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Tanto las pymes como los autónomos tienen la obligación de cumplir con la Ley de Protección de Datos (LOPD) cuando recopilen información de carácter personal que pueda servir para identificar a una persona física. Su incumplimiento puede conllevar sanciones económicas, además de dañar la imagen de tu negocio, por lo que es fundamental que sepas en qué consiste y cómo aplicarla correctamente.

¿En qué consiste la LOPD?

El objetivo de la LOPD es garantizar la adecuada protección y tratamiento de los datos personales que recopilen las empresas, ya sea de manera automatizada o no, asegurándose de que no serán utilizados para fines diferentes a aquellos para los cuales fueron recogidos. Para ello se establecen tres niveles de seguridad:

Básico. Se trata de datos identificativos como el nombre y los apellidos, dirección postal, número de teléfono, correo electrónico, NIF, número de seguridad social…

Medio. En este nivel se incluyen los datos sobre infracciones administrativas o penales, nivel de solvencia, datos tributarios, información sobre la prestación de servicios financieros y detalles sobre el comportamiento de las personas, como sus aficiones, gustos y costumbres.

Alto. Son datos de carácter más personal que pueden dar lugar a situaciones discriminatorias, como la ideología, religión, creencias, afiliación sindical, vida sexual, origen racial, violencia de género, estado de salud o información genética y biométrica. En este nivel también se incluye la información relacionada con las infracciones penales o administrativas que no hayan conllevado una amonestación pública al infractor. De hecho, este tipo de datos solo se pueden recoger con el consentimiento expreso y por escrito de la persona, a menos que esta haya hecho pública esa información con anterioridad.

¿Cómo cumplir con la LOPD en tu negocio?

En la empresa, el encargado de recopilar y gestionar los datos sensibles también es el responsable de cumplir la ley. No solo debe cerciorarse de que la información sea veraz, sino que debe protegerla e informar a las personas sobre el consentimiento para la recogida de sus datos, así como del derecho a rectificarlos o cancelarlos.

Debe asegurarse de contar con el consentimiento expreso del titular de los datos para poder recopilarlos y usarlos, además de informarle de manera clara para qué se usará esa información. También debe comunicar al titular de los datos quién es el responsable del tratamiento de la información y garantizarle un acceso sencillo e inmediato para que pueda ejercer sus derechos.

La persona encargada de recopilar y gestionar los datos sensibles en tu empresa también debe prever los riesgos si se produjera una filtración de información o si se diera un tratamiento inadecuado a los datos. Así podrá diseñar un plan enfocado en evitar esos riesgos y minimizar sus consecuencias. Además, se encargará de elaborar los documentos de seguridad e inscribir los ficheros en el Registro de la Agencia Española de Protección de Datos.

No obstante, vale aclarar que el deber de confidencialidad no se aplica únicamente al responsable del tratamiento de los datos en la empresa, sino también a todas aquellas personas que intervengan en el proceso de recopilación y tratamiento de los datos.

En caso de que tu empresa recopile y gestione datos calificados de nivel medio y/o alto, tendrás que realizar como mínimo una auditoría cada dos años, ya sea interna o externa, que pondrás a disposición de la AEPD. Si realizas cambios en los sistemas de información que afecten las medidas ya implantadas, también tendrás que realizar una auditoría. Esas auditorías tienen como objetivo analizar si tu negocio cumple la LOPD para detectar posibles deficiencias y proponer las medidas correctoras necesarias.

Dada la complejidad de estas medidas, es conveniente que contrates a una empresa especializada en la implantación de la LOPD que pueda brindarte asesoramiento y capacitación. Esta identificará los ficheros que contengan datos personales, como los de los clientes, empleados o proveedores, y te indicará el nivel de seguridad a aplicar.

¿Qué debes hacer si tienes un sistema de videovigilancia en tu negocio?

Si dispones de un sistema de videovigilancia en tu negocio, también debes cumplir con la LOPD. Ante todo, considera que la ley indica que solo podrás realizar grabaciones a través de cámaras o videocámaras si las mismas tienen como objetivo preservar la seguridad de las personas, los bienes o las instalaciones.

No obstante, se limita la captación de imágenes en la vía pública ya que, como regla general, las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad son quienes tienen potestad para grabar ese tipo de imágenes. La ley establece que solo puedes grabar este tipo de imágenes para garantizar la seguridad de tu establecimiento o las personas que acuden al mismo, pero tendrás que limitarte a captar la porción mínimamente necesaria para cumplir ese fin.

Además, debes destruir las imágenes en un plazo máximo de un mes desde el momento en que se grabaron. Si son necesarias para acreditar la comisión de actos que atenten contra la integridad de personas, bienes o instalaciones, tendrás que ponerlas en manos de la autoridad competente en un plazo máximo de 72 horas desde que sepas de la existencia de la grabación. 

¿Qué sucede si infringes la LOPD?

Las comunidades autónomas tienen competencias para controlar la aplicación de la LOPD, así como para llevar a cabo investigaciones sobre su aplicación y aplicar medidas correctoras. Por tanto, pueden realizar inspecciones para comprobar que cumples la LOPD.

Si no cumples esta normativa podrías incurrir en responsabilidades civiles o incluso en competencia desleal. Según la Ley 2/2011, de 4 de marzo de Economía Sostenible, su incumplimiento también puede acarrear sanciones económicas cuyo importe varía desde 900 a 40.000 euros para las infracciones leves hasta multas de 300.001 a 600.000 euros para las faltas muy graves.

Una infracción leve consiste en desatender una solicitud de rectificación o cancelación o no inscribir los ficheros en el Registro General de Protección de Datos. Una sanción grave es no recabar el consentimiento de las personas de las que recopilas información o no aplicar las medidas de seguridad necesarias para proteger esos datos. Una sanción muy grave sería recoger datos de manera engañosa y comunicarlos a terceras personas físicas o jurídicas sin permiso legal.

En sentido general, las autoridades valorarán la infracción y decidirán la cuantía de la multa teniendo en cuenta diferentes criterios, desde el grado de intencionalidad y la reincidencia hasta el volumen de negocio o la naturaleza de los perjuicios causados a las personas afectadas.

