Como autónomo tienes muchas obligaciones, una de ellas consiste en llevar adecuadamente los libros de contabilidad. La ley indica que “todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa y que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios”. Si no llevas bien la contabilidad no solo podrías exponerte a una sanción económica, sino que no podrás tener una imagen real del funcionamiento de tu negocio, lo cual puede conducirte a tomar malas decisiones.

¿Qué son los libros contables?

Los libros contables son los archivos donde se recopila la información económica de la actividad que desempeñan las sociedades o los profesionales autónomos. Permiten dar seguimiento a todas las operaciones comerciales, analizar la evolución del negocio y realizar balances trimestrales y anuales.

¿Cómo se llevan los libros contables?

Los libros contables se deben llevar con extrema claridad. Deben seguir un orden cronológico estructurado por periodos de tiempo, ya sea mensual o semanal, si quieres llevar un control más exhaustivo. No puedes alterar el orden de las operaciones referidas ni arrancar hojas o cambiar su orden.

Tampoco puedes dejar espacios en blanco ni realizar tachaduras. Si cometes un error, puedes subsanarlo añadiendo notas aclaratorias al margen que indiquen la equivocación o realizando un nuevo registro. Y no utilices abreviaturas o símbolos que no contemple la práctica mercantil.

Según la normativa fiscal, los libros contables de los autónomos se deben conservar durante al menos 4 años, aunque hayas dejado de trabajar por cuenta propia. No obstante, el artículo 30 del Código de Comercio amplía el plazo: “los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros”.

¿Qué libros contables debes llevar como autónomo?

La contabilidad del autónomo y sus obligaciones dependen del régimen fiscal mediante el cual tributa:

Estimación directa normal

Libro Diario.

En este libro contable debes registrar todas las operaciones económicas cotidianas de tu negocio. Las operaciones se contabilizan mediante asientos contables según se vayan produciendo, no dejando pasar periodos de tiempo superiores a un mes. En este libro debes indicar la fecha de cada transacción, una breve explicación de la misma, su importe y las cuentas de la operación.

Inventarios y Cuentas Anuales.

Este libro contable seabre con el balance inicial detallado de la actividad económica, en el que se refleja el cierre del ejercicio anterior. También contiene el balance de comprobación de sumas y saldos, que se debe reflejar al menos trimestralmente. Por último, debe incluir el inventario de cierre de la actividad económica y las cuentas anuales.

Estimación directa simplificada

Libro de Ventas e ingresos.

En este libro de contabilidad debes reflejar todas las facturas que emites a tus clientes, siguiendo un estricto orden cronológico. No pueden producirse saltos de numeración ni en las fechas.

Compras y gastos.

En este libro debes anotar todos los gastos en los que hayas incurrido o las compras realizadas para el ejercicio de tu actividad profesional. No es necesario llevar un orden estricto en las fechas, incluso puedes incluir un gasto en el próximo trimestre si olvidaste apuntarlo en su momento.

Libro de bienes de inversión.

En este libro contable se incluyen las compras relacionadas con tu negocio catalogadas como “bienes de larga duración”. Son todos aquellos bienes que irás amortizando con el paso del tiempo, como los equipos informáticos.

Los autónomos que tributan por módulos, en régimen de estimación objetiva, no tienen la obligación de llevar libros de contabilidad, aunque debes guardar todas las facturas, tanto las que emites como las de los gastos ya que Hacienda podría pedírtelas. Si vas a deducir amortizaciones, necesitas llevar un libro registro de Bienes de Inversión.

El retraso en el pago de las facturas es uno de los principales problemas con el que tienen que lidiar muchas pymes, sobre todo cuando llega el momento de liquidar ante Hacienda las facturas emitidas y no pueden esperar a su cobro efectivo. En esos casos se suele producir un problema de liquidez que puede llevar a muchas pymes a echar el cierre.

El retraso de pago de facturas pone a las pymes contra las cuerdas

La Ley de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales indica que el plazo de pago a proveedores no puede superar los 60 días, pero lo cierto es que tan solo el 28 % de las empresas lo cumple. El último informe de la Plataforma Multisectorial contra la Morosidad revela que, aunque el año pasado se redujeron los tiempos de pago, aún están lejos de cumplir la norma. En el sector privado la media de pago a proveedores es de 77 días y en el sector público la morosidad duplica lo establecido por ley.

¿Por qué las pymes no reclaman?

