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El alquiler de oficinas sigue creciendo, impulsado por la creación de empleo y las buenas previsiones económicas. La superficie de oficinas contratada encadena varios años en alza, en 2017 superó los 892.000 m2 firmados en Madrid y Barcelona, lo cual representa un incremento interanual del 21 % para ambas ciudades, según reveló el informe de la consultora JLL.

El incremento de las operaciones y la disminución de las oficinas de alquiler disponibles han hecho que, en ciudades como Madrid, el precio medio haya crecido un 8,4 %, sobre todo en los distritos de negocios y los mejores inmuebles de las zonas periféricas. Por tanto, si tienes un negocio y estás pensando en alquilar una oficina, será mejor que te prepares para negociar.

¿Qué pasos seguir para negociar el alquiler de una oficina?

Los contratos de alquiler de oficinas se rigen por la Ley de Arrendamientos Urbanos, en la cual se especifica que “en la regulación de los arrendamientos para uso distinto al de vivienda, la ley opta por dejar al libre pacto de las partes todos los elementos del contrato”. Esto significa que pueden existir diferentes tipos de contratos de alquiler pues dependen del acuerdo al que llegues con el arrendador. Para no dar un paso en falso, es conveniente que compruebes una serie de detalles antes de firmar el contrato.

Verifica que el local se puede destinar al uso que le piensas dar

Si el local albergaba una actividad similar y no vas a realizar grandes obras, solo tendrás que hacer el cambio de titularidad de la licencia, un trámite bastante sencillo. Si el local no tiene licencia, es conveniente que pidas información al Ayuntamiento y solicites en el registro de la propiedad los estatutos de la comunidad de la finca donde se encuentre el local para comprobar que se puede utilizar como oficina.

Si planeas reformar el local para adaptarlo a las necesidades de tu negocio, un técnico tendrá que elaborar un informe en el que certifique que todos los cambios cumplen la normativa. Debes adjuntar ese informe a los documentos para solicitar la licencia de apertura y al (al o el?) contrato de alquiler.

Negocia la renta a pagar y la duración del contrato

La variación del precio y la duración del contrato de la oficina en alquiler son dos detalles importantes, sobre todo si haces obras y quieres amortizar esa inversión. Los propietarios suelen pedir un mínimo de duración, generalmente tres años, periodo antes del cual no podrás desistir del arrendamiento y, si lo haces, tendrás que pagar una penalización, según los términos del contrato.

Durante ese tiempo, el precio del alquiler se suele actualizar, por lo que debes tener claro si esa subida estará ligada al IPC o a otros valores como la renta de mercado. Lo más conveniente es acordar un límite en esa variación, para que no se produzca un aumento excesivo del alquiler que luego no puedas afrontar. También puedes negociar una renta escalonada, la cual te dará un respiro durante el primer año, sobre todo si has hecho reformas.

Clarifica quién correrá con los diferentes gastos del local

Antes de firmar el contrato de alquiler de la oficina, verifica a cargo de quién corren los diferentes gastos del local y la carga mensual que representan. Si es posible, pactad un límite máximo. En el caso de las oficinas, lo habitual es que los gastos de la comunidad corran a cargo del propietario, los cuales suelen incluir la conservación y el mantenimiento exterior, aunque no siempre es así. Y no olvides comprobar si el contrato prevé la cesión y subarriendo.

¿Qué ayudas existen para que pymes y autónomos puedan alquilar oficinas?

Los propietarios suelen pedir garantías para acceder al alquiler de oficinas. La fianza establecida legalmente es de dos meses, que se puede realizar mediante depósito, con aval bancario o con el aval de una SGR para alquilar un local, el cual también te brindará una posición más ventajosa a la hora de negociar.

Algunos municipios han puesto en marcha sus propias ayudas para facilitar el alquiler de una oficina o local comercial. Estas ayudas no solo pretenden incentivar el autoempleo sino también revitalizar algunas zonas de la ciudad. Las modalidades difieren, algunas cubren los primeros seis meses o el primer año de alquiler del local a coste cero, para luego ir disminuyendo escalonadamente. Infórmate en el Ayuntamiento si existe alguna ayuda disponible para alquilar una oficina.