Para evitar estas sanciones, asegúrate además de que los productos y herramientas de teletrabajo que usas cumplen con los requisitos del reglamento LOPD. Comprueba que los softwares o los sistemas de planificación de recursos empresariales están avalados por un proveedor acreditado y que sus servicios en la nube están encriptados y cumplen con todas las medidas de seguridad necesarias.

Las reglas del juego han cambiado. La manera en que aprendemos y consumimos productos ha experimentado una transformación sin precedentes debido al uso de Internet. En ese contexto, los infoproductos están experimentando una demanda creciente, de manera que tanto las pymes como los autónomos deberían explorar sus ventajas para impulsar su negocio.

¿Qué son los infoproductos?

Un infoproducto es un material producido en formato digital y distribuido a través de Internet. Los infoproductos digitales no se envían físicamente ni demandan encuentros presenciales cara a cara, sino que se distribuyen mediante plataformas que permiten automatizar prácticamente todo el proceso.

En su gran mayoría, estos contenidos digitales están diseñados para un público objetivo muy específico y suelen tener un carácter educativo. Muchos están enfocados a las personas interesadas en desarrollar determinadas habilidades o adquirir ciertos conocimientos.

¿Cuáles son los principales formatos de los infoproductos digitales?

Existen diferentes tipos de infoproductos, algunos son más sencillos y otros implican un proceso de diseño y producción más complejo. Los ebooks son el formato más simple para resolver problemas concretos, por lo que pueden ser tu primera opción si estás empezando a crear infoproductos. Las guías y manuales digitales son otro recurso sencillo que funciona muy bien.

Si quieres ir un paso más allá, puedes apostar por los cursos digitales, que suelen tener un diseño más complejo y mezclan diferentes formatos (escrito, audio y/o vídeo). Los podcasts y videoblogs son otras opciones para dar visibilidad a tu negocio, ganar autoridad o incluso convertirte en un referente en tu sector.

Las plantillas son otro ejemplo de infoproducto muy útil, ya que los clientes puede adaptarlas a su proyecto, partiendo de un modelo predefinido. Las aplicaciones y los softwares también son otros productos digitales muy populares, ya que permiten automatizar diferentes tareas. Asimismo, los servicios de suscripción o membresía son otro tipo de infoproducto interesante, ya que suelen implicar el pago de una cuota periódica a cambio de contenidos Premium.

Las ventajas de los infoproductos

1. Proceso de creación rápido y sencillo. Un infoproducto puede ser un ebook de 50 páginas o un curso compuesto por vídeos cortos. Crear este tipo de contenidos es relativamente fácil y solo te llevará algunos días. Además, si lo haces tú mismo, no tendrás que asumir grandes costes, más allá del profesional encargado del diseño o la producción final.
2. Costes de distribución mínimos. Distribuir un producto físico por correo postal o brindar formación presencial suele tener un coste alto, pero los gastos se reducen considerablemente en los infoproductos, ya que su logística es mínima. Muchas de las plataformas de distribución de productos digitales aplican cuotas pequeñas y otras, incluso, son gratuitas. Además, la automatización de la entrega del infoproducto al cliente final te permitirá ahorrar tiempo y recursos.
3. Mayor control sobre el proceso. Otra de las ventajas de los infoproductos es que te permiten mantener el control a lo largo del proceso, desde la creación hasta que llega al cliente final. Podrás determinar el precio, los descuentos, los canales de distribución y las estrategias de marketing para su comercialización.
4. Genera ingresos pasivos. Una vez que has creado un infoproducto, solo tendrás que promocionarlo y brindar el soporte. Si se trata de un producto digital que sigue despertando interés a lo largo del tiempo, te generará unos ingresos pasivos con un esfuerzo mínimo. De hecho, los infoproductos tienen un potencial escalable, sobre todo a través del marketing de afiliados.
5. Aumenta el alcance. Como los infoproductos se comercializan a través de Internet, te permitirán ampliar tu alcance, llegando a personas de todo el mundo que puedan estar interesadas en tus productos o servicios. Si aprovechas esta oportunidad para atraer nuevos clientes y fidelizar a los existentes, podrás vender más, ganar cuota de mercado y hacer crecer tu negocio.

Por último, cabe añadir que los infoproductos también son beneficiosos para los consumidores. No solo les permiten acceder a contenidos producidos por empresas y profesionales de cualquier parte del mundo, sino que esos productos digitales también suelen ser más asequibles y económicos que las versiones físicas.

Un evento de networking, un congreso o un encuentro fortuito en un sitio casual con un inversor potencial pueden cambiar positivamente el curso de tu negocio. Sin embargo, debes estar preparado para aprovechar esa oportunidad. El elevator pitch te permitirá llamar la atención y conseguir una reunión posterior para presentar el proyecto.

¿Qué es el elevator pitch?

El elevator pitch es un discurso de presentación breve y conciso, enfocado en presentar un proyecto, producto o negocio durante el periodo de tiempo que dura un viaje en ascensor; es decir, menos de 2 minutos.

Su principal objetivo es generar interés y curiosidad en ese posible inversor o accionista, aunque también puede dirigirse a un cliente potencial o un superior, para obtener una entrevista o reunión en un segundo momento, donde puedas exponer tu idea o proyecto con más detalle. Por tanto, ese discurso debe condensar los puntos clave de tu negocio, convencer al interlocutor de que es viable y dejar clara tu propuesta de valor.

¿Cuáles son los beneficios del elevator pitch?

El elevator pitch convierte los encuentros casuales o las situaciones informales con personas de todos los ámbitos en oportunidades para hacer crecer tu negocio. Esta herramienta te permitirá aprovechar al máximo esos encuentros, sin mostrarte demasiado agresivo y sin quitarle demasiado tiempo a esa persona.

Podrás captar su atención y exponer tu proyecto, causando una buena impresión. Un elevator pitch bien estructurado, incluso, puede ayudarte a transmitir una imagen profesional y competente, logrando que tu negocio sea memorable frente a la competencia. Además, si tu discurso de presentación es convincente, te dará la oportunidad de realizar una presentación más amplia.