Si sufres un retraso de pago, puedes reclamar los intereses de demora y una indemnización por los costes de cobro que has tenido que afrontar. Sin embargo, el 92 % de las pymes no exigen una indemnización legal por los costes de recobro y el 85 % ni siquiera piden los intereses de demora. Esto se debe a que desconocen el sistema de reclamación, pero también porque temen perder al cliente, lo cual no es extraño si se tiene en cuenta que el 72% de las pymes reconocen que les han impuesto plazos de pago superiores a los establecidos por ley.

Los efectos del retraso de pago en las facturas

El retraso de pago no causa un impacto en las grandes empresas que han diversificado más los riesgos, disponen de más recursos económicos y pueden acceder con mayor facilidad a líneas de crédito, pero en las pymes ese retraso al pagar la factura puede ser nefasto pues generalmente estas concentran su actividad en unos pocos clientes.

Si un negocio ya tenía problemas de liquidez, el aplazamiento de los pagos puede convertirse en la gota que colma el vaso, sobre todo cuando el ciclo de cobro suele ser más corto que el de pagos. En ese caso, esa pyme no podrá transformar sus activos en efectivo para afrontar el resto de sus obligaciones, como el pago a sus proveedores, las nóminas y los impuestos.

Esto sucede cuando la pyme se ve obligada a autofinanciar sus proyectos en curso, de manera que si se produce un retraso de pago, toda la cadena se ve comprometida. Al carecer de liquidez, la pyme no podrá financiar ni siquiera los proyectos en curso ni asumir nuevos, lo cual conduce a la quiebra.

Aunque la pyme tenga el músculo financiero necesario para afrontar los retrasos de pago, igualmente estos implican pérdidas económicas y de reputación:

• Disminuyen los márgenes de beneficio.
• Gastos bancarios de devolución de efectos impagados.
• Aumentan los costes debido a las necesidades de financiación por las facturas impagadas.
• Imagen financiera negativa que puede dificultar el acceso a la financiación.
• Gastos administrativos adicionales por la gestión de los impagos o el pago a las empresas de recobro.
• Costes adicionales en los créditos bancarios debido al incumplimiento de los pagos.

A la hora de emprender una actividad por cuenta propia, la contabilidad suele ser uno de los aspectos más descuidados, aunque desconocer tus obligaciones fiscales y contables puede causarte más de un dolor de cabeza. Llevar una buena contabilidad como autónomo no solo te ayudará a pagar los impuestos y evitar sanciones sino que también te permitirá saber en qué situación exacta se encuentra tu negocio para que puedas tomar las medidas correctivas necesarias.

¿Cómo llevar la contabilidad del autónomo?

Tus obligaciones contables como autónomo dependerán del tipo de actividad que desarrolles y el régimen de determinación del rendimiento, por lo que no tendrás que llevar la misma documentación si tributas por la estimación directa que por la estimación objetiva, si trabajas como profesional o eres un empresario mercantil. La Agencia Tributaria indica qué documentos son necesarios en cada caso, aunque existen algunos libros contables imprescindibles.

Ingresos y facturas

La contabilidad del autónomo comienza con el libro de registro de las facturas emitidas, el cual permite calcular los ingresos que genera tu actividad. Se trata de un simple listado de todas las facturas que has hecho en el que debes reflejar una serie de datos:

• Fecha de emisión de la factura
• Número de la factura
• Destinatario de la factura
• Base imponible
• Tipo de IVA aplicado y su importe
• Retención IRPF, si procede

Gastos

La contabilidad del autónomo también prevé un registro de los gastos de la actividad profesional, gracias a los cuales podrás saber si estás teniendo pérdidas o beneficios. Recuerda que para que un gasto sea deducible y puedas incorporarlo en tu contabilidad debe estar directamente relacionado con tu negocio. Lo usual es que tengas que llevar tres libros de registros:

