¿Cómo anular una factura emitida?

Si llevas la facturación de tu negocio, es probable que en algún momento te despistes y cometas un error en los datos del cliente, olvides aplicar un descuento o, simplemente, calcules mal el importe. En esos casos, no queda otra opción que anular la factura. ¿Cómo hacerlo sin incumplir la legislación fiscal?

¿Cuándo puedes “anular” una factura?

Anular una factura no es tan sencillo como descartarla y crear una nueva. Aunque todavía las emitas en PDF o tengas un programa de facturación que te permita eliminarla, es importante que sepas que, si has emitido una factura con datos erróneos o has omitido información, lo correcto es realizar una nota de crédito o una factura rectificativa.

El reglamento que regula las obligaciones de facturación no prevé la anulación de las facturas, sino la expedición de otra que subsane el equívoco. Eso implica que puedes corregir o modificar la factura original, pero no suprimirla como si nunca hubiera existido.

Los principales casos en los que se prevé la posibilidad de “anular” una factura son:

• Por error. O sea, si te has equivocado al introducir la información, ya sea en los datos del cliente, la descripción del producto o has realizado algún cálculo erróneo.
  
• Por devolución de productos o cancelación del servicio. Si el cliente devuelve todo o parte del producto, o cancela un servicio facturado, puedes emitir una factura rectificativa con importe negativo o realizar una factura de abono, también conocida como nota de crédito.
  
• Por operación no realizada. Cuando la operación facturada finalmente no se lleva a cabo, como cuando se cancela un pedido antes del envío, también puedes anular la factura emitiendo una rectificativa.
  
• Por impago. Si no has podido ingresar lo facturado, tienes la posibilidad de emitir una factura rectificativa para recuperar el IVA repercutido y no cobrado.
  

Contabilizar la factura anulada

Cabe aclarar que cualquier factura anulada debe quedar reflejada en tus libros de contabilidad. La Agencia Tributaria exige su registro, ya sea una factura rectificativa o negativa, con independencia de si afecta o no al IVA.

Por tanto, la factura original se mantiene en la contabilidad, con su asiento correspondiente. Y la factura rectificativa se contabiliza como un asiento inverso o compensatorio dirigido a corregir los importes registrados previamente.

Esas modificaciones suelen reflejarse en las cuentas afectadas: ya sean ingresos o gastos, impuestos (como el IVA) o cuentas por cobrar o por pagar, según el tipo de error o la causa de la anulación.

¿Es posible “anular” una factura electrónica?

A partir del próximo año, todas las empresas y autónomos tendrán que adaptarse al Reglamento Veri*factu. Este establece un nuevo sistema de facturación electrónica que obliga a emitir y registrar cada factura siguiendo un formato digital específico.

Esta legislación está diseñada para combatir el fraude fiscal y mejorar el control, por lo que cada factura dejará una huella electrónica o hash en el sistema, que no se puede modificar. Eso significa que no puedes simplemente eliminar la factura, aunque tienes la posibilidad de crear una rectificativa.

Por ley, el software de facturación debe incluir los registros de facturación de anulación. Es decir, tendrá un campo de “tipo factura” que incorpora los diferentes tipos de facturas rectificativas, siempre usando los datos de la que necesitas eliminar. 

Si utilizas FACe, la plataforma online para presentar las facturas electrónicas a la administración pública, tendrás que solicitar la anulación de la factura, especificando el motivo, y esperar la respuesta. Si es favorable, la factura pasará, automáticamente, al listado de facturas con solicitud de anulación.

En definitiva, anular una factura no significa hacerla desaparecer, sino corregirla conforme a la normativa vigente. Llevar un control riguroso de esas rectificaciones no solo es una exigencia fiscal, sino también una buena práctica contable que garantiza la transparencia y la coherencia de los registros de tu negocio, además de evitarte quebraderos de cabeza con Hacienda. 

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