Contabilidad

En España existen más de 3 millones de empresas, aunque la inmensa mayoría son pymes, de acuerdo con el Instituto Nacional de Estadística. Todos esos negocios generan riqueza y puestos de trabajo, pero, en algunas ocasiones, necesitan financiación externa para llevar a cabo sus proyectos, ya sea en sus inicios, para comenzar la actividad, o más adelante, para ampliar sus operaciones o afrontar una mala racha. 

Uno de los principales escollos que encuentran tanto las pymes como los autónomos en su camino hacia la financiación suele ser el aval, un requisito que exigen muchas entidades financieras para proteger su inversión, exigencia también cuando se participaen la licitación de obras y concursos públicos.

¿Qué es un aval exactamente?

El aval es un contrato en el que se refleja el compromiso de cumplimiento de ciertas obligaciones ante un tercero. En práctica, una persona o entidad se compromete a garantizar tu deuda o las obligaciones no dinerarias que hayas contraído ante el acreedor, ya se trate de un banco, la Administración u otra empresa.

También conocido como fianza o afianzamiento, es un elemento complementario al contrato principal y se utiliza para aportar seguridad jurídica a las transacciones antes de llevarlas a cabo. Mediante este instrumento, el prestatario o receptor de los servicios reduce el riesgo al que se expone, pues si faltas a tus obligaciones, reclamará al avalista.

No obstante, para que ese compromiso sea válido, debe existir un contrato por escrito, que se suele oficializar con un aval notarial para proporcionarle un mayor respaldo legal, sobre todo en las transacciones comerciales. En ese caso, interviene un notario en el procedimiento para legitimar las partes, autentificar las firmas y asegurar la legalidad del aval.

¿Qué partes intervienen en un aval?

En un aval intervienen tres figuras perfectamente diferenciadas que cumplen distintos roles legales:

• Avalado. Es quien contrata el aval y se compromete a cumplir con la obligación principal, ya se trate de una pyme, un autónomo o una persona física.
• Beneficiario. Es el receptor del aval, quien ha solicitado la presentación del mismo, generalmente una entidad bancaria o la Administración pública.
• Avalista. Es la empresa u organización, como las Sociedades de Garantía Recíproca, que garantiza por medio del aval que el avalado cumplirá sus obligaciones, respondiendo por este ante el beneficiario en caso de incumplimiento.

Los principales tipos de avales con los que trabajan las empresas

En los ámbitos financiero y comercial en los que se desempeñan las empresas, es fundamental conocer la variedad de avales que existen y comprender su uso en los diferentes contextos para elegir la modalidad más adecuada, según la operación que necesitas garantizar:

Aval provisional

Este tipo de aval se usa, fundamentalmente, para participar en licitaciones públicas o subastas, ya que su objetivo es garantizar que la empresa mantendrá la oferta presentada. Actúa como una fianza provisional, por lo que, si el avalado accede al contrato de obra o suministro, tendrá que presentar otra garantía definitiva.

Aval financiero

Este tipo de aval suele ser necesario cuando solicitas un préstamo o crédito, ya que así el banco se asegura de recibir el pago. Se utiliza para respaldar las obligaciones financieras que contraen las empresas frente a terceros, ya se trate de líneas de crédito, préstamos bancarios o letras financieras.

Como este aval reduce el riesgo al que se expone el beneficiario, suele mejorar las condiciones de financiación para que las pymes y autónomos puedan obtener tipos de interés más bajos y plazos de devolución más amplios. También son una opción válida para cubrir el aplazamiento de pago o los préstamos ante la Administración.

Aval técnico

Estos avales garantizan que cumplirás con los compromisos no dinerarios que hayas contraído. Son comunes para respaldar importaciones y la ejecución de obras. También suelen ser un requisito para participar en concursos públicos y licitaciones, así como para garantizar las obligaciones legales contraídas con la Administración cuando se reciben subvenciones estatales.

La principal diferencia entre el aval técnico y económico radica en que el primero garantiza el cumplimiento de tus obligaciones contractuales, mientras que el segundo cubre tus compromisos de índole financiera.

Aval comercial

Esta modalidad de aval se usa en las compraventas para garantizar el pago de la cantidad acordada. Se puede emplear para avalar todo tipo de bienes, así como el fraccionamiento de los pagos a los proveedores, las sumas que entregas de manera anticipada y los pagos a cuenta.

También se puede utilizar para avalar pagos rotativos, como los que se realizan cuando recibes suministros periódicos. De hecho, es habitual en acuerdos de suministros y en las transacciones entre empresas cuando median sumas elevadas.

¿Cuándo se necesita un aval?

A lo largo de la vida de una empresa, es probable que atraviese diferentes situaciones en las que necesite un aval. En 2022, por ejemplo, el 56,2 % de las pymes españolas necesitaron financiación, según el XII Informe de Financiación de la Pyme, lo cual representa un aumento de 21,4 puntos porcentuales en comparación con los datos prepandemia del 2019.

Sin embargo, el 49,2 % de ellas encontraron obstáculos para acceder al crédito, un 12,5 % más en comparación con 2021. El coste de la financiación es el principal escollo, debido, fundamentalmente, al aumento de la inflación y el consecuente incremento de los tipos de interés, pero la segunda barrera más importante es no poder presentar garantías, un problema que afecta al 18,2 % de las empresas y que ha aumentado en 3,4 puntos porcentuales respecto a 2021.

De hecho, según dicho informe, en 2022 se disparó el número de pymes a las que las entidades bancarias les han solicitado avales, pasando del 37,3 % en 2021 al 43,7 % actual.

La mayoría de las empresas pide avales financieros para acompañar las solicitudes de financiación bancaria al circulante. Generalmente, se trata de préstamos a corto plazo que la empresa utiliza para hacer frente a los pagos.

Los avales técnicos son menos comunes: en 2022 los solicitaron el 2,6 % de las empresas para garantizar la entrega del producto o servicio contratado en tiempo y forma. Es probable que necesites recurrir a estos avales si vas a participar en licitaciones y concursos públicos, ya que la Administración querrá cerciorarse de que puedes cumplir con las obligaciones que contraigas. También los necesitarás para acceder a proyectos de gran envergadura en el sector privado.

Las empresas también suelen solicitar avales para obtener la financiación bancaria imprescindible para realizar inversiones. Esas garantías pueden servirte para mejorar la infraestructura de tu empresa, ampliar el almacén, contratar más personal o, incluso, poner en marcha un proceso de internacionalización.

Los negocios de reciente constitución, que suelen tener más dificultades para acceder a préstamos por la falta de historial crediticio y garantías, también recurren a menudo a los avales para financiar la compra de equipamiento o el alquiler del local.

¿Cómo obtener un aval?

Si necesitas presentar una garantía para impulsar tu negocio o garantizar su funcionamiento, debes tener claro el camino a seguir y los documentos a presentar para agilizar el proceso:

1. Cada entidad determina el proceso a seguir para los solicitantes de avales, pero suelen establecer dos requisitos fundamentales: la empresa no puede estar en concurso de acreedores y debe encontrarse al corriente de los pagos en la Seguridad Social y la Agencia Tributaria.
2. Tendrás que presentar diferentes documentos, entre ellos la memoria de la actividad económica, donde se reflejen tus principales objetivos de negocio, así como los productos y/o servicios que ofreces. También tendrás que presentar la cuenta de pérdidas y ganancias de los dos últimos ejercicios cerrados y del actual. Si se trata de una empresa nueva, tendrás que presentar el plan de negocio, en el cual debe quedar claro su viabilidad y la estimación de los beneficios, ya que estos serán los que te permitan devolver el préstamo.
3. Con esta información en mano, el banco o la SGR evaluará el nivel de riesgo que representa la operación, y decidirá si puede avalarte o no. Si consideran que la operación es viable, te informarán sobre los costes y condiciones ulteriores.

SGR: La vía más sencilla, rápida y económica para conseguir un aval

En 2023,  las Sociedades de Garantía Recíproca (SGR) formalizaron avales por valor de 2.568 millones de euros, lo que supuso un incremento del 12% en el importe facilitado a pymes y autónomos con respecto al año anterior.  La financiación facilitada por las SGR ya beneficia a 175.616 pequeñas y medianas empresas y contribuye al mantenimiento de  977.577 puestos de trabajo, según datos de CESGAR.

El principal objetivo de estas sociedades es facilitar el acceso a la financiación a pymes y autónomos. El aval de una SGR te sitúa en una posición más ventajosa para negociar con la entidad bancaria, de manera que podrías obtener una reducción de los tipos de interés y/o una ampliación de los plazos de devolución.