• Libro de registro de facturas recibidas. Es un listado donde anotarás todas las facturas recibidas, tanto por la prestación de servicios como por los bienes que hayas comprado para tu actividad. Tendrás que reflejar los mismos detalles de las facturas que emites, incluyendo además el nombre y apellidos o razón social del emisor y su NIF.
• Libro de registro de bienes de inversión. Los bienes de inversión son aquellos cuyo costo supera los 3.005,06 euros sin incluir el IVA, y que, por su naturaleza, se consumirán a lo largo de diferentes ejercicios fiscales, por lo que no puedes contabilizarlos como un gasto único sino que tendrás que distribuirlos durante varios trimestres o incluso años. La Agencia Tributaria ha clasificado los bienes de inversión por tipo, determinando los plazos de amortización mínimos y máximos que puedes aplicar.
• Libro de registro de gastos. En este libro solo debes contabilizar los gastos para los cuales no tienes facturas, por lo que no puedes reflejar ni las facturas recibidas ni los bienes de inversión sino tan solo los tickets o recibos del banco. En este libro debes contabilizar el pago de la cuota de autónomos a la Seguridad Social, por ejemplo, ya que se justifica con el recibo del banco, así como el costo de una cena de trabajo. En caso de que tengas tanto el ticket como la factura, es mejor que contabilices el gasto en el libro de registro de facturas ya que así podrás desgravar el IVA correspondiente.

En la era digital, las facturas convencionales están dejando paso a la factura electrónica, un documento que se genera, respalda y envía únicamente a través de los medios digitales. La facturación electrónica permite ahorrar costos, reduce el tiempo de gestión, disminuye las probabilidades de falsificación y agiliza las transacciones, por lo que no es extraño que la Administración Tributaria haya reconocido su validez, a la par de la factura impresa.

¿Quiénes deben emitir facturas electrónicas?

Desde enero de 2015, todos aquellos que trabajan con la Administración Pública están obligados a emitir facturas electrónicas, a menos que el importe no supere los 5.000 euros y la administración acepte la facturación convencional. Con esta medida se ha incrementado el control sobre los pagos, con el objetivo de reducir la morosidad y los costes económicos que esta representa para los proveedores.

Las pymes medianas y las grandes empresas que operan en el sector privado también tienen la obligación de facturar electrónicamente a todas las compañías que lo soliciten. Si eres autónomo o tienes una pyme pequeña, la ley señala que “la expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento”.

¿Cómo hacer una factura electrónica?

Los detalles relacionados con las obligaciones de facturación están recogidos en el Real Decreto 1619/2012, donde se indica que la factura electrónica está sujeta a los mismos requisitos exigidos a las facturas convencionales.

Para hacer una factura online no tienes que instalar un software especial, pero debes asegurarte de que sea legible y tienes que garantizar que se pueda descargar e imprimir. Las facturas electrónicas que se emiten entre autónomos y pymes se suelen realizar en formato PDF, JPG o TXT y luego se contabilizan de manera manual.

No obstante, contar con un programa de facturación facilitará todo el proceso ya que, además de emitir facturas en formato XML, las contabiliza automáticamente, lo cual representa un ahorro de tiempo y recursos.

¿Cómo validar el origen e integridad de las facturas electrónicas?

Ya no es obligatorio que las facturas online tengan la firma digital certificada, si bien es una muestra de profesionalidad puesto que permite reconocer el origen de la factura y la integridad de sus datos. No obstante, si facturas a la Administración Pública, es imprescindible que esas facturas estén firmadas electrónicamente y realizadas con el programa Facturae, como señalan en su sitio web.

Otro método para garantizar la autenticidad e integridad de las facturas online consiste en usar el intercambio electrónico de datos (EDI), un estándar internacional que utilizan las empresas para intercambiar electrónicamente datos. La AEOC explica detalladamente cómo implementar el EDI en tu pyme.

En cualquier caso, la ley indica que para validar las facturas electrónicas emitidas entre pymes y autónomos basta aplicar los controles de gestión habituales que usas en tu negocio, lo cual significa crear una pista de auditoría fiable que establezca una conexión entre la factura y la entrega de los bienes o la prestación del servicio. La factura electrónica debe ser lo más precisa y detallada posible, avalada con justificantes, asientos contables, transacciones identificables y/o contratos.

La carga fiscal que soportan los autónomos en España supera en ocho puntos la media europea, por lo que cualquier gasto deducible siempre es bienvenido.

El año pasado se ampliaron los gastos que pueden deducir los autónomos, incluyendo un porcentaje de las facturas del hogar, pero como la Agencia Tributaria mira con lupa estas deducciones, es importante que tengas claro qué condiciones debe cumplir el alquiler o la hipoteca para ser gastos deducibles.

