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Muchos emprendedores suelen centrarse en las cuestiones prácticas de su negocio, obviando los aspectos más formales vinculados con la gestión empresarial. No obstante, incluso las pymes deberían tener su organigrama empresarial, lo que les permitirá adaptarse mejor a los cambios y retos del mercado.

¿Qué es el organigrama empresarial?

El organigrama de empresa es una representación gráfica de la estructura del negocio, en el que se indican las áreas que lo integran, las líneas de dirección, los canales de comunicación, las funciones de las diferentes áreas y las relaciones entre los distintos puestos. En este esquema se refleja la estructura, jerarquía e interrelación de los diferentes componentes de la empresa.

Ventajas del organigrama empresarial para tu empresa

1. Delimita las funciones de las personas dentro de la empresa

Un problema común en las pequeñas empresas es el solapamiento de funciones, lo cual puede acarrear un exceso de costes. El organigrama empresarial es la solución perfecta, ya que delimita las funciones de cada persona dentro del negocio, de manera que cada quien asumirá sus tareas y comprenderá qué se espera de su puesto dentro de la organización. El organigrama también te permitirá distribuir mejor las tareas y responsabilidades, de manera que todos los procesos fluyan y aumente la productividad. 

2. Facilita la comunicación

Cuando estableces una estructura organizacional y delimitas adecuadamente los cargos, cada empleado sabe a quién responde jerárquicamente y a quién se debe dirigir si surgen dificultades. No se trata de crear una barrera burocrática pero establecer canales de comunicación claros te ahorrará muchísimo tiempo, ya que los encargados de cada área serán los responsables de solucionar los problemas del día a día y agilizar los procesos, mientras tú te dedicas a otras cuestiones más importantes del negocio.

3. Potencia la capacidad de la empresa para adaptarse a los cambios

Si tu empresa se anquilosa, terminará muriendo. El mercado cambia continuamente, por lo que tu modelo de negocio debe tener la flexibilidad suficiente para adaptarse. El organigrama de empresa te permitirá apreciar con mayor nitidez dónde es necesario aplicar los cambios, qué áreas han quedado obsoletas o qué mejoras puedes aplicar para que el proceso funcione mejor y tu negocio sea más competitivo.

4. Facilita el funcionamiento del negocio

Los organigramas empresariales brindan una visión más clara de cómo funciona el negocio. Te permiten agrupar las tareas en puestos de trabajo según su homogeneidad y dotar a cada área de los medios y recursos que necesita. También serás más consciente de las relaciones entre las diferentes áreas de tu empresa y podrás asignar mejor las responsabilidades y organizar de manera más eficiente el trabajo. Todo esto se traduce en una mayor eficacia y te ayudará a proyectar un plan de crecimiento empresarial más preciso.

Darse de alta como autónomo es un proceso rápido, sencillo y sin costo que puedes completar en un solo día. Puedes hacerlo tú mismo en la Agencia Tributaria y la Seguridad Social, pero es importante que te informes bien antes de dar ese paso para que no cometas algunos errores que podrían costarte caro.

5 errores comunes al darse de alta como Autónomo

1. Retrasar demasiado el alta en la Seguridad Social.

A partir de que te registres en la  Agencia Tributaria, tienes hasta 30 días naturales para darte de alta en el régimen de la Seguridad Social para autónomos. Sin embargo, si te das de alta en Hacienda el 1 de mayo, por ejemplo, y esperas hasta el 15 de junio, tendrás que pagar una cuota atrasada de la Seguridad Social más un 20 por ciento de demora. Además, perderás el derecho a cualquier tipo de bonificación. Para evitar estos problemas es mejor que te des de alta en la Seguridad Social lo más pronto posible, siempre en el mes natural en curso.

2. No solicitar la bonificación correspondiente al registrarte.

Existen diferentes bonificaciones destinadas a reducir la cuota de la Seguridad Social, valora cuál es la que más te conviene pues una vez que te hayas dado de alta como autónomo no podrás solicitarla. Considera además que las bonificaciones suelen ser incompatibles entre sí, por lo que debes elegir cuidadosamente cuál es la que más te permite ahorrar.

3. Comprar material para el negocio antes de registrarte en Hacienda.

Si compras los materiales que necesitas para tu trabajo antes de darte de alta como autónomo en Hacienda, no podrás deducirlos como gastos ya que la factura tiene una fecha anterior. Y no olvides elegir los epígrafes que mejor describan tu actividad ya que de ellos dependerá los gastos que puedas deducir y la forma de tributación.