La gama de productos de las SGR para autónomos  y los avales para pymes es muy amplia. Pueden avalarte tanto si necesitas un microcrédito de 25.000 euros como si solicitas un préstamo de hasta 100.000 euros. También pueden ayudarte si necesitas aplazar el pago de las compras a proveedores, recibir un anticipo de subvenciones, realizar operaciones de leasing o acceder a una Línea ICO.

Una característica que distingue a las SGR del resto de entidades financieras es que financian a largo plazo los proyectos empresariales. El 90 % de los proyectos financiados son a más de 3 años, de los cuales el 45 % son a más de 8 años.

¿Qué coste tiene un aval?

El aval es un producto de riesgo, por lo que siempre tiene un coste para quien lo contrata.

Una de las principales ventajas de los avales de las SGR es que tienen costes más reducidos. Estas sociedades suelen aplicar una comisión de estudio al inicio, que se calcula en base al riesgo de la operación, y una comisión de aval anual, que implica un porcentaje sobre el principal pendiente de amortización.

Cuando acepten tu proyecto, tendrás que adquirir participaciones sociales en proporción al préstamo solicitado para adquirir la condición de socio, pero cuando termine la operación podrás recuperar ese capital.

Si eres propietario de un local o una oficina, tendrás que hacer frente a diferentes gastos fijos. Uno de esos gastos es el IBI, que se paga todos los años. Saber cuándo pagar el IBI y cuánto es, te ayudará a evitar multas y a incluirlo en tu presupuesto de negocio para no tener sorpresas.

¿Qué es el IBI o Impuesto sobre Bienes Inmuebles?

El Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI) es un tributo directo de carácter obligatorio gestionado por los Ayuntamientos, aunque algunos pueden delegar su cobro en otros entes. Este impuesto grava la titularidad de los derechos de propiedad, usufructo, superficie y concesión administrativa sobre inmuebles, ya sean urbanos, rústicos o de características especiales.

La naturaleza de una propiedad, si es rústica o urbana, depende de cómo se clasifica el suelo por la Dirección General del Catastro. Sin embargo, los edificios especiales, como las presas, embalses, túneles de peaje, autopistas, carreteras, puertos comerciales y aeropuertos se clasifican según sus características técnicas. Son conjuntos complejos de uso especializado con diferentes estructuras, considerados como un solo bien inmueble para el catastro.

¿Quién debe pagar el IBI?

Todas las personas naturales o jurídicas que tengan derechos sobre los bienes inmuebles deben pagar el IBI. De hecho, este impuesto no solo se aplica al derecho de propiedad, sino también al derecho de superficie, usufructo o concesión administrativa.

En el caso de las oficinas o locales alquilados, lo habitual es que sea el propietario quien se encargue de pagar el IBI. Si el dueño y el inquilino lo acuerdan en el contrato de alquiler, el propietario puede cobrarle al inquilino el IBI según lo acordado.

Al vender la propiedad, el vendedor paga el IBI porque se aplica desde el primer día del año, cuando el vendedor es el propietario. El vendedor puede ir a los Tribunales para recuperar los días pendientes desde la venta hasta fin de año.

En el caso de los inmuebles con deudas pendientes por IBI, es probable que exijan su pago al nuevo propietario. Por esa razón, antes de adquirir un inmueble es recomendable que investigues si tiene el pago del IBI al día. En la actualidad, los notarios están obligados a pedir esa información y deben facilitarla a los compradores

¿Cuál es la fecha de pago del IBI?

Este impuesto se paga cada año el 1 de enero, pero cada Ayuntamiento decide cómo y cuándo se paga, así como las facilidades para hacerlo. Ten en cuenta que, si pagas fuera de plazo, incurrirás en una sanción tributaria. Te exigirán la deuda por vía ejecutiva con un recargo que varía desde el 5 hasta el 20% sobre la cuota a pagar.

Existen diferentes opciones para realizar el pago. Puedes hacerlo de manera presencial en las sucursales de las entidades bancarias o por cajero electrónico en las entidades colaboradoras. También podrás pagar el IBI por banca telefónica, a través de Internet o puedes recurrir a la domiciliación bancaria.

¿Cómo calcular el IBI?

Para calcular el IBI, se necesita el valor catastral del inmueble, que se determina por el valor del suelo y las construcciones en él.

El Catastro Inmobiliario calcula el valor de un inmueble. Esto se hace considerando su ubicación, valor en el mercado, coste de construcción, antigüedad, uso, valor del suelo y características urbanísticas. Normalmente, ese valor es menor al 50 % del actual valor de mercado del inmueble y se actualiza anualmente, según los Presupuestos Generales del Estado.

La Administración revisa los valores de los inmuebles cada 10 años, lo que suele resultar en subidas en el importe a pagar.

Sobre la base liquidable, los Ayuntamientos aplican un gravamen que distingue entre los bienes urbanos, rústicos o de características especiales. El tipo de propiedad afecta al cálculo del IBI, especialmente la diferencia entre propiedades urbanas y rústicas en cada municipio.

En el caso de los inmuebles urbanos, ese gravamen oscila entre el 0,4 y el 1,1 %, con algunas excepciones que pueden alcanzar hasta el 1,17 %. No obstante, en el caso de los inmuebles rústicos, el gravamen varía entre el 0,3 y el 0,9 %. Aquí puedes comprobar la actualización de los valores catastrales por coeficientes en tu municipio.

Cabe aclarar que el pago del IBI por el local donde se encuentra tu negocio es un gasto fiscalmente deducible. Si eres autónomo y trabajas en casa, puedes deducir parte del IBI. La deducción se calcula según los metros cuadrados notificados a Hacienda y tu porcentaje de propiedad en el inmueble. Esta posibilidad está contemplada en la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo, aprobada en 2017.

Exenciones y bonificaciones del IBI

Algunas propiedades del Estado, comunidades autónomas y entidades locales están libres de pagar el IBI. Estas propiedades se utilizan para la seguridad ciudadana, defensa nacional, educación o servicios penitenciarios. También están exentos los bienes comunales del Ayuntamiento que utilicen los vecinos, así como los bienes que pertenecen a la Iglesia Católica y la Cruz Roja.

No pagan el IBI los bienes culturales, los bienes comunales y montes vecinales. Tampoco la superficie de los montes poblados con especies de crecimiento lento. Además, no pagan el IBI los terrenos ocupados por vías de tren y carreteras públicas. Por último, también están exentos del pago del IBI aquellos bienes que tienen exenciones internacionales, como las embajadas o consulados.

Además de las bonificaciones al IBI que aprueben los diferentes Ayuntamientos, a nivel nacional se aplica:

●      Descuento del 50 al 90 % en propiedades para empresas de construcción, urbanización y promoción inmobiliaria.

●      Bonificación del 50 % sobre las viviendas de protección oficial durante los tres primeros años.

●      Bonificación del 95 % sobre los bienes rústicos de las cooperativas agrarias o de explotación comunitaria de la tierra.

●      Descuento de hasta el 50 % en impuestos para inmuebles con infraestructuras de recarga aprobadas por el Ayuntamiento.

¿Qué son las exenciones rogadas y potestativas?

Las exenciones rogadas son aquellas que se aplican cuando el interesado lo solicita porque el inmueble cumple con los requisitos legales. Los centros docentes acogidos al régimen de concierto educativo pueden solicitar la exención de impuestos para los inmuebles destinados a la enseñanza. Esta exención se aplica a la superficie ocupada por la enseñanza concertada.

Los monumentos y jardines históricos de interés cultural registrados en el Patrimonio Histórico Español pueden solicitar una exención rogada. Esto también aplica a las áreas de montes donde se hacen repoblaciones forestales o regeneración de árboles.

Sin embargo, para poder solicitar esta exención, es necesario tener proyectos aprobados por la Administración forestal. En ese caso, la exención tendrá una duración de 15 años a partir del periodo impositivo siguiente al que se realizó la solicitud.

En cambio, las exenciones potestativas dependen de los Ayuntamientos. Los centros sanitarios públicos, así como algunas propiedades rurales y urbanas,  están exentos del IBI, si su cuota líquida no supera la cantidad establecida por la ordenanza fiscal. También se pueden aplicar bonificaciones de hasta el 90 % a las familias numerosas.

Hay exenciones para entidades sin fines de lucro como fundaciones, asociaciones de utilidad pública, federaciones deportivas y asociaciones benéficas.

También se suele eximir del pago del IBI a los inmuebles que han sufrido daños considerables por fenómenos meteorológicos adversos o catástrofes. En ese caso, se aprueban decretos-leyes para ayudar a las zonas afectadas y recuperarse de los daños ocasionados.

Si te estás planteando emprender una actividad empresarial, tendrás que realizar varios trámites y obtener algunos códigos identificativos que te proporcionen plena competencia jurídica y comercial. Uno de los primeros pasos consiste en elegir el tipo de servicio que proporcionarás o la producción que desarrollarás para determinar el código de la actividad económica que te corresponde.