Los requisitos para que un gasto sea deducible

Hacienda aplica tres criterios para determinar los gastos deducibles de los autónomos:

1. Los gastos tienen que estar relacionados con la actividad económica que realices.

2. Cada gasto debe tener su correspondiente factura o recibo.

3. Todos los gastos deducibles tienen que estar registrados en los libros contables.

Cuando trabajas en casa, es más difícil separar los gastos privados de los que corresponden a tu actividad como autónomo. Por eso sólo podrás deducir el porcentaje de los gastos en los que incurres para realizar tu trabajo.

¿Puedes deducir el alquiler de la vivienda?

Para incluir el alquiler de la vivienda dentro de las deducciones de autónomo, tienes que notificar a la Agencia Tributaria el espacio donde desarrollas tu actividad. En el modelo 036 o 037 podrás especificar los metros cuadrados de la vivienda que dedicas a tu negocio. Lo usual es que sea una o dos habitaciones, por lo que representará entre un 15-30% de la vivienda.

Si estás pagando un alquiler, para incluirlo como gasto deducible es imprescindible que el contrato esté a tu nombre y que tengas una factura diferenciada en la que se aplique el IVA ya que el alquiler de locales para negocios se grava con este impuesto. Por tanto, tendrás que pedirle a tu casero que te haga dos facturas, una de ellas con IVA, que es la que incluirás en tus libros contables. 

¿Puedes deducir la hipoteca?

Si estás pagando una hipoteca, tendrás que aplicar la misma regla proporcional, hasta un máximo del 30%, a menos que pruebes que realmente destinas al negocio una superficie mayor de la vivienda. En cualquier caso, no sólo podrás deducir los intereses de la hipoteca, sino también las amortizaciones por el desgaste del inmueble, los gastos del seguro de hogar e incluso los impuestos locales como el IBI. 

No obstante, a la hora de presentar el IRPF se aplican distinciones importantes entre una hipoteca de vivienda no deducible, vigente para los contratos firmados antes de 2013, y una hipoteca de vivienda deducible. En el último caso, no podrás desgravar el porcentaje de la vivienda que dedicas a tu actividad ya que la deducción es por adquisición de vivienda habitual. Ese porcentaje se reserva para las deducciones como autónomo.

¿Sabías que aproximadamente uno de cada tres borradores contiene errores? Si no revisas detalladamente la declaración de la renta puedes cometer fallos u omisiones que den pie a una sanción. Según el error, el importe que se dejó de pagar y el tiempo que haya transcurrido, la penalización puede oscilar entre el 5 y el 150 por cien de la cantidad adeudada a Hacienda. Con la declaración de la renta complementaria puedes corregir cualquier error y evitar una sanción.

¿Qué es la declaración complementaria?

La declaración complementaria es una herramienta que Hacienda pone a tu disposición para que regularices tu situación como contribuyente. Si cometiste un error en la declaración de la renta, con la declaración complementaria puedes corregir los datos y evitar una multa.

Las declaraciones complementarias son un recurso muy útil para los autónomos y las pymes, sobre todo cuando reciben ingresos atrasados por rendimientos del trabajo, como cuando te pagan una factura atrasada, un problema que afecta a 1,2 millones de autónomos, de los cuales más de 400.000 tienen facturas pendientes desde hace más de seis meses, según releva ATA, la asociación mayoritaria de trabajadores autónomos.

¿Cómo hacer la declaración de la renta complementaria para declarar nuevos ingresos?

1. Descarga la declaración de la renta que necesitas rectificar.

La nueva declaración será una copia de la original, modificando simplemente los datos erróneos. En la primera página de la declaración original encontrarás el número de justificante, anótalo en la declaración complementaria. También puedes hacer las modificaciones online mediante el programa Renta Web, siguiendo los pasos que explica la Agencia Tributaria.

2. Rellena la declaración con los datos adecuados y marca con una X la casilla que indica el motivo por el cual presentas la declaración complementaria.

Tienes diferentes opciones, desde incluir los pagos atrasados de las facturas hasta la adquisición de elementos patrimoniales, valores o participaciones. Si tienes dudas, Hacienda te explica qué casilla debes marcar.

3. Indica los nuevos ingresos que complementan la declaración

En la casilla “Resultado a ingresar de la declaración anterior”.

4. Realiza el pago correspondiente.

Generalmente no se permite pagar la declaración de la renta complementaria a través de la domiciliación bancaria, por lo que tendrás que pagar directamente en el banco.

¿Cuál es el plazo para presentar la declaración complementaria?