“Una gran visión sin grandes personas es irrelevante”, escribió Jim Collins, consultor de negocios y gestión empresarial. Las personas son el alma de una empresa, por lo que no solo tienes que asegurarte de contratar a los mejores sino también de retenerlos y formarlos. Todas esas son funciones de Recursos Humanos, un departamento que no es exclusivo de las grandes empresas, sino que puede aportar mucho valor a las pymes.

¿Cuáles son las funciones de RRHH?

Selección del personal

La selección de personal es una de las funciones más conocidas de Recursos Humanos. Este departamento se encarga de reclutar a las personas más adecuadas para un puesto, no solo aquellas que tengan la formación y competencias necesarias, sino que además compartan los valores de la empresa.

RRHH lanzará la convocatoria, comprobará los currículos, realizará las entrevistas y aplicará las pruebas de aptitud. Suya también es la tarea de describir los puestos de trabajo, de manera que no se produzca un solapamiento de funciones y tareas que afecte la productividad de la pyme.

Gestión de personal

Recursos Humanos no solo se encarga de las contrataciones sino también de la administración del personal, asumiendo toda la gestión documental de los trabajadores. Entre las funciones de RRHH se encuentra supervisar los permisos y vacaciones de los trabajadores, así como los días trabajados, las bajas por enfermedad y las horas extra. También confecciona el inventario de personal, gracias al cual se puede planificar a medio y largo plazo las necesidades de personal, teniendo en cuenta la rotación del mismo y el crecimiento de la empresa.

Retribución laboral

Todos los aspectos relacionados con la retribución laboral entran dentro de las funciones de Recursos Humanos. Este departamento no se limita a determinar las nóminas y bonificaciones, sino que realiza un trabajo más profundo. Analiza cuál es la retribución más adecuada para cada puesto de trabajo y diseña las escalas laborales, realizando además la evaluación de desempeño de los trabajadores. También se encarga de planificar la política de incentivos de la empresa y proponer medidas de conciliación laboral.

Formación de los trabajadores

Entre las funciones de RRHH se encuentra la formación de los trabajadores, la cual es esencial para el desarrollo de la empresa. Este departamento analiza las necesidades formativas de la pyme y el potencial de sus trabajadores para diseñar el plan de formación más adecuado. Gestiona todo lo relacionado con la búsqueda y planificación de los cursos de formación, así como las bonificaciones a las que la pyme tiene derecho.

Legislación y relaciones laborales

El departamento de RRHH asume todo lo relacionado con la legislación laboral, desde los convenios colectivos hasta la negociación con los representantes de los trabajadores si surge algún conflicto laboral. Determina qué tipo de contratos son más adecuados y se encarga de formalizarlos, así como de elaborar el régimen disciplinario que se aplicará en la empresa.

La prevención de riesgos laborales es otra de las funciones de Recursos Humanos. Este departamento establece el nivel de protección adecuado para la salud de los trabajadores y marca las condiciones mínimas de higiene y seguridad que se deben cumplir en cada puesto de trabajo.

Comunicación interna y clima laboral

La gestión de la comunicación interna y el clima laboral son las funciones de RRHH menos conocidas, pero de vital importancia para la empresa. Este departamento debe asegurarse de que existan los canales adecuados para que la comunicación fluya con rapidez y claridad en la organización.

También realizará estudios de clima laboral y analizará las causas del absentismo para proponer cambios que aumenten la motivación laboral y el compromiso de los trabajadores con la organización. Su aplicación mejorará la satisfacción laboral, impulsará la marca empleadora y aumentará la productividad.

En resumen, el departamento de RRHH no solo se encarga de optimizar la gestión del personal, sino que también te brinda información valiosa sobre todo lo que ocurre en tu pyme para que puedas tomar decisiones estratégicas que hagan crecer tu negocio.

Los recursos humanos en las pymes representan su activo más importante. Unos trabajadores motivados y comprometidos con la visión del negocio pueden marcar una gran diferencia, por lo que es importante que prestes atención a la gestión de tus recursos humanos y evites cometer algunos errores que pueden terminar saliéndote muy caros, ya sea porque incrementan la rotación de personal, dan pie a demandas legales, afectan las ventas o dañan tu reputación como empleador.