¿Cómo preparar un elevator pitch en cinco pasos?

El elevator pitch no es un discurso de ventas, por lo que no debe tener un carácter demasiado directo ni comercial. Piensa en ese discurso como en un mensaje para ofrecer información que pueda interesar a tu interlocutor.

1. Identifica el problema

Las ideas de negocio exitosas suelen ser aquellas que resuelven un problema o satisfacen una necesidad de los consumidores. Por tanto, para elaborar tu elevator pitch debes partir de tu público objetivo y tener claro qué problema vas a solucionar o qué necesidad vas a satisfacer. Si puedes, usa ejemplos reales relevantes que tu interlocutor pueda comprender o con los que se sienta identificado.

2. Determina tu propuesta de valor

Plantéate qué puedes aportar para solucionar ese problema o satisfacer esa necesidad existente. ¿Cuál es tu solución y por qué es original? Pregúntate qué te diferencia de la competencia y qué vas a hacer de novedoso. Ten clara tu propuesta de valor y comunícala de manera concisa para que a tu interlocutor le quede claro qué ofreces.

3. Desarrolla tu plan de negocio

Si quieres convencer a un inversor, es fundamental que tengas un buen plan de negocio. No podrás contárselo en menos de dos minutos, pero puedes hacer alusión a algún aspecto clave interesante, como la escalabilidad. A tu interlocutor le debe quedar claro que se trata de una idea viable con la que puede obtener beneficios.

4. Habla de ti y de tu equipo

Los inversores son conscientes de que detrás de cada gran idea hay un gran equipo. Por tanto, menciona quién eres y a qué te dedicas, así como a las personas que forman parte de ese proyecto. Se trata de dar a tu interlocutor una razón por la cual deba confiar en ti y en tu equipo.

5. Llamada a la acción

Un buen elevator pitch debe culminar con una llamada a la acción. Por consiguiente, no olvides mencionar la posibilidad de tener una reunión en otro momento para explicarle mejor tu proyecto y, por supuesto, déjale tu tarjeta de presentación.

Por último, recuerda que un elevator pitch está compuesto por cinco o seis frases. Sintetiza la información clave e intenta llamar la atención usando estadísticas relevantes, recurriendo a una historia interesante o, incluso, dándole un giro simpático. Y asegúrate de que suene natural.

Las pymes y los autónomos tienen que emitir factura por sus servicios. Sin embargo, el cobro de las facturas suele ser un quebradero de cabeza, sobre todo debido a los retrasos y los impagos. Emitir una factura proforma te permitirá agilizar el proceso de facturación, evitar errores en la contabilidad y dejar las cuentas claras con tus clientes.

¿Qué es una factura proforma?

La factura proforma es un documento que contiene los detalles que luego se incluirán en la factura definitiva. No se trata de una factura comercial propiamente dicha, sino de un documento mediante el cual el vendedor se compromete a brindar los productos o servicios especificados al precio acordado.

¿Qué datos contiene la factura proforma?

Dado que la factura proforma detalla la oferta comercial, esta debe contener la misma información que la factura final, por lo que debe reflejar:

• Texto visible que especifique que se trata de una factura proforma.
• Fecha de emisión.
• Datos del proveedor: nombre comercial, razón social, NIF y datos de contacto. En el caso de las operaciones intracomunitarias, la factura proforma debe incluir el número de IVA comunitario.
• Datos del cliente: nombre comercial, razón social, NIF e información de contacto.
• Descripción detallada de la mercancía, indicando la cantidad o las unidades del producto o el servicio que se va a prestar, intentando ser lo más exhaustivo posible.
• Precio unitario, el precio total en la divisa en la que se realizará el pago, incluyendo los costes adicionales que pueda suponer el envío de mercancías o el traslado hasta el sitio para ofrecer los servicios.
• Impuestos, indicando el tipo de IVA a aplicar o la retención interprofesional en el caso de los autónomos.

¿Para qué sirve una factura proforma?

La factura proforma tiene una función fundamentalmente informativa. El proveedor la emite para que el cliente tenga toda la información que necesita sobre los productos o servicios que se van a facturar. En este sentido, tiene una función parecida a la del presupuesto, ya que es útil para que el cliente confirme sus datos y dé el visto bueno a la operación. No obstante, a diferencia del presupuesto que se envía en las primeras fases de la negociación, la factura proforma se envía en un segundo momento, cuando el cliente ya ha aceptado el presupuesto.

La factura proforma se suele emitir cuando el servicio a prestar ha sido acordado con el cliente o cuando este ha realizado el pedido, pero todavía no lo ha pagado. También se suele utilizar en las operaciones de comercio exterior, fundamentalmente para justificar el valor de la mercancía cuando pase por la aduana. De hecho, la Agencia Tributaria reconoce el valor de la factura proforma como documento comercial con el objetivo de facilitar la identificación de la mercancía que pasa por la aduana y calcular las tasas correspondientes.

Sin embargo, la factura proforma no tiene validez fiscal ni contable. Al no ser la factura definitiva y tener un valor meramente informativo, no se puede utilizar con fines contables. Eso significa que no puedes reflejarla en tus libros de Contabilidad y que tampoco es válida como justificante de pago.

Aunque la factura proforma no tiene valor fiscal, en algunos casos puede tener validez jurídica. La emisión y aceptación de la factura proforma implica un acuerdo entre las partes, tanto del proveedor como del cliente.

Si la factura proforma está firmada por el cliente, puede presentarse como prueba en caso de impago, junto con el albarán correspondiente. Asimismo, cuando el cliente no recibe la factura final, puede usar la factura proforma como prueba de que ha realizado el pago, junto a la transferencia bancaria o un cheque nominativo cruzado, para reclamar judicialmente daños o incumplimientos.

