Contabilidad

Este año, la Agencia Tributaria prevé que se presentarán 20,35 millones de declaraciones de la renta, lo que supone un aumento del 1,8 por ciento respecto a 2017. Devolverá, aproximadamente, 10 468 millones de euros a 14,31 millones de contribuyentes, pero a 5,16 millones de contribuyentes les saldrá una declaración de la renta a pagar, según datos publicados por El Confidencial. Si eres una pyme, autónomo o empresario te explicamos cómo pagar la declaración de la renta para que cumplas con tus obligaciones fiscales, manteniendo el margen de liquidez que necesitas para tu negocio.

¿Por qué me sale a pagar la renta?

Que la declaración de la renta salga a pagar o a devolver dependerá de diferentes factores, como los beneficios que hayas obtenido durante el periodo fiscal computado, las retenciones en las facturas que hayas aplicado si trabajas como profesional y los pagos fraccionados que hayas ido realizando a lo largo del año.

En algunos casos, es posible que tanto los pagos fraccionados como las retenciones no se correspondan con lo que realmente te toca pagar, lo cual se debe al carácter progresivo de los impuestos. Por ejemplo, la retención interprofesional que aplica un autónomo en sus facturas es del 15 por ciento, pero los tramos de IRPF van desde el 19 hasta el 45 por ciento. Esa diferencia se suele compensar con los pagos fraccionados trimestrales, aunque no siempre es suficiente.

La cantidad a pagar también dependerá de las circunstancias personales y fiscales. Existen deducciones por maternidad y por tener al cónyuge o hijos a cargo. También se pueden deducir las cuotas a los colegios profesionales, un porcentaje de los seguros contratados y las aportaciones a los planes de pensiones. Si no puedes aplicar estas deducciones, es probable que tu declaración de la renta salga a pagar.

¿Cuál es el plazo para pagar la declaración de la renta?

La campaña de declaración de la renta finaliza el 1 de julio, pero algunos plazos cierran antes. El 26 de junio, por ejemplo, es la fecha límite para la domiciliación bancaria de las declaraciones que salgan a ingresar y aquellas en las que se quiera fraccionar su importe, una opción que no conlleva intereses ni recargos.

Declaración de la renta a pagar: ¿Qué opciones tienes?

Préstamo bancario

Si tienes que pagar un importe elevado y no tienes liquidez suficiente, puedes recurrir a un préstamo. Muchas entidades bancarias han diseñado créditos específicos para pagar la declaración de la renta, cuyo importe máximo oscila entre los 15 000 y los 30 000 euros, aunque lo más conveniente es solicitar solo el importe que necesitas, ya que así tendrás que pagar menos intereses. El plazo máximo de devolución varía entre seis y doce meses, según la entidad.

Fraccionar el pago

Una alternativa más interesante para pagar la declaración de la renta consiste en fraccionar el desembolso, como establece el artículo 65 de la Ley 58/2003. Debes asegurarte de marcar la casilla correspondiente en la última página de la declaración, aunque si utilizas el sistema Renta Web, la opción de pago fraccionado sale por defecto en todas las declaraciones de la renta a pagar.

El primer pago, que corresponde al 60 por ciento del total, se realiza cuando presentas la declaración. En el segundo pago liquidarás el 40 por ciento restante y podrás posponerlo hasta el 22 de septiembre, como señala esta página de la Agencia Tributaria. 

Es importante que tengas en cuenta que no podrás fraccionar el pago si no presentas la declaración en tiempo y forma; o sea, si la entregas fuera de plazo o presentas una declaración complementaria por error en la declaración original.

Considera que, si decides fraccionar el pago, solo podrás domiciliar el segundo pago si domiciliaste el primero. En ese caso, tendrás que hacer ambas transferencias desde la misma entidad bancaria y cuenta. También tienes la opción de domiciliar el primer pago e ingresar el segundo por vía electrónica o directamente en cualquier entidad bancaria colaboradora.

Solicitar un aplazamiento

Otra opción para pagar la declaración de la renta consiste en solicitar un aplazamiento y proponer un calendario de pagos con el que te sientas más cómodo y te deje mayor margen de maniobra en tu negocio. No obstante, tendrás que justificar la razón por la cual pides ese aplazamiento, presentando una serie de documentos, entre ellos tus ingresos, las cargas que tienes y las deudas. 