RRHH en pymes: Los errores que no debes cometer

Implementar un deficiente proceso de selección de personal

Generalmente la gestión de los RRHH en las pymes queda en manos del propietario del negocio, quien termina contratando a personas que le han recomendado o le han causado una buena impresión sin realizar un proceso de selección exhaustivo para encontrar al candidato idóneo. Contratar a una persona que no está cualificada para el puesto suele suponer un gran coste para tu empresa, por lo que deberías dedicar más tiempo y recursos a la selección de personal. Verifica los datos de los candidatos, pide referencias y haz entrevistas en profundidad. Si no te sientes capacitado, puedes externalizar este servicio dejándolo en manos de empresas especializadas en la selección y gestión de recursos humanos.

No brindar formación a los empleados

La gestión del talento en las pymes sigue siendo su talón de Aquiles, incrementando la rotación del personal y afectando a la productividad. Un plan de formación interna mejorará la cualificación de los trabajadores y su motivación, generando un sentimiento de pertenencia con la empresa que aumentará su periodo de permanencia. Como resultado, tu pyme podrá adaptarse mejor a los cambios del entorno, será más competitiva y brindará productos o servicios de mejor calidad.

No contar con un plan de integración

En la mayoría de las pymes la integración de los nuevos empleados ocurre al azar, lo cual limita su productividad. Se estima que un trabajador necesita entre 3 y 12 meses, en dependencia de la complejidad del trabajo que desempeña, para alcanzar el máximo de su productividad, según reveló el Institute for Corporate Productivity. Un buen plan de integración acelerará ese proceso y reducirá a la mitad los costes. Tus empleados podrán adaptarse más rápido a la cultura organizacional y dominarán antes su trabajo, de manera que comenzarán a contribuir antes a la empresa.

No realizar una descripción de cargos y funciones

Muchas veces las pymes van contratando personal a medida que lo necesitan, por lo que no cuentan con un organigrama que especifique los cargos y funciones de los diferentes miembros de la organización. Ello puede dar pie a un solapamiento de tareas y funciones, así como a un desaprovechamiento de los recursos humanos, que terminará afectando a la productividad. Al contrario, una empresa con una adecuada gestión de los recursos humanos, en la que cada empleado tenga claras sus tareas, funciones y responsabilidades, será mucho más competitiva y facilitará la toma de decisiones rápidas ya que no habrá dobles mandos.

No tener un inventario de recursos humanos

El inventario de recursos humanos es una herramienta de gestión de personal muy poderosa que muy pocas pymes usan pero que puede ayudarles a planificar con bastante precisión la rotación del personal para disminuir sus costes. Con el inventario de recursos humanos podrás detectar el talento y encontrar a candidatos que puedan ocupar puestos clave dentro de tu organización. También te servirá como base para mejorar la escala retributiva de los trabajadores según su rendimiento, cualificación y aptitudes.

Desarrollar un enfoque reactivo ante los problemas del personal

La gestión de los recursos humanos en las pymes suele ser reactiva, lo cual significa que se actúa cuando surgen los problemas, en vez de tomar medidas para evitar su aparición. Ese enfoque suele generar un clima laboral negativo y puede aumentar los costes, además de exponerte a acciones legales por parte de los empleados. Por eso es fundamental contar con un plan de prevención de riesgos laborales y un plan de mejora del clima laboral que contemple un canal de comunicación eficaz.

Recuerda que una buena gestión de los recursos humanos beneficia a todos: tus empleados se sentirán más a gusto trabajando y su productividad aumentará, los clientes estarán más satisfechos y tu pyme mejorará su competitividad y reputación como empresa empleadora.

El seguro de caución es una garantía que suelen demandar las Administraciones Públicas y las grandes empresas privadas para conceder determinados proyectos, ya que, de esa manera, cuentan con un respaldo económico adicional, más amplio del que puede brindar una pyme o autónomo por su cuenta.

A diferencia del aval bancario, la póliza de caución suele ser más económica puesto que las aseguradoras ofrecen tasas más competitivas y tampoco conlleva gastos de estudio, apertura, formalización o mantenimiento. Se suele conceder más rápido y sus garantías se aplican inmediatamente, siendo un producto más flexible que se diseña a medida.

