Contabilidad

El seguro de caución es una garantía que suelen demandar las Administraciones Públicas y las grandes empresas privadas para conceder determinados proyectos, ya que, de esa manera, cuentan con un respaldo económico adicional, más amplio del que puede brindar una pyme o autónomo por su cuenta.

A diferencia del aval bancario, la póliza de caución suele ser más económica puesto que las aseguradoras ofrecen tasas más competitivas y tampoco conlleva gastos de estudio, apertura, formalización o mantenimiento. Se suele conceder más rápido y sus garantías se aplican inmediatamente, siendo un producto más flexible que se diseña a medida.

¿Qué es el seguro de caución?

La póliza de caución se rige por la Ley del contrato de Seguro y sirve para garantizar a la persona física o jurídica con la que has contraído un acuerdo, que lo llevarás a cabo pues, en caso de que no puedas cumplir con tus obligaciones legales o contractuales, la aseguradora se hace cargo del pago o resarce económicamente al asegurado.

En práctica, la aseguradora se encargará de pagar la deuda que hayas contraído si no puedes hacerle frente, o indemnizará a la persona o empresa si no puedes realizar las obras según lo estipulado en el contrato. Obviamente, si has incumplido con tus obligaciones por causas que se te pueden imputar, la aseguradora te exigirá el importe que ha pagado.

¿Cuál es el fin del seguro de caución?

La póliza de caución es una condición habitual en los contratos de suministro, ejecución o gestión de obra, aunque puede utilizarse con diferentes fines:

1. Garantía de oferta.

Se solicita como garantía de oferta o licitación, siendo imprescindible para acceder al concurso o subasta pues respalda la seriedad de la oferta. El importe de la garantía suele variar entre un 2-10 por ciento del precio de la obra que sale a concurso.

2. Garantía de ejecución.

En este caso, el seguro de caución garantiza que cumplirás con tus obligaciones contractuales, siendo además una garantía de buena ejecución que cubre los perjuicios económicos que puedas causarle al acreedor, los cuales estarán cubiertos por la aseguradora según el capital asegurado. En España normalmente se demanda un importe del 5 por ciento. 

3. Garantía de anticipo.

Este seguro de caución se solicita en los contratos por importes elevados en los que necesitas que la empresa que ha contratado tus servicios te anticipe cierta cantidad, generalmente no más de un 30 por ciento del precio total. Con esta póliza garantizas que destinarás ese dinero a la obra, pero dado que la aseguradora cubre el 100 por cien del anticipo, suele considerarse una operación más arriesgada y es más costosa.

4. Garantía de calidad.

Con este seguro de caución, que generalmente tiene un plazo de un año, garantizas la calidad de la obra o servicio. En práctica, cubre los defectos de fabricación que podrían depender de factores como la calidad del material que utilizaste, por ejemplo.

5. Garantía aduanera.

En algunas operaciones de tránsito aduanero, sobre todo cuando los productos entran para después salir de España, Aduanas exige una póliza de caución para asegurar el cobro de la deuda tributaria en caso de que la mercancía finalmente no abandone el país.

Si estás pensando en darte de alta como autónomo o abrir una pyme, es probable que uno de los aspectos que más te preocupe sea el tema contable.

No obstante, llevar la contabilidad de un autónomo o de una empresa pequeña no es tan complicado como parece, solo tendrás que registrar todos los movimientos económicos para elaborar los estados contables.

Cómo llevar la contabilidad de una empresa paso a paso

Para llevar la contabilidad de pymes y autónomos es obligatorio guardar todos los documentos, desde las facturas recibidas y emitidas hasta las nóminas, recibos de los pagos a Hacienda, tickets de compras y recibos de la Seguridad Social. Es conveniente que digitalices toda esa información para que no se extravíe. 

Todos esos documentos se reflejan en los libros de contabilidad. El corazón de la contabilidad de las pymes y autónomos es el libro diario, donde debes realizar los asientos contables; es decir, las anotaciones de cada una de tus operaciones económicas. Generalmente se lleva mes a mes e incluye datos como la fecha de la transacción, las cuentas asociadas a la misma, el importe y una breve explicación del movimiento. No obstante, 

¿Qué otros libros de contabilidad debes llevar?

El libro diario se complementa con otros registros obligatorios.

Libro de ingresos.

Es donde registras las facturas emitidas siguiendo un orden cronológico. Gracias a ese libro sabrás cómo va tu facturación de manera mensual, trimestral y/o anual. Recuerda que Hacienda exige que las facturas estén numeradas y no permite duplicados ni saltos.

