Recursos Humanos

“Una gran visión sin grandes personas es irrelevante”, dijo Jim Collins, consultor de negocios estadounidense. El alma de toda empresa son las personas, por lo que la selección y gestión de los recursos humanos es un factor clave para el éxito y la eficiencia de tu pyme, aunque no es menos cierto que representa un costo. Una alternativa para optimizar esta área clave consiste en externalizar los recursos humanos.

Los Recursos Humanos en las pymes no sólo se dedican a la captación y selección de candidatos, sino que también planifican su formación, realizan inventario de personal y prevén tus necesidades de personal a medio y largo plazo. Pueden analizar tu sistema retributivo y de promoción, así como encargarse de la evaluación del desempeño y de llevar todos los trámites jurídico-administrativos relacionados con el personal. Además, pueden ayudarte a prevenir los riesgos laborales y realizar intervenciones dirigidas a mejorar el clima laboral y la satisfacción de tus trabajadores.

Cinco razones para recurrir al outsourcing de recursos humanos

1. Reduces el tiempo de contratación.

Las empresas de recursos humanos se esfuerzan por mantener una cartera activa de candidatos, de manera que cuando necesites contratar a un empleado, podrás cerrar el proceso de selección rápidamente. Este detalle cobra una relevancia especial cuando necesitas cubrir un puesto especializado ya que los reclutadores sabrán dónde localizar rápidamente a los candidatos ideales.

2. Ahorras costos.

Se estima que externalizar los recursos humanos puede representar un ahorro de hasta el 25 por ciento. En parte, ese ahorro proviene de la reducción de los costos que implica tener una vacante abierta, dados por la pérdida de la productividad e ingresos potenciales. Otra parte del ahorro procede de la racionalización del personal y la disminución de los costos que representa la rotación de la plantilla. Además, algunas empresas asumen una parte de los costos en los que incurres si necesitas volver a cubrir la vacante en caso de que la persona que habías contratado a través de ellos abandone rápidamente tu empresa.

3. Cambias gastos fijos por variables.

Una de las mayores ventajas del outsourcing de recursos humanos consiste en que podrás transformar los costos fijos en variables, según las necesidades reales de tu empresa. En un escenario económico tan dinámico como el actual, disminuir los costos fijos te brindará una mayor capacidad para adaptarte y salir adelante en situaciones de crisis.

4. Optimizas la gestión del personal.

Una empresa de recursos humanos puede ayudarte a realizar los perfiles por competencias para cada puesto de tu pyme, lo cual te permitirá encontrar a los candidatos idóneos. También puede ayudarte a diseñar una estrategia para conservar el talento en tu empresa e implementar un sistema de evaluación del desempeño que mejore la productividad.

5. Aumentas la productividad.

Cuando delegas en especialistas las funciones de la gestión del personal, podrás dedicar tus recursos a otras tareas que tengan un mayor impacto en tu negocio, de manera que lograrás ser más eficiente y productivo. Considera que, en muchos casos, la clave de la productividad radica simplemente en permitir que los profesionales hagan el trabajo por el cual les pagas.

Los autónomos no están obligados a trabajar solos. Si necesitas contratar a alguien para un proyecto puntual o a tiempo completo, puedes hacerlo. El año pasado los trabajadores autónomos generaron 70.490 empleos, de los cuales 45.011 eran puestos de trabajo asalariado, de manera que hoy en España los autónomos crean uno de cada cuatro empleos, según el informe de la Federación Nacional de Asociaciones de Trabajadores Autónomos (ATA).

¿Cómo contratar a un empleado?

Al contratar a empleados estás sujeto a ciertas obligaciones como empleador. En primer lugar, tendrás que darte de alta en la Seguridad Social como empresario a través del modelo TA.6, aunque eso no significa que dejes de ser autónomo. Luego tendrás que solicitar una “cuenta de cotización” para llevar las cotizaciones de tus empleados.

El segundo paso es realizar el contrato laboral con el trabajador, que deberás registrar en el Servicio de Empleo Estatal. Por último, tendrás que darle de alta en la Seguridad Social ya que eres responsable de abonar sus cotizaciones, algo que podrás hacer fácilmente mediante el Sistema de Liquidación Directa.

Las modalidades de contratación más comunes

1. Autónomo

Puedes solicitar los servicios de otro autónomo, pero en ese caso no necesitas hacerle un contrato laboral ya que vuestra relación es meramente mercantil. El autónomo no está vinculado a tu empresa, tú no eres su jefe sino su cliente, por lo que no tienes ninguna obligación ante la Seguridad Social. Solo debes pagarle la factura por los servicios realizados.

2. Por comisión

Puedes contratar a una persona y pagarle por comisión, una práctica común en el sector de las ventas. Sin embargo, esta modalidad no te exime de realizar un contrato laboral, por lo que también tendrás que abonar las cuotas correspondientes a la Seguridad Social. Si necesitas que ese empleado cumpla con determinado horario, es obligatorio que le ofrezcas al menos el Salario Mínimo Interprofesional, además de las comisiones pactadas.

