Internacionalización: Internacionalización de pymes y empresas

Para acceder al mercado exterior no solo necesitas planificar una estrategia de internacionalización adecuada que te permita distribuir tus recursos de manera óptima y minimizar los riesgos, sino que también debes conocer cuáles son los trámites de comercio exterior a seguir. Cumplir con los trámites aduaneros y tributarios para internacionalizar una empresa te evitará contratiempos de última hora que pueden traducirse en costosas pérdidas económicas.

¿Qué trámites de comercio exterior deben realizar las pymes?

Darse de alta en el Registro de Exportadores (REX).

Puedes realizar este trámite por Internet en la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Básicamente, se trata de un sistema de autocertificación del origen preferencial de las mercancías que tiene como objetivo simplificar los trámites de exportación.

Clasificar la mercancía.

Los productos que exportas deben tener una numeración arancelaria que se usa para identificar el tipo de mercancía. Dentro de la Unión Europea debes regirte por los códigos TARIC pero si exportas a otros países tendrás que usar el convenio de la Organización Mundial de Aduanas. Si necesitas garantizar la clasificación de las mercancías, puedes solicitar por escrito la información arancelaria vinculante (IAV), un certificado que expide la Aduana con una clasificación de las mercancías válida ante cualquier administración aduanera de la Comunidad Europea.

Registro de devolución mensual del IVA.

Sin importar el volumen de operaciones de tu pyme, puedes recibir mensualmente la devolución del IVA. No obstante, debes estar inscrito en el Registro de Devolución Mensual que gestiona la Agencia Tributaria. Si no solicitas la devolución mensual del IVA mediante el modelo 036 o 039, solo podrás solicitar el saldo que tengas a tu favor cuando llegue el período de liquidación de cada año natural.

El Instituto Español de Comercio Exterior especifica que el resto de los trámites de comercio exterior varían según el mercado donde operes.

Trámites si vas a trabajar dentro de la Unión Europea

Inscribirte en el Registro de Operadores Intracomunitarios (Censo VIES).

Una vez que presentes el modelo 036, en menos de tres meses recibirás tu número de operador intracomunitario, que debes incluir en tus facturas. Dado que las entregas intracomunitarias de mercancía están exentas de IVA, este sistema electrónico aúna la información de las empresas en una base de datos conjunta. Es tu deber asegurarte de que la empresa con la cual trabajas también tenga su número de operador intracomunitario.

Realizar la Declaración Recapitulativa de Operaciones Intracomunitarias.

Compila el modelo 349 reflejando las operaciones intracomunitarias que ha realizado tu pyme. Lo usual es presentar esta declaración de manera mensual o trimestral, pero si los importes son bajos puedes presentarla una vez al año.

Hacer la declaración de Intrastat.

En esta declaración debes detallar las ventas y compras entre países intracomunitarios, con el objetivo de llevar a cabo una compensación fiscal sin liquidación de impuestos. Solo la debes realizar si tu pyme acumula 400.000 euros de importe facturado en el ejercicio anterior o el actual.

Trámites para internacionalizar la empresa fuera de la Unión Europea

Obtener el número de registro e identificación de operadores económicos (EORI).

Con este número, que puedes solicitar en la sede electrónica de Hacienda, identificarás a tu pyme como exportadora o importadora. De hecho, hasta que no lo tengas, la mercancía no podrá salir de la aduana ni podrás pedir la devolución del IVA.

Presentar el Documento Único Administrativo (DUA).

Se trata de una declaración impresa que se entrega a las autoridades aduaneras con información sobre el producto de la operación comercial, como su valor, cantidad y destino.

Solicitar la identificación como Operador Económico Autorizado (OEA).

Este trámite de comercio exterior no es obligatorio, pero sí recomendable. Sirve para identificar a tu pyme como un operador económico de confianza y cumplidor, por lo que tendrás ciertas ventajas en materia de seguridad y protección, así como simplificaciones aduaneras. El Departamento de Aduanas y la Agencia Tributaria determinarán si cumples los requisitos.

Según el país donde operes y los acuerdos comerciales que tenga la Comunidad Europea con ellos, tendrás que rellenar otros documentos para exportar, como el certificado de circulación de mercancías EUR.1, el certificado de circulación de mercancías A.TR o la Información Vinculante en Materia de Origen (IVO).

