¿Qué pasos seguir para la contratación de personal?

Si has comenzado un negocio y va viento en popa, en algún momento tendrás que enfrentarte al proceso de contratación de personal para seguir creciendo. Contratar a un trabajador no es complicado, pero si es la primera vez que lo haces, es probable que te asuste la cantidad de documentos a cumplimentar o que no conozcas la praxis a seguir. Te explicamos todos los trámites, paso a paso, así como el procedimiento de selección interno.

Inscripción como empresario

Antes de contratar un trabajador, debes solicitar tu inscripción como empresario en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS). Te asignarán un Código de Cuenta de Cotización (CCC), que servirá para identificarte y dar seguimiento a tus obligaciones con la Seguridad Social.

Tendrás que rellenar dos modelos: el TA.6, para inscribirte en el sistema de la Seguridad Social y el TA.7, para solicitar el CCC en cada una de las provincias donde ejerzas tus actividades.

También deberás presentar:

• Un documento que te identifique como titular de la empresa o, en caso de que sea una sociedad, la escritura de constitución de la misma.
• El documento del Ministerio de Economía y Hacienda en el que te asignaron el Número de Identificación Fiscal (NIF), que también refleja la actividad económica de tu negocio.

Afiliación de trabajadores

Para contratar empleados, primero deben estar afiliados a la Seguridad Social. Si el trabajador nunca se ha dado de alta, debe solicitar personalmente su número en la Seguridad Social a través del modelo TA.1. Cuando se trata de jóvenes que acceden al trabajo por primera vez, es importante que verifiques su número de Seguridad Social pues pueden cometer el error de aportar el número que figura en su tarjeta sanitaria, que corresponde a uno de sus progenitores.

Luego puedes proceder al alta del trabajador. Tendrás que rellenar una solicitud de alta en la Seguridad Social, el modelo TA.2. No olvides que debes tramitar el alta de los trabajadores antes de que comience la relación laboral o, a más tardar, el mismo día en que inicie la actividad. De hecho, el sistema brinda un amplio margen de maniobra ya que permite tramitar las altas hasta 60 días antes de que inicie la relación laboral.

Registro del contrato de trabajo

Tienes un plazo de diez días para registrar la copia del contrato en el Servicio de Empleo Público Estatal. Es un paso sencillo que puedes hacer por Internet, accediendo al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE).

Con este trámite comunicas que has contratado a una persona, pero no indicas las condiciones específicas del contrato, por lo que es importante que tanto tú como el trabajador conservéis una copia del mismo, debidamente firmada por ambos.

Ingreso de las cuotas

Cuando decides contratar a un empleado tienes la obligación de ingresar en la Seguridad Social las cuotas correspondientes, que se pagan a mes vencido.

Para ello, tendrás que presentar telemáticamente a través del sistema Red Directo de la Seguridad Social:

• Relación de liquidación de cotizaciones (RLC). Es el antiguo TC-1 y resume el total que debes abonar en un mes por el trabajador contratado. Incluye tanto la parte de la cotización que asumes como empresa como la que detraes del sueldo del empleado.
• Relación nominal de trabajadores (RNT). Este documento corresponde al antiguo TC-2 y detalla los trabajadores declarados en cotización para una liquidación y período, generalmente un mes. 

Aplicación de retenciones

Al contratar a un trabajador, también debes descontarle las retenciones del IRPF en su nómina e ingresarlas a Hacienda a su nombre. El porcentaje a aplicar, que puedes calcular con este programa, depende de diferentes factores, como el importe del salario, las condiciones familiares del empleado y las cotizaciones a la Seguridad Social.

Primero es necesario cumplimentar el modelo 145, en el que se recaba la información necesaria para calcular las retenciones a aplicar en la nómina del trabajador, y luego el modelo 111, mediante el cual declaras e ingresas las retenciones. Las cantidades retenidas se deben ingresar trimestralmente y, al final del año, tienes que hacerle llegar al trabajador el certificado de retenciones.

¿Cómo contratar personal? Los 7 pasos del proceso de selección

El éxito de una empresa depende, en gran medida, de las personas que la conforman. Contratar personal no implica únicamente ocupar una vacante, es una inversión en el futuro de tu negocio, por lo que, al margen de los trámites administrativos, es importante que elijas adecuadamente. Para ello, debes tener claro el proceso interno de selección.

1. Definición de la vacante. ¿La carga laboral justifica la creación de un nuevo puesto? Si es así, debes tener presente qué perfil necesitas. Define sus funciones y responsabilidades, así como las habilidades técnicas y blandas requeridas, nivel de experiencia profesional y las condiciones laborales que ofreces. 

2. Búsqueda de candidatos potenciales. Elabora una descripción detallada del puesto y publícala en los portales de empleo o compártela en las redes sociales, en caso de que no puedas cubrir esa vacante internamente. Recuerda que una descripción clara atraerá a candidatos alineados con lo que buscas y filtrará a quienes no cumplen los requisitos.

3. Preselección de los mejores perfiles. Cuando recibas los currículums, tendrás que realizar una primera selección para filtrar todos los candidatos que no satisfacen las exigencias mínimas. Luego, descarta aquellos que no se adaptan completamente a lo que buscas prestando más atención a aspectos como las competencias y la experiencia profesional.

4. Entrevistas y evaluación. En esta fase tendrás que evaluar con mayor profundidad a las personas preseleccionadas. Según el perfil que busques, una entrevista a profundidad podría bastar. En otros casos, quizá sea necesario aplicar pruebas psicométricas o realizar pruebas técnicas para comprobar que el candidato realmente posee las competencias y conocimientos adecuados.

5. Verificación de referencias. Antes de hacer una oferta formal, es conveniente que compruebes las referencias laborales anteriores para confirmar datos como la experiencia, desempeño y ética profesional. Así, minimizarás el riesgo de contratar candidatos que hayan incluido información falsa en su CV.

6. Oferta formal y negociación. Tras elegir al candidato ideal, tendrás que formalizar el proceso, lo cual significa presentar la oferta económica y profesional, así como los beneficios asociados al puesto de trabajo. En esta fase se negocian los términos y la fecha de incorporación, por lo que es importante que todo quede claro para ambas partes.

7. Contratación legal y onboarding. El proceso de contratación culmina con la firma del contrato y la integración del nuevo empleado. No obstante, tendrás que asegurarte de que se integre y adapte a la empresa, por lo que quizá necesite recibir capacitación inicial o someterse a un proceso de mentoring para comprender el funcionamiento del negocio y dominar sus funciones. Recuerda que un buen inicio reducirá la curva de aprendizaje y aumentará la retención.

Seguir un proceso de selección y contratación bien estructurado te evitará costosos errores y te garantizará que cada nueva incorporación realmente sume valor a tu negocio. Contratar el talento adecuado impulsa la innovación, refuerza la cultura organizacional y genera resultados sólidos. Por tanto, si inviertes tiempo en buscar y contratar a los profesionales adecuados, no solo estarás construyendo un equipo de trabajo, sino un activo estratégico para tu organización de cara al futuro.