Si has cometido un error en la declaración de la renta, tienes plazo para subsanarlo hasta que termine el periodo de presentación de la documentación. En ese caso, la Agencia Tributaria no aplicará ninguna sanción, intereses de demora ni recargo.

Si te pasas del plazo pero presentas la declaración complementaria sin requerimiento previo, se aplicará un recargo por tramitación extemporánea del 5% dentro de los tres meses siguientes y del 10% entre los 3 y 6 meses posteriores. 

¿Qué sucede si has pagado de más?

La declaración de la renta complementaria solo se usa para corregir un error u omisión que perjudica a la Agencia Tributaria. Si has cometido un error y has pagado más de la cuenta, tendrás que recurrir a otro recurso: la Rectificación de Declaraciones. En ese caso, Hacienda tiene un plazo de seis meses para decidir si tu reclamación es legítima y devolverte el importe.

Para más detalle puedes ver aquí nuestra guía práctica sobre la declaración de la renta para pymes y autónomos.

Si eres autónomo o tienes una pyme, es probable que la falta de liquidez sea uno de tus principales caballos de batalla, aunque tengas un negocio rentable. El retraso en los pagos de las facturas y las trabas para acceder a la financiación agudizan este problema.

Lo confirma el último informe anual del Banco de España, cuyas conclusiones indican que las pymes españolas se están recuperando pero siguen dependiendo excesivamente de los préstamos bancarios. Una fórmula alternativa más interesante para afrontar los gastos imprevistos son las pólizas de crédito.

¿Qué son las pólizas de crédito?

La póliza de crédito es una herramienta para financiar el circulante. Se trata de un préstamo que el banco te concede, para que puedas recurrir a ese dinero cuando lo necesites. En práctica, la entidad bancaria te concede un derecho temporal a acceder a cierto límite de dinero, de manera que tendrás a tu disposición una reserva económica que podrás usar en casos de emergencia, cuando necesites liquidez. 

Las ventajas de las pólizas de crédito

La principal ventaja que reportan las pólizas de crédito para las pymes y autónomos es que representan un capital al que se puede recurrir inmediatamente, por lo que si un cliente se retrasa con los pagos, tu negocio podrá seguir funcionando sin dificultades. Dado que el crédito está tramitado de antemano, podrás acceder rápidamente al dinero que necesitas para afrontar las liquidaciones trimestrales del IVA, comprar materiales o pagar a tus proveedores.

A diferencia de un préstamo, cuando la entidad bancaria te concede una póliza de crédito lo que hace es abrir una línea de financiación. Eso significa que no se ingresará el capital solicitado en tu cuenta sino que se abre un acceso para que lo recibas cuando lo necesites. Por tanto, otra ventaja de las pólizas de crédito para autónomos y pymes es que solo debes pagar intereses por la cantidad que has usado y no por la totalidad del crédito, si bien algunos bancos aplican una pequeña comisión por la cantidad disponible.

¿Cuáles son sus costes?

Además del interés sobre la cantidad solicitada, las pólizas de crédito están sujetas a una serie de comisiones, que varían de una entidad bancaria a otra:

- Comisión de apertura.

Es un porcentaje sobre el total del crédito solicitado, que normalmente oscila entre el 0,25 – 2 por ciento. Esta comisión se aplica independientemente de que uses el dinero o no.

- Comisión de revisión anual.

Se aplica si decides renovar la póliza de crédito, generalmente sobre el total del capital.

- Comisión de disponibilidad.

Cuando llegue el momento de pagar los intereses, se aplicará un porcentaje sobre la cantidad que no has utilizado, aunque suele ser muy pequeño, del 0,1 por ciento.

- Comisión por saldo excedido.

Se aplica si superas el límite del crédito que te concedió el banco.

¿Cómo acceder a una póliza de crédito?

Para obtener una póliza de crédito, el banco o la entidad donde la solicites realizará una evaluación de los riesgos, que implica evaluar el funcionamiento de tu negocio, tu capacidad de endeudamiento y las necesidades económicas de tu actividad empresarial.

Así determina si el crédito es viable y el importe del mismo. Es usual que los bancos soliciten garantías o avales, como los que concede ConAvalSí, que también te permitirán negociar condiciones más ventajosas que supongan un ahorro en términos de comisiones bancarias.

El seguro de caución es una garantía que suelen demandar las Administraciones Públicas y las grandes empresas privadas para conceder determinados proyectos, ya que, de esa manera, cuentan con un respaldo económico adicional, más amplio del que puede brindar una pyme o autónomo por su cuenta.