Tres de cada diez pymes han iniciado la recuperación económica tras la pandemia

Las restricciones impuestas por la pandemia y la consecuente crisis económica han hecho mella en el sector empresarial, en particular en las pymes. El X Informe sobre la “Financiación de la Pyme en España”, elaborado por SGR-Cesgar, revela que solo el 30% de las pequeñas y medianas empresas han emprendido el camino de recuperación económica y, aunque se ha facilitado el acceso a la financiación, a cuatro de cada diez empresas les han solicitado un aval o garantía.

Además, un 37,4% de las pymes asegura que su situación ha empeorado con respecto a 2020. De estas últimas, unas 200.000 (5,5%) se consideran vulnerables, puesto que su situación financiera ha empeorado y sus beneficios han disminuido. La mayoría de estos negocios pertenecen al sector de los Servicios a las empresas y el Comercio y servicios personales, lo cual revela que, aunque no hayan sido afectados directamente por las medidas para controlar la pandemia, han sido víctimas de la incertidumbre y los cambios en los hábitos de consumo.

¿Cuáles han sido las necesidades de financiación de las pymes?

En el primer semestre de 2021, las necesidades de financiación de las pymes aumentaron, llegando prácticamente a duplicar las cifras del 2019. El 56% de las pymes necesitó financiación, casi dos millones, una cifra que asciende al 77,7% si se incluyen las microempresas. Las pymes de los sectores de Transporte y correos, Industria manufacturera, Energía y agua y Hostelería y restauración fueron las que más financiación necesitaron.

Según el informe, el 76,1% de las pymes necesitó la financiación para el circulante, mientras que el 27% la destinó a la inversión. A pesar de que las inversiones prácticamente se han detenido, la pandemia ha acelerado los procesos de digitalización, de manera que el 19,8% de las pymes, fundamentalmente empresas medianas y del sector de las Telecomunicaciones y el Comercio y servicios personales, han invertido en digitalización en el primer semestre de 2021.

El estudio de SGR-Cesgar también destaca que nueve de cada diez pymes que han necesitado financiación bancaria la han obtenido o aceptado, reduciéndose el número de denegaciones de solicitud. El 61% de las empresas señala no haber encontrado dificultades para acceder a la financiación, aunque los obstáculos más importantes siguen siendo la falta de garantías solicitadas (18,3%), el precio de la financiación (16,1%), los trámites administrativos y la falta de solvencia de los negocios (7,4%).

Necesidades de garantías de las pymes

En línea con el aumento del peso de la financiación bancaria, el número de pymes que han tenido que presentar avales o garantías también ha aumentado, superando los valores pre pandémicos. Generalmente se trata de empresas de menos de 10 años y que pertenecen al sector del Comercio y servicios personales (34,3%), Servicios a las empresas (15,2%) y la Agricultura (12,9%).

Asimismo, el informe indica que en el último año ha mejorado notablemente el grado de conocimiento que tienen las pymes sobre las sociedades de garantía y sus beneficios para obtener financiación. También ha crecido el número de pymes que han recurrido a una SGR, pasando del 18,7% al 21,2%. Sin duda, ello se debe al papel decisivo que han jugado las SGR durante la crisis de la Covid-19, avalando y asesorando a pymes y autónomos.

Las perspectivas de las pymes para el próximo año

El informe realizado por SGR-Cesgar también señala que, a pesar de las circunstancias extraordinarias que ha generado la crisis de la Covid-19, las perspectivas de las pymes a corto plazo dejan espacio para la esperanza. El 47,7% cree que su facturación aumentará en los próximos 12 meses, mientras un 41% considera que permanecerá estable.

En lo que se refiere a la creación de empleo en el futuro, un 78,9% de las pymes considera que no aumentará su plantilla y que el empleo permanecerá estable en los próximos 12 meses, mientras que tan sólo un 12% de éstas cree que creará puestos de trabajo.

Finalmente, en cuanto a las perspectivas sobre la evolución de la financiación bancaria en el próximo semestre, una de cada cinco pymes que usan las Líneas ICO cree que tendrá que ampliar la cuantía de las mismas, un 23,9% tendrá que ampliar los plazos de devolución y el 13,5% necesitará avales o garantías para renegociar la financiación.

Actualización. Si te interesa la información acerca de la situación de las pymes españolas y las personas que trabajan por cuenta propia (autónomos/as) en relación con la financiación ajena, puedes descargar aquí el último Informe sobre la financiación de la pyme en España, realizado por Cesgar.

“Ninguna empresa puede tener éxito si no está debidamente organizada”, dijo James Cash Penney, el fundador de la cadena de tiendas homónima, cuyo negocio se ha convertido en una de las principales tiendas por catálogo en Estados Unidos. Si no organizas y gestionas adecuadamente tus recursos humanos, estarás desperdiciando el potencial de tu pyme. El primer paso para maximizar sus capacidades consiste en realizar un inventario de personal.

¿Qué es el inventario de recursos humanos?

El inventario de personal es un resumen de las características de los trabajadores con el objetivo de sistematizar la información sobre cada uno de ellos. Básicamente, es una gran base de datos en la que incluyes todos los detalles de interés para tu pyme.

En ese inventario no solo debes reflejar el número de personas que trabajan en tu negocio y sus datos básicos, sino también detalles sobre sus habilidades, aptitudes y capacidades, tanto aquellas relacionadas con el puesto que desempeñan como las que puedan ser útiles de cara a futuros ascensos.

Muchos de los datos que recoge el inventario de recursos humanos son confidenciales y están sujetos a las leyes de protección de datos, de manera que solo podrán tener acceso a esa información las personas que hayas autorizado. Además, debes tomar todas las medidas necesarias para garantizar su seguridad, prestando especial atención a los archivos digitales y bases de datos.

¿Qué tipos de inventarios de personal existen?

Antes de realizar un inventario de personal, debes preguntarte si te interesa más recoger datos relacionados con la gestión administrativa de tu pyme o si te resulta más conveniente recopilar información enfocada en el desarrollo y el potencial de tus trabajadores.