Hacienda se reserva el derecho de rechazar el aplazamiento y, si lo acepta, no te saldrá gratis. Tendrás que pagar un interés de aproximadamente un 3,75 por ciento de la deuda. Si la cantidad a pagar supera los 30.000 euros, te solicitarán un aval o garantía y tendrás la posibilidad de proponer hasta 36 plazos mensuales como máximo.

Si la cantidad a pagar es inferior, el aplazamiento se tramita de manera automatizada pero el máximo es de 12 plazos mensuales. En la Agencia Tributaria puedes encontrar más información sobre el aplazamiento de los pagos.

¿Cómo pagar la declaración de la renta por Internet?

La domiciliación bancaria es la forma más cómoda para pagar la declaración de la renta, pero esta opción solo está disponible si presentas la documentación por medios electrónicos. En ese caso, tienes que acceder a la zona de Pago de Impuestos de la Agencia Tributaria con el certificado o DNI electrónico. Recuerda que con la Cl@vePIN solo está disponible la opción de cargo en cuenta.

Una vez dentro, tendrás que elegir la forma de pago. Tienes dos opciones: cargo en cuenta o con tarjeta. No olvides que solo puedes operar con las entidades colaboradoras que están adheridas al sistema, por lo que es importante que compruebes si tu banco permite pagar mediante alguna de las dos alternativas que acepta Hacienda.

Luego debes seleccionar el concepto de la liquidación y el número de justificante que se encuentra en la carta de pago. Introduce los datos en el formulario y envía. A continuación, aparecerá una ventana con los datos codificados, marca la casilla de conformidad y vuelve a enviar para confirmar el pago.

Si no se ha producido ningún fallo durante el proceso, podrás ver el número de referencia completo, que es el justificante del pago cuando se realiza por Internet, así como un resumen de los datos enviados. Es recomendable que imprimas esa información y la guardes como resguardo del pago realizado.

Para más detalle puedes ver aquí nuestra guía práctica sobre la declaración de la renta para pymes y autónomos.

La gestión de las facturas es uno de los principales dolores de cabeza de muchos autónomos y pymes españolas. Desde 2017 el periodo medio de pago ha ido aumentando, hasta llegar a ser de 88 días, sobre todo cuando los clientes son grandes empresas, de las cuales solo el 12,54 % pagan con puntualidad, según reveló el informe sobre el Comportamiento de Pago de las Empresas Españolas. El factoring es una estrategia interesante para obtener la liquidez que necesitas sin asumir deudas.

¿Qué son las empresas de factoring?

El factoring es una operación mediante la cual la empresa cede sus facturas a otra compañía para que esta gestione los cobros. La empresa que transfiere las facturas se denomina “cedente” y quienes las cobran son las “empresas de factoring” o “factor”. Para realizar esa operación y asumir el riesgo que representan los impagos, la empresa de factoring cobrará un porcentaje de comisión sobre las facturas.

Cinco ventajas de contratar a una empresa de factoring

Obtienes liquidez inmediata

La ventaja más evidente del sistema factoring es que genera una liquidez inmediata. No tienes que esperar hasta que tus clientes paguen ni tendrás que gestionar pagarés para financiar las operaciones, podrás cobrar las facturas apenas las emitas.

Externalizas el cobro de las facturas

El factoring es un servicio externo de gestión del cobro de las facturas, por lo que no tendrás que dedicar recursos adicionales a estas operaciones, lo que te permitirá enfocarte en los procesos esenciales de tu negocio.

Disminuyes el riesgo

La posible insolvencia de los clientes no representa un peligro para tu negocio ya que la empresa de factoring suele asumir ese riesgo. Se trata de un detalle importante ya que el 64 % de las empresas españolas sufre las consecuencias de la morosidad, el 27 % afronta impagos significativos y el 9 % corre riesgo de cerrar por esta razón. La empresa de factoring también asumirá los riesgos que entrañan los pagos en monedas extranjeras, debido a los cambios negativos en el mercado de divisas.

No contraes deudas

A diferencia de las líneas de crédito o los préstamos para hacer frente a la necesidad de liquidez, con el factoring no generarás deudas. Así el balance de tu negocio estará saneado y te resultará más fácil obtener un crédito en el futuro, si lo necesitas.

Cuentas con asesoramiento financiero y comercial

Las empresas de factoring no se encargan únicamente del cobro de las facturas, también brindan servicios financieros y comerciales. El análisis de tu cartera de clientes y el riesgo que implica puede servirte como punto de partida para mejorar o elegir mejor a tus clientes.

¿Cómo funciona el sistema factoring?