CNAE: ¿en qué consiste?

La Clasificación Nacional de Actividades Económicas (CNAE) es un sistema de numeración que agrupa y clasifica todas las empresas y autónomos en base a su actividad económica. A cada unidad se le asigna una letra y cuatro dígitos numéricos, el cual se conoce como Código CNAE. Los dos primeros dígitos se refieren a la división, el tercer número indica el grupo y el cuarto especifica la clase para concretar la actividad desarrollada. 

¿Para qué sirve el CNAE?

El código de actividad económica es obligatorio para todas las sociedades. De hecho, es imprescindible para todos los agentes económicos que operen en el mercado europeo, ya sean empresas privadas, instituciones financieras o entes gubernamentales. Esta clasificación se utiliza con diferentes fines:

1. Registro y gestión empresarial. Permite llevar un control más exhaustivo y monitorizar de manera efectiva las empresas que operan en España.
2. Realizar estadísticas y análisis económicos. Proporciona información detallada sobre la composición de los diferentes sectores, por lo que sirve para recopilar y analizar datos socioeconómicos.
3. Elaborar análisis de mercado. En el ámbito empresarial, la información del CNAE también se utiliza para realizar análisis de mercado, identificar oportunidades de negocio y elaborar informes sectoriales.

¿Cómo saber cuál es el CNAE de mi empresa?

El CNAE cuenta con 21 títulos mediante los cuales se intentan cubrir todas las actividades empresariales, divididos en grupos que van de la A a la U. El grupo A, por ejemplo, señala la “Agricultura, ganadería, silvicultura y pesca” mientras que el grupo U se refiere a las “Actividades de organizaciones y organismos extraterritoriales”.

A su vez, cada una de esas categorías generales se subdivide en varios epígrafes, hasta llegar al cuarto nivel. Cada categoría se representa con una cifra que va detallando la actividad de la empresa u organismo. Por ejemplo, en el grupo J, el número 5811 corresponde a la edición de libros y en el grupo L, el código 6810 alude a la compraventa de bienes inmobiliarios por cuenta propia.

Si tienes una empresa, puedes conocer tu código CNAE accediendo al buscador de actividades económicas de la Agencia Tributaria. Introduce tu actividad, como “marketing” o “libros”, y luego haz clic en “Detalle” para ver el código CNAE que se encuentra dentro de la ficha.

¿Es posible convertir el código de IAE a CNAE?

El código IAE no coincide con el número CNAE y ni siquiera tienen las mismas finalidades, aunque se refieran a actividades económicas similares. El IAE tiene implicaciones fiscales, ya que determina la forma en que tributarás, mientras que el CNAE se utiliza para obtener y unificar datos de todas las empresas de los países miembros de la Unión Europea.

Cuando accedas al buscador de actividades económicas de Hacienda, verás que el IAE se estructura en tres secciones correspondientes a las actividades empresariales, profesionales y artísticas. En cada ficha podrás encontrar tanto los epígrafes IAE como los códigos CNAE equivalentes.

¿Dónde aparece el código CNAE?

El código de actividad económica se utiliza en muchos formularios e impresos, tanto oficiales como a nivel interno en la empresa. Las sociedades deben indicarlo en las escrituras de constitución, sus acuerdos sociales y las cuentas anuales que depositan en los registros públicos.

De hecho, si la empresa cambia su actividad económica en algún momento, tendrá que obtener un nuevo código CNAE y validarlo ante notario con la respectiva escritura pública que acredite el cambio del objeto social. Luego tendrás que asentarlo en el Registro Mercantil.

Por último, cabe aclarar que el código CNAE no vence, a menos que cambies tu actividad económica principal. Por tanto, solo tendrás que gestionarlo una vez, cuando empieces tu negocio.

El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) es un tributo de carácter indirecto que recae sobre los consumidores. Sin embargo, como se paga al adquirir un producto o servicio, los empresarios se convierten en sujetos pasivos, por lo que deben aplicarlo en sus facturas para, posteriormente, ingresarlo a Hacienda a través del modelo 303.

¿Qué es el modelo 303 y quién está obligado a compilarlo?

El modelo 303 es un formulario mediante el cual se declara a la Agencia Tributaria el IVA acumulado en las facturas. Por ese motivo, también se le conoce como “el modelo del IVA”. Incluye el cálculo del IVA soportado - el que aplicas en tus facturas a los clientes-, y el IVA repercutido - el que pagas para cubrir los gastos de tu actividad.

Todos los autónomos que desarrollen una actividad sujeta a IVA están obligados a presentar el modelo 303, independientemente del resultado de la declaración y aunque no hayan tenido actividad durante un trimestre.

También tendrás que rellenarlo si alquilas un local o piso que se utilice como oficina o lugar de trabajo. Solo están exentos los autónomos en régimen simplificado y de recargo de equivalencia, así como los agricultores, ganaderos y pescadores.

Los plazos de presentación del modelo 303

El modelo 303 de la AEAT se utiliza para declarar el IVA trimestral, por lo que tendrás que compilarlo cuatro veces a lo largo del año:

• Primer trimestre: del 1 al 20 de abril se presentan las facturas de enero a marzo.

• Segundo trimestre: del 1 al 20 de julio se recogen las facturas de abril a junio.

• Tercer trimestre: del 1 al 20 de octubre se computan las facturas de julio a septiembre.

• Cuarto trimestre: del 1 al 20 de enero se suman las facturas de octubre a diciembre.

  Cabe aclarar que los autónomos inscritos en el REDEME, un régimen especial de devolución mensual del IVA, tienen que presentar el modelo 303 cada mes.

Hacerlo fuera de plazo supone una sanción o recargo. Si te das cuenta del olvido y lo presentas antes de que llegue la multa de Hacienda, el recargo por presentar el modelo 303 más tarde es del 1 % fijo más otro 1 % adicional por cada mes completo de retraso. Si han pasado más de 12 meses desde el final del plazo, el recargo aumentará al 15 %.

En cambio, si es Hacienda quien se da cuenta del error, tendrás que ingresar lo que has dejado de pagar más un recargo que oscila entre el 50 y 150 % del importe dependiendo de si este supera o no los 3 000 euros.

No obstante, tienes la posibilidad de pedir una prórroga a Hacienda. Como autónomo, puedes aplazar el IVA 12 meses si tu deuda no supera los 30 000 euros, sin tener que justificar las cuotas repercutidas impagadas.

¿Cómo presentar el modelo 303 en la Agencia Tributaria?

Puedes presentar el modelo de IVA trimestral de forma presencial en la Agencia Tributaria o a través de su web, en cuyo caso solo necesitarás el certificado digital o la clave PIN para identificarte.

A la hora de rellenar el modelo 303, tendrás que señalar tus datos identificativos, el periodo correspondiente al trimestre (1T, 2T, 3T o 4T) y el devengo del año de presentación.

Considera que debes separar el IVA según el tipo impositivo y los ingresos por procedencia geográfica. También deberás desglosar los gastos en función de su procedencia, según sean nacionales, europeos o no europeos, y teniendo en cuenta su tipo, si se trata de empresa, mixto o particular.

No olvides señalar tu régimen (general o simplificado) y si no has tenido ninguna actividad en el periodo. Si no tienes que pagar IVA debido a la inversión del sujeto pasivo, marca la casilla 61 para indicar que tienes derecho a la deducción. Por último, introduce el número de cuenta bancaria en el que quieres que Hacienda haga el cobro del IVA o te devuelva el importe correspondiente.

Todas las empresas que operan en España tienen que cumplir una serie de obligaciones fiscales. El Impuesto sobre Sociedades es una de las principales tasas destinada a gravar la obtención de renta por parte de las sociedades y otras entidades jurídicas, como las asociaciones y fundaciones que tengan un objeto mercantil.

Dicho impuesto se estructura en torno al resultado contable de la organización, por lo que demanda llevar una contabilidad mercantil. De hecho, las empresas obligadas a tributar por el Impuesto sobre Sociedades deben cumplir una serie de formalidades en su declaración, entre ellas la presentación del modelo 202.

Modelo 202: ¿qué es y para qué sirve?

El modelo 202 sirve para hacer pagos a cuenta del Impuesto sobre Sociedades. Permite realizar una declaración y autoliquidación periódica del mismo, por lo que supone un adelanto del Impuesto de Sociedades, que luego se formaliza en el cómputo anual y se presenta al año siguiente mediante el Modelo 200.