Si crees que tu empresa está preparada para la internacionalización, ha llegado el momento de crear tu plan de negocios internacional. Ese plan de expansión te servirá de guía para planificar y distribuir de forma más eficiente tus recursos, de manera que puedas alcanzar tus objetivos y acceder a un nuevo mercado. También te ayudará a minimizar los riesgos, analizar la viabilidad de tus estrategias de internacionalización y detectar nuevas oportunidades o captar a inversores interesados en tu proyecto.

¿Qué es un plan de negocios internacional?

El plan de negocios internacional resume el proyecto de expansión fuera del territorio nacional de tu pyme, marcando la hoja de ruta a seguir y convirtiéndose en la carta de presentación de tu nuevo proyecto empresarial. Ese documento es una valiosa herramienta de trabajo ya que no solo define tus objetivos de negocios en el nuevo mercado sino también las vías para conseguirlos, permitiendo evaluar la viabilidad de tu idea de negocio.

¿Cómo hacer tu plan de negocios internacional?

Resumen ejecutivo.

El plan de empresa suele tener muchas páginas, por lo que es conveniente resumir toda esa información en apenas una o dos páginas que sean lo suficientemente atractivas como para animar a los posibles inversores a leer el resto.

Propuesta de valor única.

¿Qué te diferencia de la competencia? ¿Qué valor exclusivo puedes brindar a tus clientes? ¿Por qué vale la pena comprar tu producto o contratar tus servicios? En esta sección debes responder esas preguntas, describir tus productos o servicios indicando sus características distintivas y reflejar tu ventaja competitiva.

Segmentación de los clientes.

¿Quién es tu target? Describe el mercado objetivo de tu pyme recopilando la mayor cantidad de datos posible, desde la edad y nivel de ingresos de tu prospecto hasta sus comportamientos de compra e intereses.

Análisis de la situación empresarial internacional.

Es un análisis de los detalles relevantes para tu negocio a nivel económico, político y legal del país al que quieres acceder. Analiza la estructura y estabilidad gubernamental del país, así como el nivel de control estatal sobre las empresas privadas. Incluye las leyes que afectan tu negocio y los requisitos de importación. Resume además los aspectos culturales que puedan brindarte una ventaja competitiva o convertirse en un obstáculo.

Viabilidad económica.

¿Necesitas una inyección de capital o contarás con recursos propios? ¿Qué costes y ganancias a corto, medio y largo plazo prevés? ¿Qué flujo de efectivo proyectas para el primer año? ¿Cuáles son los costos de adquisición de los clientes? ¿Y los costos de distribución? ¿Cuánto tendrás que destinar a los recursos humanos? Cuantos más detalles incluyas, mejor podrás analizar la viabilidad económica de tu plan.

Análisis de la competencia.

Un buen plan de negocios debe contener un análisis pormenorizado de la competencia.

¿Tu producto o servicio es único o ya existe en el mercado? ¿Qué nivel de penetración han alcanzado tus competidores? ¿Qué nichos han dejado descuidados? Analiza sus puntos fuertes y errores, intentando aportar un valor diferencial.

Análisis DAFO.

Esta herramienta es esencial en el plan de negocios internacional ya que ofrece una perspectiva general de la situación de tu pyme en el nuevo mercado. Debes indicar las amenazas que existen en el mercado, así como las oportunidades que representa. Por otra parte, refleja las fortalezas de tu pyme para llevar adelante ese plan de expansión, así como los factores internos que pueden convertirse en obstáculos y necesitas solucionar cuanto antes.

Alianzas estratégicas.

El proceso de expansión internacional puede llegar a ser muy complicado, sobre todo desde el punto de vista logístico, por lo que establecer alianzas estratégicas puede facilitarte el camino y ahorrar costes. Proyecta tu estrategia de entrada y analiza qué apoyos necesitarás, en dependencia de si quieres vender directamente desde España, implantarte en el país, usar agentes de ventas o recurrir a un distribuidor.

Plan de marketing.

¿Cómo piensas presentar tu producto o servicio? Es probable que tengas que ajustar las campañas de marketing nacional para lograr el impacto deseado en una cultura diferente. El principal objetivo de este plan es saber cuánto te costará que el cliente compre tu producto, ayudándote a perfilar una estrategia para posicionarte en el nuevo mercado lo antes posible.

Por último, recuerda que el plan de negocios internacional no es un producto rígido sino más bien un documento de trabajo que puedes modificar a medida que descubras mejores estrategias y vayas conociendo nuevos detalles.