3. Autónomo colaborador

Puedes olvidarte del proceso de selección de personal y contratar a una persona de tu familia. Es imprescindible que sea mayor de 16 años, no trabaje por cuenta ajena, tenga hasta segundo grado de consanguinidad y debe vivir contigo. El autónomo colaborador está exento de las obligaciones fiscales trimestrales, solo tendrá que presentar anualmente la declaración de IRPF. Tú, como autónomo titular, debes abonar sus cotizaciones a la Seguridad Social, aunque puedes aprovechar un descuento del 50 por ciento durante los primeros 18 meses y del 25 por ciento durante los 6 meses siguientes. Tendrás que pagarle una nómina, pero puedes deducir todos esos gastos del cálculo del rendimiento en tu declaración de impuestos.

¿Pierdes el derecho a la tarifa plana si contratas a un empleado?

Con la entrada en vigor de la Ley de Fomento del Trabajo Autónomo, puedes contratar empleados y seguir disfrutando de la tarifa plana para autónomos. No obstante, el autónomo colaborador no podrá acogerse a esa tarifa ya que tiene su propia bonificación.

El capital humano es el principal valor de las empresas, sobre todo de las pymes. Cuando los trabajadores están comprometidos aumenta la productividad, las ganancias y la satisfacción de los clientes, pero se ha comprobado que los trabajadores desmotivados cometen un 60 por ciento más de errores y su índice de ausentismo es un 37 por ciento más alto.

¿Cómo motivar al personal? Cinco estrategias que puedes aplicar rápidamente

La motivación laboral comienza por revisar el sistema salarial y crear una escala más equitativa acorde a los diferentes escalones, pero también puedes aplicar otras técnicas de motivación laboral que te ayuden a potenciar el compromiso y la satisfacción de tus empleados.

1. Crea un sistema de capacitación interna. 

El desarrollo tecnológico ha hecho que las habilidades profesionales tengan una vida útil media de apenas cinco años, por lo que es fundamental que capacites a tu personal. Si eliges cursos de formación que sean útiles para la empresa y que satisfagan las necesidades y aspiraciones de tus empleados, les estarás demostrando que no solo te preocupas por su productividad sino también por ayudarles a crecer profesionalmente.

2. Reconoce su labor. 

El salario es importante, pero no lo es todo. Según una encuesta realizada por Trabajando.com-Universia, el 94% de los trabajadores españoles prefiere tener un buen ambiente laboral y un sueldo medio que tener un sueldo alto y un mal ambiente laboral. Para tener trabajadores motivados y contentos a veces solo es necesario satisfacer su necesidad de autorrealización: felicítales cuando cumplen bien sus funciones, reconoce sus logros y hazles notar cómo su esfuerzo contribuye al éxito del negocio.

3. Firma acuerdos con otras compañías.

Cierra acuerdos de colaboración con otras empresas, como gimnasios, guarderías, restaurantes y aseguradoras de salud, que le aporten beneficios a tus empleados. Así no solo les muestras que te preocupas por mejorar su calidad de vida sino que también pones a su disposición un valor añadido que probablemente no encontrarán en otras empresas. 

4. Bríndales más tiempo libre.

Si trabajas por proyectos, una excelente técnica de motivación laboral consiste en establecer premios si los objetivos se alcanzan en menos tiempo, como conceder días libres o salidas anticipadas del trabajo. Esta medida no incrementará tus gastos y mejorará la conciliación entre la vida laboral y personal, lo cual representa un problema y fuente de insatisfacción para el 41% de los trabajadores españoles, según Ipsos. Además, se ha comprobado que el trabajo flexible mejora la productividad, reduce los costos por ausentismo y aumenta la satisfacción laboral.

5. Involúcrales en las decisiones.

Programa periódicamente reuniones en las que involucres a todos tus empleados para establecer metas conjuntas, pedir nuevas ideas para mejorar los productos y/o servicios de la empresa y plantear cualquier problema o insatisfacción. Los trabajadores motivados y comprometidos son menos propensos a dejar la compañía, lo cual te evitará tener que formar a otra persona en su lugar, con la inversión de tiempo, dinero y recursos que ello conlleva.

Si eres autónomo o tienes una pequeña empresa y necesitas contratar a alguien, es probable que decidas hacer tú mismo la entrevista de trabajo. Puedes aprovechar ese momento para conocer a la persona detrás del profesional, pero como la línea que divide ambos mundos es muy sutil, debes asegurarte de no plantear preguntas demasiado personales que vulneren el derecho a la intimidad del candidato y puedan dar pie a una denuncia civil o penal.

Las preguntas para una entrevista de trabajo que no debes hacer

El artículo 14 de la Constitución indica que “los españoles son iguales ante la ley, sin que pueda prevalecer discriminación alguna por razón de nacimiento, raza, sexo, religión, opinión o cualquiera otra condición o circunstancia personal o social”. La Ley de Igualdad de 2007 refuerza estos límites y añade que cualquier acto discriminatorio puede ser punible y objeto de indemnización. Por tanto, hay temas que no tienen cabida en las entrevistas laborales:

Edad. 