A diferencia del aval bancario, la póliza de caución suele ser más económica puesto que las aseguradoras ofrecen tasas más competitivas y tampoco conlleva gastos de estudio, apertura, formalización o mantenimiento. Se suele conceder más rápido y sus garantías se aplican inmediatamente, siendo un producto más flexible que se diseña a medida.

¿Qué es el seguro de caución?

La póliza de caución se rige por la Ley del contrato de Seguro y sirve para garantizar a la persona física o jurídica con la que has contraído un acuerdo, que lo llevarás a cabo pues, en caso de que no puedas cumplir con tus obligaciones legales o contractuales, la aseguradora se hace cargo del pago o resarce económicamente al asegurado.

En práctica, la aseguradora se encargará de pagar la deuda que hayas contraído si no puedes hacerle frente, o indemnizará a la persona o empresa si no puedes realizar las obras según lo estipulado en el contrato. Obviamente, si has incumplido con tus obligaciones por causas que se te pueden imputar, la aseguradora te exigirá el importe que ha pagado.

¿Cuál es el fin del seguro de caución?

La póliza de caución es una condición habitual en los contratos de suministro, ejecución o gestión de obra, aunque puede utilizarse con diferentes fines:

1. Garantía de oferta.

Se solicita como garantía de oferta o licitación, siendo imprescindible para acceder al concurso o subasta pues respalda la seriedad de la oferta. El importe de la garantía suele variar entre un 2-10 por ciento del precio de la obra que sale a concurso.

2. Garantía de ejecución.

En este caso, el seguro de caución garantiza que cumplirás con tus obligaciones contractuales, siendo además una garantía de buena ejecución que cubre los perjuicios económicos que puedas causarle al acreedor, los cuales estarán cubiertos por la aseguradora según el capital asegurado. En España normalmente se demanda un importe del 5 por ciento. 

3. Garantía de anticipo.

Este seguro de caución se solicita en los contratos por importes elevados en los que necesitas que la empresa que ha contratado tus servicios te anticipe cierta cantidad, generalmente no más de un 30 por ciento del precio total. Con esta póliza garantizas que destinarás ese dinero a la obra, pero dado que la aseguradora cubre el 100 por cien del anticipo, suele considerarse una operación más arriesgada y es más costosa.

4. Garantía de calidad.

Con este seguro de caución, que generalmente tiene un plazo de un año, garantizas la calidad de la obra o servicio. En práctica, cubre los defectos de fabricación que podrían depender de factores como la calidad del material que utilizaste, por ejemplo.

5. Garantía aduanera.

En algunas operaciones de tránsito aduanero, sobre todo cuando los productos entran para después salir de España, Aduanas exige una póliza de caución para asegurar el cobro de la deuda tributaria en caso de que la mercancía finalmente no abandone el país.

Si estás pensando en darte de alta como autónomo o abrir una pyme, es probable que uno de los aspectos que más te preocupe sea el tema contable.

No obstante, llevar la contabilidad de un autónomo o de una empresa pequeña no es tan complicado como parece, solo tendrás que registrar todos los movimientos económicos para elaborar los estados contables.

Cómo llevar la contabilidad de una empresa paso a paso

Para llevar la contabilidad de pymes y autónomos es obligatorio guardar todos los documentos, desde las facturas recibidas y emitidas hasta las nóminas, recibos de los pagos a Hacienda, tickets de compras y recibos de la Seguridad Social. Es conveniente que digitalices toda esa información para que no se extravíe. 

Todos esos documentos se reflejan en los libros de contabilidad. El corazón de la contabilidad de las pymes y autónomos es el libro diario, donde debes realizar los asientos contables; es decir, las anotaciones de cada una de tus operaciones económicas. Generalmente se lleva mes a mes e incluye datos como la fecha de la transacción, las cuentas asociadas a la misma, el importe y una breve explicación del movimiento. No obstante, 

¿Qué otros libros de contabilidad debes llevar?

El libro diario se complementa con otros registros obligatorios.

Libro de ingresos.

Es donde registras las facturas emitidas siguiendo un orden cronológico. Gracias a ese libro sabrás cómo va tu facturación de manera mensual, trimestral y/o anual. Recuerda que Hacienda exige que las facturas estén numeradas y no permite duplicados ni saltos.

Otro aspecto fundamental para llevar bien la contabilidad básica es el control de los gastos, para lo cual necesitarás tres libros diferentes. 