Por consiguiente, la función principal del modelo 202 es realizar pequeños anticipos a la Agencia Tributaria. Luego, ese importe se descuenta de la cantidad a pagar resultante del Impuesto sobre Sociedades anual. De cierta forma, es el equivalente al modelo 130 que presentan los autónomos, mediante el cual estos van adelantando de manera trimestral el IRPF.

En ciertos casos, el modelo 202 también sirve para declarar el Impuesto de la Renta de No Residentes, aquellas personas físicas o jurídicas que, aunque no residan en España, tienen establecimientos desde los que operan de forma habitual y continuada en el país.

¿Quiénes están obligados a presentar el modelo 202?

Todos los sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades cuya cifra de negocios supere los 6 millones de euros, independiente de los beneficios obtenidos, están obligados a presentar el modelo 202.

También deben presentarlo todos los sujetos que hayan obtenido un resultado positivo en el año impositivo anterior, aunque no hayan alcanzado esa cifra de negocio.

Además, las empresas que superen los 10 millones de euros netos están obligadas a presentar el anexo de comunicación de datos adicionales que se encuentra en el modelo 202.

¿Cuándo se presenta el modelo 202 en la AEAT?

El modelo 202 se debe presentar en tres momentos a lo largo del año:

• El primer pago se tiene que presentar del 1 al 20 de abril
• El segundo pago se debe presentar del 1 al 20 de octubre
• El tercer pago se presenta del 1 al 20 de diciembre

Cabe aclarar que, si el último día de presentación es sábado o inhábil, la fecha de vencimiento se posterga al siguiente día hábil. Recuerda que presentar el modelo 202 fuera de plazo puede conllevar una sanción, la cual varía en función del resultado de la declaración y de si la presentaste antes o después de haber recibido un requerimiento de la Agencia Tributaria.

La cuantía de la multa también depende de cuánto tardes en enmendar el error. Si no hay requerimiento de Hacienda y el resultado es a ingresar, el recargo será del 1 % más otro 1 % adicional por cada mes completo de retraso.

Si la declaración es negativa o queda a cero, se aplica una sanción fija de 100 euros, aunque no hayas recibido ningún requerimiento. No obstante, esa cuantía se duplica si la Agencia Tributaria solicita la presentación del modelo 202.

En el caso de las declaraciones positivas que hayan sido requeridas, la sanción oscila entre el 50 y el 150 % del resultado de la liquidación. Sin embargo, puedes reducir entre un 25 y 40 % los recargos o sanciones, realizando el ingreso en los plazos indicados en la notificación.

¿Cómo presentar el modelo 202 del Impuesto de Sociedades?

La presentación del modelo 202 se realiza, únicamente, por vía telemática, lo cual significa que no puedes descargar el formulario, rellenarlo y presentarlo físicamente en una oficina de la Agencia Tributaria.

Para presentar el modelo 202, tendrás que identificarte en el portal de Hacienda, ya sea usando el DNI electrónico, un certificado digital o con Cl@ve PIN. Tienes la opción de importar un fichero generado con el formulario o usando tu propio programa. También puedes recuperar una declaración guardada en los servidores de la Agencia Tributaria, anterior al ejercicio y periodo actual, introduciendo solo tus datos identificativos y el devengo de dicha declaración.

Cuando hayas terminado de rellenar el modelo 202, debes validar la declaración para comprobar que no tenga errores o avisos. Si el resultado es a ingresar y no lo domicilias, tendrás que obtener el NRC (el Número de Referencia Completo sirve como justificante del pago y se genera automáticamente al conectarte con la pasarela de pago). Luego puedes presentar la autoliquidación.

Por último, tendrás que “Firmar y enviar” para presentar la declaración. Si todo es correcto, verás el mensaje “su presentación ha sido realizada con éxito” y un PDF con la información de la presentación y la copia completa del modelo 202.

¿Cómo rellenar el modelo 202?

Rellenar el modelo 202 es un proceso bastante complejo, por lo que generalmente esta tarea se deja en manos del equipo contable. Así podrás evitar errores que puedan dar lugar a sanciones. No obstante, es importante que conozcas los diferentes apartados del modelo 202 del Impuesto de Sociedades:

1. Datos identificativos

La primera parte del modelo 202, como la mayoría de la documentación que se debe presentar en la Agencia Tributaria, contiene los datos identificativos. Por tanto, incluye los campos para introducir el NIF y nombre y apellidos o razón social, en caso de una persona jurídica.

2. Devengo

El segundo apartado del modelo 202 corresponde al “Devengo”, de manera que sirve para indicar el momento en que se realiza el hecho imponible y, por ende, surge la obligación tributaria. Se solicitan los siguientes datos:

-        Ejercicio. El año al que se refiere la declaración, señalado con sus cuatro cifras.

-        Periodo. Indica el trimestre al que corresponde la declaración, según se haga en abril (1P), octubre (2P) o diciembre (3P).

-        Fecha de inicio del año impositivo. Indica el comienzo del año al que se refiere la declaración.

-        C.N.A.E. actividad principal. Se refiere al código de la actividad en cuestión, según la Clasificación Nacional de Actividades Económicas.

3. Datos adicionales

En esta parte del modelo 202 se recogen algunos datos del negocio para precisar los tipos impositivos a los que está sujeto. Por ejemplo, se debe señalar si se trata de una entidad a la que se le aplican incentivos por ser una empresa de dimensiones reducidas, si está sujeta al régimen de las entidades navieras en función del tonelaje, si se trata de una sociedad anónima cotizada de inversión en el mercado inmobiliario, si se le aplica el régimen fiscal de entidades sin fines lucrativos y con incentivos fiscales al mecenazgo o si se trata de una cooperativa fiscalmente protegida u otra entidad a la que se le pueden aplicar dos tipos impositivos que especifica el modelo 202.

En esta sección del modelo 202 también hay una casilla para indicar expresamente el tipo o tipos impositivos aplicables en la declaración del IS, que suele ser el 25 %. También hay que indicar si la empresa ha generado más de 6 millones de euros durante los 12 meses del periodo impositivo y si, durante el año anterior a la fecha de inicio del periodo impositivo, superó los 10 millones de euros, hay que especificar el importe neto de la cifra de negocios.

4. Liquidación del Modelo 202

Es el apartado más complejo del modelo 202 de la AEAT, ya que se refiere a los cálculos, que se pueden realizar siguiendo la modalidad del artículo 40.2 o según la modalidad del 40.3 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades. De hecho, recuerda que si eliges la modalidad del artículo 40.3, tendrás que solicitarlo presentando una declaración censal en el mes de febrero del año en que se vaya a aplicar esta modalidad.

La Agencia Tributaria explica detalladamente cómo rellenar el modelo 202, pero en este apartado básicamente tendrás que introducir los datos de las correcciones contables, el importe de las disminuciones por la revisión de los ajustes, la base imponible previa, el remanente de la reserva de capitalización no aplicada por insuficiencia de base, así como la de nivelación y la compensación de bases imponibles negativas.

La mayoría de las empresas también tendrán que reflejar el resultado previo para entidades con porcentaje único, dotaciones, compensación de cuotas negativas, bonificaciones, retenciones e ingresos a cuenta practicados. Además, deben indicar el volumen de operaciones en territorio común, los pagos fraccionados de periodos anteriores en dicho territorio y el resultado de la declaración anterior.

Recuerda que, si tu cifra de negocios supera los 10 millones de euros netos, estarás obligado a presentar el anexo de comunicación de datos adicionales a la declaración. En ese caso, tendrás que facilitar más información sobre el importe mínimo a ingresar de operaciones de quita o espera, rentas de reversión de deterioros integradas en la base imponible, los importes no computables o si aplicas el régimen fiscal de la ZEC, entre otros.

Por último, en la sección de “Ingreso” tendrás que indicar el resultado final de la liquidación y la forma de pago. Si eliges la domiciliación, hay un espacio para indicar el número de cuenta. Como habrás notado, es un modelo complejo y muy detallado, por lo que para su presentación es fundamental que la Contabilidad de tu empresa esté al día. Para evitar errores de tiempo y forma, lo ideal es que se encargue tu asesor fiscal.

Tener residencia fiscal en España o en el extranjero implica obligaciones tributarias diferentes. Sin embargo, las personas que no residen en España, pero tienen actividades económicas en el territorio español, no están exentas de ciertas obligaciones fiscales, de manera que la Agencia Tributaria no dudará en llamar a su puerta para que declaren las rentas que han obtenido en el territorio nacional.

Durante los últimos años, el Gobierno ha ido aprobando una serie de leyes para regular el Impuesto sobre la Renta de no Residentes (IRNR) con el objetivo de mejorar el control y garantizarles la máxima seguridad jurídica, transparencia y proporcionalidad, en consonancia con los acuerdos tomados en la Unión Europea y la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE). El modelo 206 es uno de los documentos más importantes que debes conocer si no resides en España, pero tienes un negocio en el país.