¿Qué es el seguro de caución?

La póliza de caución se rige por la Ley del contrato de Seguro y sirve para garantizar a la persona física o jurídica con la que has contraído un acuerdo, que lo llevarás a cabo pues, en caso de que no puedas cumplir con tus obligaciones legales o contractuales, la aseguradora se hace cargo del pago o resarce económicamente al asegurado.

En práctica, la aseguradora se encargará de pagar la deuda que hayas contraído si no puedes hacerle frente, o indemnizará a la persona o empresa si no puedes realizar las obras según lo estipulado en el contrato. Obviamente, si has incumplido con tus obligaciones por causas que se te pueden imputar, la aseguradora te exigirá el importe que ha pagado.

¿Cuál es el fin del seguro de caución?

La póliza de caución es una condición habitual en los contratos de suministro, ejecución o gestión de obra, aunque puede utilizarse con diferentes fines:

1. Garantía de oferta.

Se solicita como garantía de oferta o licitación, siendo imprescindible para acceder al concurso o subasta pues respalda la seriedad de la oferta. El importe de la garantía suele variar entre un 2-10 por ciento del precio de la obra que sale a concurso.

2. Garantía de ejecución.

En este caso, el seguro de caución garantiza que cumplirás con tus obligaciones contractuales, siendo además una garantía de buena ejecución que cubre los perjuicios económicos que puedas causarle al acreedor, los cuales estarán cubiertos por la aseguradora según el capital asegurado. En España normalmente se demanda un importe del 5 por ciento. 

3. Garantía de anticipo.

Este seguro de caución se solicita en los contratos por importes elevados en los que necesitas que la empresa que ha contratado tus servicios te anticipe cierta cantidad, generalmente no más de un 30 por ciento del precio total. Con esta póliza garantizas que destinarás ese dinero a la obra, pero dado que la aseguradora cubre el 100 por cien del anticipo, suele considerarse una operación más arriesgada y es más costosa.

4. Garantía de calidad.

Con este seguro de caución, que generalmente tiene un plazo de un año, garantizas la calidad de la obra o servicio. En práctica, cubre los defectos de fabricación que podrían depender de factores como la calidad del material que utilizaste, por ejemplo.

5. Garantía aduanera.

En algunas operaciones de tránsito aduanero, sobre todo cuando los productos entran para después salir de España, Aduanas exige una póliza de caución para asegurar el cobro de la deuda tributaria en caso de que la mercancía finalmente no abandone el país.

Si eres una pyme o autónomo y no sabes qué es el compliance penal, podrías tener un problema en el horizonte. Esta herramienta surgió en Estados Unidos en la década de 1970 como un mecanismo de defensa ante las multas que tuvieron que asumir las grandes empresas por los escándalos de corrupción. Más tarde se extendió al resto del mundo, incluyendo España, hasta el punto que hoy se considera un factor clave para el buen funcionamiento y la reputación de cualquier negocio.

¿Qué es el compliance penal?

El compliance penal es un conjunto de herramientas dirigidas a evitar que se infrinjan las normas penales. Implica la identificación de las áreas donde se pueden cometer delitos en tu negocio, así como el establecimiento de protocolos para evitarlos o detectarlos rápidamente, junto a un sistema disciplinario. 

Al designar funciones específicas dentro de tu empresa puedes delimitar mejor las responsabilidades y evitar posibles sanciones por acciones que hayan cometido tus empleados o representantes. Eso significa que en el cumplimiento normativo, como también se conoce al compliance penal, se incluyen desde las medidas de seguridad laboral hasta las comunicaciones corporativas, la protección de datos y la gestión del capital.

Aunque el objetivo principal del compliance penal es prevenir los delitos en tu negocio, los modelos actuales van un paso más allá convirtiéndose en un sistema de gestión empresarial que te permitirá tener un mayor control sobre las operaciones y te ayudará a tomar mejores decisiones, reduciendo los riesgos legales y de reputación.

El cumplimiento normativo también funciona como una especie de aval ante terceros ya que mejora la credibilidad de tu negocio al demostrar tu compromiso con la legalidad y las buenas prácticas del sector en el que operas. Por tanto, puede ayudarte a ganar clientes, sobre todo en procesos de contratación pública o con grandes empresas.