La empresa de factoring analizará en profundidad al cedente y sus clientes, para asegurarse de que sean solventes y pueda cobrar las facturas de las que se va a hacer cargo. Luego el factoring se formaliza a través de un contrato, en el que se determinan los clientes con los que se trabajará, se brinda la autorización para el cobro de las facturas y se precisan los servicios que ofrecerá la empresa de factoring.

Ese contrato implica, por una parte, una condición de exclusividad ya que no puedes ceder las facturas a otra empresa y, por otra parte, que cedes todas las facturas a cobrar de los clientes pactados. 

En este punto puedes elegir entre dos tipos de factoring:

Sin recurso 

Tu negocio no tendrá ninguna responsabilidad si tus clientes no pueden hacer frente a los pagos. La empresa de factoring es quien asume las pérdidas y se encarga de gestionar los impagos. Esta modalidad de factoring es muy segura ya que te protege de la insolvencia de tus clientes, pero también es más cara ya que funciona como una especie de seguro contra impagos.

Con recurso

En esta modalidad la empresa de factoring solo gestiona y cobra las facturas de tus clientes, pero no se hace responsable en caso de impagos. Significa que tendrás que hacer frente a las pérdidas y cobrar las facturas impagadas. Si tienes clientes fiables, pero que suelen tardar en paga, es una opción interesante ya que implica menos comisiones.

El año pasado, el 34,2 % de las pymes intentó acceder a líneas de financiación de las entidades de crédito, según el informe CEPYME. Si tienes una pequeña empresa o quieres poner en marcha una idea de negocio, es probable que también debas recurrir a un préstamo. En ese caso te conviene conocer las diferencias entre aval y garantía, dos términos que a menudo se usan indistintamente pero que no son sinónimos.

¿Qué es una garantía? 

La garantía es un contrato mediante el cual, el prestamista se  asegura el repago en caso de impago del préstamo. A través de un acuerdo legal se obliga al prestatario, en este caso el autónomo o la pyme, a brindar una segunda “fuente de pago” a la que el prestatario puede recurrir si no recibe las cantidades pactadas.

Existen diferentes tipos de garantías:

Garantía personal

El solicitante del préstamo responde con su patrimonio en caso de impago. Suele tratarse de una garantía básica, con costes muy reducidos, que se utiliza para cubrir préstamos relativamente pequeños con devolución a corto plazo.

Garantía real

Esta garantía se basa en bienes o derechos concretos, por lo que suele brindar más confianza al prestamista. El ejemplo más común es la garantía hipotecaria sobre un bien inmueble, como puede ser el propio local donde se realiza la actividad, aunque también se puede realizar sobre la maquinaria de producción, por ejemplo, de manera que el prestamista puede requisarla en caso de impago.

¿Qué es un aval?

El aval es un tipo de garantía mediante la cual, un tercero, como puede ser las SGR, se compromete con el prestamista a hacer frente a la deuda si el avalado no cumple con el pago. Así se logra reducir el riesgo que representa la operación para el prestamista y el autónomo o la pyme puede acceder a condiciones de crédito más ventajosas.

Los avales se suelen usar cuando el prestatario no dispone de bienes suficientes para garantizar al prestamista la devolución del préstamo, aunque las empresas de reciente constitución, que no tienen un historial crediticio que las respalde ante el banco, también suelen recurrir a ellos pues saben que para una SGR su proyecto puede ser perfectamente viable. 

Es habitual recurrir a los avales cuando se solicitan importes muy elevados o se desean mejorar las condiciones de financiación, brindando una imagen más profesional y reduciendo el nivel de riesgo al que se expone el banco al conceder el préstamo.

Existen diferentes tipos de avales:

Aval técnico.

Se usa para garantizar la capacidad de la empresa para cumplir con las obligaciones contractuales que ha contraído, de manera que la entidad avalista responde ante el cliente por el incumplimiento de las obligaciones de carácter no económico. 

Aval financiero o económico.

Garantiza las operaciones en las que sea necesario pagar determinadas sumas de dinero en cierto plazo de tiempo. Puede tratarse de un aval comercial, en cuyo caso se garantizan operaciones como la compraventa de bienes y el fraccionamiento de pagos, o un aval financiero, que se utiliza cuando se solicita un préstamo o crédito a un banco.

En este artículo puedes entender mejor las diferencias entre el aval técnico y económico

¿En qué se diferencia el aval de la garantía?

