¿Cómo numerar las facturas de forma correcta?

Si eres autónomo o tienes un pequeño negocio, es probable que te encargues directamente de la facturación. En ese caso, debes saber que el número de las facturas no es un detalle banal, sino un requisito legal fundamental para llevar un buen control financiero y evitar problemas con la Agencia Tributaria. 

De hecho, aunque parece fácil, nueve de cada diez autónomos cometen errores en sus facturas, generalmente debido a despistes o porque no conocen bien la legislación. Equivocarse en la numeración se considera una falta leve, que conlleva una multa de 150€ por cada factura emitida o enviada indebidamente.

Los aspectos clave de la normativa de facturación

El Reglamento de facturación obliga a numerar todas las facturas, incluso las simplificadas. La normativa indica claramente que deben tener “número y, en su caso, serie”, señalando además que “la numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa”.

En sentido general, la legislación señala que:

• El número de cada factura debe ser único en el año fiscal, lo que significa que no puede repetirse. 
• La numeración debe ser correlativa y coherente con la fecha de emisión de las facturas. Es decir, tiene que ser sucesiva, sin saltos en los números, que deben ir correspondiendo con las respectivas fechas de emisión. Por ejemplo, una factura del 24 de octubre no puede tener un número mayor que otra emitida posteriormente, el 26 de octubre.

Si la numeración de la factura incluye una serie, tendrás que indicarla antes del número. Aunque no es obligatorio, lo ideal es que separes la serie del número de la factura dejando un espacio blanco, aunque también puedes usar algún carácter especial.

¿Cuándo puedes emitir facturas con series diferentes?

La legislación indica que puedes emitir facturas con series separadas cuando existen razones que lo justifiquen:

1. Tienes varios establecimientos 
2. Desarrollas distintas actividades económicas
3. Cambio de año fiscal

También hay algunos casos en los que Hacienda obliga a emitir facturas con series separadas:

• Debes corregir una factura que ya habías emitido (factura rectificativa).
• Facturas emitidas por los destinatarios de la operación o por terceros.
• Facturas relacionadas con procedimientos administrativos o judiciales de ejecución forzosa, en cuyo caso cada operación tendrá su propia serie especial de numeración.
• Facturas para ciertos productos, como teléfonos móviles, tabletas, portátiles, consolas, plata, platino y paladio. En el caso de los portátiles y las tabletas, se usará una serie diferenciada si el valor de la venta supera los 10.000 euros (sin IVA) o si el comprador es un revendedor profesional, independientemente del importe.

¿Cómo numerar las facturas?

La normativa no especifica cómo se deben numerar las facturas, pero la Agencia Tributaria ha dado una serie de recomendaciones para ir sobre seguro:

• Puedes utilizar una combinación de caracteres alfanuméricos; es decir, los números del 0 al 9 y las letras del abecedario. Lo ideal es que uses mayúsculas, no se recomienda el empleo de letras minúsculas.
• No dejar más de un carácter en blanco.
• Se permite usar los siguientes caracteres especiales: guion medio (“-”), guion bajo (“_”), barra inclinada (“/”) y punto (“.”).

Hacienda también aconseja ajustar el texto a la izquierda para evitar espacios en blanco antes del número de la factura.

¿Es necesario cambiar la numeración de las facturas cada año?

La Agencia Tributaria deja margen de maniobra en estos casos, lo que significa que podrías seguir con la numeración del año anterior o resetearla cuando empiece el nuevo periodo. La mayoría de los autónomos prefiere cambiarla para evitar confusiones con las facturas de otros años. Por ejemplo, si usas un formato como: 25-00001 y 26-00001, te resultará más fácil ordenarlas por año fiscal. Lo que no puedes hacer es cambiar la serie numérica de manera mensual o trimestral. 

Como habrás podido apreciar, la numeración de las facturas no es un simple requisito legal, también refleja la organización y profesionalidad del negocio. Tener un sistema claro y ordenado te permitirá evitar errores y ahorrar tiempo, facilitará la gestión interna y la relación con los clientes y proveedores, además de garantizarte el cumplimiento normativo.