¿Qué es el modelo 206?

El modelo 206 es un documento de la Agencia Tributaria (AEAT) que se utiliza para declarar y pagar impuestos en España. Específicamente, se trata de un documento de ingreso o devolución del Impuesto sobre la Renta de no Residentes.

Puede equipararse con el modelo 200, que se usa para la declaración o liquidación del Impuesto sobre Sociedades, pero a diferencia de este, es exclusivo para los no residentes que tengan rentas en España. De hecho, la Administración aclara que “el modelo de declaración es el mismo que para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, pero utilizando el modelo 206”.

Modelo 206: ¿para qué sirve?

El IRNR se rige por el principio de territorialidad, el cual reconoce que un Estado tiene derecho a gravar las rentas que se obtienen en su territorio, independientemente del país de residencia fiscal de su perceptor. Por tanto, este impuesto se asegura de que una parte de la riqueza generada se quede en el territorio. 

El Modelo 206 se utiliza, fundamentalmente, para declarar la situación de las rentas y retenciones fiscales de entidades, sociedades y personas físicas, con el fin de identificarlas como contribuyentes en España, aunque tengan su residencia fiscal en otro país.

¿Quién debe presentar el modelo 206?

En general, todos los contribuyentes no residentes en España que obtengan rentas mediante establecimientos ubicados permanentemente en el país, así como aquellas entidades en régimen de atribución de rentas constituidas en el extranjero que tengan presencia en territorio español deben presentar el modelo 206. Eso significa que se aplica tanto a las personas físicas como jurídicas.

Cabe aclarar que un establecimiento permanente es aquel que tiene una personalidad jurídica, por lo que este concepto se aplica tanto a sedes de dirección, sucursales, oficinas, fábricas, talleres, almacenes y tiendas como a cualquier otro establecimiento donde se realice una actividad que genere beneficios económicos. También aplica a las explotaciones agrícolas o ganaderas, las minas y canteras, así como a las obras de construcción, instalación o montaje que duren más de seis meses.

¿Cuándo se presenta el modelo 206?

El modelo 206 se presenta seis meses después de cerrar el periodo impositivo, durante los 25 días naturales siguientes. El período impositivo debe coincidir con el ejercicio económico declarado y no puede superar los 12 meses. A menos que declares un periodo impositivo diferente cuando presentes la primera declaración de este impuesto, la Agencia Tributaria aplicará el año natural.

No obstante, la ley indica que la conclusión anticipada del período impositivo acorta el plazo de presentación del modelo 206 en la AEAT a 20 días naturales en los meses de abril, julio, octubre y enero, según el trimestre en que se produzca alguna de las siguientes circunstancias:

• Cesa la actividad del establecimiento.
• Desafectación de la inversión realizada en el establecimiento.
• Transmisión del establecimiento a otra persona o entidad.
• Traslado de residencia de la casa central.
• Fallecimiento del titular del establecimiento.

Por último, cabe aclarar que la presentación de este modelo se realiza por vía telemática con tu respectivo número de identificación fiscal (NIF) y que el impuesto se devenga el último día del período impositivo.

Las empresas que operan en España deben cumplir una serie de obligaciones con la Agencia Tributaria, entre las que se encuentra el pago del Impuesto sobre Sociedades. Para estar al día con este tributo no solo debes tener en orden las cuentas de tu empresa, sino que también necesitas conocer los procedimientos a seguir, respetar los plazos y presentar los modelos adecuados.

¿Cuál es el modelo 220 de la AEAT?

El modelo 220 se utiliza para presentar la declaración-liquidación del Impuesto sobre Sociedades de las empresas que se han acogido al régimen de tributación de los grupos de sociedades. Es importante que no lo confundas con los modelos 200 y 202, que también se utilizan para liquidar el Impuesto de Sociedades.

El modelo 200 tiene carácter general y se usa para presentar el Impuesto de Sociedades. Todas las empresas, personas jurídicas y entidades no jurídicas como fondos de inversión o capital de riesgo, deben presentarlo anualmente, aunque no hayan tenido actividad o rentas durante el ejercicio.

En cambio, el modelo 202 solo se usa cuando la empresa fracciona el pago del Impuesto sobre Sociedades. Este modelo se presenta tres veces al año, aunque no todas las empresas pueden acogerse al pago fraccionado, ya que deben cumplir ciertos requisitos relacionados con el importe neto de su cifra de negocio.

¿Quién está obligado a presentar el modelo 220 y para qué sirve?

Los grupos de sociedades que tributen en el régimen de consolidación fiscal están obligados a presentar el modelo 220. También es obligatorio para “los grupos de sociedades cooperativas a que hace referencia el Real Decreto 1345/1992”, como señala la propia Agencia Tributaria.

La consolidación fiscal, de carácter opcional, es un Régimen Especial en el Impuesto sobre Sociedades. Permite que diferentes entidades mercantiles sean consideradas como un único sujeto pasivo de cara a sus obligaciones tributarias. Por tanto, solo las empresas que ostenten el control de otra o varias sociedades, ya sea de forma directa o indirecta, deben presentar el modelo 220.

En sentido general, se hace referencia a un grupo de entidades cuando existe una sociedad dominante que posee la mayor parte de los derechos al voto y tiene capacidad para nombrar o destituir a los miembros del órgano de administración de las otras empresas.

El objetivo de este régimen y, por consiguiente, del modelo 220 de la AEAT es que varias empresas tributen de manera conjunta como una sola sociedad para que puedan compensar las pérdidas entre las distintas entidades y reduzcan el coste financiero de las retenciones en cualquier pago de intereses o cánones. No obstante, los requisitos para aplicar las deducciones y bonificaciones también se aplican a todo el grupo.

¿Cuándo hay que presentar el modelo 220?

El plazo de presentación del modelo 220 se extiende durante los 25 días naturales posteriores a los 6 meses después de terminar el periodo impositivo de la empresa representante del grupo. Por ejemplo, si el ejercicio económico de la entidad dominante coincide con el año natural, tendrá que presentar el modelo 220 entre los días 1 y 25 de julio del año siguiente. No obstante, si el resultado del modelo 220 es a ingresar y la sociedad opta por la domiciliación bancaria, el plazo de presentación se acorta, finalizando 5 días antes del general.

¿Cómo se presenta el modelo 220?

El modelo 220 solo se puede presentar telemáticamente a través de Internet, utilizando el sistema de identificación y autentificación basado en el certificado electrónico reconocido por la AEAT. En la propia Agencia Tributaria podrás encontrar las instrucciones del modelo 220 para cumplimentarlo de manera adecuada.

Tanto los obligados tributarios como sus representantes legales o los representantes voluntarios, con poderes o facultades para presentar electrónicamente la información contable de la empresa, pueden realizar la presentación telemática del modelo 220 en la AEAT.

Cabe aclarar que, si el resultado del modelo es a ingresar y no eliges la domiciliación bancaria, tendrás que realizar el ingreso en una sucursal de una entidad colaboradora y usar el Número de Referencia Completo (NRC) que aparece en el justificante de pago para presentar el modelo 220. En cambio, si el resultado es negativo o te decantas por la domiciliación bancaria, podrás acceder directamente al trámite en la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria.

Si quieres que tu negocio prospere, necesitas aplicar correcciones a tiempo, antes de que sea demasiado tarde, llevando la contabilidad de la empresa de la forma correcta. El instrumento contable ideal para analizar el estado de tu pyme, conocer su situación actual y su evolución a lo largo del tiempo es el balance de situación, el cual se debe realizar desde el primer año de la empresa, pues también te ayudará a sentar unas bases económicas sólidas que impulsen el crecimiento del negocio.

¿Qué es el balance de situación? 

El balance de situación es una “instantánea” de la empresa en un momento específico. Se realiza en base a la contabilidad de la empresa, analizando tanto los activos como las deudas y obligaciones, así como el patrimonio neto de la sociedad.

Dado que se trata de una imagen fiel de la situación económica de la empresa, es recomendable realizarlo en diferentes momentos a lo largo del año, sobre todo si tu pyme tiene una gran facturación. Por tanto, se puede hacer referencia a diferentes tipos de balances, según el momento en que se realicen:

• Balance de situación inicial. Se trata de un balance general que se realiza al inicio del ejercicio para establecer un punto de partida de comparación. En este caso, los saldos se presentan agrupados para facilitar la comparación de los datos.
• Balance de comprobación. Es un balance intermedio, entre el inicio y fin del ejercicio, para valorar el estado de las cuentas y comprobar el correcto funcionamiento de las operaciones mercantiles, evitando sorpresas al final del ejercicio.
• Balance de cierre de ejercicio. Este balance de situación se realiza al terminar el año con el objetivo de comprobar el funcionamiento de la empresa a lo largo de ese periodo.