Abrirse al mercado internacional es una decisión importante que no puede estar motivada únicamente por una contracción del nacional, debe ser una fase natural en tu camino de expansión empresarial. Internacionalizar una empresa puede hacerte ganar en competitividad y acelerar el ritmo de crecimiento, pero antes de dar ese paso debes asegurarte de que tu pyme tiene la fuerza suficiente. Te desvelamos cuáles son los aspectos más importantes que debes evaluar en ese análisis de viabilidad. 

Las señales que indican que tu empresa está lista para la internacionalización:

1. Tienes un producto interesante para otros mercados.

Sin un buen producto, no tiene sentido plantearse una estrategia de internacionalización. El producto debe ser lo suficientemente interesante como para hacerse un hueco en el nuevo mercado y debe tener un precio competitivo alineado con el mercado local. No olvides que sobre ese precio tendrás que recargar aranceles, costes de transportación, certificaciones de calidad y permisos varios.

 
2. Cuentas con un área comercial y de marketing.

Externalizar este servicio no es conveniente, lo ideal es que tengas un área comercial y de marketing en la cual apoyarte para diseñar las estrategias de ventas para internacionalizar la empresa. Esta área será la encargada de estudiar los nuevos mercados, analizar las prospecciones de ventas, establecer una red comercial encontrando a importadores, distribuidores o representantes y registrar las marcas correspondientes.

3. Puedes poner en marcha un sistema de economía a escala.

Si produces los productos que vendes, la economía a escala te permitirá fabricar para distintos mercados sin incrementar los costes o incluso abaratándolos. Para dar ese paso necesitarás comprar la materia prima en grandes cantidades, desarrollar un sistema que te permita controlar mejor todo el proceso y tener un equipo humano comprometido y competente.

4. Te respalda un sistema de logística y transporte sólido.

Hace poco, KFC tuvo que cerrar cientos de sus establecimientos en el Reino Unido debido a que su nuevo socio logístico no fue capaz de suplir sus demandas. La elección del medio del transporte y transportista es esencial en tu estrategia para internacionalizar la empresa pues no sólo te permitirá entregar con mayor rapidez y flexibilidad, ganando la confianza de tus nuevos clientes, sino que también minimizará los costes por retrasos o daños en la mercancía. 

5. Tienes un buen músculo financiero.

Todo proceso de internacionalización de una empresa demanda una inversión inicial. Antes de emprender esta aventura, debes asegurarte de que cuentas con la capacidad financiera necesaria pues no solo tendrás que mantener tu flujo de caja sino también dar cobertura a las nuevas operaciones. Considera que el retorno de la inversión suele ser a medio o largo plazo, por lo que debes cerciorarte de tener suficiente oxígeno para no abandonar a mitad del camino.

6. Tu personal está preparado para la expansión de la empresa.

Para internacionalizar una empresa con éxito es necesario cambiar la mentalidad laboral. Tus empleados tendrán que afrontar nuevos desafíos, por lo que es probable que algunos necesiten una formación adicional. El departamento financiero y legal, por ejemplo, tendrá que ponerse al día con el sistema internacional, el responsable de almacén tendrá que formarse en logística y transporte internacional y tus comerciales tendrán que buscar activamente nuevos mercados para tus productos.

La internalización de las pymes está ganando terreno. El año pasado, la Cámara de España destinó más de 23 millones de euros a apoyar la exportación, ayudando a 3.783 pymes a empezar a exportar o consolidar su presencia internacional. Este año, la Secretaría de Estado de Comercio ya ha puesto en marcha una línea específica para pymes con una dotación de 50 millones para proyectos de internacionalización.

Si estás pensando en solicitar un crédito pyme para dar el salto al mercado internacional, primero debes conocer las diferentes estrategias de internacionalización de empresas. La vía que elijas marcará la diferencia en términos de riesgos y recursos, siendo decisiva para el éxito.

Estrategias más comunes de internacionalización para pymes

1. Venta directa.

La estrategia de internacionalización de las pymes suele empezar con exportaciones ocasionales, que después adquieren cierta regularidad, hasta que luego se decide establecer filiales de venta o incluso instalar directamente la producción.

Esta estrategia te proporciona un control total, pero es muy arriesgada, por lo que solo se recomienda si tienes muchos recursos y conoces bien el territorio. Una alternativa más cautelosa consiste en exportar mediante los agentes de comisión, que aportan sus conocimientos sobre las peculiaridades del mercado local.