El aval es un tipo de garantía, aunque todas las garantías no son avales. La principal diferencia entre aval y garantía se refiere al garante de la operación. En el caso de la garantía, respondes directamente ante el prestatario con tu patrimonio o el de tu empresa, en el caso del aval entra en juego un tercer actor que responde por ti ante el prestatario. 

El procedimiento a seguir marca otra diferencia entre aval y garantía. Para brindar una garantía personal o real, basta que vincules el patrimonio o los bienes muebles o inmuebles al préstamo, pero para obtener un aval tendrás que presentar tu proyecto empresarial, las cuentas de la empresa y las proyecciones de crecimiento.

Como autónomo tienes muchas obligaciones, una de ellas consiste en llevar adecuadamente los libros de contabilidad. La ley indica que “todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa y que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios”. Si no llevas bien la contabilidad no solo podrías exponerte a una sanción económica, sino que no podrás tener una imagen real del funcionamiento de tu negocio, lo cual puede conducirte a tomar malas decisiones.

¿Qué son los libros contables?

Los libros contables son los archivos donde se recopila la información económica de la actividad que desempeñan las sociedades o los profesionales autónomos. Permiten dar seguimiento a todas las operaciones comerciales, analizar la evolución del negocio y realizar balances trimestrales y anuales.

¿Cómo se llevan los libros contables?

Los libros contables se deben llevar con extrema claridad. Deben seguir un orden cronológico estructurado por periodos de tiempo, ya sea mensual o semanal, si quieres llevar un control más exhaustivo. No puedes alterar el orden de las operaciones referidas ni arrancar hojas o cambiar su orden.

Tampoco puedes dejar espacios en blanco ni realizar tachaduras. Si cometes un error, puedes subsanarlo añadiendo notas aclaratorias al margen que indiquen la equivocación o realizando un nuevo registro. Y no utilices abreviaturas o símbolos que no contemple la práctica mercantil.

Según la normativa fiscal, los libros contables de los autónomos se deben conservar durante al menos 4 años, aunque hayas dejado de trabajar por cuenta propia. No obstante, el artículo 30 del Código de Comercio amplía el plazo: “los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros”.

¿Qué libros contables debes llevar como autónomo?

La contabilidad del autónomo y sus obligaciones dependen del régimen fiscal mediante el cual tributa:

Estimación directa normal

Libro Diario.

En este libro contable debes registrar todas las operaciones económicas cotidianas de tu negocio. Las operaciones se contabilizan mediante asientos contables según se vayan produciendo, no dejando pasar periodos de tiempo superiores a un mes. En este libro debes indicar la fecha de cada transacción, una breve explicación de la misma, su importe y las cuentas de la operación.

Inventarios y Cuentas Anuales.

Este libro contable seabre con el balance inicial detallado de la actividad económica, en el que se refleja el cierre del ejercicio anterior. También contiene el balance de comprobación de sumas y saldos, que se debe reflejar al menos trimestralmente. Por último, debe incluir el inventario de cierre de la actividad económica y las cuentas anuales.

Estimación directa simplificada

Libro de Ventas e ingresos.

En este libro de contabilidad debes reflejar todas las facturas que emites a tus clientes, siguiendo un estricto orden cronológico. No pueden producirse saltos de numeración ni en las fechas.

Compras y gastos.

En este libro debes anotar todos los gastos en los que hayas incurrido o las compras realizadas para el ejercicio de tu actividad profesional. No es necesario llevar un orden estricto en las fechas, incluso puedes incluir un gasto en el próximo trimestre si olvidaste apuntarlo en su momento.

Libro de bienes de inversión.

En este libro contable se incluyen las compras relacionadas con tu negocio catalogadas como “bienes de larga duración”. Son todos aquellos bienes que irás amortizando con el paso del tiempo, como los equipos informáticos.

Los autónomos que tributan por módulos, en régimen de estimación objetiva, no tienen la obligación de llevar libros de contabilidad, aunque debes guardar todas las facturas, tanto las que emites como las de los gastos ya que Hacienda podría pedírtelas. Si vas a deducir amortizaciones, necesitas llevar un libro registro de Bienes de Inversión.

El retraso en el pago de las facturas es uno de los principales problemas con el que tienen que lidiar muchas pymes, sobre todo cuando llega el momento de liquidar ante Hacienda las facturas emitidas y no pueden esperar a su cobro efectivo. En esos casos se suele producir un problema de liquidez que puede llevar a muchas pymes a echar el cierre.