• Inventario de administración o gestión. Este tipo de inventario de personal se usa fundamentalmente con fines administrativos para realizar la contratación, determinar salarios, diseñar incentivos y/o enviar avisos. Suele incluir información básica sobre los empleados, como el salario base, categoría, cotizaciones, tributaciones y horarios.
• Inventario de desarrollo o potencial. Este tipo de inventario de recursos humanos es más completo, ya que no solo tiene en cuenta los aspectos cuantitativos, sino también los detalles cualitativos de los empleados y los equipos de trabajo. Por tanto, incluye información como la formación, trayectoria profesional, expectativas de carrera, logros y aficiones.

En sentido general, los datos que recoge un inventario de recursos humanos se pueden dividir en cinco grupos básicos:

• Información general. Son datos identificativos, como el nombre, edad, estado civil, número de hijos, familiares que conviven en el domicilio, fecha en que el empleado comenzó a trabajar en la empresa, ubicación orgánica, cargo actual, sueldo y/o categoría profesional.
• Formación. Se trata de información sobre los conocimientos y habilidades de los empleados para tener claro el itinerario formativo que han seguido. Incluye desde la formación académica, los tipos de cursos y las horas dedicadas a los mismos, hasta el nivel de capacitación y especialización, así como las distinciones profesionales o el conocimiento de idiomas.
• Antecedentes laborales. Es un resumen de la trayectoria laboral de los empleados para clarificar su itinerario profesional y personal. Refleja desde el periodo de tiempo en cada empresa y el puesto ocupado, hasta las funciones desempeñadas, los ascensos o transferencias, la evolución salarial y el motivo del cambio.
• Desempeño laboral. Recoge las evaluaciones de desempeño realizadas a la persona desde que entró a trabajar en la empresa, con el objetivo de formarse una idea sobre su rendimiento y potencialidades en la organización.
• Datos psicológicos. Como parte del proceso de selección de personal se suelen aplicar pruebas psicotécnicas. Los resultados de esas pruebas, que revelan aptitudes, características de personalidad, aspiraciones, cociente intelectual, aficiones y/o valores, pueden incluirse en el inventario de personal para tener un perfil más completo del empleado.

La importancia del inventario de personal para el funcionamiento de tu pyme

• Herramienta de control y organización del personal

El inventario de personal cobra una relevancia especial en las pymes que tienen más empleados, ya que permite mantener organizada la información. Te permitirá planificar el futuro de los recursos humanos a corto, medio y largo plazo, sabiendo con relativa facilidad y rapidez cuántas personas permanecerán en su puesto y cuántas lo dejarán por jubilación o finalización del contrato.

• Identificar posibles candidatos dentro de la organización

Con el inventario de recursos humanos podrás detectar a posibles candidatos para ascensos o cubrir puestos vacantes, lo cual te permitirá reducir los costes que implica la rotación de personal. Puedes preparar de antemano un listado de candidatos que tengan las competencias necesarias para ocupar algunos de los puestos clave en tu pyme.

• Detectar las necesidades de capacitación

Al tener una imagen más clara de los puestos que ocupan todos tus empleados y las funciones que desempeñan, podrás detectar posibles necesidades de formación. La formación profesional no solo mejora la motivación de los trabajadores y aumenta su compromiso con la organización, sino que también influye positivamente en la productividad y/o competitividad de tu pyme.

• Optimizar el trabajo del Departamento de Recursos Humanos

Un inventario de personal bien definido, completo y actualizado se convierte en una herramienta particularmente valiosa para el departamento de Recursos Humanos, ya que optimiza el proceso de búsqueda e investigación para suplir vacantes o rediseñar los planes retributivos.

• Mejorar la escala retributiva

El inventario de recursos humanos te ayudará a perfilar mejor la escala retributiva de cada puesto, de manera que sea más justa. Te aporta elementos sólidos para ofrecer un aumento a los trabajadores que realmente se lo merecen por su rendimiento, aptitudes y/o cualificación.

• Diseñar políticas de responsabilidad social más satisfactorias

La información que brinda el inventario de personal, desde las cargas familiares de los empleados hasta su edad o expectativas laborales, te permitirá diseñar planes de conciliación o retribución flexible más específicos que realmente satisfagan las necesidades de tus trabajadores. De esta manera, podrás aportarles valor con políticas de responsabilidad social que realmente mejoren su calidad de vida y conviertan tu pyme en una empresa para la que da gusto trabajar.

• Comprender mejor la estructura de la empresa

El inventario de personal agiliza el análisis de la estructura de la empresa, proporcionando una mejor comprensión de la misma, ya sea por áreas funcionales, distribución de género, niveles jerárquicos, pirámide de edades, categorías profesionales, niveles de formación, unidades de trabajo o índices de rotación interna y movilidad. Así, podrás formarte una imagen más fidedigna de tu fuerza laboral.

• Facilitar la toma de decisiones estratégicas

El inventario de personal es un instrumento muy valioso a la hora de tomar decisiones estratégicas en tu pyme con vistas a una posible promoción, reorganización del organigrama o actualización del personal. Puedes utilizarlo como punto de partida para proyectar nuevos planes de acción que faciliten la consecución de tus objetivos de negocio, de manera que puedas saber si necesitas aumentar el personal y poner en marcha un plan de reclutamiento o si, al contrario, debes aplicar recortes.

En resumen, la planificación estratégica de los recursos humanos es una necesidad de primer orden para las pymes que quieran ser competitivas, pues, a la larga, representa un ahorro de costes. Un buen inventario de personal te ayudará a conocer mejor a tus empleados para diseñar estrategias a medida que te permitan optimizar el factor humano, según cambien las demandas del mercado o tus objetivos de negocios.

En un mercado tan competitivo como el actual, los negocios que quieran sobrevivir deben distinguirse y aportar un valor diferencial. Crear una empresa no implica únicamente realizar trámites burocráticos, trazar un plan de negocio sólido o planificar la logística necesaria, sino también diseñar una identidad corporativa que resuma la esencia de la marca y transmita su personalidad.

¿Qué es la identidad corporativa?

La identidad corporativa es lo que hace única a una empresa y la distingue de la competencia. Es la manera en que una organización proyecta y comunica su propuesta de valor, propósito y personalidad.