¿Quién debe presentar el balance de situación?

Todas las sociedades mercantiles deben presentar un balance de situación. Las pymes y autónomos pueden presentar un balance abreviado, según indica el artículo 257 de la Ley de Sociedades de Capital, siempre que cumplan dos de estas condiciones durante dos ejercicios seguidos:

• El total del activo no debe superar los cuatro millones de euros.
• El importe neto de la cifra anual de negocios no debe ser superior a ocho millones de euros.
• No tener más de 50 empleados durante el ejercicio.

¿Para qué sirve exactamente el balance de situación?

El balance de situación es una especie de radiografía económica de la empresa, por lo que brinda una imagen real de su estado financiero en un periodo de tiempo determinado. Gracias a esta práctica contable, se puede conocer la capacidad actual del capital y determinar la solvencia del negocio. El balance de situación también permite identificar la naturaleza y valor de los activos, así como el alcance de las obligaciones que ha contraído la empresa.

Este documento muestra si la empresa dispone de excedentes o, al contrario, afronta una falta de fondos e inventario. También revela el grado de morosidad que puede soportar sin exponer al negocio, tanto en términos de deudas contraídas como recibidas.

El balance de situación refleja la liquidez de la que dispone la empresa a corto plazo y la calidad de los pasivos, por lo que permite que la Dirección pueda planificar inteligentemente las inversiones de cara al futuro. Así, los emprendedores podrán evitar que el negocio tenga demasiados pasivos a corto plazo y poca liquidez de los activos, de manera que no caigan en una situación de impago que les genere problemas legales y de reputación ante sus acreedores, proveedores o bancos.

Además, como el balance de situación es un documento público, también permite a los proveedores potenciales o posibles inversores evaluar la solvencia de la organización y el volumen de negocio para determinar su capacidad real para afrontar las deudas o el margen de crecimiento. Un resultado positivo demostraría una buena gestión administrativa de los recursos disponibles, por lo que podría facilitar el acceso al crédito, atraer inversores y agilizar las negociaciones con los proveedores.

¿Cuál es la estructura del balance de situación?

La estructura del balance de situación se divide en tres partes: activo, pasivo y patrimonio neto.

Activo

El activo de una empresa incluye tanto los bienes y títulos de propiedad como las deudas por cobrar. Se reflejan de menor a mayor liquidez, según la facilidad para convertirse en efectivo.

Activo no corriente: Representa todos los bienes, propiedades y derechos de la empresa de difícil conversión en efectivo en el plazo de un año.

• Inmovilizado material. Son los inmuebles y/o maquinarias a nombre de la empresa.
• Inmovilizado intangible. Son las patentes, diseños industriales y/o derechos de la empresa.
• Inmovilizado financiero. Son las inversiones de la empresa a largo plazo.

Activo corriente. Se trata de aquellos bienes de la empresa que se pueden convertir fácilmente y a corto plazo en efectivo. 

• Existencias. Son las mercancías de venta y materias primas objeto de venta o facturación.
• Realizable. Son los derechos de cobro a clientes por las ventas realizadas o servicios prestados.
• Disponible. Es la liquidez de la que dispone la empresa en efectivo o en sus cuentas corrientes.

Pasivo

Incluye las fuentes de financiación de la empresa.

• Pasivo no corriente. Deudas con vencimiento a largo plazo, superior a un año.
• Pasivo corriente. Deudas que vencen a corto plazo, en menos de un año.

Patrimonio neto

Es el conjunto de capital propio con el que se financia el funcionamiento de la empresa, que incluye tanto las aportaciones de los socios como las ganancias acumuladas. 

¿Cómo interpretar un balance de situación?

El balance de situación refleja muchos datos, por lo que es mejor fijarse en la información que necesitas para tomar decisiones. Por ejemplo, si eres un emprendedor en busca de nuevos clientes, deberías fijarte en el ratio de liquidez, pero si deseas invertir, tendrías que mirar con lupa el nivel de endeudamiento.

Obviamente, no será igual el balance de una multinacional que el de una micropyme o una empresa que opera a nivel nacional. Y también existen diferencias sectoriales que permiten contextualizar esa información contable. No obstante, en sentido general debes prestar atención a tres aspectos clave:

1. Relación entre el activo corriente y el pasivo corriente

Para que una empresa no tenga problemas de liquidez a corto plazo, el activo corriente debe ser mayor que el pasivo corriente. Lo ideal sería que el disponible (caja y cuentas corrientes) y el realizable (créditos con clientes y deudores) puedan cubrir el pasivo corriente para evitar que el negocio entre en suspensión de pagos. Debes considerar que, aunque tu empresa tenga existencias, quizá no puedas venderlas con suficiente rapidez para cubrir las deudas a corto plazo.

2. Volumen del patrimonio neto

En la estructura financiera de la empresa, el patrimonio neto debe tener un peso importante. El total de activo debe ser igual al total del pasivo más el patrimonio neto, ya que la proporción de este último en la estructura financiera marca el nivel de endeudamiento del negocio. En todo caso, debes evitar un patrimonio neto negativo, ya que indicaría que la empresa no puede pagar sus deudas ni siquiera liquidando todo su activo, lo cual la conduciría a un escenario de quiebra y disolución de la sociedad.

3. Fondo de maniobra

El fondo de maniobra es la parte del activo corriente financiada con recursos de carácter permanente, por lo que permite medir la capacidad de la empresa para seguir funcionando a corto plazo. En el balance de situación podrías encontrar tres escenarios.

En resumen, para afirmar que una empresa goza de buena salud económica, el activo corriente debe ser mayor que el pasivo corriente, lo cual evitará problemas de liquidez a corto plazo. Por otra parte, el patrimonio neto debe oscilar entre un 35 y 50 %, en dependencia del tipo de actividad y sector. Estos detalles del balance de situación te permitirán formarte una idea de la capacidad de tu pyme para seguir adelante.

Para que una empresa tenga éxito, es imprescindible llevar un control de su situación financiera. Los problemas de contabilidad afectan al funcionamiento de un negocio e, incluso, pueden hacerlo fracasar. El 68,8 % de los emprendedores reconoce que la falta de planificación financiera es una de las principales causas del fracaso de las pymes y el 40,6 % piensa que los problemas se originan por incurrir en gastos recurrentes sin tener garantías de ingresos, según indicó una investigación llevada a cabo en la Escuela de Organización Industrial.

¿Qué es la contabilidad de una empresa?

La contabilidad de una empresa es el conjunto de técnicas y procedimientos que se utilizan para recoger los movimientos contables de la organización. En práctica, es el registro de todas y cada una de las operaciones económicas que realiza el negocio para mantener esa información ordenada y agrupada.

La contabilidad también implica un análisis de las cuentas de la empresa, con el fin de conocer su situación financiera en todo momento. Su principal objetivo es brindar un cuadro real de los beneficios y pérdidas del negocio para proyectar planes a medio o largo plazo que estimulen el crecimiento empresarial.

Los 10 problemas de contabilidad más comunes en las pymes

Llevar la contabilidad de una empresa, aunque sea pequeña, no implica únicamente reflejar sus ganancias y beneficios, hay mucho más detrás de los asientos contables, por lo que es fácil cometer errores. Algunos fallos son fáciles de detectar y corregir, pero otros son más serios e, incluso, pueden llegar a afectar la salud financiera del negocio.

Con el paso del tiempo, las malas prácticas contables pueden distorsionar la verdadera situación económica de la empresa. Los errores en la contabilidad no solo pueden dar pie a costosas sanciones por parte de la Agencia Tributaria, sino que también te impedirán encontrar inversores o acceder al crédito cuando lo necesites e, incluso, podrían poner el negocio al borde de la insolvencia. Los problemas de contabilidad más comunes que debes evitar son:

1. No organizar bien el trabajo contable

En la contabilidad, lo ideal es ir por delante del trabajo, no a remolque, lo cual significa que debes asumir un rol proactivo en todo momento. Sin embargo, uno de los principales problemas de contabilidad en las pymes consiste, precisamente, en dejar que el trabajo se acumule. Muchos negocios no cuentan con un sistema de trabajo metódico, debido a la falta de tiempo o porque no disponen inmediatamente de toda la documentación para reflejar en los libros contables.

Como resultado, se suelen producir desfases y errores entre los documentos y su registro contable, de manera que algunos ingresos y gastos se pierden por el camino. No registrar todos los movimientos de caja, por ejemplo, es un error habitual que puede hacer que termines perdiendo la pista de ese dinero. Si no registras todos los movimientos, cuadrar las cuentas será extremadamente complicado y no podrás conocer la situación económica real de tu empresa.