4. Escoger el método de tributación menos conveniente. 

Al darte de alta como autónomo debes elegir entre dos formas de tributación: la estimación directa o la objetiva. Si elijes la estimación directa pagarás los impuestos según lo que ganes a lo largo de año pero si escoges la estimación objetiva pagarás según la estimación de los beneficios, que se calcula en función de la supuesta rentabilidad del negocio, sin considerar sus altibajos. Por tanto, si al inicio de la actividad tienes más gastos que ingresos, la estimación directa podría ser más conveniente.

5. No registrar tu vivienda en Hacienda, si trabajas en casa.

 Si trabajas en casa puedes deducir un porcentaje de las facturas del hogar, pero es imprescindible que estén a tu nombre y que hayas reflejado la vivienda en la Agencia Tributaria en el momento de darte de alta como autónomo mediante los modelos 036 o 037. Debes indicar cuántos metros cuadrados de la vivienda destinas al trabajo ya que en base a ellos se calcula la proporción de los gastos del hogar que corresponden al negocio.

Si tienes un negocio local, necesitas que las personas de los alrededores te conozcan y se animen a probar tus productos o servicios. El marketing local será tu mejor baza pues te permitirá darte a conocer, diferenciarte de la competencia y atraer nuevos clientes.

Los cinco pilares del marketing para pymes y autónomos a nivel local

1. Tu local debe generar buenas experiencias.

Si tienes un negocio local, no solo necesitas atraer a nuevos clientes sino asegurarte de que vuelvan. Para lograr que repitan, tu local es clave. No debe ser simplemente el lugar donde expones y vendes tus productos o servicios sino que debe generar experiencias agradables asociadas a tu marca. El diseño, el uso de los colores y aromas, el orden y pequeños detalles adicionales como una conexión WiFi, música relajante o sillas cómodas para esperar marcarán la diferencia.

2. Asegúrate de que las personas puedan encontrarte.

La señalización externa del local es lo que capta inmediatamente la atención de los transeúntes e indica qué encontrarán dentro de tu negocio. Si tu local no se encuentra situado en una calle principal, puedes contratar una valla publicitaria durante los primeros meses, distribuir folletos con información sobre tus productos o servicios e incluir anuncios en periódicos o radios locales. Recuerda insertar una llamada a la acción, así como la dirección y el número de teléfono.

3. Diferénciate siendo creativo y original.

A través de estrategias de publicidad originales podrás diferenciar tu negocio de la competencia y llamar positivamente la atención de tus clientes potenciales. El “marketing de guerrilla” es perfecto para autónomos y pymes porque no demanda una gran inversión pero impacta por su mensaje innovador y fresco. Puedes encontrar inspiración en algunas de estas 100 campañas de marketing de guerrilla.

4. No te olvides de Internet.

Realizar marketing local no implica que puedas desentenderte de Internet pues muchas personas prefieren buscar en la red para comparar precios y calidad. Valora la posibilidad de crear tu propio sitio web y abre cuentas vinculadas a tu negocio en las principales redes sociales, en las cuales también puedes lanzar campañas publicitarias segmentando tu público según la localización. Y no olvides incluir tu negocio en Google Maps, Google My business y Foursquare, para forme parte de las principales redes sociales para empresas y así, las personas interesadas puedan encontrarte con facilidad.

5. La atención al cliente es la mejor estrategia de marketing local.

Si un cliente está satisfecho con tus servicios o productos, no solo es probable que regrese, sino que también hablará bien de tu negocio. El boca a boca sigue funcionando, sobre todo en los espacios locales, por lo que es importante que la atención al cliente sea una de tus prioridades. Esfuérzate por brindar un trato personalizado y agradable, intenta memorizar los nombres de tus clientes y atiéndeles con tu mejor actitud. Un estudio realizado en la Universidad de California reveló que una sonrisa genera confianza en los consumidores y les animan a comprar más.

En el pasado las palabras paro y autónomos eran prácticamente incompatibles pero, a partir de la Ley 32/2010, de 5 de agosto, quienes trabajan por cuenta propia tienen la posibilidad de acceder a lo que se conoce como prestación por cese de actividad.

Por cada año cotizado podrás cobrar dos meses, un importe que suele ser el 70 por ciento del promedio de las bases por las que has cotizado durante los doce meses anteriores al cese de la actividad. Sin embargo, para cobrar este paro como autónomo no solo debes haber cotizado a la Seguridad Social, sino que también tienes que cumplir una serie de requisitos.