¿Quiénes necesitan un compliance penal?

Toda actividad empresarial encierra una serie de riesgos que implican responsabilidades sociales, jurídicas y/o penales. Los autónomos y las pymes no escapan a esa realidad. De hecho, el artículo 31 bis del Código Penal señala la obligación de las personas jurídicas de contar con un modelo de prevención de riesgos penales.

Como persona jurídica, eres responsable ante la ley por los delitos que se cometan en tu nombre o a tu cuenta, ya se trate de tus representantes legales o de las personas a quienes has autorizado para tomar ciertas decisiones. La ley considera que, si se comete un delito en tu negocio, es porque no has cumplido con tu deber de supervisión, vigilancia y control. El compliance penal puede eximirte de esa responsabilidad, o al menos atenuarla. 

Compliance para pymes y autónomos

La buena noticia es que el compliance para pymes y autónomos es más sencillo. Si eres el administrador único y director de cumplimiento normativo, podrás reducir los costes y simplificar su implantación en tu actividad empresarial y/o profesional.

En España se ha adoptado la normativa UNE 19601, que regula todo lo relacionado con el diseño y aplicación del cumplimiento normativo. A través de la Asociación Española de Normalización puedes solicitar un certificado, con una validez de tres años, para demostrar que has puesto en marcha el compliance penal en tu negocio.

Si eres autónomo o tienes una pequeña empresa (pyme), elegir bien a las personas que trabajarán contigo es esencial para que tu negocio continúe creciendo. En las grandes empresas existe un departamento de selección de personal que se encarga de elegir a la persona idónea para el puesto, pero si pretendes asumir las funciones del entrevistador laboral es importante que sepas cómo hacer una entrevista de trabajo de principio a fin.

1. Determina las demandas del puesto

Para preparar una entrevista de trabajo debes saber cuáles son exactamente las funciones y responsabilidades del puesto a cubrir, así como las habilidades y conocimientos necesarios. También debes tener claros los valores que promueves en tu negocio, ya que por mucha experiencia o cualificación que tenga una persona, si no encaja en tu empresa o no logra trabajar en equipo, podría convertirse en un problema. Tampoco es conveniente que selecciones a alguien sobrecalificado para el puesto pues es probable que apenas encuentre un trabajo mejor, se marche.

2. Planifica los temas de la entrevista

En una entrevista de trabajo la improvisación puede jugarte malas pasadas y transmitir una imagen poco profesional, por lo que deberías estructurarla en bloques de temas que te permitan seguir un guión. Así te aseguras de no pasar por alto ningún detalle importante, aunque también debes tener cierta flexibilidad a la hora de plantear las preguntas para lograr que la conversación fluya con naturalidad. Ten presente que el entrevistador laboral debe hablar solo un 20% del tiempo porque es el candidato quien debe darse a conocer.

3. Asume una actitud abierta y respetuosa

Es normal que los candidatos se sientan un poco nerviosos durante la entrevista de trabajo pero si asumes una actitud cálida, abierta y respetuosa les ayudarás a mostrar lo mejor de sí. Evita las críticas y la prepotencia ya que el candidato se sentirá atacado y no lograrás conocer a la persona que se encuentra detrás del profesional, un detalle que también es importante. Puedes romper el hielo explicando cuáles son las funciones del puesto, las características de tu negocio y tus expectativas para ese empleo.

4. Elige con objetividad

Si vas a entrevistar a muchos candidatos, es recomendable crear hojas de registro estandarizadas en las que puedas añadir cualquier dato que te haya parecido interesante o negativo. Tomar notas te ayudará cuando llegue el momento de decidir, aunque es mejor que lo hagas al finalizar la entrevista, para que no intimides al candidato ni interrumpas el flujo de la conversación.
A la hora de elegir, no te dejes llevar demasiado por el instinto, la simpatía o la primera impresión. Estos detalles son importantes pero no decisivos, por lo que es mejor que establezcas una serie de indicadores que te permitan realizar una selección más objetiva, en la que tengas en cuenta tanto la calidad humana como profesional.

Por último, no olvides contactar a todos los candidatos para informarles tu decisión, es un gesto de respeto que denota profesionalidad.