El retraso de pago de facturas pone a las pymes contra las cuerdas

La Ley de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales indica que el plazo de pago a proveedores no puede superar los 60 días, pero lo cierto es que tan solo el 28 % de las empresas lo cumple. El último informe de la Plataforma Multisectorial contra la Morosidad revela que, aunque el año pasado se redujeron los tiempos de pago, aún están lejos de cumplir la norma. En el sector privado la media de pago a proveedores es de 77 días y en el sector público la morosidad duplica lo establecido por ley.

¿Por qué las pymes no reclaman?

Si sufres un retraso de pago, puedes reclamar los intereses de demora y una indemnización por los costes de cobro que has tenido que afrontar. Sin embargo, el 92 % de las pymes no exigen una indemnización legal por los costes de recobro y el 85 % ni siquiera piden los intereses de demora. Esto se debe a que desconocen el sistema de reclamación, pero también porque temen perder al cliente, lo cual no es extraño si se tiene en cuenta que el 72% de las pymes reconocen que les han impuesto plazos de pago superiores a los establecidos por ley.

Los efectos del retraso de pago en las facturas

El retraso de pago no causa un impacto en las grandes empresas que han diversificado más los riesgos, disponen de más recursos económicos y pueden acceder con mayor facilidad a líneas de crédito, pero en las pymes ese retraso al pagar la factura puede ser nefasto pues generalmente estas concentran su actividad en unos pocos clientes.

Si un negocio ya tenía problemas de liquidez, el aplazamiento de los pagos puede convertirse en la gota que colma el vaso, sobre todo cuando el ciclo de cobro suele ser más corto que el de pagos. En ese caso, esa pyme no podrá transformar sus activos en efectivo para afrontar el resto de sus obligaciones, como el pago a sus proveedores, las nóminas y los impuestos.

Esto sucede cuando la pyme se ve obligada a autofinanciar sus proyectos en curso, de manera que si se produce un retraso de pago, toda la cadena se ve comprometida. Al carecer de liquidez, la pyme no podrá financiar ni siquiera los proyectos en curso ni asumir nuevos, lo cual conduce a la quiebra.

Aunque la pyme tenga el músculo financiero necesario para afrontar los retrasos de pago, igualmente estos implican pérdidas económicas y de reputación:

• Disminuyen los márgenes de beneficio.
• Gastos bancarios de devolución de efectos impagados.
• Aumentan los costes debido a las necesidades de financiación por las facturas impagadas.
• Imagen financiera negativa que puede dificultar el acceso a la financiación.
• Gastos administrativos adicionales por la gestión de los impagos o el pago a las empresas de recobro.
• Costes adicionales en los créditos bancarios debido al incumplimiento de los pagos.

A la hora de emprender una actividad por cuenta propia, la contabilidad suele ser uno de los aspectos más descuidados, aunque desconocer tus obligaciones fiscales y contables puede causarte más de un dolor de cabeza. Llevar una buena contabilidad como autónomo no solo te ayudará a pagar los impuestos y evitar sanciones sino que también te permitirá saber en qué situación exacta se encuentra tu negocio para que puedas tomar las medidas correctivas necesarias.

¿Cómo llevar la contabilidad del autónomo?

Tus obligaciones contables como autónomo dependerán del tipo de actividad que desarrolles y el régimen de determinación del rendimiento, por lo que no tendrás que llevar la misma documentación si tributas por la estimación directa que por la estimación objetiva, si trabajas como profesional o eres un empresario mercantil. La Agencia Tributaria indica qué documentos son necesarios en cada caso, aunque existen algunos libros contables imprescindibles.

Ingresos y facturas

La contabilidad del autónomo comienza con el libro de registro de las facturas emitidas, el cual permite calcular los ingresos que genera tu actividad. Se trata de un simple listado de todas las facturas que has hecho en el que debes reflejar una serie de datos:

• Fecha de emisión de la factura
• Número de la factura
• Destinatario de la factura
• Base imponible
• Tipo de IVA aplicado y su importe
• Retención IRPF, si procede

Gastos

La contabilidad del autónomo también prevé un registro de los gastos de la actividad profesional, gracias a los cuales podrás saber si estás teniendo pérdidas o beneficios. Recuerda que para que un gasto sea deducible y puedas incorporarlo en tu contabilidad debe estar directamente relacionado con tu negocio. Lo usual es que tengas que llevar tres libros de registros:

• Libro de registro de facturas recibidas. Es un listado donde anotarás todas las facturas recibidas, tanto por la prestación de servicios como por los bienes que hayas comprado para tu actividad. Tendrás que reflejar los mismos detalles de las facturas que emites, incluyendo además el nombre y apellidos o razón social del emisor y su NIF.
• Libro de registro de bienes de inversión. Los bienes de inversión son aquellos cuyo costo supera los 3.005,06 euros sin incluir el IVA, y que, por su naturaleza, se consumirán a lo largo de diferentes ejercicios fiscales, por lo que no puedes contabilizarlos como un gasto único sino que tendrás que distribuirlos durante varios trimestres o incluso años. La Agencia Tributaria ha clasificado los bienes de inversión por tipo, determinando los plazos de amortización mínimos y máximos que puedes aplicar.
• Libro de registro de gastos. En este libro solo debes contabilizar los gastos para los cuales no tienes facturas, por lo que no puedes reflejar ni las facturas recibidas ni los bienes de inversión sino tan solo los tickets o recibos del banco. En este libro debes contabilizar el pago de la cuota de autónomos a la Seguridad Social, por ejemplo, ya que se justifica con el recibo del banco, así como el costo de una cena de trabajo. En caso de que tengas tanto el ticket como la factura, es mejor que contabilices el gasto en el libro de registro de facturas ya que así podrás desgravar el IVA correspondiente.

En la era digital, las facturas convencionales están dejando paso a la factura electrónica, un documento que se genera, respalda y envía únicamente a través de los medios digitales. La facturación electrónica permite ahorrar costos, reduce el tiempo de gestión, disminuye las probabilidades de falsificación y agiliza las transacciones, por lo que no es extraño que la Administración Tributaria haya reconocido su validez, a la par de la factura impresa.

¿Quiénes deben emitir facturas electrónicas?

Desde enero de 2015, todos aquellos que trabajan con la Administración Pública están obligados a emitir facturas electrónicas, a menos que el importe no supere los 5.000 euros y la administración acepte la facturación convencional. Con esta medida se ha incrementado el control sobre los pagos, con el objetivo de reducir la morosidad y los costes económicos que esta representa para los proveedores.

Las pymes medianas y las grandes empresas que operan en el sector privado también tienen la obligación de facturar electrónicamente a todas las compañías que lo soliciten. Si eres autónomo o tienes una pyme pequeña, la ley señala que “la expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento”.

¿Cómo hacer una factura electrónica?

Los detalles relacionados con las obligaciones de facturación están recogidos en el Real Decreto 1619/2012, donde se indica que la factura electrónica está sujeta a los mismos requisitos exigidos a las facturas convencionales.

Para hacer una factura online no tienes que instalar un software especial, pero debes asegurarte de que sea legible y tienes que garantizar que se pueda descargar e imprimir. Las facturas electrónicas que se emiten entre autónomos y pymes se suelen realizar en formato PDF, JPG o TXT y luego se contabilizan de manera manual.

No obstante, contar con un programa de facturación facilitará todo el proceso ya que, además de emitir facturas en formato XML, las contabiliza automáticamente, lo cual representa un ahorro de tiempo y recursos.

¿Cómo validar el origen e integridad de las facturas electrónicas?

Ya no es obligatorio que las facturas online tengan la firma digital certificada, si bien es una muestra de profesionalidad puesto que permite reconocer el origen de la factura y la integridad de sus datos. No obstante, si facturas a la Administración Pública, es imprescindible que esas facturas estén firmadas electrónicamente y realizadas con el programa Facturae, como señalan en su sitio web.

Otro método para garantizar la autenticidad e integridad de las facturas online consiste en usar el intercambio electrónico de datos (EDI), un estándar internacional que utilizan las empresas para intercambiar electrónicamente datos. La AEOC explica detalladamente cómo implementar el EDI en tu pyme.

En cualquier caso, la ley indica que para validar las facturas electrónicas emitidas entre pymes y autónomos basta aplicar los controles de gestión habituales que usas en tu negocio, lo cual significa crear una pista de auditoría fiable que establezca una conexión entre la factura y la entrega de los bienes o la prestación del servicio. La factura electrónica debe ser lo más precisa y detallada posible, avalada con justificantes, asientos contables, transacciones identificables y/o contratos.

La carga fiscal que soportan los autónomos en España supera en ocho puntos la media europea, por lo que cualquier gasto deducible siempre es bienvenido.

El año pasado se ampliaron los gastos que pueden deducir los autónomos, incluyendo un porcentaje de las facturas del hogar, pero como la Agencia Tributaria mira con lupa estas deducciones, es importante que tengas claro qué condiciones debe cumplir el alquiler o la hipoteca para ser gastos deducibles.

