El verano suele ser uno de los periodos más complicados del año, sobre todo si no puedes cerrar el negocio, ya que muchos trabajadores quieren disfrutar de sus vacaciones en julio o agosto. Encontrar un equilibrio entre las necesidades operativas y las exigencias de la plantilla no siempre es fácil, sobre todo en las pequeñas empresas, donde la ausencia de una sola persona puede afectar el funcionamiento cotidiano.
Organizar las vacaciones no consiste únicamente en repartir los días libres, también debes asegurarte de seguir produciendo o prestando un buen servicio a tus clientes, así como de distribuir la carga de trabajo de forma equilibrada. Cuanto más claro y ordenado sea el proceso, menos incidencias surgirán durante el verano.
El Estatuto de los Trabajadores reconoce en su artículo 38 el derecho a tener, como mínimo, 30 días naturales de vacaciones al año. Sin embargo, ni el trabajador puede decidir unilateralmente cuándo irse de vacaciones ni la empresa puede imponer las fechas sin más. Lo habitual es pactar los días libres entre ambos.
Además, muchos convenios colectivos establecen criterios específicos sobre las vacaciones, como los periodos preferentes para disfrutar de las mismas, criterios de prioridad, posibilidad de fraccionarlas o los plazos de solicitud. Repasar la normativa y releer el convenio colectivo te evitará errores que puedan conducir a reclamaciones.
Uno de los errores más habituales consiste en esperar hasta el último momento para organizar las vacaciones. No obstante, cuanto antes conozcas las preferencias de los trabajadores, más fácil te resultará elaborar el calendario. De hecho, por ley, el trabajador debe conocer las fechas de las vacaciones con al menos dos meses de antelación.
Negociar las vacaciones con varios meses de antelación te permitirá detectar coincidencias, reorganizar los equipos o, incluso, contratar refuerzos temporales si fueran necesarios. Cada vez más empresas están recurriendo a softwares de gestión de vacaciones y ausencias para que los empleados puedan solicitarlas fácilmente desde el ordenador o el móvil y los responsables las aprueben con unos pocos clics.
Es probable que varios trabajadores pidan las mismas semanas de julio o agosto, por lo que debes contar con criterios objetivos para decidir quién se va de vacaciones. Algunas organizaciones utilizan sistemas rotativos, de manera que todos tendrán prioridad en años diferentes.
Otras empresas deciden priorizar determinadas circunstancias familiares, cuando el convenio lo permite, o se rigen estrictamente por el orden de solicitud. Sea cual sea la regla que apliques, la plantilla debe conocerla de antemano para evitar la sensación de arbitrariedad y fomentar la transparencia.
Una vez aprobadas las fechas, es conveniente crear un calendario compartido donde aparezcan todas las ausencias previstas. Así, podrás ver si coinciden demasiadas personas del mismo departamento, por ejemplo, o si alguna semana se quedará particularmente floja.
De hecho, ese calendario no debería limitarse a los trabajadores de vacaciones, también puedes incluir a las personas que asumirán determinadas funciones durante esas ausencias, los empleados que deben estar localizables en caso de incidencias o las fechas en las que podría aumentar la carga laboral.
Antes de aprobar las solicitudes, analiza qué puestos son esenciales y qué personas podrían asumir temporalmente determinadas funciones. En las pequeñas empresas es útil que varios empleados conozcan las tareas básicas de sus compañeros. Por tanto, asegúrate de que quienes se van de vacaciones realicen una pequeña “mentoría” para compartir los aspectos más urgentes de su trabajo.
Eso facilita la continuidad del servicio y reduce la dependencia de una única persona, aunque en algunos casos también podría ser necesario recurrir a la contratación de personal temporal para no recargar demasiado a quienes se quedan trabajando durante el verano.
No existe un sistema perfecto que valga para todas las empresas, ya que cada una tiene necesidades y realidades diferentes. Sin embargo, trabajar con previsión, aplicar criterios objetivos y mantener una comunicación clara suele dar buenos resultados. A fin de cuentas, gestionar bien las vacaciones no solo protege la actividad empresarial, también garantiza a tus trabajadores el descanso que merecen.
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