Esa identidad está constituida por elementos intangibles, como los principios y valores de la empresa, y elementos tangibles que conforman la identidad visual, como los logotipos, colores, anagramas, merchandising, packaging o el diseño del punto de venta.

A diferencia de la imagen corporativa, que hace referencia a cómo perciben los consumidores la organización, producto o marca; la identidad corporativa depende esencialmente de factores que la empresa puede controlar, como el estilo de comunicación, la atención al cliente y el branding.

¿Cuáles son las funciones de la identidad corporativa?

Destacar la personalidad única de la empresa

Identificación y diferenciación van de la mano. La identidad corporativa es la carta de presentación de tu negocio ante el público, te ayuda a distinguirte de la competencia, resaltando tu valor diferenciador a través de la imagen visual y la comunicación. También facilita el reconocimiento de tus productos y servicios, aportándoles ese carácter único que distingue a tu empresa, lo cual te proporcionará una ventaja competitiva para ampliar tu cuota de mercado.

Aportar cohesión y homogeneidad

Una de las principales funciones de la identidad visual corporativa consiste en garantizar la coherencia, no solo a nivel de imagen sino también en la cultura organizacional y la comunicación corporativa. La identidad corporativa actúa como un hilo conductor que cohesiona al equipo de trabajo bajo valores y objetivos comunes, garantizando que todos representen a la empresa de la misma manera cuando interactúan con los clientes o proveedores.

Impulsar nuevos productos y/o servicios de la empresa

La identidad corporativa confiere homogeneidad a los productos o servicios de la empresa, es como si imprimiera en ellos su sello personal. Por esa razón, una de las principales funciones de la identidad visual corporativa consiste en impulsar el lanzamiento de nuevos productos o servicios que los consumidores o clientes pueden reconocer y vincular rápidamente con la marca y los valores que esta promueve, ya sea la calidad, rapidez en los servicios o sostenibilidad.

Facilitar la fidelización de los clientes

Como norma, suele costar más captar un nuevo cliente que fidelizar a los existentes. La identidad corporativa contribuye a que tu negocio, marca o producto sea más memorable. Eso aumenta las probabilidades de que esos clientes vuelvan a comprar tus productos o contratar tus servicios y que incluso los recomienden a sus amigos. Por tanto, una identidad corporativa reconocible te ayudará a colocarte en el top of mind de tu público objetivo.

Generar una imagen de marca positiva

Una identidad corporativa sólida funciona como un canal de comunicación a través del cual puedes transmitir los principios y la personalidad de tu negocio. Todos los elementos que conforman la identidad visual corporativa están comunicando mensajes y valores, ya sea de manera directa o subliminal. Por consiguiente, un diseño cuidadoso de la identidad corporativa puede influir positivamente en la opinión pública y mejorar la imagen de marca, no solo de cara a los consumidores, sino también a  posibles inversores o la sociedad en su conjunto.

Transmitir profesionalidad y confianza

Una identidad corporativa sólida, reconocible y homogénea transmite una imagen más profesional, ya que revela un trabajo entre bastidores perfectamente planificado y ejecutado. Indica que se trata de una empresa que tiene sus objetivos claros y conoce el camino para conseguirlos. Esa seguridad y profesionalidad también generan confianza, facilitando las relaciones con los clientes, proveedores y posibles inversores.

Contribuir a atraer y retener el talento

Reforzar la cultura organizacional es otra de las funciones de la identidad corporativa. Una empresa que se distingue positivamente entre sus competidores es un sitio donde las personas querrán trabajar. Por tanto, cada vez que potencias tu identidad corporativa estás mejorando tu marca empleadora, aumentando las probabilidades de atraer y retener el talento que necesitas para que tu negocio siga creciendo.

Tener una buena idea de negocio no basta para emprender una actividad exitosa. Si lanzas tu producto o servicio sin tantear el mercado, no sabrás qué nivel de aceptación tendrá y aumentan las probabilidades de que fracase. Con la metodología Lean Startup podrás minimizar los riesgos que implica el emprendimiento y el lanzamiento de productos nuevos.

¿Qué es la metodología Lean Startup?

La metodología Lean Startup es un sistema basado en el aprendizaje, validado para determinar el valor de una idea de negocio antes de ponerla en marcha. Este método trabaja con la retroalimentación del público objetivo para ir dando forma al producto final y poder escalar el negocio.

Es un enfoque sistemático que permite ir definiendo cada vez con mayor claridad los ciclos de desarrollo, a través del lanzamiento de diferentes propuestas en las que se van adaptando los productos o servicios a las necesidades de los clientes potenciales y la demanda del mercado.

Con el ciclo metodológico Lean Startup no solo disminuyes la exposición al riesgo, sino que también reduces costes, ya que optimizas el proceso de producción y te centras en las características que aportan más valor al público objetivo. A la larga, ello redunda en una mayor satisfacción de los clientes, ya que tus productos o servicios realmente se ajustan a sus necesidades.

¿Cómo aplicar la metodología Lean Startup en 3 pasos?

El principal objetivo de la metodología Lean Startup consiste en transformar las ideas en productos para evaluar cómo reacciona el público objetivo. Así, podrás decidir si vale la pena seguir adelante o tienes que pivotar. Los pasos a seguir son:

1. Crea

Antes de lanzar un producto, la primera pregunta que debes plantearte es: ¿se debe fabricar? Es decir, si el producto que tienes en mente puede resolver un problema real de los consumidores. Para determinar las necesidades y preocupaciones de tu público objetivo, puedes aplicar encuestas o entrevistas a grupos focales.

En esta fase también debes comprobar si esas personas están dispuestas a pagar por tu producto o servicio. Para ello, debes crear un producto mínimo viable (PMV), que sería un prototipo o versión del producto que quieres lanzar. Ese producto debe tener las características básicas para darlo a conocer y recopilar los datos que necesitas para determinar qué funciona y qué no.