2. Venta compartida.

Esta vía de internacionalización para pymes es una de las más convenientes ya que compartes con otra empresa los riesgos y unificáis recursos que normalmente no están al alcance de una empresa pequeña con menor volumen de negocios. Existen diferentes alternativas:

- Consorcios y grupos de exportación. Un grupo de empresas se asocia para realizar un estudio de mercados y poner en marcha una acción exportadora conjunta.

- Acuerdos de piggy back o portage. Una empresa pone su canal de ventas en el extranjero a disposición de tu pyme, a cambio de una comisión, de manera que puedas implementar tu estrategia de exportación en el mercado internacional sin asumir grandes gastos fijos. 

- Joint venture. Es un acuerdo de cooperación, normalmente entre una empresa extranjera y otra local, para crear una nueva compañía en la que aúnan sus recursos para entrar en un sector del mercado. Una de las empresas aporta el conocimiento del territorio y la red de comercialización, mientras la otra aporta su tecnología e imagen de marca. 

- Acuerdos de distribución cruzada. Consisten en intercambiar mercancía para distribuirla a otros países, de forma que cada empresa logra distribuir sus productos en un mercado donde no tenía presencia.

3. Venta subcontratada o indirecta.

Mediante este tipo de internacionalización, la venta se realiza usando intermediarios externos a la pyme. No necesitas realizar una gran inversión inicial ni destinar muchos recursos pues las ventas se realizan mediante importadores, que se encargarán de distribuir tu producto en el nuevo mercado o mediante una trading company, empresas especializadas en comercio internacional que compran en firme tus productos para luego distribuirlos y venderlos en otros países.

4. Licencia.

Existen otras formas de internacionalización menos costosas, como conceder a una empresa extranjera el derecho a usar tu marca y proceso productivo a cambio de un pago fijo inicial o periódico en base a las unidades vendidas, un porcentaje sobre las ventas totales o los beneficios. Así mantienes cierto control sobre la calidad, pero la empresa local corre con la mayoría de los costos.

5. Franquicia.

Es una especie de licencia especial para la distribución al detalle, de manera que no solo autorizas el uso de tu marca, sino que también proporcionas un producto o sistema estandarizado de operaciones y marketing en el punto de venta. Con esta estrategia aseguras la calidad, pero tendrás que encargarte de ultimar todos los detalles.

Para las pymes, las exportaciones se han convertido en una vía para ampliar su cartera de clientes, aumentar sus ventas y consolidar su negocio.

No obstante, el proceso de externalización de una empresa es complejo, tanto desde el punto de vista logístico como legal. Es necesario cumplir una serie de requisitos para exportar, conocer los trámites aduaneros y tener todos los documentos para exportar necesarios. 

Trámites aduaneros y tributarios

- Declaración censal.

Mediante este documento comunicas a Hacienda el inicio de la actividad empresarial. Puedes hacer el trámite online rellenando el modelo 036. 

- Registro de Operadores Intracomunitarios.

Dado que las entregas intracomunitarias de mercancías están exentas de IVA, cuando te inscribes en este registro te libras de este impuesto, siempre y cuando sea gravado en el país de destino. Por eso, tanto el exportador como el importador deben tener un número de Operador Intracomunitario y estar dados de alta en el censo VIES. 

- Intrastat.

El Intrastat es un sistema de recopilación de los datos de tráfico de mercancías dentro de la Unión Europea. En España, es obligatorio presentar la declaración Intrastat en las operaciones intracomunitarias cuyo valor alcance el umbral de exención (400.000 euros). 

- Documento Único Aduanero (DUA).

El DUA es una declaración de exportación ante las autoridades aduaneras, compuesto por 8 ejemplares que varían según el destino de la mercancía.

Documentos comerciales necesarios para exportar

- Facturas.

Además de las facturas convencionales, quizá tengas que hacer facturas proforma, un documento provisional en el que facilitas a tu comprador la información necesaria sobre la operación.

También se usa para acompañar el envío de muestras sin valor comercial o incluso para que el comprador trámite una licencia de importación o solicite la apertura de un crédito. Según las leyes del país importador, podrías tener que emitir facturas aduaneras o facturas consulares, que deben estar visadas por el país importador en España.

- Lista de contenido.

Se trata de uno de los documentos para exportar más comunes, también conocido como packing list o lista de bultos. Detalla todos los componentes de la expedición, incluyendo el contenido de cada caja o paquete, ya que uno de sus objetivos es facilitar el reconocimiento e inspección durante el embarque.

