Contratación de personal: Los trámites paso a paso

Si has comenzado un negocio y va viento en popa, en algún momento tendrás que enfrentarte al proceso de contratación de personal. Contratar a un trabajador no es complicado, pero si es la primera vez que lo haces, es probable que te asuste la cantidad de documentos a cumplimentar. Te explicamos todos los trámites, paso a paso.

Inscripción como empresario

Antes de contratar un trabajador, debes solicitar tu inscripción como empresario en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS). Te asignarán un Código de Cuenta de Cotización (CCC), que servirá para identificarte y dar seguimiento a tus obligaciones con la Seguridad Social.

Tendrás que rellenar dos modelos, el TA.6, para inscribirte en el sistema de la Seguridad Social y el TA.7, para solicitar el CCC en cada una de las provincias donde ejerzas tus actividades.

También tendrás que presentar:

• Un documento que te identifique como titular de la empresa o, en caso de que sea una sociedad, la escritura de constitución de la misma.

• El documento del Ministerio de Economía y Hacienda en el que te asignaron el Número de Identificación Fiscal (NIF), que también refleja la actividad económica de tu empresa.

Afiliación de trabajadores

Para contratar a trabajadores, primero deben estar afiliados a la Seguridad Social. Si el trabajador nunca se ha dado de alta, debe solicitar personalmente su número en la Seguridad Social a través del modelo TA.1. Cuando se trata de jóvenes que acceden al trabajo por primera vez, es importante que verifiques su número de Seguridad Social ya que pueden cometer el error de aportar el número que figura en su tarjeta sanitaria, que corresponde a uno de sus progenitores.

Luego puedes proceder al alta del trabajador. Tendrás que rellenar una solicitud de alta en la Seguridad Social, el modelo TA.2. No olvides que el alta de trabajadores se debe tramitar antes de que comience la relación laboral o, a más tardar, el mismo día en que inicie la actividad.

Registro del contrato de trabajo

Tienes un plazo de diez días para registrar la copia del contrato en el Servicio de Empleo Público Estatal. Es un paso sencillo que puedes realizar,a través de Internet, accediendo al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE).

Con este trámite comunicas que has contratado a una persona, pero no indicas las condiciones específicas del contrato, por lo que es importante que tanto tú como el trabajador conservéis una copia del mismo, debidamente firmada por ambos.

Ingreso de las cuotas

Cuando decides contratar a un trabajador tienes la obligación de ingresar en la Seguridad Social las cuotas correspondientes, que se pagan a mes vencido.

Para ello tendrás que presentar:

• Boletín de cotización (TC -1), que refleja las cuotas que corresponden a la empresa y los trabajadores.

• Relación nominal de trabajadores (TC-2), que indica las relaciones nominales respecto a las bases de cotización y sirve de base para rellenar el TC-1.

Aplicación de Retenciones

Al contratar a un trabajador, también debes descontarle las retenciones del IRPF en su nómina e ingresarlas a Hacienda a su nombre. El porcentaje a aplicar, que puedes calcular con este programa, depende de diferentes factores, como el importe del salario, las condiciones familiares del trabajador y las cotizaciones a la Seguridad Social.

Primero es necesario cumplimentar el modelo 145, en el que se recaba la información necesaria para calcular las retenciones a aplicar en la nómina del trabajador, y luego el modelo 111, mediante el cual declaras e ingresas las retenciones. Las cantidades retenidas se deben ingresar trimestralmente y al final del año debes hacerle llegar al trabajador el certificado de retenciones.