2. Ahorrar tiempo con algunas partidas contables

Otro error común consiste en ahorrar tiempo con algunas partidas contables, sobre todo en los préstamos a largo plazo. Si no los reclasificas en los asientos contables de la empresa todos los meses, sino que esperas hasta el año próximo, a efectos contables tendrás un falso crédito a corto plazo.

Este problema de contabilidad afecta al balance del negocio, ya que no refleja adecuadamente la deuda. Terminará dañando la imagen de solvencia de tu pyme y dibujará un escenario falso de su funcionamiento real, por lo que puede conducirte a tomar malas decisiones en base a datos económicos que no se ajustan a la realidad.

3. No conciliar sistemáticamente los libros contables con las cuentas bancarias

Conciliar las cuentas con frecuencia es fundamental para detectar posibles errores u omisiones contables. Se trata, simplemente, de verificar que el saldo de la cuenta que figura en los libros contables sea exacto y coincida con el saldo real de la cuenta bancaria de la empresa. Si no haces la conciliación bancaria cada mes, los registros se acumularán y cuadrar las cuentas se convertirá prácticamente en una misión imposible.

La conciliación permite detectar gastos cargados por error, así como recibos o facturas pagadas que no has contabilizado. Así podrás estar seguro de que todas las transacciones se han registrado con precisión y, si no ha sido así, podrás realizar las correcciones o ajustes necesarios en los libros contables antes de que las diferencias se vuelvan enormes y difíciles de rastrear.

4. Partidas mal asignadas

Los asientos contables son una herramienta básica para llevar el registro de la actividad de tu negocio y mantener al día el libro diario de compras y ventas. Te permiten mantener las cuentas en orden para presentar las declaraciones de impuestos o ante posibles inspecciones de Hacienda. Sin embargo, existen diferentes tipos de partidas contables, algunas recogen o cierran la situación financiera de la empresa y otras identifican el número de cuentas que intervienen en una transacción. 

Uno de los problemas de contabilidad más comunes en las pymes consiste en asignar determinadas partidas a cuentas contables que no les corresponden. Los gastos de representación, las multas, los comprobantes de pagos, los gastos extraordinarios y los bienes de inversión son los que más dolores de cabeza causan, sobre todo si no tienes la experiencia o los conocimientos contables suficientes, ya que es probable que no sepas en qué libro de contabilidad debes registrarlos.

5. Pobre estructura de cuentas

Otro problema de contabilidad en las pymes es que adolecen del nivel de personalización necesario. Las cuentas no se desglosan con el nivel de detalle suficiente y los conceptos no se separan adecuadamente según la actividad de la empresa.

En el caso de las startups tecnológicas, por ejemplo, un error común consiste en reflejar facturas de servicios de software en las cuentas “saco” u “otros servicios”, donde también se suelen incluir erróneamente las facturas por la publicidad en las redes sociales. Abusar de la categoría “Extra” para anotar los gastos impedirá que te formes una imagen fiel de la realidad financiera de tu negocio. Por eso, lo ideal es definir categorías para cada gasto y detallar lo máximo posible los gastos e ingresos en los que incurres.

6. No tener una política de gastos clara

Para que un negocio funcione, no basta con planificar el presupuesto, debe contar con una política de gastos clara. Se trata de las normas y prácticas que dictan cómo gestionar el dinero, estableciendo los límites que deben seguir tanto los directivos como los empleados, despejando cualquier tipo de dudas respecto a los pagos, consumos y reembolsos. No tener una política de gastos clara es un error común que cometen muchas pymes, que suelen cubrir los gastos más frecuentes recurriendo al efectivo de caja.

Al final del año, esos gastos pueden llegar a representar un importe considerable, de manera que sin un control adecuado pueden causar problemas a la hora de llevar la contabilidad y realizar la declaración de impuestos. Por tanto, es necesario que registres todos los gastos de tu negocio, por pequeños que sean. Así, podrás saber dónde va el dinero, establecer presupuestos más realistas y tener una imagen más real de tu situación financiera.

7. No registrar las transacciones pequeñas

El control presupuestario de una pyme también debe incluir las pequeñas transacciones, lo que se conoce como “gastos hormiga”. Se trata de transacciones muy pequeñas, como el envío de un paquete postal o la compra de papel para la oficina, cuyo impacto unitario en la cuenta de resultados de la empresa es pequeño pero que en conjunto pueden llegar a suponer alrededor del 10 % del gasto total mensual.

Si no registras esos gastos porque consideras que son irrelevantes, pueden terminar creando problemas en la contabilidad de tu pyme. De hecho, contabilizar todos esos gastos hormiga te ayudará a visualizar su impacto en tu negocio para que puedas eliminarlos o sustituirlos por otros complementarios que te permitan ahorrar. Si te mantienes al tanto de las transacciones pequeñas, te será mucho más fácil administrar las operaciones más grandes.

8. Pérdida de justificantes

Los datos económicos que se recogen en las declaraciones y autoliquidaciones que se presentan en cada ejercicio fiscal deben contar con un soporte físico que los justifique. El desorden o la falta de justificantes para respaldar los asientos contables es un problema relativamente habitual en la contabilidad de las pymes.

Con vistas a una auditoría, inspección fiscal o la declaración de impuestos, debes conservar todos los justificantes y recibos, clasificándolos adecuadamente y asegurándote de que sean fácilmente accesibles, al menos durante los cuatro o seis años que se exigen a efectos fiscales. Por ejemplo, si extravías una factura cuyo importe ya habías incluido en una liquidación, ese gasto dejará de ser deducible. Además, es probable que los efectos de esa pérdida se trasladen a diferentes impuestos y ejercicios fiscales.

9. No estar al tanto de los cambios en las leyes tributarias

Las leyes fiscales determinan desde el Impuesto de Sociedades que debe pagar la empresa hasta el IVA que aplica a sus productos y servicios, así como las retenciones del IRPF a los trabajadores a su cargo, las cotizaciones a la Seguridad Social y el derecho a determinadas bonificaciones. Sin embargo, las regulaciones y legislaciones fiscales cambian cada año, algunas veces se trata de cambios menores, pero en otras ocasiones incluyen modificaciones importantes.

Si no conoces las novedades en materia fiscal, no podrás cumplir correctamente con tus obligaciones tributarias, de manera que no solo podrías exponerte a medidas sancionadoras, sino que las cuentas anuales de tu pyme no serán fiables, puesto que no se ajustan a la realidad fiscal y contable.

10. Mezclar las finanzas personales con la contabilidad de la pyme

Dado que las pymes suelen ser sociedades limitadas con capital aportado por los socios, no es inusual que las finanzas personales y de negocios terminen mezclándose. Cuando comienzas un negocio, es habitual que todo lo personal se convierta en empresarial, desde el número de teléfono hasta la cuenta bancaria. También es probable que termines poniendo dinero de tu bolsillo para cubrir los gastos de la empresa o que saques dinero de la empresa para cubrir tus gastos personales.

Algunos socios, incluso, terminan convirtiéndose en los principales acreedores de su negocio, una práctica que afecta al balance anual, brindando una mala imagen de cara a posibles inversores y haciendo que pierdas tanto el control de tus finanzas personales como el de la contabilidad de la empresa, ya que no podrás saber con exactitud cuáles son los gastos y ganancias reales de tu negocio. Por eso, lo ideal es que tengas una cuenta de empresa que te permita controlar mejor los ingresos y gastos. Al mantener separadas las finanzas personales de las empresariales, podrás detectar fácilmente errores y problemas en la contabilidad para subsanarlos antes de que sea demasiado tarde.

¿Por qué es tan importante llevar adecuadamente la contabilidad de una empresa?

Llevar adecuadamente la contabilidad no solo es un deber fiscal, sino que también te ayudará a tomar decisiones más estratégicas para tu negocio. Tener una imagen fiel del funcionamiento de tu empresa te permitirá evaluar diferentes escenarios comerciales para decidir mejor sobre el desarrollo de productos o los planes de expansión.

Conocer, en todo momento, tus ingresos y costes, el inventario del que dispones, los beneficios de las inversiones realizadas o el riesgo crediticio al que te expones también te ayudará a optimizar el funcionamiento del negocio y ganar en eficiencia. De hecho, llevar una contabilidad precisa te permitirá administrar mejor el efectivo y detectar los gastos superfluos, para que puedas ahorrar en diferentes partidas.

Tener las cuentas contables al día aporta otro beneficio importante: mejora la credibilidad de tu empresa, de manera que te resultará más fácil ganarte la confianza de clientes, proveedores u otros socios comerciales, además de atraer a inversores o agilizar el acceso al crédito.