2. Mide

Si no mides, no podrás saber si tu idea de negocio tendrá éxito. Desde el mismo momento en que lances tu producto mínimo viable, debes empezar a evaluar tus hipótesis de trabajo. Para ello, tendrás que identificar los indicadores de rendimiento (KPIs) más relevantes para tu negocio, como el porcentaje de activación, el engagement o la conversión.

En este paso de la metodología Lean Startup podrás medir la reacción de los consumidores a las características del producto para distinguir las más importantes de aquellas prescindibles. Así, podrás valorar si se ajusta a lo que quiere tu público objetivo y comprobar qué acogida ha tenido. Con estos datos podrás calcular con mayor precisión los costes y estimar las ventas.

3. Aprende

Todos los datos que has recopilado te permitirán conocer mejor a tu público objetivo para tomar decisiones de negocio fundamentadas en las evidencias. Si tu producto ha tenido una buena acogida, puedes seguir adelante y realizar los cambios que sean necesarios para depurar la idea y optimizar costes.

En cambio, si el experimento ha demostrado que tu producto no es viable, tendrás que pivotar; o sea, corregir el curso y repetir el ciclo metodológico de Lean Startup, formulando nuevas hipótesis y poniendo a prueba otros productos o ideas de negocio.

Muchos negocios han aplicado esta metodología, aunque Dropbox es uno de los ejemplos de Lean Startup más emblemáticos. La empresa de transferencia de archivos comenzó con un producto mínimo viable en forma de vídeo de 3 minutos en el que mostraba sus funcionalidades a los consumidores. Así, comprobó si había demanda de ese tipo de producto, captó a una audiencia inicial usando una lista de espera y utilizó los comentarios de los usuarios para crear un producto que respondiera a sus necesidades.

Cuando las empresas comienzan a crecer, uno de sus primeros pasos suele ser expandir sus operaciones fuera del territorio nacional. Muchas comienzan trabajando con otras empresas de la Unión Europea, no solo por la cercanía geográfica sino también porque los trámites burocráticos son más sencillos y rápidos. Si estás pensando en operar a nivel intracomunitario, debes tener claro qué es el VIES y cómo consultarlo.

¿Qué es el VIES?

Cuando una empresa o profesional realiza operaciones con compañías de otros países de la Unión Europea, debe comunicarlo a la Agencia Tributaria. El VIES (acrónimo del inglés VAT Information Exchange System) es el sistema electrónico de validación de números de IVA de los agentes económicos registrados en la Unión Europea para realizar operaciones transfronterizas de bienes y servicios.

Por tanto, se trata de un censo que permite llevar un control de las empresas y profesionales que realizan operaciones sujetas a IVA en otros estados miembros. También actúa como un motor de búsqueda para saber si un profesional o empresa cuenta con un NIF-IVA válido para operar en el marco intracomunitario.

La utilidad de estar registrado en el VIES

Estar registrado en el VIES facilita las relaciones comerciales entre las empresas y profesionales de los diferentes países de la Unión Europea. En sentido general, las operaciones comerciales dentro la Unión Europea están sujetas a IVA. No obstante, cuando el intercambio se produce entre empresas inscritas en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) se aplica un mecanismo especial de tributación en el que ambas se benefician de la exención del impuesto.

Con el registro en el ROI la empresa o el profesional obtiene un código único de IVA (denominado NIF-IVA o VAT) que le identifica en sus operaciones intracomunitarias en el censo VIES. Si ambas partes cuentan con ese número de identificación fiscal activo a nivel intracomunitario, pueden emitir facturas exentas de IVA.

De hecho, la Agencia Tributaria señala que un profesional o empresa debe solicitar el número VAT cuando realice compras o ventas intracomunitarias de bienes en los que se aplica el IVA o preste servicios en otro país miembro de la Unión Europea a un destinatario que sea sujeto pasivo. También deben solicitarlo las empresas o profesionales que reciban de una compañía de fuera de España y Baleares un servicio en el que sea aplicable la inversión del sujeto pasivo.

¿Cómo inscribirse en el VIES?

El procedimiento de solicitud para inscribirse en el VIES es relativamente sencillo. Primero, debes darte de alta como operador intracomunitario en el ROI. Para ello, cuando rellenes el modelo 036 debes marcar las casillas 582 y 584 e indicar la fecha exacta en la que quieres empezar a operar de manera intracomunitaria.

Cuando estés registrado en el ROI, la Agencia Tributaria te asignará un NIF-IVA. Entonces aparecerás en el censo VIES con ese número identificativo ya que Hacienda te incluirá automáticamente. No obstante, ten en cuenta que la Agencia Tributaria dispone de un máximo de 3 meses para estimar o denegar tu solicitud. Si no responde en ese plazo de tiempo, se considera que la ha denegado y no estarás registrado en el censo VIES.

¿Cómo consultar el VIES?

Es importante que antes de emitir una factura a una empresa europea, consultes el VIES para verificar si puedes aplicar la exención del IVA. Puedes comprobarlo a través de la página web de la Unión Europea o en la Agencia Tributaria.

Considera que una respuesta no válida no siempre significa que no existe el número NIF-IVA. Puede ser que todavía no se haya activado para las transacciones intracomunitarias o que no se haya finalizado el registro, ya que en algunos países es obligatorio registrar por separado las transacciones dentro de la Unión Europea. En ese caso, tendrás que comprobarlo directamente en la Agencia Tributaria del país correspondiente.

Si quieres tener empleados satisfechos, debes centrar tus esfuerzos en tres factores: un trato respetuoso, una compensación económica justa y beneficios laborales. La retribución flexible los potencia todos, por eso muchas empresas están aplicando esa fórmula y el 80 % de los empleados piensa que es un complemento ideal de su salario.

¿Qué es la retribución flexible?

La retribución flexible, o salario en especie, como también se le conoce, es un sistema retributivo mediante el cual pagas a tus empleados una parte de su sueldo en efectivo y otra en productos o servicios. En el ámbito empresarial, la tendencia es a personalizar cada vez más ese plan de retribución flexible para que ofrezca realmente un valor añadido a los empleados.