¿Cuáles son las condiciones para cobrar el paro siendo autónomo?

Estar dado de alta en la Seguridad Social y haber pagado todas las cuotas.

Para cobrar el paro como autónomo, en el momento de presentar la solicitud, que debe ser antes del último día del mes siguiente en el que dejaste de trabajar, todavía debes estar dado de alta en la Seguridad Social. También debes estar al corriente en el pago de la cotización como autónomo, por lo que si tienes pendiente alguna cuota, primero tendrás que saldarla.

Cotizar por cese de actividad al menos durante 12 meses. 

Para tener derecho al paro debes haber cotizado por contingencias profesionales, aunque desde 2015 también se puede cotizar de manera independiente, lo cual representa un costo añadido a la cotización de autónomos del 2,2 por ciento. Además, tienes que haber pagado las cuotas de autónomos de manera sistemática durante los 12 meses previos a la solicitud, incluyendo el mes en que dejaste de trabajar.

Justificar el cese de la actividad.

Cuando solicites el paro debes explicar por qué has dejado de trabajar, ya sea por motivos económicos, organizativos o técnicos, porque perdiste la licencia administrativa u otras causas. Con la nueva ley de mutuas, puedes aducir motivos económicos si has tenido pérdidas de al menos el 10 por ciento durante el año anterior al cese. Tendrás que entregar una declaración jurada en la que indiques la causa del cese, acompañada de la documentación fiscal que muestre tu situación económica. 

Suscribir el compromiso de actividad en el INEM.

Tienes que comprometerte a realizar las actividades de los servicios públicos de empleo, como la formación u orientación profesional o los trabajos de colaboración social, así como inscribirte como solicitante de empleo y sellar el paro en las fechas establecidas.
Por supuesto, existen algunas incompatibilidades, como haber alcanzado la edad de jubilación o cobrar otras prestaciones de la Seguridad Social.

¿Puedes recibir el paro y trabajar como autónomo?

Según la Ley de Fomento del Trabajo Autónomo, si estás en paro puedes recibir el 100% de la prestación por desempleo durante nueve meses como máximo aunque te des de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos, una medida dirigida a facilitar la inversión y los gastos iniciales en los que normalmente se incurre para abrir un negocio.

Si eres autónomo, es probable que te hayas planteado la posibilidad de abrir una sociedad mercantil, un cambio de estatus legal que puede reportarte algunas ventajas pero que también conlleva nuevas obligaciones legales y tributarias, por lo que es importante que elijas la fórmula más adecuada.

¿Cuándo te conviene crear una sociedad mercantil?

Necesitas realizar una gran inversión, ya que para ofrecer crédito o subvenciones los bancos y la administración pública suelen exigir la creación de una sociedad. 

Quieres transmitir una imagen más profesional, ya que las sociedades mercantiles suelen generar más confianza y seguridad en los clientes potenciales.

Tus beneficios superan los 45.000 euros anuales, ya que con una sociedad pagarás menos impuestos.

Tienes que afrontar una deuda que supera el patrimonio de la empresa, de manera que al crear una sociedad proteges tu patrimonio en caso de insolvencia pues tu responsabilidad se limita al capital aportado.

¿Qué tipos de sociedades existen?

Sociedad de Responsabilidad Limitada (SL).

Si vas a asociarte con otras personas, este tipo de sociedad es una alternativa muy interesante, ya que su constitución, mantenimiento y gestión es más sencillo que el de una SA. Además, el capital mínimo requerido es de 3.000 euros, aunque debes considerar que tendrás que asumir el régimen de autónomos para los administradores y los socios con control de la sociedad.

Sociedad Limitada Unipersonal (SLU).

Si quieres tener el 100% de las participaciones en la sociedad, puedes crear una SLU. En este tipo de sociedad mercantil tendrás que aportar un capital mínimo de 3.000 euros, llevarás la misma contabilidad que una SL y pasarás a cotizar en la Seguridad Social como administrador, pero según la Ley 11/2013 de medidas de apoyo al emprendedor, durante los dos primeros años en los que obtengas beneficios podrás tributar al 15%. 

Sociedad Limitada Nueva Empresa (SLNE).

Si no tienes claro cuál es el tipo de sociedad que más te conviene o no estás totalmente preparado para ese salto, la SLNE es una buena alternativa pues se trata de una forma jurídica transitoria que, aunque está sujeta al impuesto de sociedades e IVA, te brinda algunas ventajas fiscales en forma de aplazamientos en el año de constitución, además de tener un sistema de contabilidad más sencillo y un objeto social genérico que te permitirá desarrollar distintas actividades empresariales. Sin embargo, no podrás elegir el nombre, se mostrará tu nombre y apellidos.