En resumen, una contabilidad bien hecha actúa como un escudo protector, pues te permitirá ir un paso por delante para prever posibles obstáculos en el camino o aprovechar nuevas oportunidades que impulsen el crecimiento de tu negocio.

El cierre contable es uno de los procesos más importantes en la contabilidad de una empresa. Revisar y cuadrar las cuentas te permitirá determinar con exactitud si tu negocio ha generado ganancias o pérdidas durante el ejercicio. También podrás cuantificar con precisión los resultados de tu actividad empresarial para tener una panorámica general de su funcionamiento a lo largo del año. Por tanto, no solo es una herramienta valiosa para comprobar la eficacia de la actividad, sino también para tomar decisiones estratégicas de cara al próximo año.

¿Qué es el cierre contable?

El cierre contable es un procedimiento mediante el cual se cuadran y finalizan las cuentas anuales de una empresa dentro de un ejercicio contable, que normalmente implica un periodo de doce meses y se suele asociar al año natural, desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre, haciendo coincidir el fin del año fiscal con el final del año natural.

No obstante, en algunos casos el ejercicio puede ser más corto de lo habitual, ya que depende de factores como el momento en que se creó la empresa o la fecha de su disolución, aunque en ningún caso puede superar los 12 meses.

Generalmente, se hace coincidir el año natural con el ciclo económico del negocio, tomándolos como periodo de referencia para comparar la información fiscal, contable y económica, pero las empresas tienen libertad para fijar el periodo de 12 meses naturales que mejor se ajuste a las características de su actividad. Por esa razón, en sectores como la agricultura, el vacacional o la educación se suelen elegir otras fechas para realizar el cierre contable, las cuales reflejan mejor el ciclo natural de la actividad.

En cualquier caso, independientemente del periodo que elijas para realizar el cierre contable, debes saber que tienes un plazo de seis meses para trasladar esa información a Hacienda, puesto que se trata de la base sobre la que se calculan las obligaciones fiscales correspondientes.

La importancia del cierre contable para las empresas

• Conocer los resultados del ejercicio. El cierre contable es muy útil para visualizar y valorar los resultados que ha obtenido tu negocio a lo largo del año. Los valores finales de las cuentas, operaciones e inversiones revelan los niveles de rentabilidad de la actividad y la efectividad en la gestión del capital, brindando un panorama más claro del rendimiento en general.
• Comprobar la fiabilidad del proceso contable. El cierre contable, junto al balance de comprobación, implican un proceso de evaluación de los registros y conciliaciones, así como la revisión de las facturas y la documentación tributaria, por lo que te permitirá detectar y corregir posibles errores para asegurarte de que la información contable de tu empresa es precisa y fiable.
• Precisar los cambios en el patrimonio neto de la empresa. Para realizar el cierre contable es necesario analizar los bienes con los que cuenta la empresa, desde los vehículos y locales hasta el mobiliario o la maquinaria. Por consiguiente, es una herramienta particularmente útil para determinar la pérdida de valor de dichos activos y estimar su futura depreciación, así como para tomar decisiones más informadas sobre la necesidad de realizar nuevas inversiones o solicitar líneas de crédito.
• Resumir la dinámica de los gastos. En el cierre contable de una empresa se desglosan todos los gastos en los que ha incurrido, por lo que brinda información detallada sobre la evolución de cada uno y el capital que demandan. Así, también podrás estimar los costos operativos para el próximo ejercicio y aplicar cambios para reducirlos si es necesario.
• Auditar el inventario y su gestión. Para realizar el cierre contable, es necesario analizar el inventario de existencias, por lo que aporta información actualizada sobre su valor contable y los gastos que genera su gestión. Así, podrás formarte una idea más específica sobre esta área de tu negocio y su eficiencia para que puedas proyectar estrategias de gestión más adecuadas que te permitan ahorrar.
• Dotar a la empresa de provisiones. El cierre contable no solo sirve para analizar el ejercicio que acaba de terminar, sino también para proyectarse al futuro y garantizar la estabilidad del negocio. Te permite determinar con mayor precisión el monto que debes asignar a las provisiones para cubrirte las espaldas en caso de emergencias, riesgos y gastos inesperados.
• Reflejar la evolución histórica de la empresa. El cierre contable no solo es una obligación fiscal, sino que también sirve para dar seguimiento a la evolución del negocio. Sus resultados son indicadores fiables para que puedas comparar el rendimiento de la actividad a lo largo de los años e introducir los cambios que sean necesarios para corregir su curso.

Como resultado, el cierre contable te permitirá comenzar el nuevo ejercicio con una visión más clara del funcionamiento de tu negocio. Aporta la base organizativa contable para la toma de decisiones, ayudándote a evitar posibles riesgos para su continuidad y planificar estrategias más eficientes que fomenten su crecimiento.

Cierre contable paso a paso

Antes de comenzar el cierre contable de la empresa, hay que cuadrar la contabilidad. Por tanto, tendrás que comprobar que los datos coincidan con lo que reflejan los libros contables de tu negocio y realizar los ajustes necesarios para seguir adelante con el asiento de cierre contable. 

1. Hacer el balance de comprobación de sumas y saldos. Al comprobar la suma del debe y el haber de las diferentes cuentas y el saldo correspondiente, podrás conciliar el libro mayor con la estructura económica y financiera de la empresa. Esta operación también permite detectar posibles errores en los mayores contables de alguna cuenta del libro diario.
2. Comprobar el plan general contable. Verifica que no hay errores en la contabilidad de los siguientes grupos o cuentas: Financiación básica, Activo no corriente, Existencias, Acreedores y deudores por operaciones comerciales, Cuentas financieras, Compras y gastos, Ventas e ingresos y Gastos e ingresos imputados al patrimonio neto.
3. Revisar el recuento de existencias. Tendrás que restar las existencias no consumidas de las compras realizadas a lo largo del año, como las mercancías y las materias primas que se utilizan para fabricar productos. Esa cifra debe cuadrar con el número de existencias que tienes en la actualidad. De hecho, una variación de existencias afectará al resultado de la empresa, originando un ingreso o gasto.
4. Reclasificar deudas y créditos. Debes reclasificar las obligaciones pendientes del año contable y expresarlas como deudas a corto plazo, según la cuantía a pagar en el ejercicio siguiente. Lo mismo se aplica a los créditos a cobrar de manera total o parcial durante el próximo ejercicio contable.
5. Aplicar los ajustes contables por periodificación. Según el principio de devengo, todos los gastos e ingresos no se tienen en cuenta para realizar el cierre contable, por lo que debes realizar un ajuste en las cuentas. Los gastos que se anticipan para el año próximo o los pagos por adelantado de clientes no se pueden incluir en el ejercicio de ese año.
6. Regularizar el asiento de pérdidas y ganancias. En este paso del cierre contable debes regularizar las cuentas de pérdidas y ganancias, analizando la diferencia entre ingresos y gastos. También debes regularizar las cuentas de patrimonio neto, el resultado de los gastos imputados al patrimonio neto y los ingresos imputados al patrimonio neto.
7. Realizar el asiento de amortización del inmovilizado material. Para realizar el cierre contable de la empresa, también debes tener en cuenta el precio, estado y valor de compra del inmovilizado material, aplicando los coeficientes de amortización correspondientes.
8. Cerrar el libro de inventarios y las cuentas anuales. En este libro debe quedar reflejado el balance inicial al comienzo del ejercicio, los balances de comprobación de sumas y saldos, el inventario de cierre y las cuentas anuales.
9. Asiento de regularización. Para terminar el cierre contable de la empresa, debes calcular la diferencia entre ingresos y gastos durante el año. Así, sabrás si se han generado pérdidas o ganancias. Luego tendrás que aplicar la cuota de impuesto de sociedades que corresponda, contrastándola con los pagos a cuenta y retenciones durante el ejercicio. Además, debes volver a calcular el asiento de regularización, incluyendo el gasto en impuesto de sociedades.
10. Asiento de cierre. El último paso en el cierre contable del ejercicio consiste en saldar todas las cuentas abiertas. Tendrás que cargar las que tengan saldo acreedor y abonar las que tengan saldo deudor. A partir de este momento se dejan de registrar las operaciones de este periodo.

Por último, recuerda que si retrasas el cierre del ejercicio, te expones a que los saldos bancarios o de acreedores y deudores alteren tu balance. Además, no podrás conocer la situación real de tu empresa, lo cual podría llevarte a tomar malas decisiones que pongan en riesgo su continuidad.

Por otra parte, no depositar las cuentas anuales dentro del plazo de tiempo establecido te impide inscribir cualquier tipo de documento en el Registro Mercantil e implicará una sanción económica, cuya cuantía dependerá de la dimensión de la empresa, el importe total de las partidas del Activo y las ventas del último ejercicio declarado a Hacienda.