Otro aspecto fundamental para llevar bien la contabilidad básica es el control de los gastos, para lo cual necesitarás tres libros diferentes. 

Libro de Facturas Recibidas.

Es donde reflejas todas las facturas que te hacen tus proveedores cada vez que recibes un producto o servicio. 

Libro de Registro de Bienes de Inversión.

En este libro debes anotar los bienes que adquieras durante la actividad, que no se consumen a lo largo de un ejercicio y cuyo coste supera los 300 euros. Debes distribuir ese coste a lo largo de diferentes ejercicios siguiendo la clasificación de los bienes de inversión y el tiempo de amortización mínimo y máximo de Hacienda.

Libro de Registro de Gastos.

Es donde reflejas los comprobantes de pago o recibos bancarios que demuestren los desembolsos realizados. Puedes incluir la cuota de autónomos que pagas mensualmente a la Seguridad Social o los gastos de combustible, pero dado que te permite desgravar el IVA, esos gastos tienen que estar directamente relacionados con tu actividad económica.

Declaración de impuestos y balance anual

La contabilidad de una empresa también implica la presentación de los impuestos. Los modelos tributarios difieren si trabajas como autónomo o pyme. El modelo 347, por ejemplo, es una declaración informativa, mientras que el modelo 303 es de autoliquidación.

Con todos estos datos podrás realizar un balance anual que incluya tanto la facturación y los gastos como tus activos y las deudas contraídas, el cual te facilitará una instantánea del funcionamiento de tu negocio para que corrijas el rumbo si es necesario.

La buena noticia es que puedes agilizar este trabajo usando los softwares contables que facilitan llevar la contabilidad de una empresa.

Los autónomos, pymes y empresas en general deben aplicar una retención del IRPF. Esas retenciones son un anticipo a la Agencia Tributaria en previsión de las ganancias esperadas. Mediante este mecanismo fiscal la empresa o el cliente actúan como recaudadores tributarios, ya que son los encargados de ingresar a Hacienda una parte de tus impuestos, generalmente de manera trimestral.

¿Cómo te afectan económicamente las retenciones de IRPF?

Las retenciones no tienen ningún impacto desde el punto de vista económico ya que si a lo largo del año han sido muy altas, cuando presentes la declaración anual de la Renta te saldrá a devolver y recuperarás lo que hayas pagado de más. Al contrario, si han sido muy bajas tendrás que pagar la diferencia a la Agencia Tributaria.

¿Quién debe realizar la retención de IRPF?

Si tienes empleados a tu cargo, eres el responsable de aplicar la retención a sus nóminas e ingresarla de forma trimestral a Hacienda mediante el modelo 111, el cual también te servirá para indicar las retenciones a autónomos en sus facturas. 

Si eres un profesional que trabaja por cuenta propia, tendrás que aplicar la retención en las facturas que le emitas a tus clientes, siempre y cuando estos sean autónomos, pymes o empresas, no particulares. Si te has dado de alta en alguna de las actividades empresariales que se encuentran recogidas en la sección primera del Impuesto de Actividades Económicas, no tienes que aplicar retenciones en tus facturas.

Sin embargo, la Agencia Tributaria especifica que el máximo responsable de la retención es el cliente. Si como cliente recibes una factura sin retención o con un error en su cálculo, Hacienda te exigirá igualmente que pagues el importe de la retención, por lo que es importante que cuando te emitan una factura compruebes el tipo de retención aplicado y el cálculo de la misma.

¿Cómo se calcula la retención de IRPF?

Para calcular el importe de la retención simplemente debes aplicar el porcentaje correspondiente a la nómina de los trabajadores, el cual varía dependiendo de su salario y situación familiar, o al importe bruto total de la factura, antes de aplicar el IVA.

Este año la retención para los autónomos que ejercen una actividad profesional seguirá siendo del 15 por ciento en las facturas emitidas. Los nuevos profesionales pueden aplicar un porcentaje de retención menor, del 7 por ciento, durante el año en que se dan de alta y los dos siguientes. Si recibes una de estas facturas, puedes solicitar el certificado que avale que ese profesional tiene derecho a aplicar una retención de autónomo reducida.

Es recomendable que al terminar el año pidas a tus clientes los certificados de retenciones, ya que así podrás comprobar las cantidades que han ingresado a la Agencia Tributaria y contrastarlas con tu contabilidad. De la misma manera, debes enviarles a los empleados o profesionales con los que has trabajado un certificado anual en el que consten las cantidades que has ingresado a Hacienda.