Sociedad Anónima (SA).

Este tipo de sociedad es más adecuada para las grandes empresas con numerosos accionistas, aunque también puede ser una sociedad unipersonal. El capital mínimo es de 60.000 euros, aunque en el momento de la constitución solo se debe desembolsar el 25%. Una de sus ventajas es la libre transmisión de acciones, a diferencia de las SL, donde tendrás que darle prioridad al resto de los socios, y que su estructura facilita la incorporación de nuevos inversores. No obstante, los trámites para su constitución y la gestión son más complejos y costosos.

El avance de la tecnología y la globalización del mercado enfrentan continuamente a las empresas y profesionales a nuevos retos, por lo que si tienes un negocio y quieres que crezca, debes ser capaz de mantenerlo actualizado. Una de las claves del éxito es la formación continua.

Formar a tus trabajadores no solo aumentará su nivel de motivación y compromiso con la empresa sino que también se traducirá en un modelo de negocio más eficiente y moderno. Si cotizas a la Seguridad Social por la Formación Profesional, tienes la posibilidad de recibir cursos gratis, para ti si eres autónomo o para tus trabajadores si tienes una pequeña empresa.

¿Cómo funciona la formación bonificada?

La Fundación Estatal para la Formación en el Empleo es el organismo encargado de gestionar estos cursos. Cada año el Ministerio de Trabajo ofrece un crédito para la formación de los trabajadores, que proviene del importe que has cotizado por ellos en la Seguridad Social por concepto de Formación Profesional durante el año anterior.

Según el número de trabajadores que tengas contratados, se aplicará un porcentaje de bonificación. Si tienes de 6 a 9 trabajadores, los créditos de bonificación son del 100 por ciento pero si tienes de 10 a 49 empleados, es del 75 por ciento. En cualquier caso, dispones de un crédito mínimo de formación bonificada para empresas de 420 euros al año.

Al finalizar el curso de formación, la empresa formadora te enviará la factura correspondiente y la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo te indicará cómo aplicar las bonificaciones en los Seguros Sociales. Luego solo tienes que aplicar las deducciones del importe a bonificar en la Seguridad Social, de manera que la formación no represente ningún coste.

¿Cuáles son los requisitos para acceder a estos cursos?

En el pasado no existía una subvención para la formación de los autónomos pero con la reforma del sistema la formación bonificada para empresas se ha extendido a los trabajadores por cuenta propia. En cualquier caso, para acceder a estos cursos de formación para pymes y autónomos debes cumplir dos condiciones:

- Estar al corriente en el pago de la Seguridad Social, en la que debes haber tributado el año anterior por concepto de Formación Profesional.

- Estar al día en el pago de tus obligaciones tributarias.

¿Cuándo puedes usar los créditos de formación?

Los créditos destinados a la subvención bonificada para empresas y autónomos suelen estar disponibles a partir de la primavera y hasta final de año, pero debes tener en cuenta que no son acumulables, por lo que si no los utilizas un año, los pierdes. 
En la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo podrán informarte sobre los créditos que tienes y cómo convertirlos en formación para tus trabajadores o para ti, aunque también puedes calcularlos directamente en este simulador de crédito.

Los emprendedores y las pequeñas empresas pueden encontrar en Internet su mejor aliado. Abrir un negocio online es relativamente fácil, no requiere una gran inversión y permite llegar a un mayor número de clientes potenciales. Un reciente informe de PwC desvela que el 27 por ciento de los consumidores españoles compran online una vez a la semana y el 58 por ciento lo hacen al menos una vez al mes, una tendencia que crecerá en los próximos años. Sin embargo, en Internet existe una gran competencia, por lo que si quieres tener éxito, debes planificar muy bien tu estrategia.

¿Cómo montar un negocio online?

Analiza tu público y producto.

Antes de abrir un negocio online es fundamental que estudies los hábitos de compra de tu público potencial y su nivel de familiarización con las compras online. Considera además que ya existen algunos sectores consolidados pero otros aún están en ciernes: el 62 por ciento de las ventas online son libros, música, películas y videojuegos, el 44 por ciento artículos de electrónica, el 40 por ciento, ropa y calzado, y a continuación, los productos de salud, belleza y alimentación.

Elige la plataforma adecuada.