Los requisitos para que un gasto sea deducible

Hacienda aplica tres criterios para determinar los gastos deducibles de los autónomos:

1. Los gastos tienen que estar relacionados con la actividad económica que realices.

2. Cada gasto debe tener su correspondiente factura o recibo.

3. Todos los gastos deducibles tienen que estar registrados en los libros contables.

Cuando trabajas en casa, es más difícil separar los gastos privados de los que corresponden a tu actividad como autónomo. Por eso sólo podrás deducir el porcentaje de los gastos en los que incurres para realizar tu trabajo.

¿Puedes deducir el alquiler de la vivienda?

Para incluir el alquiler de la vivienda dentro de las deducciones de autónomo, tienes que notificar a la Agencia Tributaria el espacio donde desarrollas tu actividad. En el modelo 036 o 037 podrás especificar los metros cuadrados de la vivienda que dedicas a tu negocio. Lo usual es que sea una o dos habitaciones, por lo que representará entre un 15-30% de la vivienda.

Si estás pagando un alquiler, para incluirlo como gasto deducible es imprescindible que el contrato esté a tu nombre y que tengas una factura diferenciada en la que se aplique el IVA ya que el alquiler de locales para negocios se grava con este impuesto. Por tanto, tendrás que pedirle a tu casero que te haga dos facturas, una de ellas con IVA, que es la que incluirás en tus libros contables. 

¿Puedes deducir la hipoteca?

Si estás pagando una hipoteca, tendrás que aplicar la misma regla proporcional, hasta un máximo del 30%, a menos que pruebes que realmente destinas al negocio una superficie mayor de la vivienda. En cualquier caso, no sólo podrás deducir los intereses de la hipoteca, sino también las amortizaciones por el desgaste del inmueble, los gastos del seguro de hogar e incluso los impuestos locales como el IBI. 

No obstante, a la hora de presentar el IRPF se aplican distinciones importantes entre una hipoteca de vivienda no deducible, vigente para los contratos firmados antes de 2013, y una hipoteca de vivienda deducible. En el último caso, no podrás desgravar el porcentaje de la vivienda que dedicas a tu actividad ya que la deducción es por adquisición de vivienda habitual. Ese porcentaje se reserva para las deducciones como autónomo.

¿Sabías que aproximadamente uno de cada tres borradores contiene errores? Si no revisas detalladamente la declaración de la renta puedes cometer fallos u omisiones que den pie a una sanción. Según el error, el importe que se dejó de pagar y el tiempo que haya transcurrido, la penalización puede oscilar entre el 5 y el 150 por cien de la cantidad adeudada a Hacienda. Con la declaración de la renta complementaria puedes corregir cualquier error y evitar una sanción.

¿Qué es la declaración complementaria?

La declaración complementaria es una herramienta que Hacienda pone a tu disposición para que regularices tu situación como contribuyente. Si cometiste un error en la declaración de la renta, con la declaración complementaria puedes corregir los datos y evitar una multa.

Las declaraciones complementarias son un recurso muy útil para los autónomos y las pymes, sobre todo cuando reciben ingresos atrasados por rendimientos del trabajo, como cuando te pagan una factura atrasada, un problema que afecta a 1,2 millones de autónomos, de los cuales más de 400.000 tienen facturas pendientes desde hace más de seis meses, según releva ATA, la asociación mayoritaria de trabajadores autónomos.

¿Cómo hacer la declaración de la renta complementaria para declarar nuevos ingresos?

1. Descarga la declaración de la renta que necesitas rectificar.

La nueva declaración será una copia de la original, modificando simplemente los datos erróneos. En la primera página de la declaración original encontrarás el número de justificante, anótalo en la declaración complementaria. También puedes hacer las modificaciones online mediante el programa Renta Web, siguiendo los pasos que explica la Agencia Tributaria.

2. Rellena la declaración con los datos adecuados y marca con una X la casilla que indica el motivo por el cual presentas la declaración complementaria.

Tienes diferentes opciones, desde incluir los pagos atrasados de las facturas hasta la adquisición de elementos patrimoniales, valores o participaciones. Si tienes dudas, Hacienda te explica qué casilla debes marcar.

3. Indica los nuevos ingresos que complementan la declaración

En la casilla “Resultado a ingresar de la declaración anterior”.