En práctica, la empresa desarrolla un plan de retribución flexible en el que incluye una serie de servicios que pueden ser útiles e interesantes para sus empleados. Luego, los trabajadores deciden qué servicios desean y qué importe de su salario destinarán a cada uno de ellos, siempre dentro del margen determinado por el Real Decreto sobre el IRPF, según el cual el salario en especie no puede superar el 30% del sueldo bruto del empleado.

Los servicios y productos más comunes en los planes de retribución flexible

Los servicios y productos que suelen incluir las empresas en el plan de retribución flexible tienen descuentos en el precio o cuentan con ventajas fiscales. Algunas de las propuestas más comunes en los planes de retribución flexible para pymes son:

• Seguros de salud y/o de vida. Muchos planes de retribución flexible incluyen pólizas de salud o de vida para los empleados y sus familiares más cercanos, como el cónyuge y los hijos. Al tratarse de contrataciones masivas, generalmente se negocian precios más económicos. Además, los seguros médicos están exentos de tributación hasta los 500 euros por persona al año.
• Ticket restaurante. Este tipo de bono es muy conveniente para las empresas, ya que simplifica los costes administrativos por la gestión de las dietas y es completamente deducible del Impuesto de Sociedades. También beneficia al trabajador, pues le facilita la gestión de la comida y representa un ahorro diario de hasta 11 euros exentos de IRPF.
• Bono de transporte. Casi todos los empleados asumen un gasto fijo para trasladarse de su casa al trabajo, por lo que se trata de un tipo de retribución flexible muy conveniente. De hecho, las tarjetas de transporte no tributan hasta los 1 500 euros al año, con un importe máximo mensual de 136,6 euros.
• Cursos de formación. En un mercado laboral tan cambiante y competitivo como el actual, la formación es esencial. Todos los cursos de formación relevantes para la carrera profesional de los empleados o para el puesto de trabajo que desempeñan están exentos de tributar. Además de las ventajas fiscales, también son fundamentales para promover el talento interno y fomentar la motivación de los trabajadores.
• Cheques de guardería. Muchos de los trabajadores también son padres y madres, de manera que los cheques de guardería, que no tienen límite de exención de impuestos para los hijos menores de tres años, son una opción muy interesante para fomentar la conciliación familiar. Además, su importe puede deducirse por completo del Impuesto de Sociedades.
• Planes de pensiones. Los planes de pensiones privados permiten a los trabajadores complementar la pensión pública cuando se jubilen para disfrutar de una mayor estabilidad económica durante esos años. Este tipo de aportaciones puede deducirse de la base imponible del Impuesto de Sociedades.
• Cuotas de gimnasio. Incluir esta propuesta en los planes de retribución flexible para pymes fomenta un estilo de vida más saludable entre los trabajadores y contribuye a reducir las bajas laborales por enfermedad. Parte de la cuota de los gimnasios también puede deducirse del Impuesto de Sociedades.

Otras opciones de retribución flexible consisten en ofrecer acciones de la empresa a los trabajadores, facilitarles coches de empresa o alquiler de vehículos, así como costear los gastos de la vivienda si tienen que desplazarse durante un tiempo a otra ciudad o país por motivos laborales.

Las principales ventajas de la retribución flexible para las pymes

Mejora el poder adquisitivo de los empleados sin aumentar los costes para tu empresa

La retribución flexible puede aumentar, al menos en un 8 %, el salario del empleado gracias a las exenciones fiscales y los descuentos que puedes lograr como pyme en los productos y servicios que ofreces, los cuales pueden representar un ahorro medio del 10,6 %.

El secreto radica en la economía a escala, ya que al ser una empresa tendrás más margen para negociar rebajas en los productos o servicios, las cuales se trasladan a tus empleados. Sin embargo, la retribución flexible no implica un coste adicional para ti.

Como resultado, tus empleados no solo se beneficiarán de esos productos y/o servicios a un coste reducido, sino que, al pagarlos directamente del salario bruto, la parte proporcional sobre la que se calcula el IRPF termina siendo inferior, lo cual le permite tributar menos manteniendo la misma base de cotización.

Potencia la motivación y la productividad de tus trabajadores

Un buen plan de retribución flexible que tenga en cuenta las necesidades de tus trabajadores influirá positivamente en su motivación laboral. Si tus empleados se sienten valorados, su nivel de satisfacción aumentará, lo cual mejorará su rendimiento y, por ende, la productividad laboral. 

Demostrar un interés auténtico por el bienestar de tus trabajadores también aumentará su sentido de pertenencia y nivel de compromiso con la empresa. Los empleados sentirán que forman parte de la cultura organizacional y desarrollarán una actitud más proactiva y resolutiva que termina siendo beneficiosa para la consecución de los objetivos de negocio.

Contribuye a retener el talento y reduce la rotación del personal

Una de las causas principales de la elevada rotación de personal es la búsqueda de mejores condiciones de trabajo. Según un informe de la empresa de recursos humanos Randstad, el 55 % de los españoles busca un buen equilibrio entre el trabajo y la vida personal, el 43 % un entorno de trabajo estimulante y el 36% oportunidades de progresar en su carrera profesional.

Eso significa que, si has invertido en la formación de tu personal o has logrado atraer a profesionales talentosos, aplicar un plan de retribución flexible es una excelente estrategia para retenerlos. De esta manera, no solo les proporcionas un valor añadido, sino que también les demuestras que aprecias su trabajo y reconoces su contribución al negocio.

Mejora la marca empleadora de tu empresa

Entre las ventajas de la retribución flexible para las pymes también se encuentra la mejora de la imagen de tu negocio de cara a clientes, proveedores y profesionales del sector. Esos planes pueden aumentar el prestigio social de tu negocio, mejorar su posicionamiento y contribuir a diferenciarte de la competencia.

Implementar un plan de retribución flexible que incluya programas de conciliación, planes de formación y ventajas adicionales para los trabajadores impactará positivamente en tu marca empleadora. No solo fortalecerás la cultura corporativa generando un clima laboral positivo para tus empleados, sino que también aumentarás el número de candidatos interesados en trabajar en tu empresa.