Si el candidato no indicó su fecha de nacimiento o edad en el currículum, no debes preguntarle su edad.
Nacionalidad y raza. Las preguntas de una entrevista de trabajo dirigidas a saber dónde nació el candidato o cuál es el origen de sus padres no tienen lugar y pueden ser objeto de demanda.

Salud.

En una entrevista de trabajo no debes preguntarle al candidato si tiene alguna minusvalía, se ha sometido a una operación o ha padecido alguna enfermedad importante recientemente. Estas preguntas solo son válidas cuando para ocupar el puesto es necesario superar ciertas pruebas físicas. 

Estado civil y situación familiar. 

¿Estás casado? ¿Tienes hijos? ¿Estás embarazada? ¿Piensas formar una familia pronto? Estas preguntas tan comunes en las entrevistas laborales son las que dan pie a muchas de las demandas por discriminación de género.

Creencias y afiliaciones. 

No debes indagar sobre las creencias religiosas del candidato, ni preguntar si milita en algún partido político o pertenece a alguna organización o club.

¿Qué preguntar en una entrevista de trabajo?

¿Cómo te definirías? 

En vez de plantear el clásico “cuéntame algo sobre ti”, que a menudo conduce a la exposición del currículum, con esta pregunta podrás dirigir al candidato hacia el plano más personal. 

¿Cuál es tu proyecto de futuro dentro de cinco/diez años? 

Con esta pregunta podrás conocer las metas profesionales y/o personales del candidato, así como sus expectativas en tu empresa.

¿Qué te apasiona?

 Cuando planifiques las preguntas para la entrevista de trabajo, no olvides incluir esta cuestión ya que las aficiones de una persona pueden revelarte mucho sobre sus motivaciones, carácter y sueños.

¿Cuáles son tus puntos fuertes y debilidades? 

Es conveniente que sepas qué piensa el candidato sobre sí mismo. Pregúntale además cómo cree que esas características pueden contribuir al crecimiento de la empresa.

¿Cuál es tu libro/película favorito? 

Diferentes estudios psicológicos han demostrado que existe una profunda relación entre las películas y los libros que elegimos y nuestros rasgos de personalidad, por lo que esta pregunta proyectiva te permitirá profundizar en los valores y creencias del candidato.

Otro consejo: utiliza la empatía; no elijas sólo pensando en que sea alguien como tú, o que actúe como tú, sino que contempla que otras ópticas pueden reforzar el potencial y la proyección de tu negocio.

Muchos emprendedores suelen centrarse en las cuestiones prácticas de su negocio, obviando los aspectos más formales vinculados con la gestión empresarial. No obstante, incluso las pymes deberían tener su organigrama empresarial, lo que les permitirá adaptarse mejor a los cambios y retos del mercado.

¿Qué es el organigrama empresarial?

El organigrama de empresa es una representación gráfica de la estructura del negocio, en el que se indican las áreas que lo integran, las líneas de dirección, los canales de comunicación, las funciones de las diferentes áreas y las relaciones entre los distintos puestos. En este esquema se refleja la estructura, jerarquía e interrelación de los diferentes componentes de la empresa.

Ventajas del organigrama empresarial para tu empresa

1. Delimita las funciones de las personas dentro de la empresa

Un problema común en las pequeñas empresas es el solapamiento de funciones, lo cual puede acarrear un exceso de costes. El organigrama empresarial es la solución perfecta, ya que delimita las funciones de cada persona dentro del negocio, de manera que cada quien asumirá sus tareas y comprenderá qué se espera de su puesto dentro de la organización. El organigrama también te permitirá distribuir mejor las tareas y responsabilidades, de manera que todos los procesos fluyan y aumente la productividad. 

2. Facilita la comunicación

Cuando estableces una estructura organizacional y delimitas adecuadamente los cargos, cada empleado sabe a quién responde jerárquicamente y a quién se debe dirigir si surgen dificultades. No se trata de crear una barrera burocrática pero establecer canales de comunicación claros te ahorrará muchísimo tiempo, ya que los encargados de cada área serán los responsables de solucionar los problemas del día a día y agilizar los procesos, mientras tú te dedicas a otras cuestiones más importantes del negocio.

3. Potencia la capacidad de la empresa para adaptarse a los cambios

Si tu empresa se anquilosa, terminará muriendo. El mercado cambia continuamente, por lo que tu modelo de negocio debe tener la flexibilidad suficiente para adaptarse. El organigrama de empresa te permitirá apreciar con mayor nitidez dónde es necesario aplicar los cambios, qué áreas han quedado obsoletas o qué mejoras puedes aplicar para que el proceso funcione mejor y tu negocio sea más competitivo.

4. Facilita el funcionamiento del negocio

Los organigramas empresariales brindan una visión más clara de cómo funciona el negocio. Te permiten agrupar las tareas en puestos de trabajo según su homogeneidad y dotar a cada área de los medios y recursos que necesita. También serás más consciente de las relaciones entre las diferentes áreas de tu empresa y podrás asignar mejor las responsabilidades y organizar de manera más eficiente el trabajo. Todo esto se traduce en una mayor eficacia y te ayudará a proyectar un plan de crecimiento empresarial más preciso.