Existen muchas plataformas para poner en marcha una tienda virtual, elije la que mejor se ajuste al formato de los productos que ofreces. Considera que la navegación debe ser muy intuitiva pues mientras más clics tenga que hacer el usuario, más probable es que abandone la compra. El diseño también debe ser sencillo, pero no olvides personalizarlo para diferenciarte de la competencia haciendo un pequeño trabajo de branding.

Transmite seguridad y confianza.

¿Sabías que el 55 por ciento de los españoles solo compran en sitios web en los que confían? Para abrir un negocio online debes contar con los certificados de seguridad necesarios, ofrecer un sistema de pago seguro y mantener un canal de comunicación rápido y eficaz para resolver todas las dudas y reclamaciones ya que en Internet la transparencia y la confianza que generes son fundamentales.

Crea un sistema de gestión de clientes.

 Es conveniente que crees un boletín electrónico o newsletter al que se puedan suscribir las personas que llegan a tu negocio online. Necesitarás un sistema de gestión, como Mailchimp, MDirector o Mailjet, a través del cual podrás enviarles directamente a su correo electrónico las nuevas ofertas, avisarles de concursos y descuentos o simplemente enviarles información interesante y útil relacionada con los productos que ofreces. 

Invierte en promoción.

Cada día se crean miles de sitios web, lo cual significa que no basta con abrir un negocio online, debes promocionarlo para atraer visitantes. Existen diferentes formas de llegar a tus clientes potenciales, desde los anuncios en Adwords, que aparecen en los resultados de búsqueda de Google, hasta las publicaciones patrocinadas en Facebook o en LinkedIn. No olvides que el 33 por ciento de las personas que compran por Internet confían en los comentarios y reseñas que encuentran en sus redes sociales.

Los autónomos, pymes y empresas en general deben aplicar una retención del IRPF. Esas retenciones son un anticipo a la Agencia Tributaria en previsión de las ganancias esperadas. Mediante este mecanismo fiscal la empresa o el cliente actúan como recaudadores tributarios, ya que son los encargados de ingresar a Hacienda una parte de tus impuestos, generalmente de manera trimestral.

¿Cómo te afectan económicamente las retenciones de IRPF?

Las retenciones no tienen ningún impacto desde el punto de vista económico ya que si a lo largo del año han sido muy altas, cuando presentes la declaración anual de la Renta te saldrá a devolver y recuperarás lo que hayas pagado de más. Al contrario, si han sido muy bajas tendrás que pagar la diferencia a la Agencia Tributaria.

¿Quién debe realizar la retención de IRPF?

Si tienes empleados a tu cargo, eres el responsable de aplicar la retención a sus nóminas e ingresarla de forma trimestral a Hacienda mediante el modelo 111, el cual también te servirá para indicar las retenciones a autónomos en sus facturas. 

Si eres un profesional que trabaja por cuenta propia, tendrás que aplicar la retención en las facturas que le emitas a tus clientes, siempre y cuando estos sean autónomos, pymes o empresas, no particulares. Si te has dado de alta en alguna de las actividades empresariales que se encuentran recogidas en la sección primera del Impuesto de Actividades Económicas, no tienes que aplicar retenciones en tus facturas.

Sin embargo, la Agencia Tributaria especifica que el máximo responsable de la retención es el cliente. Si como cliente recibes una factura sin retención o con un error en su cálculo, Hacienda te exigirá igualmente que pagues el importe de la retención, por lo que es importante que cuando te emitan una factura compruebes el tipo de retención aplicado y el cálculo de la misma.

¿Cómo se calcula la retención de IRPF?

Para calcular el importe de la retención simplemente debes aplicar el porcentaje correspondiente a la nómina de los trabajadores, el cual varía dependiendo de su salario y situación familiar, o al importe bruto total de la factura, antes de aplicar el IVA.

Este año la retención para los autónomos que ejercen una actividad profesional seguirá siendo del 15 por ciento en las facturas emitidas. Los nuevos profesionales pueden aplicar un porcentaje de retención menor, del 7 por ciento, durante el año en que se dan de alta y los dos siguientes. Si recibes una de estas facturas, puedes solicitar el certificado que avale que ese profesional tiene derecho a aplicar una retención de autónomo reducida.

Es recomendable que al terminar el año pidas a tus clientes los certificados de retenciones, ya que así podrás comprobar las cantidades que han ingresado a la Agencia Tributaria y contrastarlas con tu contabilidad. De la misma manera, debes enviarles a los empleados o profesionales con los que has trabajado un certificado anual en el que consten las cantidades que has ingresado a Hacienda.