¿Qué es y para qué sirve una factura proforma?

Las pymes y los autónomos tienen que emitir factura por sus servicios. Sin embargo, el cobro de las facturas suele ser un quebradero de cabeza, sobre todo debido a los retrasos y los impagos. Emitir una factura proforma te permitirá agilizar el proceso de facturación, evitar errores en la contabilidad y dejar las cuentas claras con tus clientes.

¿Qué es una factura proforma?

La factura proforma es un documento que contiene los detalles que luego se incluirán en la factura definitiva. No se trata de una factura comercial propiamente dicha, sino de un documento mediante el cual el vendedor se compromete a brindar los productos o servicios especificados al precio acordado.

¿Qué datos contiene la factura proforma?

Dado que la factura proforma detalla la oferta comercial, esta debe contener la misma información que la factura final, por lo que debe reflejar:

• Texto visible que especifique que se trata de una factura proforma.
• Fecha de emisión.
• Datos del proveedor: nombre comercial, razón social, NIF y datos de contacto. En el caso de las operaciones intracomunitarias, la factura proforma debe incluir el número de IVA comunitario.
• Datos del cliente: nombre comercial, razón social, NIF e información de contacto.
• Descripción detallada de la mercancía, indicando la cantidad o las unidades del producto o el servicio que se va a prestar, intentando ser lo más exhaustivo posible.
• Precio unitario, el precio total en la divisa en la que se realizará el pago, incluyendo los costes adicionales que pueda suponer el envío de mercancías o el traslado hasta el sitio para ofrecer los servicios.
• Impuestos, indicando el tipo de IVA a aplicar o la retención interprofesional en el caso de los autónomos.

¿Para qué sirve una factura proforma?

La factura proforma tiene una función fundamentalmente informativa. El proveedor la emite para que el cliente tenga toda la información que necesita sobre los productos o servicios que se van a facturar. En este sentido, tiene una función parecida a la del presupuesto, ya que es útil para que el cliente confirme sus datos y dé el visto bueno a la operación. No obstante, a diferencia del presupuesto que se envía en las primeras fases de la negociación, la factura proforma se envía en un segundo momento, cuando el cliente ya ha aceptado el presupuesto.

La factura proforma se suele emitir cuando el servicio a prestar ha sido acordado con el cliente o cuando este ha realizado el pedido, pero todavía no lo ha pagado. También se suele utilizar en las operaciones de comercio exterior, fundamentalmente para justificar el valor de la mercancía cuando pase por la aduana. De hecho, la Agencia Tributaria reconoce el valor de la factura proforma como documento comercial con el objetivo de facilitar la identificación de la mercancía que pasa por la aduana y calcular las tasas correspondientes.

Sin embargo, la factura proforma no tiene validez fiscal ni contable. Al no ser la factura definitiva y tener un valor meramente informativo, no se puede utilizar con fines contables. Eso significa que no puedes reflejarla en tus libros de Contabilidad y que tampoco es válida como justificante de pago.

Aunque la factura proforma no tiene valor fiscal, en algunos casos puede tener validez jurídica. La emisión y aceptación de la factura proforma implica un acuerdo entre las partes, tanto del proveedor como del cliente.

Si la factura proforma está firmada por el cliente, puede presentarse como prueba en caso de impago, junto con el albarán correspondiente. Asimismo, cuando el cliente no recibe la factura final, puede usar la factura proforma como prueba de que ha realizado el pago, junto a la transferencia bancaria o un cheque nominativo cruzado, para reclamar judicialmente daños o incumplimientos.