales. Además, permite controlar los gastos, supervisar las compras y llevar el inventario y almacenes con un único software. De hecho, su versión gratuita durante un año es una de las más completas del mercado, pues no tiene límites de usuarios ni documentos e incluye impuestos, gastos e inventario.
6. Visionwin. Este software de facturación puede ser utilizado por todo tipo de negocios, ya que es muy versátil y adaptable. Brinda distintas opciones de facturación automática y digital que son muy intuitivas y fáciles de usar. Incluye diferentes informes y gráficos para analizar la información contable del negocio y posee una base de datos que proporciona una visión bastante amplia del progreso del mismo. Las opciones de facturación ofrecen plantillas de distintos tipos que se adaptan a cada necesidad. Este software se puede descargar y usar de forma gratuita, solo se paga el servicio de asesoramiento y soporte técnico.
7. ContaMoney. Este software de facturación está diseñado para particulares, profesionales y gestorías. Incluye funciones como la generación automática de las facturas recurrentes y la sincronización de las cuentas con la entidad bancaria para mantener los movimientos actualizados. Cuenta con un plan gratis que incluye hasta 50 clientes o proveedores, así como dos años de histórico para dar seguimiento a la evolución del negocio. Incluso te permite personalizar las facturas con marca de agua.