Libro de Facturas Recibidas.

Es donde reflejas todas las facturas que te hacen tus proveedores cada vez que recibes un producto o servicio. 

Libro de Registro de Bienes de Inversión.

En este libro debes anotar los bienes que adquieras durante la actividad, que no se consumen a lo largo de un ejercicio y cuyo coste supera los 300 euros. Debes distribuir ese coste a lo largo de diferentes ejercicios siguiendo la clasificación de los bienes de inversión y el tiempo de amortización mínimo y máximo de Hacienda.

Libro de Registro de Gastos.

Es donde reflejas los comprobantes de pago o recibos bancarios que demuestren los desembolsos realizados. Puedes incluir la cuota de autónomos que pagas mensualmente a la Seguridad Social o los gastos de combustible, pero dado que te permite desgravar el IVA, esos gastos tienen que estar directamente relacionados con tu actividad económica.

Declaración de impuestos y balance anual

La contabilidad de una empresa también implica la presentación de los impuestos. Los modelos tributarios difieren si trabajas como autónomo o pyme. El modelo 347, por ejemplo, es una declaración informativa, mientras que el modelo 303 es de autoliquidación.

Con todos estos datos podrás realizar un balance anual que incluya tanto la facturación y los gastos como tus activos y las deudas contraídas, el cual te facilitará una instantánea del funcionamiento de tu negocio para que corrijas el rumbo si es necesario.

La buena noticia es que puedes agilizar este trabajo usando los softwares contables que facilitan llevar la contabilidad de una empresa.

Los autónomos, pymes y empresas en general deben aplicar una retención del IRPF. Esas retenciones son un anticipo a la Agencia Tributaria en previsión de las ganancias esperadas. Mediante este mecanismo fiscal la empresa o el cliente actúan como recaudadores tributarios, ya que son los encargados de ingresar a Hacienda una parte de tus impuestos, generalmente de manera trimestral.

¿Cómo te afectan económicamente las retenciones de IRPF?

Las retenciones no tienen ningún impacto desde el punto de vista económico ya que si a lo largo del año han sido muy altas, cuando presentes la declaración anual de la Renta te saldrá a devolver y recuperarás lo que hayas pagado de más. Al contrario, si han sido muy bajas tendrás que pagar la diferencia a la Agencia Tributaria.

¿Quién debe realizar la retención de IRPF?

Si tienes empleados a tu cargo, eres el responsable de aplicar la retención a sus nóminas e ingresarla de forma trimestral a Hacienda mediante el modelo 111, el cual también te servirá para indicar las retenciones a autónomos en sus facturas. 

Si eres un profesional que trabaja por cuenta propia, tendrás que aplicar la retención en las facturas que le emitas a tus clientes, siempre y cuando estos sean autónomos, pymes o empresas, no particulares. Si te has dado de alta en alguna de las actividades empresariales que se encuentran recogidas en la sección primera del Impuesto de Actividades Económicas, no tienes que aplicar retenciones en tus facturas.

Sin embargo, la Agencia Tributaria especifica que el máximo responsable de la retención es el cliente. Si como cliente recibes una factura sin retención o con un error en su cálculo, Hacienda te exigirá igualmente que pagues el importe de la retención, por lo que es importante que cuando te emitan una factura compruebes el tipo de retención aplicado y el cálculo de la misma.

¿Cómo se calcula la retención de IRPF?

Para calcular el importe de la retención simplemente debes aplicar el porcentaje correspondiente a la nómina de los trabajadores, el cual varía dependiendo de su salario y situación familiar, o al importe bruto total de la factura, antes de aplicar el IVA.

Este año la retención para los autónomos que ejercen una actividad profesional seguirá siendo del 15 por ciento en las facturas emitidas. Los nuevos profesionales pueden aplicar un porcentaje de retención menor, del 7 por ciento, durante el año en que se dan de alta y los dos siguientes. Si recibes una de estas facturas, puedes solicitar el certificado que avale que ese profesional tiene derecho a aplicar una retención de autónomo reducida.

Es recomendable que al terminar el año pidas a tus clientes los certificados de retenciones, ya que así podrás comprobar las cantidades que han ingresado a la Agencia Tributaria y contrastarlas con tu contabilidad. De la misma manera, debes enviarles a los empleados o profesionales con los que has trabajado un certificado anual en el que consten las cantidades que has ingresado a Hacienda.