4. Realiza el pago correspondiente.

Generalmente no se permite pagar la declaración de la renta complementaria a través de la domiciliación bancaria, por lo que tendrás que pagar directamente en el banco.

¿Cuál es el plazo para presentar la declaración complementaria?

Si has cometido un error en la declaración de la renta, tienes plazo para subsanarlo hasta que termine el periodo de presentación de la documentación. En ese caso, la Agencia Tributaria no aplicará ninguna sanción, intereses de demora ni recargo.

Si te pasas del plazo pero presentas la declaración complementaria sin requerimiento previo, se aplicará un recargo por tramitación extemporánea del 5% dentro de los tres meses siguientes y del 10% entre los 3 y 6 meses posteriores. 

¿Qué sucede si has pagado de más?

La declaración de la renta complementaria solo se usa para corregir un error u omisión que perjudica a la Agencia Tributaria. Si has cometido un error y has pagado más de la cuenta, tendrás que recurrir a otro recurso: la Rectificación de Declaraciones. En ese caso, Hacienda tiene un plazo de seis meses para decidir si tu reclamación es legítima y devolverte el importe.

Para más detalle puedes ver aquí nuestra guía práctica sobre la declaración de la renta para pymes y autónomos.

Si eres autónomo o tienes una pyme, es probable que la falta de liquidez sea uno de tus principales caballos de batalla, aunque tengas un negocio rentable. El retraso en los pagos de las facturas y las trabas para acceder a la financiación agudizan este problema.

Lo confirma el último informe anual del Banco de España, cuyas conclusiones indican que las pymes españolas se están recuperando pero siguen dependiendo excesivamente de los préstamos bancarios. Una fórmula alternativa más interesante para afrontar los gastos imprevistos son las pólizas de crédito.

¿Qué son las pólizas de crédito?

La póliza de crédito es una herramienta para financiar el circulante. Se trata de un préstamo que el banco te concede, para que puedas recurrir a ese dinero cuando lo necesites. En práctica, la entidad bancaria te concede un derecho temporal a acceder a cierto límite de dinero, de manera que tendrás a tu disposición una reserva económica que podrás usar en casos de emergencia, cuando necesites liquidez. 

Las ventajas de las pólizas de crédito

La principal ventaja que reportan las pólizas de crédito para las pymes y autónomos es que representan un capital al que se puede recurrir inmediatamente, por lo que si un cliente se retrasa con los pagos, tu negocio podrá seguir funcionando sin dificultades. Dado que el crédito está tramitado de antemano, podrás acceder rápidamente al dinero que necesitas para afrontar las liquidaciones trimestrales del IVA, comprar materiales o pagar a tus proveedores.

A diferencia de un préstamo, cuando la entidad bancaria te concede una póliza de crédito lo que hace es abrir una línea de financiación. Eso significa que no se ingresará el capital solicitado en tu cuenta sino que se abre un acceso para que lo recibas cuando lo necesites. Por tanto, otra ventaja de las pólizas de crédito para autónomos y pymes es que solo debes pagar intereses por la cantidad que has usado y no por la totalidad del crédito, si bien algunos bancos aplican una pequeña comisión por la cantidad disponible.

¿Cuáles son sus costes?

Además del interés sobre la cantidad solicitada, las pólizas de crédito están sujetas a una serie de comisiones, que varían de una entidad bancaria a otra:

- Comisión de apertura.

Es un porcentaje sobre el total del crédito solicitado, que normalmente oscila entre el 0,25 – 2 por ciento. Esta comisión se aplica independientemente de que uses el dinero o no.

- Comisión de revisión anual.

Se aplica si decides renovar la póliza de crédito, generalmente sobre el total del capital.

- Comisión de disponibilidad.

Cuando llegue el momento de pagar los intereses, se aplicará un porcentaje sobre la cantidad que no has utilizado, aunque suele ser muy pequeño, del 0,1 por ciento.

- Comisión por saldo excedido.

Se aplica si superas el límite del crédito que te concedió el banco.

¿Cómo acceder a una póliza de crédito?

Para obtener una póliza de crédito, el banco o la entidad donde la solicites realizará una evaluación de los riesgos, que implica evaluar el funcionamiento de tu negocio, tu capacidad de endeudamiento y las necesidades económicas de tu actividad empresarial.

Así determina si el crédito es viable y el importe del mismo. Es usual que los bancos soliciten garantías o avales, como los que concede ConAvalSí, que también te permitirán negociar condiciones más ventajosas que supongan un ahorro en términos de comisiones bancarias.