- Certificado de origen.

Este documento prueba el origen de las mercancías que exportas. Normalmente lo expide la Cámara de Comercio e Industria cuando acreditas el origen del producto mediante documentos como como la factura del fabricante, el certificado de origen o el DUA de importación.

- Cuadernos ATA y CPD.

El cuaderno ATA es un documento de admisión temporal de mercancías, válido en los países que forman parte de la Cadena ATA, que puedes solicitar en la Cámara de Comercio de España. Permite que las mercancías pasen las fronteras para presentarlas en ferias y exposiciones, por lo que al reimportarlas quedan exentas de pagar IVA o derechos aduaneros. En el caso de los vehículos, se aplica el CPD, que emite el RACE.

Documentos de transporte de mercancías

Estos documentos para exportar mercancías dependen del medio de transporte que elijas. Por ejemplo, una naviera te emitirá el Conocimiento de Embarque Marítimo y una compañía de transporte aéreo el Conocimiento de Embarque Aéreo. El CMR es para el transporte por carretera y el CIM para el transporte ferroviario. Estos documentos no sólo son un acuse de recibo de la mercancía y su estado, sino que también son una prueba del contrato de transporte.

Existen otros documentos y requisitos para exportar en dependencia de la mercancía y el país importador. Puedes consultarlos en el ICEX.

“Una gran visión sin grandes personas es irrelevante”, dijo Jim Collins, consultor de negocios estadounidense. El alma de toda empresa son las personas, por lo que la selección y gestión de los recursos humanos es un factor clave para el éxito y la eficiencia de tu pyme, aunque no es menos cierto que representa un costo. Una alternativa para optimizar esta área clave consiste en externalizar los recursos humanos.

Los Recursos Humanos en las pymes no sólo se dedican a la captación y selección de candidatos, sino que también planifican su formación, realizan inventario de personal y prevén tus necesidades de personal a medio y largo plazo. Pueden analizar tu sistema retributivo y de promoción, así como encargarse de la evaluación del desempeño y de llevar todos los trámites jurídico-administrativos relacionados con el personal. Además, pueden ayudarte a prevenir los riesgos laborales y realizar intervenciones dirigidas a mejorar el clima laboral y la satisfacción de tus trabajadores.

Cinco razones para recurrir al outsourcing de recursos humanos

1. Reduces el tiempo de contratación.

Las empresas de recursos humanos se esfuerzan por mantener una cartera activa de candidatos, de manera que cuando necesites contratar a un empleado, podrás cerrar el proceso de selección rápidamente. Este detalle cobra una relevancia especial cuando necesitas cubrir un puesto especializado ya que los reclutadores sabrán dónde localizar rápidamente a los candidatos ideales.

2. Ahorras costos.

Se estima que externalizar los recursos humanos puede representar un ahorro de hasta el 25 por ciento. En parte, ese ahorro proviene de la reducción de los costos que implica tener una vacante abierta, dados por la pérdida de la productividad e ingresos potenciales. Otra parte del ahorro procede de la racionalización del personal y la disminución de los costos que representa la rotación de la plantilla. Además, algunas empresas asumen una parte de los costos en los que incurres si necesitas volver a cubrir la vacante en caso de que la persona que habías contratado a través de ellos abandone rápidamente tu empresa.

3. Cambias gastos fijos por variables.

Una de las mayores ventajas del outsourcing de recursos humanos consiste en que podrás transformar los costos fijos en variables, según las necesidades reales de tu empresa. En un escenario económico tan dinámico como el actual, disminuir los costos fijos te brindará una mayor capacidad para adaptarte y salir adelante en situaciones de crisis.

4. Optimizas la gestión del personal.

Una empresa de recursos humanos puede ayudarte a realizar los perfiles por competencias para cada puesto de tu pyme, lo cual te permitirá encontrar a los candidatos idóneos. También puede ayudarte a diseñar una estrategia para conservar el talento en tu empresa e implementar un sistema de evaluación del desempeño que mejore la productividad.

5. Aumentas la productividad.

Cuando delegas en especialistas las funciones de la gestión del personal, podrás dedicar tus recursos a otras tareas que tengan un mayor impacto en tu negocio, de manera que lograrás ser más eficiente y productivo. Considera que, en muchos casos, la clave de la productividad radica simplemente en permitir que los profesionales hagan el trabajo por el cual les pagas.